Wer eine Software sucht, die doppelte Buchführung unterstützt, dabei einfach zu bedienen ist und alle gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt, der sollte sich die Shareware Linhabu genauer ansehen.

In Zeiten turbulenter Finanzmärkte erscheint es wichtiger denn je, zu wissen, ob es gilt, den Monat zu verkürzen oder den Euro zu strecken. Um Soll und Haben im Blick zu behalten, bedienen sich große Firmen ausgeklügelter Buchhaltungssoftware. Kleinere Organisationen und Privathaushalte werkeln oftmals mit Excel-Tabellen vor sich hin.

Doch auch diese könnten von softwaregestützter doppelter Buchführung (siehe Kasten “Buchführen mit Soll und Haben”) profitieren. Wer bei solchen Programmen komplexe Bedienkonzepte vermutet, der irrt: Manfred und Claudia Richter schließen diese Lücke mit Linhabu [1], einem Programm, das Sie beim Arbeiten mit den Zahlen unterstützt.

Die Arbeit an Linhabu begann 1992. Das Buchhaltungsprogramm war damals nur für den privaten Bereich gedacht und stand 1995 als Shareware für den Mac bereit. 2003 folgte eine Version für Windows, 2006 eine für Linux. Das Programm liegt in den Varianten Bronze, Silber und Gold vor, die bei unterschiedlichem Leistungsumfang [2] zwischen 40 und 100 Euro kosten.

Der Leistungsumfang der Bronze-Version deckt in der Regel alle Fälle für Privathaushalte ab. Die Silber- und Gold-Versionen richten sich eher an kleine Unternehmen. Sie warten mit einer langen Liste an Features für Bereiche wie Steuern, Bilanzen, Verwalten von Artikeln und Anlagegütern, Rechnungen, Mahnungen sowie einer Schnittstelle zu Online-Banking und der elektronischen Steuererklärung Elster auf. Daneben finden sich, abhängig von der Version, Annehmlichkeiten wie Fahrtenbücher für mehrere Fahrzeuge sowie Module für Reisekostenabrechnungen und Fakturierung.

Gegen zusätzliches Entgelt bietet die MC Richter GbR so genannte Sorglos-Pakete an. Wer diese ordert, für den entfällt das mühselige Einrichten der Software, der Stammdaten und das Vorbereiten des Programms zum Übertragen der Umsatzsteuervoranmeldung via Elster. Zudem erhält der Sorglos-Kunde ein dreimonatiges Coaching und gegebenenfalls Rat in Sachen Buchhaltung.

Installation

Das Programm steht auf der Website in der Goldversion zum freien Download bereit [3]. Nach Ablauf von 60 Tagen streiken einige Funktionen, die Sie gegen Gebühr über einen Registrierschlüssel wieder freischalten. Entscheiden Sie sich zu einem Upgrade, beispielsweise von Bronze zu Silber, so fällt nur der Differenzbetrag an. Updates auf künftige Versionen bleiben kostenlos – Major-Release-Wechsel ausgenommen.

Möchten Sie mit Linhabu Transaktionen via Internet vornehmen, gilt es, vorher Hibiscus [4] (in Version 1.6 oder neuer) sowie Jameica [5] auf dem Rechner zu installieren. Nach dem Herunterladen entpacken Sie Linhabu mittels unzip LinHaBu.zip in ein frei wählbares Verzeichnis. Um das Programm zu starten, wechseln Sie in den neuen Ordner und geben ./Lin-HaBu.app in einem Terminal ein.

Im Heimbetrieb läuft Linhabu in der Regel auf einem Rechner. Möchten Sie die Software auf mehreren Rechnern nutzen, hilft eine integrierte Schnittstelle für den kommerziellen Real-SQL-Server [6], der dieselbe Datenbank-Engine verwendet. Zum Leidwesen für Linux-Anwender finden sich aber keine Schnittstellen zu den in der freien Software-Welt häufiger anzutreffenden Datenbanken PostgreSQL oder MySQL.

Möchten Sie zwar keine Lizenz für den Real-SQL-Server erwerben, aber trotzdem auf mehreren Rechnern arbeiten, setzt das voraus, dass Sie die Finanzdatenbank jedes Mal synchronisieren – entweder mit Linhabu selbst oder mit einem externen Hilfsprogramm wie Rsync. Im Test lag die Datenbank auf einem Memory-Stick. Das Speichern verlief nicht gerade zügig, aber dafür erlaubte es dieser Ansatz, die Daten an anderen Rechnern trotz Versionsunterschieden in der Software zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Es empfiehlt sich jedoch nicht, die Datenbank im selben Verzeichnis wie das Programm zu speichern: Anderenfalls besteht die Möglichkeit, dass ein Update Ihre eigenen Daten überschreibt.

