Buchhaltung gehört zu den lästigen, aber notwendigen Aufgaben. Mit Lin-Habu steht dazu eine Allroundlösung bereit, die Finanzjongleure umfassend bedient.

Bei Freiberuflern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen ohne eigene Abteilung für die Finanzen gehört die kaufmännisch ordnungsgemäße Buchführung häufig zu den lästigen und zeitaufwendigen Aufgaben. Auch Vereine unterliegen der Pflicht, über Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft abzulegen.

Unter Linux gibt es allerdings nur wenige Programme, die die sich ständig verändernden gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen und sich vor allem an Anwender ohne umfassendes Wissen in der Buchhaltung richten. Die von der Bensheimer Firma MC Richter [1] bereits seit 1992 “aus der Praxis für die Praxis” (so der Hersteller) entwickelte Software Lin-Habu steht dabei in gleich zwei Varianten für das freie Betriebssystem bereit.

Die Applikation steht in 32- und 64-Bit-Versionen als zeitlich begrenzte Vollversion für 60 Tage in Form eines gut 220 MByte großen Zip-Archivs zum Download bereit. Ein längerer Betrieb setzt eine kostenpflichtige Registrierung für eine der vier verfügbaren Produktvarianten voraus.

Als Server im Intranet eignet sich dabei das “Platin”-Modul; alle anderen Level bedienen einzelne Arbeitsplätze. Die Preise bewegen sich einmalig zwischen moderaten 40 Euro (“Bronze”) und 250 Euro (“Platin”). Zusätzlich ermöglicht die Firma günstige Upgrades von einer Variante auf eine andere, sobald Sie Funktionen benötigen, die in der vorhandenen Version nicht implementiert sind.

Die Registrierung für das Programm gilt lebenslang. Um Einsteiger ohne viel Aufwand an die Buchhaltung heranzuführen, bietet die Firma außerdem sogenannte Sorglos-Pakete an, die das Einrichten der Software oder das Umstellen von einem anderen System auf Lin-Habu beinhalten.

Auf die Platte

Sie entpacken das ZIP-Archiv zunächst in ein beliebiges Verzeichnis, wobei rund 775 MByte Daten in einem neuen Unterverzeichnis landen. Dort rufen Sie anschließend durch Eingabe des Befehls ./Lin-HaBu den Installationsassistenten auf. Er fragt im ersten Schritt nach einer Datenbank-Engine, die sowohl lokal installiert sein als auch auf einem Server liegen darf.

Setzen Sie die Software auf einem einzelnen Arbeitsplatz ein, belassen Sie hier die Option im Auswahlfeld Lokale Datenbank (Standard) und wählen Neu, um das lokale Datenbanksystem zu installieren. Danach legen Sie einen Mandanten an, den Sie aus einer Datenbank mit Beispielen übernehmen dürfen.

In den nächsten Dialogen fragt der Assistent noch nach dem Steuerschlüssel und nach optionalen Kostenstellen, wie sie gewerbliche Anwender unterhalten. Letztere tauchen dann gegebenenfalls in den Buchungsdialogen auf. In zwei weiteren Schritten legen Sie fest, ob die Software Datum und Nummer für Buchungen jeweils automatisch vergibt. Anschließend startet der Assistent für die Anzeige. Über diesen Helfer passen Sie die Anzeige der Dialoge dem Gesamtbild der Distribution an. Dabei dürfen Sie neben der Schriftart auch die Höhe von Eingabefeldern definieren.

Im letzten Dialog geben Sie, sofern bereits vorliegend, den vom Entwickler erhaltenen Schlüssel zum Registrieren der Software ein. Falls Sie das Programm noch nicht registrieren möchten, klicken Sie stattdessen auf die entsprechende Schaltfläche. Die Software steht dann zum Einsatz bereit: Es öffnen sich fünf Fenster für die Eingabe von Personenkonten, den Kontenplan, das Journal und zum Erfassen von Buchungen.

