Zentralregister

Wenn bei Ihnen wie fast überall das gute alte Telefonregister bereits vor einigen Jahren seinen letzten Weg in die Mottenkiste angetreten hat, kennen Sie das Problem vermutlich: Handy, PDA und Festnetztelefon haben häufig sehr eigene Vorstellungen davon, wie Kontakte und die dazugehörigen Nummern sowie Adressen sinnvoll zu verwalten sind. Versuchen Sie außerdem, Adressen wenigstens auf Ihrem Computer sinnvoll und konsistent zu verwalten, ist das Chaos meist perfekt.

Denn davon, wie ein beliebiges KDE-Programm Adressen speichert, möchte beispielsweise Thunderbird lieber nichts wissen. Um hier den Überblick nicht vollends zu verlieren, bedarf es eines mächtigen Helfers und einiger Planung. KDE bringt das Programm KAddressbook [1] mit, das den großen Teil dieser Arbeit erledigt. Wie Sie das Projekt clever angehen, lesen Sie in diesem Artikel.

Vorbereitende Maßnahmen

Ein nicht zu verachtender Vorteil von KAddressbook liegt in der Tatsache, dass es zum KDE-Grundsystem gehört und mithin zusammen mit KDE auf das System kommt. Wenn Sie eine Distribution mit KDE verwenden, ist es also bereits vorhanden. Sie starten das eigentliche Adressbuch entweder über die Kommandozeile mit kaddressbook oder mit [Alt]+[F2] und dem gleichen Befehl.

Allerdings präsentiert sich das Programm in der Standardansicht und ohne vorhandene Kontakte sehr karg. Nutzen Sie die Gelegenheit und verschaffen Sie sich einen Überblick über die einzelnen Bedienelemente. Zentral sehen Sie unten links eine Liste vorhandener Adressbücher. Im Feld darüber finden Sie die Liste aller Einträge im gerade ausgewählten Adressbuch. Wählen Sie einen Kontakt aus, erscheint in der rechten Spalte der ausgewählte Kontakt mit allen verfügbaren Informationen.

Konsistente Kontaktverwaltung

Zum konsistenten Verwalten von Kontakten gehört nicht nur, dass nach Möglichkeit alle Programme auf die gleiche Quelle zugreifen, sondern auch, dass Sie diese Kontaktquelle möglichst sorgfältig führen. Das bedeutet, dass es sich durchaus empfiehlt, für geschäftliche Kontakte und private Kontakte innerhalb von KAddressbook zwei separate Zweige, also Adressbücher, anzulegen. Die Telefonnummer des besten Freundes ist im Büro schließlich nur selten von Nutzen, und im umgekehrten Falle interessiert die Nummer eines Kunden nicht, wenn Sie Bekannte und Verwandte anrufen wollen.

Klicken Sie unten links auf Hinzufügen. Es erscheint eine Liste aller Adressbuchtypen, die die Software unterstützt. Im Normalfall wählen Sie hier Ordner aus und klicken auf Weiter. Tragen Sie im nächsten Dialog einen passenden Namen für das neue Adressbuch ein. Bei Typ übernehmen Sie den voreingestellten Wert vCard. Legen Sie das Adressbuch mit einem Klick auf Anlegen an. Es erscheint in der Liste der vorhandenen Bücher. Wiederholen Sie den Schritt anschließend für alle anderen Kategorien, für die Sie entsprechende Adressbücher anlegen möchten.

Neue Adressbucheinträge

Ein Adressbuch ohne Inhalt ist jedoch einigermaßen nutzlos. Füllen Sie deshalb die eben angelegten Adressbücher mit passendem Inhalt. Einen neuen Eintrag legen Sie wie folgt an: Klicken Sie links oben auf das Symbol mit der Visitenkarte. Wählen Sie in der Liste das gerade eben angelegte Adressbuch aus. Sie sehen dann den Dialog zum Anlegen eines neuen Kontakts.

Mit dem Programm erfassen Sie eine Vielzahl von möglichen Eingaben, aus denen Sie Ihren Kontakt zusammenstellen. Bei Name tragen Sie den Namen für den Kontakteintrag ein. Die Felder für die verschiedenen Telefonnummern sind selbsterklärend. Um Adressen einzufügen, klicken Sie unten auf Adressen bearbeiten, nachdem Sie Privatanschrift oder Geschäftsanschrift auswählen. Mittels IM-Adressen bearbeiten fügen Sie dem Datensatz sogar die AIM- oder ICQ-Kontakte einer Person hinzu.