Haben Sie die Datenbank angelegt, fragt das Programm nach einem Mandantennamen. Danach bietet Linhabu an, die Daten des Mandanten aus einer Beispiel-, Muster- oder anderen Datenbank zu übernehmen beziehungsweise einen Mandanten ohne Daten zu erstellen. Möchten Sie mit Linhabu die Bücher für private und gewerbliche Bereiche führen, empfiehlt es sich, den Namen so zu wählen, dass Sie in nachhinein erkennen, um welchen Bereich es sich handelt.

Wählen Sie einen der vorhandenen Mustermandanten, bietet Linhabu nun vorgefertigte Kontenpläne an – beispielsweise für Haushalte – oder die Spezialkontenrahmen SKR03 (Prozessgliederungsprinzip), SKR04 (Abschlussgliederungsprinzip) oder SKR49 für Vereine. Planen Sie, die Daten aus der Buchführung zur Steuererklärung heranzuziehen, geben Sie nun an, ob Sie Steuerschlüssel verwenden möchten. Für Kostenstellen, mit deren Hilfe Sie Konten untergliedern, gilt das Gleiche. Zu guter Letzt fragt die Software nach dem Registrierschlüssel, der aber erst nach 60 Tagen Probezeit zwingend ist.

Konfiguration

Nach dem Start präsentiert das Programm ein Fenster, in dem sich lediglich eine einsame Schalterleiste tummelt. Welche Funktion sich hinter den einzelnen Buttons versteckt, das verraten die wenig eingängigen Icons auf den Knöpfen dem Uneingeweihten nur bedingt (Abbildung 1).

Fürs erste stehen die Voreinstellungen an, die Sie über Bearbeiten | Einstellungen erreichen. Hier geben Sie an, ob die Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung jährlich oder monatlich auf Null setzen möchten, mit wie vielen Nachkommastellen die Software arbeiten soll oder wann das Buchungsjahr beginnt. Sie konfigurieren hier außerdem die Daten fürs Online-Banking sowie die Rechnungsangaben und verwalten die Benutzer. Diese brauchen Sie aber nur anzupassen, falls mehrere Personen Zugang zum Programm haben sollen, und Sie die Rechte einzelner User einschränken möchten.

Abbildung 1: Linhabu öffnet für jede Aufgabe ein Extra-Fenster. Die Icons im Hauptfenster erscheinen auf den ersten Blick nicht selbsterklärend.

Anschließend passen die Stammdaten der einzelnen Mandanten an. Dazu zählen das Einrichten benutzerspezifischer Konten – beispielsweise Kaffeeverbrauch, Steuerschlüssel, automatisch durchzuführende, sich stets wiederholende Dauerbuchungen, Kostenstellen, Personenkonten oder Anlagegüter. Um einzelne Punkte zu konfigurieren, genügt es, den entsprechenden Dialog im Menü Stammdaten aufzurufen. Die Dialoge fallen in der Regel selbsterklärend aus.

Im Test fiel auf, dass beim Erstellen neuer Konten eine Einstellungsmöglichkeit für Fremdwährungen fehlt. Damit eignet sich das Programm nur bedingt für Anwender, die Konten außerhalb der Euro-Zone im Auge behalten wollen. Das Programm erlaubt es zwar das Hantieren mit bis zu zwei Fremdwährungen, rechnet die Werte jedoch in Euro um.

Personenkonten benötigen Sie in der privaten Buchführung so gut wie nie – dementsprechend enthält die Bronze-Version von Linhabu sie auch nicht. Hingegen sollten Freiberufler oder kleine Firmen, die mit Lieferanten oder Kunden zu tun haben, für jeden einzelnen davon ein eigenes Konto einrichten, um Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick zu behalten. Bevor Sie Personenkonten erstellen, gilt es – falls noch nicht vorhanden – Sachkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten anzulegen, in Sie die entsprechenden Beträge buchen.

Danach steht dem Erstellen von Konten per Stammdaten | Personenkonten nichts mehr entgegen. Im zugehörigen Dialog (Abbildung 2) geben Sie an, wo der Debitor beziehungsweise der Kreditor sitzt sowie welche USt-ID er hat. Außerdem hinterlegen Sie hier die Bankverbindung für Online-Banking, vorgefertigte Texte für Angebote und Rechnungen sowie die Zeiträume, die verstreichen dürfen, ehe Sie anmahnen möchten. Setzen Sie das Häkchen bei Gesperrt, steht das Konto vorerst in den Auswahlen nicht bereit.