Zudem blendet Lin-Habu im fünften Fenster eine Leiste mit Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen ein (Abbildung 1). Das integrierte Menü entspricht der Hierarchie in allen Fenstern und bietet somit Zugriff auf sämtliche Dialoge des Programms.

Abbildung 1: Ein zusätzliches Fenster mit wenigen Schaltflächen gestattet raschen Zugriff auf wichtige Elemente des Buchhaltungsprogramms.

Voreinstellungen

Bevor Sie mit dem Anlegen von Konten beginnen und Buchungen vornehmen, empfiehlt es sich, zunächst grundlegende Einstellungen für die Arbeitsweise des Programms vorzunehmen. Den entsprechenden Dialog öffnen Sie über das Menü Bearbeiten | Einstellungen.

Die Software schließt daraufhin alle Fenster für die Eingabe. Im sehr umfangreichen Dialog zu den Einstellungen definieren Sie im ersten Reiter Allgemein zunächst Buchungszeiträume für Aufwandskonten sowie Daten zu den Kontoeinstellungen, zu Backup-Zyklen und zum Mandanten (Abbildung 2).

Abbildung 2: In den umfangreichen Einstellungen legen Sie unter anderem fest, wie oft die Software Ihre Daten als Backup sichert.

Im Reiter Ausgabe passen Sie bei Bedarf die Optionen für die Anzeige an. Einige Distributionen zeigen etwa die Felder von Auswahldialogen zu klein an – in diesem Fall schaffen Sie hier Abhilfe.

Sofern Sie andere Währungen als den Euro nutzen, geben Sie im Reiter Währung bis zu fünf Fremdwährungen samt entsprechendem Wechselkurs an. Optionen für das Fakturieren finden Sie im Reiter Faktura, Bankkonten geben Sie im Dialog Banking an.

Zusätzliche Mandanten und Einstellungen zur Datenbank-Engine nehmen Sie in der Gruppe Mandanten vor. Falls mehrere Nutzer mit der Software arbeiten sollen, legen Sie diese im Reiter Benutzer an und regeln dort auch die entsprechenden Rechte. Schließen Sie den Dialog, öffnet die Software erneut alle Fenster zur Dateneingabe.

Stammdaten

Um mit dem Programm zu arbeiten, legen Sie zunächst im gleichnamigen Dialog einen Kontenplan an. Hier gibt es je nach ausgewählten Mandanten bereits Beispieldaten, die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Dazu steht im Menü Hilfe ein Assistent bereit, der Sie beim Anlegen neuer Konten sowie der Eingabe von Buchungen unterstützt. Die Software verweist dabei in einem weiteren Dialog auf verschiedene Optionen und führt Sie Schritt für Schritt zu den gewünschten Ergebnissen (Abbildung 3).

Abbildung 3: Beim Anlegen von Konten und Eingeben von Buchungen greift Ihnen bei Bedarf ein Assistent unter die Arme.

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie unten rechts im Dialog auf Einfügen. Damit integrieren Sie das Konto in den Kontenplan und können erste Buchungen eingeben. Dazu holen Sie das entsprechende Fenster in den Vordergrund.

Handelt es sich um regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben, so hinterlegen Sie im Fenster für Buchungen über Stammdaten | Dauerbuchungen… diese Posten fest im Programm. Sodass Sie diese nicht bei jeder Aktion neu einzugeben brauchen. Über die Schaltfläche Einfügen legen Sie neue Arten von Dauerbuchungen an, während Sie bereits vorhandene Einträge über Ändern modifizieren (Abbildung 4).

Abbildung 4: Die Daten für wiederkehrende Buchungen hinterlegen Sie im Programm, sodass Sie die Eingabe nicht immer von Grund auf zu machen brauchen.

Ähnlich wie Dauerbuchungen verwalten Sie Sollstellungen. Das entsprechende Fenster finden Sie im Menü Stammdaten | Sollstellungen…. Es bietet eine ähnliche Liste wie bei Dauerbuchungen und einen einfachen Dialog für die Eingabe.