Werfen Sie auch einen Blick auf die anderen Registerreiter, die Sie am oberen Rande des Fensters sehen. Dort geben Sie beispielsweise Details wie den Spitznamen oder das Geburtsdatum des jeweiligen Kontaktes an. Das Feld Verschlüsselungseinstellungen nutzt hauptsächlich im Zusammenhang mit E-Mails und Instant Messaging, weil Sie hier festlegen, ob Sie Mails oder Nachrichten an die betroffene Person automatisch verschlüsseln wollen und wenn ja, mit welchem Schlüssel.

Unter Diverses tragen Sie unter anderem ein, wo auf der Welt sich der Kontakt für gewöhnlich befindet. Entsprechende Angaben zu Breite und Länge erhalten Sie bei Bedarf mit Hilfe von Google. Wenn Sie ein Foto oder ein Logo zum Kontakt abspeichern wollen, tun Sie das ebenfalls hier.

Abbildung 1: KAddressbook unterstützt Sie beim Anlegen eines neuen Eintrags mit einem übersichtlichen Dialog.

Die benutzerdefinierten Felder geben Ihnen die Möglichkeit, neue Kategorien anzulegen, die in KAddressbook so nicht vorgesehen sind. Bitte beachten Sie, dass derartige Felder unter Umständen später zum Problem geraten, wenn es darum geht, das KAddressbook mit anderen Programmen oder Adressverwaltungssystemen zu synchronisieren. Haben Sie alle Einträge gemacht, bestätigen Sie Ihre Angaben per Klick auf Anwenden.

Adressverwaltung in KDE

Innerhalb von KDE integriert sich KAddressbook, das zu Pim-Suite Kontact gehört, völlig nahtlos in die Umgebung. Die im Programm gespeicherten Daten und Adressen stehen Ihnen in allen KDE-Programmen zur Verfügung. Möchten Sie mit KMail eine Nachricht an einen Bekannten schreiben, klicken Sie auf das passende Symbol zum Erstellen einer neuen Mail. Neben dem Empfänger-Feld sehen Sie einen Button Auswählen. Über diesen erhalten Sie direkten Zugriff auf alle Adressbucheinträge, per Mausklick wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus und klicken auf Hinzufügen als An. Den Rest erledigt KMail automatisch.

Das funktioniert im Prinzip auch umgekehrt: Egal, in welchem der KDE-Programme Sie ab jetzt Veränderungen an den Kontakten durchführen, die Daten landen stets im zentralen Register und stehen danach allen KDE-Anwendungen bereit. In sich erweist sich das Adressprogramm des Kontact-Moduls also als sehr zuverlässig.

Kooperation

Bekanntlich stammen aber nicht alle Programme aus dem KDE-Projekt. Daraus ergibt sich, dass andere Anwendungen Adressen anders verwalten. Als prominente Beispiele dienen an dieser Stelle die Mailclients Thunderbird und Evolution. Weder der eine noch der andere verstehen sich auf die KAddressbook-Datenbank. Damit Sie trotzdem nicht auf die KAddressbook-Adressen verzichten müssen, wenden Sie einen Trick an, der die Sache zumindest sehr viel leichter macht.

Die KDE-Entwickler haben KAddressbook eine Funktion zum Export in das so genannte vCard- oder in das CSV-Format spendiert. Damit schreiben Sie per Knopfdruck den kompletten Adressbuchinhalt in eine Textdatei. Diese verfüttern Sie anschließend an Thunderbird oder Evolution – beide verstehen das vCard- und das CSV-Format und haben so in den eigenen Adressbüchern die komplette Adressdatenbank wieder vorrätig.

Der Pferdefuß bei diesem Verfahren liegt darin, dass Veränderungen, die Sie im KAddressbook vornehmen, nicht unmittelbar in Thunderbird oder Evolution auftauchen. Wenn Sie jedoch regelmäßig eine vCard-Datei aus KAddressbook ex- und in Evolution oder Thunderbird importieren, stellt dies eine einigermaßen konsistente Kontaktverwaltung sicher. Statt alle Kontakte zweimal einzugeben und anschließend an unterschiedlichen Stellen aktuell zu halten, sparen Sie so Arbeit.

Export

Den passenden Dialog zum Exportieren von Kontakten finden Sie unter Datei | Exportieren. Welche weiteren Optionen Sie verwenden möchten, hängt davon ab, welche Formate das Zielprogramm unterstützt. Klicken Sie einen der Menüpunkte an, so öffnet sich erneut ein Assistent, in dem Sie Alle Kontakte wählen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Das Programm erlaubt es, das gesamte Adressbuch oder nur einen einzelnen Kontakt zu exportieren.

Im nächsten Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Informationen zu den Kontakten zu exportieren oder lediglich die Informationen, die zum geschäftlichen oder privaten Umfeld gehören. Treffen Sie die passende Auswahl und klicken Sie auf Ok. Drücken Sie im nächsten Fenster auf In eine Datei exportieren und geben Sie einen Namen für die vCard-Datei an. Mit einem Klick auf Speichern schließen Sie den Vorgang ab.