Abbildung 2: Für Debitoren und Kreditoren richten Sie einzelne Personenkonten ein, die gegen Sie gegen ein Sachkonto buchen. So behalten Sie Forderungen und Verbindlichkeiten gut im Auge.

Buchen

Haben Sie Linhabu soweit eingerichtet, dürfen Sie damit beginnen, Buchungen einzutragen (Abbildung 3). Dazu reicht ein Klick auf Bearbeiten | Buchen oder [Strg]+[B]. Im folgenden Dialog geben Sie Buchungsmonat (wichtig für die Umsatzsteuer-Voranmeldung) und Belegnummer ein. Die Belegnummer notieren Sie optimalerweise auch auf dem entsprechenden Beleg, um ein späteres Zuordnen zu erleichtern. Auf Wunsch füllt die Software die Positionen automatisch aus, ebenso das Buchungsdatum. Letzteres ließen sich im Test nicht mehr manuell verändern, sofern in den Voreinstellungen ein Häkchen bei der entsprechenden Option gesetzt war.

Abbildung 3: Linhabu macht das Buchen einfach. Steuern zieht die Software automatisch ab und bucht diese in die entsprechenden Konten.

In den Soll- und Haben-Feldern geben Sie an, woher das Geld kommt, beziehungsweise wohin es fließt. Unter Text vermerken Sie, was Sie mit dem Geld gemacht haben. Gesperrte Konten zeigt Linhabu in der Auswahl nicht an. Haben Sie vorher Kostenstellen und Steuerschlüssel eingerichtet, stehen diese für die Buchung nun bereit.

In allen Fällen geben Sie den Brutto-Betrag an. Haben Sie ein Fälligkeitsdatum definiert, übernimmt das Programm die Buchung in die entsprechende Liste. Mit dem Icon rechts oben deklarieren Sie die Buchung als Vorlage. Die darin gespeicherten Werte heben Sie bei Bedarf per Klick in einen aktuellen Dialog.

Mit Hilfe des Icons mit der Büroklammer fügen Sie einen Link auf ein Dokument hinzu, das zum Beispiel den gescannten Beleg enthält. Das gescannte Dokument landet nicht in der Datenbank, um diese nicht unnötig aufzublähen: Es liegt also an Ihnen, dass es nicht versehentlich ins Nirvana verschwindet.

Ein Klick auf die Schere mit dem blauen Griff öffnet den Dialog für Splitbuchung, mit der Sie einen Betrag auf mehrere Konten aufteilen. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn eine Buchung verschiedene Steuersätze verlangt. Diese buchen Sie dann mittels einer Splitbuchung direkt in die entsprechenden Konten für die Steuern.

Mit Linhabu verwalten Sie auch Bargeldbestände: beispielsweise Registrier-, Vereins- und Kaffeekassen. Möchten Sie diese Funktion nutzen, legen Sie unter Stammdaten | Kassenlisten die gewünschten Kassenbücher an. Handelt es sich um eine Kasse, die in die Buchhaltung einfließt, setzen Sie das Häkchen bei Verbuchen zum Aktivieren und legen für jedes Kassenbuch ein Bestandskonto an, in das die Buchungen später erfolgen. Die Einträge in Kassenbücher ähneln normalen Buchungen (Abbildung 4). Beim Umgang mit Buchungen gilt es nur zu beachten, dass alle Einträge erst mit Klick auf Buchen in die Datenbank wandern.

Abbildung 4: Kassenbücher verraten Ihnen, ob Sie auch ohne Plastikkarte liquide sind.

Online-Banking

Linhabu unterstützt, die Installation von Hibiscus (Abbildung 5) vorausgesetzt, in der Silber- und Gold-Version Online-Banking für ein Bankkonto. Möchten Sie die Daten mit der Bank abgleichen, öffnen Sie zuerst Hibiscus. Linhabu speichert den Zeitpunkt der Kontoabfrage und stellt so sicher, dass keine Lücken bei den abzurufenden Zeiträumen entstehen oder Transaktionen doppelt erscheinen.

Die Zeiträume zum Abrufen passen Sie bei Bedarf leicht an. Die zurückgelieferte Liste übernehmen Sie anschließend mit ein paar Klicks in Linhabu und anschließend – eventuell nach manuellen Anpassungen – in die Buchungen. Bei unserem Test kam es ständig zu einem Response-Fehler auf Seiten des Bankservers, so dass die Online-Banking-Funktionen sich nicht überprüfen ließen.