Anlagen

Anlagen verwalten Sie in Lin-Habu im Dialog Stammdaten | Anlagegüter…. Diese Funktion setzt voraus, dass Sie die Software für die “Silber”-Variante registrieren – darauf weist unter Umständen eine Nachricht hin. Im Test war es zunächst möglich, diese Funktion zu nutzen, ohne sich zu registrieren.

In Bezug auf Optik und Funktion ähnelt der Dialog zum Erfassen und Verwalten der Anlagegüter den Dialogen für Buchungen. Über Einfügen legen Sie neue Anlagegüter an, wobei der Dialog zwei Reiter umfasst: Während Sie im ersten die üblichen Daten zum Gut eingeben, erfassen Sie im zweiten Dokumente dazu, wie etwa Belege (Abbildung 5).

Abbildung 5: Anlagegüter verwalten Sie, indem Sie zum einen die eigentlichen Daten erfassen, zum anderen eventuelle Dokumente wie Belege mit dem Eintrag verknüpfen.

Um jederzeit einen Überblick über die in Deutschland gängigen Modalitäten der Abschreibungen für Anlagegüter zu haben, rufen Sie über Auswertung | Anlagespiegel… alle relevanten Daten auf, wie Zugänge oder Abgänge sowie Abschreibungswerte von Anlagegütern. Die Software zeigt die Daten tabellarisch aufbereitet an.

Für Verbrauchsgüter sehen Sie sich außerdem im Menü Stammdaten über den Eintrag Garantie… die entsprechenden Zeiträume für die jeweiligen Geräte an, sofern Sie die Fristen erfasst haben. Das erfolgt nach Auswahl des gewünschten Geräts und einem Klick auf Einfügen in einem gesonderten Dialog, der ein Eingabefeld zum Erfassen von Freitext besitzt. Hier geben Sie auch Besonderheiten oder abweichende Fristen für einzelne Komponenten ein.

Personenkonten

Für Lieferanten und Kunden legen Sie jeweils eigene Personenkonten an. Für den dauerhaften Einsatz des entsprechenden Dialogs Stammdaten | Personenkonten benötigen Sie wieder eine Registrierung auf “Silber”-Level. Der entsprechende Dialog fällt aufgrund vieler Optionen – etwa unterschiedlicher Adressen für Lieferungen und Rechnungen – sehr komplex aus.

Für jeden Kontakt lassen sich nicht nur Bankverbindungen hinterlegen, sondern über einen integrierten Editor auch Formularvorlagen für Rechnungen, Bestellungen und Angebote anfertigen. Für den Export von Waren stehen zudem Einstellungen bereit, die Fremdwährungen und die Netto-Rechnungslegung berücksichtigen (Abbildung 6).

Abbildung 6: Für Personenkonten gibt es sehr umfangreiche Optionen, wie etwa unterschiedliche Adressen für Rechnungen und Lieferungen.

Die Personenkonten kommen anschließend für die Offene-Posten-Verwaltung zum Einsatz. Transaktionen via Online-Banking beherrscht Lin-Habu aber nicht, dazu benötigen Sie ein externes Programm. Um die vorhandenen Konten zu unterteilen, legen Sie bei Bedarf Kostenstellen an. Den dazu vorgesehenen Dialog erreichen Sie über Stammdaten | Kostenstellen….

Bilanz

Der “Silber”-Variante bietet das Programm die Möglichkeit, die Bilanzdaten für eine anschließende Bearbeitung auf dem Online-Portal eBilanz online [2] vorzubereiten, etwa als Grundlage für Bonitätsprüfungen. Den entsprechenden Dialog finden Sie unter Stammdaten | Bilanzpositionen….

Die Software gestattet außerdem die Eingabe von Freitext, um einzelne Gruppen von Positionen gegeneinander abzugrenzen und damit für mehr Übersicht zu sorgen. Daneben lässt sich die Bilanz mit Zwischensummen aus mehreren Unterpositionen hierarchisch gestalten.