Adressen nutzen

Natürlich hängt es ganz vom verwendeten Programm ab, wie Sie Kontakte aus exportierten Dateien in die jeweilige Adressdatenbank importieren. Deshalb erfahren Sie an dieser Stelle exemplarisch, wie Sie die vorbereitete Datei in Thunderbird und Evolution importieren.

In Thunderbird versteckt sich die Importfunktion im Adressbuch, das Sie per Extras | Adressbuch auf den Schirm holen. Klicken Sie dort auf Extras und auf Importieren. Wählen Sie die erste Option Adressbücher aus und klicken Sie auf Weiter. Übernehmen Sie die Voreinstellung und öffnen Sie im nächsten Schritt die Datei, die Sie eben in KAddressbook als Typ vCard exportiert haben. Bestätigen Sie die Meldung von Thunderbird und warten Sie, bis dieser das Adressbuch importiert hat. Nach der entsprechenden Meldung erscheint links im Fenster mit den vorhandenen Adressbüchern ein neuer Eintrag, der das KAddressbook-Adressbuch enthält.

Etwas anders funktioniert das Ganze in Evolution: Rufen Sie den Menüpunkt Datei | Importieren auf, wählen Sie Eine einzelne Datei importieren aus und geben Sie anschließend die aus KAddressbook exportierte Datei als Quelle an. Evolution erkennt den Dateityp automatisch und macht einen Vorschlag zum Importieren. Bestätigen Sie diesen mit Weiter und warten Sie, bis das Programm seine Arbeit beendet hat. Anschließend greifen Sie über den Button Kontakte links auf Ihre neuen Einträge zu (Abbildung 3).

Abbildung 3: Nach dem Import zeigt Evolution die Adressdaten so an, wie es auch KAddressbook getan hat.

Sollten Sie ihr Adressbuch in ein anderes Programm als Thunderbird oder Evolution laden wollen, brauchen Sie im Normalfall in diesem Programm nur die Importfunktion zu finden. Das CSV- oder gar das vCard-Format unterstützen fast alle aktuellen Anwendungen mit einem integrierten Adressbuch.

Mobiltelefone

Freilich wäre es schön, aus KAddressbook heraus die Daten mit einem Handy zu synchronisieren, so dass sich das Telefonbuch dort mit dem auf dem PC in Einklang befindet. Wenn Sie ausschließlich Linux verwenden möchten, dürfte sich das einigermaßen beschwerlich gestalten – denn es gibt in KDE noch kein Programm, das sich auf alle gängigen Handys versteht.

Wenn Sie auf Ihre Adressen aber trotzdem nicht verzichten möchten und einen Windows-Computer zur Hand haben, hilft Ihnen der oben schon beschriebene Trick mit vCard- oder CSV-Dateien wieder aus der Patsche. Exportieren Sie die Datei wie dargelegt, installieren Sie unter Windows die Software Ihres Handys und stellen Sie eine Verbindung zwischen den beiden Geräten her.

Die Programme zur Synchronisation der einzelnen Hersteller unterstützen samt und sonders das vCard- oder zumindest das CSV-Format. Importieren Sie in das jeweilige Tool also die KAddressbook-Datenbank und synchronisieren Sie danach das Handy mit der Adressdatenbank auf dem Computer.

Fazit

Die vorgestellten Methoden erlauben es, eine Adressdatenbank an einer Stelle zu führen und den Inhalt der Datenbank an viele Programme mit integriertem Adressbuch weiterzugeben. Fein raus sind Sie aber nur, wenn Sie für die Arbeit ausschließlich KDE-Programme verwenden. Kommen neben den KDE-Tools Applikationen von anderen Herstellern zum Einsatz, gestaltet sich das Unterfangen etwas schwieriger.

Hier dürfte sich jedoch in nicht allzu ferner Zeit einiges Verändern: OpenSync [2], der Nachfolger der relativ bekannten MultiSync-Synchronisations-Umgebung, wird bald in einer stabilen Version erwartet und die nächste KDE-Major-Release 4, die sich gerade in der Mache befindet, wird native Unterstützung für OpenSync haben.

Zugleich haben auch Evolution und Thunderbird bereits angekündigt, OpenSync nach Kräften unterstützen zu wollen. In KDE 4 besteht damit die Hoffnung, dass tatsächlich erstmals die Möglichkeit bestehen wird, Adressdaten zwischen allen wichtigen Programmen nahtlos auszutauschen. Bis das so weit ist, ist der Trick mit vCards jedoch unumgänglich.