Abbildung 5: Spielt die Bank mit, klappt zusammen mit Hibiscus auch das Online-Banking.

Auswertungen

Unter dem Menüpunkt Auswertungen finden Sie zahlreiche Möglichkeiten, um die eingegebenen Buchungen und Konten als Listen oder Grafiken auszugeben. Da Auswertungen je nach Typ mehr oder weniger aufwendige Berechnungen erfordern, arbeitet die Software beim Erstellen im Hintergrund, um das Interface nicht zu blockieren.

Mittels Auswertungen | Journal sehen Sie alle getätigten Buchungen (Abbildung 6). Dabei fällt auf, dass die Software viele Buchungen aufgesplittet, falls Sie Steuersätze mit berücksichtigen. Nicht benötigte Spalten schieben Sie bei Bedarf einfach soweit zusammen, bis sie nicht mehr zu sehen sind. Möchten Sie nur die Buchungen eines einzelnen Kontos anschauen, hilft der Punkt Kontenabfrage weiter. Eine Übersicht über alle Buchungen nach Konten sortiert gibt der Punkt Kontenübersicht.

Abbildung 6: Das Journal verrät, wohin das Geld fließt.

Wer es lieber bunt mag, für den birgt das Menü Grafik eine Vielzahl an Möglichkeiten: Hier sehen Sie Aufwendungen und Erträge, Gewinn und Verlust oder die Verteilung der einzelnen Posten (Abbildung 7) auf einen Blick.

Abbildung 7: Linhabu zeigt auf einen Blick, wie sich der Monat finanziell entwickelt hat.

Möchten Sie die Umsatzsteuer via Elster elektronisch vorab ans Finanzamt übermittelt, springt Linhabu Ihnen auch hier hilfreich zur Seite. Unter Auswertungen | Elster | Umsatzsteuervoranmeldung öffnet sich ein Dialog, der alle relevanten Angaben wie Steuerzahler und den Buchungszeitraum abfragt (Abbildung 8). Ein Klick auf Senden überträgt anschließend die für das Finanzamt wichtigen Daten.

Abbildung 8: Linhabu hilft, die Umsatzsteuervoranmeldung via Elster kurz und schmerzlos über die Bühne zu bringen.

Im- und Export

Einen Import oder Export in andere Buchhaltungsprogramme oder das Open-Finance-Exchange-Protokoll (OFX) bietet das Programm nicht. Die Möglichkeiten beschränken sich in ihrer Gänze auf das Datev-Format. Einzelne zu Auswertungen aufbereitete Listen oder Konten stehen allerdings in anderen Formaten (etwa MS Excel oder XML) zum Export bereit. Auch ein Import über diese Formate ist möglich.

Der Export von Mandanten, also ganzen Teilen der Datenbank, zum Weiterverarbeiten mit Linhabu funktioniert dagegen problemlos. Dazu reicht ein Klick auf Ablage | Mandant abgleichen. Unter dem selben Menüpunkt verbirgt sich auch eine Import-Funktion. Letzteres benötigen vor allem Dienstleister hilfreich, welche die Buchführung anderer erledigen.

Je nach Voreinstellungen sichert das Programm die Datenbank entweder beim Beenden automatisch (die Vorgabe) oder per Ablage | Datensicherung. Sollte wirklich einmal etwas schiefgehen oder der Rechner abstürzen, lesen Sie so die Datenbank mit Mandant zurücksichern schnell wieder ein.

Fazit

Linhabu eignet sich bis auf kleine Schwächen sehr gut für kleine Unternehmen, Vereine oder private Haushalte und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Dank Tastenkürzel für fast jede Aktion erlaubt die Software nach einer kurzen Einarbeitungszeit auch sehr zügiges Arbeiten per Tastatur. Die Icons fallen mitunter etwas kryptisch aus. Tooltips, die beim Positionieren des Mauszeigers über der Schaltfläche zum Vorschein kommen, brächten hier auf einfache Weise Klarheit.

Linhabu bringt eine sehr gute Dokumentation mit, die nicht nur das Programm ausführlich beschreibt, sondern auch Laien in die Geheimnisse der Buchführung einweiht. Für Updates fallen bis auf wenige Ausnahmen keine Kosten an, so dass die 40 bis 100 Euro gut angelegt erscheinen – vor allem unter dem Aspekt, dass Coaching und Sorglos-Pakete optimale Unterstützung für Anwender bieten, die kurz vor dem Verzweifeln stehen. Auch der Support per E-Mail zeigte sich im Test gut organisiert: Auf alle Fragen kam innerhalb kurzer Zeit ein kompetente Antwort.