Für Gewerbetreibende, die nicht der Pflicht zum Bilanzieren unterliegen, bietet die Software unter Stammdaten | E/Ü-Positionen… eine Einnahmen/Überschussrechnung an. Wie beim Bilanzierungsmodul ordnen Sie dabei einzelne Positionen entsprechenden Konten zu, die Sie dann wiederum den Kategorien Einnahmen und Ausgaben zuweisen. Auf diese Weise bereiten Sie die Daten für die amtlich vorgeschriebenen Formulare vor.

In derselben Gruppe des Menüs Stammdaten legen Sie bei Bedarf über die Optionen Auswertung 1… und Auswertung 2… eigene Auswertungen an. Die Datenerfassung lehnt sich dabei an die Option für Einnahmen/Überschuss an, Sie brauchen jedoch nicht die Art der Positionen einzugeben. So gestalten Sie die Auswertungen völlig frei.

Buchungen

Haben Sie die Stammdaten angelegt und sich mit den grundlegenden Optionen zum Auswerten vertraut gemacht, beginnen Sie mit der Eingabe von Buchungen. Dazu öffnen Sie unter Bearbeiten den Dialog Buchen…. Hier geben Sie die benötigten Daten zum Vorfall an. Nicht benötigte Felder erscheinen dabei inaktiv, was fehlerhafte Eingaben vermeidet.

Splitt- oder Mehrfachbuchungen zum Aufteilen von Vorfällen auf zwei oder mehrere Konten geben Sie dabei in gesonderten Masken ein, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen rechts neben der Anzeige des jeweiligen Kontos klicken. Dabei erweitert sich das Fenster um die benötigten Felder (Abbildung 7). Sind alle Angaben vollständig, so klicken Sie unten rechts auf Buchen und übernehmen damit den Datensatz ins System.

Abbildung 7: Buchungen tätigen Sie mit wenigen Klicks und Eingaben, wobei Sie Splittbuchungen auf mehrere Konten verteilen.

Über Auswertung | Journal… behalten Sie stets den Überblick über getätigte Buchungen. Hier sehen Sie eine Tabelle der Einträge, die Sie zwar ändern dürfen, jedoch nicht löschen können. Um eine Buchung aus dem System zu nehmen, nutzen Sie die Schaltfläche Stornieren.

Mit Lin-Habu führen Sie bei Bedarf zusätzlich Ihre Kassen und die dazugehörigen Kassenbücher. Sie dürfen dazu für jeden Mandanten beliebig viele Bücher anlegen und verwalten. Dazu nutzen Sie den entsprechenden Dialog unter Stammdaten | Kassenliste….

Um anschließend die Kassenbücher mit Buchungen zu füllen und zu verwalten, rufen Sie den Dialog Bearbeiten | Kassenbuch auf und wählen unten rechts im Fenster Einfügen. Über Ändern, Stornieren und Buchen führen Sie die entsprechenden Funktionen aus, nachdem Sie die Daten eingegeben oder modifiziert haben.

Online-Banking

Lin-Habu bereitet die eingegebenen Daten auf Wunsch so auf, das Sie diese einer externen Software für das Online-Banking übergeben können. Das ab der “Silber”-Variante verfügbare Modul für das Online-Banking setzt unter Linux das freie Softwarepaket Hibiscus [3] in der Version 1.6 oder neuer voraus, das die eigentlichen Transaktionen ausführt.

Den entsprechenden Dialog zur Übergabe der Daten an die Online-Banking-Software finden Sie im Menü Ablage | Online Banking…. Hier erscheinen alle noch nicht ausgeführten Aufträge aus dem aktuellen Buchungszeitraum. Neben dem Export von Daten für das Online-Banking beherrscht die Software auch den Import aus dem Online-Banking.

Lin-Habu unterstützt darüber hinaus die Linux-Variante von Moneyplex [4]. Diese Kombination ist jedoch deutlich umständlicher zu handhaben, da sie voraussetzt, dass Sie die Daten zunächst zwischenspeichern und anschließend in Moneyplex einlesen. Hibiscus erlaubt dagegen die direkte Übernahme.

Steuerzahlungen

In Deutschland kommt zur Umsatzsteuervoranmeldung, Sondervorauszahlung und Umsatzsteuererklärung die Software Elster zum Einsatz. Lin-Habu kann die Daten so aufbereiten, dass diese mit Elster kompatibel sind. Die entsprechenden Dialoge inklusive einer Historie rufen Sie unter Auswertung | Elster auf. Durch einen Klick auf Senden senden Sie diese direkt über das Elster-Interface ans Finanzamt (Abbildung 8).

Abbildung 8: Die Software bereitet auf Wunsch die Daten für das Finanzamt auf und versendet sie.

Zusätzlich erzeugt das Programm beim Senden der verbindlichen Daten eine PDF-Datei, die alle Daten enthält und als Beleg dient. Diese Datei drucken Sie aus, um Ihre Unterlagen zu vervollständigen.

Fahrten und Reisen

Gewerbliche Nutzer sind gesetzlich verpflichtet, für alle Fahrten und Reisen entsprechende Belege zu sammeln und ein Fahrtenbuch zu führen. Ab der “Silber”-Variante bietet die Software dazu eine optimal auf das Gesamtprogramm abgestimmte Möglichkeit.

Die zugehörigen Dialoge finden Sie unter Bearbeiten | Fahrtenbuch… und Reisekosten…. Als Besonderheit bietet der Dialog zum Fahrtenbuch die Option, Adressen in Google Maps aufzurufen. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse durch gleiche Straßennamen. Zusätzlich sieht der Dialog die Option vor, regelmäßig wiederkehrende Fahrten über dieselbe Strecke als Vorlage abzuspeichern, sodass Sie anschließend nur noch Datum und Kilometerstand von Hand einzugeben brauchen (Abbildung 9).

Abbildung 9: Das Fahrtenbuch greift auf Google Maps zurück, was erlaubt, über eine Karte die Adresse für eine Route zu suchen.

Die Abrechnung für Reisekosten bildet darüber hinaus alle Arten von Posten ab, wobei Sie zusätzlich Daten aus dem Fahrtenbuch übernehmen dürfen, ohne dass Sie diese manuell nochmal eingeben müssten. Das Programm berücksichtigt dabei auch die Verpflegungspauschale.

Fakturierung

Lin-Habu eignet sich zum kompletten Fakturieren und ersetzt damit ein ansonsten zusätzlich zu betreibendes Warenwirtschaftssystem. Die “Gold”- und “Platin”-Versionen der Software bringen nicht nur eine komplette Auftragsverwaltung mit, sondern auch ein Modul zum Verwalten von Artikeln.

Diese pflegen Sie über Stammdaten | Artikel… ein. Es gibt hier sogar eine standardisierte Datanorm-Schnittstelle, mit deren Hilfe Sie Bestände von Lieferanten einlesen, sofern diese Daten im passenden Format bereitstehen (Abbildung 10). Eine Zeitenliste dient dazu, für Debitoren erbrachte Leistungen abzurechnen.

Abbildung 10: Wollen Sie keine parallele Software für die Warenwirtschaft betreiben, besteht die Möglichkeit, einige grundlegende Funktionen über ein zusätzliches Modul abzudecken.

Die Software bietet zwar vom Angebot über Rechnungen und Bestellungen bis hin zum Wareneingang ein komplettes kleines Warenwirtschaftssystem, berücksichtigt dabei jedoch keine branchenspezifische Besonderheiten. Es besteht aber die Möglichkeit, die dazugehörigen Formulare anzupassen und mit einem Logo zu versehen. Die eingegebenen Daten fließen nahtlos in die Buchhaltung ein, sodass Sie keine Daten doppelt zu erfassen brauchen.

Steuerberater

Aufgrund ständiger gesetzlicher Änderungen ist es in manchen Fällen sinnvoll, Steuererklärungen, Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen über einen Steuerberater abzuwickeln. Bei Letzteren haben sich die Standards des Unternehmens Datev aus Nürnberg durchgesetzt, das als IT-Dienstleister für die überwiegende Mehrheit der Steuerberater in Deutschland fungiert.

Um die Daten reibungslos mit dem Steuerberater auszutauschen, besitzt das Programm eine entsprechende Schnittstelle. In einem eigenen Dialog geben Sie dazu den Zeitraum, das genutzte Format sowie die entsprechenden Mandanten- und Beraternummern ein. Dazu sollten sich aber die Kontenpläne in Lin-Habu an den Kontenrahmen der Datev (etwa SKR03 oder SKR04) orientieren, um Probleme zu vermeiden.

Bilderbuch und Backup

Viele Buchungsvorgänge und damit einhergehend lange und umfangreiche Tabellen erschweren den Überblick über die Ergebnisse. Lin-Habu offeriert deshalb verschiedene Möglichkeiten, Zahlenkolonnen ansprechend grafisch aufzubereiten. Vielfältige Optionen dazu finden Sie unter dem Menüpunkt Grafik, wo Sie lediglich die gewünschte Kategorie wählen. Anschließend zeigt die Software den jeweiligen Datenbestand grafisch an, wobei meist Balkendiagramme zum Einsatz kommen. Dabei besteht die Möglichkeit, die einzelnen Parameter zu modifizieren, wie etwa die Zeiträume (Abbildung 11).

Abbildung 11: Einen schnellen Überblick über Ergebnisse erhalten Sie durch eine Grafik. Dabei besteht die Möglichkeit, einige Parameter für die Anzeige anzupassen.

Beim Schließen ruft Lin-Habu automatisch einen Dateimanager auf, in dem Sie einen Pfad für die Datensicherung angeben. Die Software legt dann ein Backup der Datenbestände im entsprechenden Verzeichnis an und schließt danach das Interface. Möchten Sie die Daten nicht sichern, klicken Sie auf Abbrechen, um das Programm zu schließen.

Dokumentation

Aufgrund der enormen Komplexität der Buchhaltung, ständiger gesetzlicher Änderungen im Steuerrecht und immer neuen Vorschriften bedeutet die Einführung eines Programms für Einsteiger oftmals einen erheblichen Zeitaufwand allein beim Einarbeiten. Einer guten und umfassenden Dokumentation kommt daher eine besonders wichtige Rolle zu.

Der Hersteller MC Richter liefert deshalb Lin-Habu nicht nur mit einem weit über 200 Seiten umfassenden, illustrierten Handbuch aus, sondern stellt auch auf seinen Webseiten ein Forum bereit, in dem die Entwickler zahlreiche Tipps geben. Zusätzlich bietet die Firma sogenannte Sorglos-Pakete an, die den Einstieg in Lin-Habu und die Buchhaltung allgemein erleichtern.

Fazit

Mit Lin-Habu steht für die anvisierten Zielgruppen eine exzellente Software bereit, der man anmerkt, dass sie aus der Praxis stammt und für diese weiterentwickelt wird. Die Applikation arbeitet stabil, zuverlässig und bietet eine in allen Dialogen weitgehend einheitliche Oberfläche. Der Aufwand beim Einarbeiten hält sich dadurch in Grenzen.

Außerdem steht eine ausführliche und verständliche Dokumentation bereit. Darüber hinaus bietet das Entwicklerteam kompetente Hilfestellung insbesondere für Anwender, die noch keinerlei Kenntnisse in der Buchhaltung haben. Durch entsprechende Schnittstellen öffnet sich das Programm zudem der Kommunikation mit Online-Banking-Programmen und Steuerberatersoftware, sodass es sich gut in bestehende Infrastrukturen einfügt.