"Wir würden es wieder tun!"

Cebit 2010: Freuden und Leiden der OpenOffice-Migration in München

Cebit 2010: Freuden und Leiden der OpenOffice-Migration in München

Mathias Huber
05.03.2010 Im Open Source Forum der Cebit schilderte Florian Schießl von der Münchner Stadtverwaltung die Erfahrungen der Kommune beim Umstieg auf OpenOffice.

Die Verwaltung der bayerischen Landeshauptstadt verfügt über 15.000 PC-Arbeitsplätze an 51 Standorten, die seit Ende 2009 alle auf Open Office umgestellt sind. Dies geschah im Rahmen der Entscheidung des Stadtrats 2003, mit Linux und Open Source auf dem Desktop unabhängig von einzelnen Software-Anbietern zu werden.

Die Umstellung erfolgte über mehrere Jahre hinweg in den Schritten Analyse (2003-2005), Feststellung von Konsolidierungspotential und Definition der Migrationswege (2005-2007) sowie Umsetzung, Schulung und Qualitätssicherung (2007-2009). Zu den Herausforderungen der Migration gehörten laut Schießl die mehr als 21.000 existierenden Vorlagen in Microsoft-Office-Formaten sowie Fachsoftware, die auf dem proprietären Office aufsetzte, und sei es nur zum Ausdrucken von Berichten. Die Vorlagen ließen sich zunächst zusammenfassen, um ihre Zahl zu reduzieren.

Danach schuf die Stadt mit der Open-Office-Erweiterung Wollmux eine eigene Vorlagenverwaltung, die sich auch zur Gestaltung von Formularen eignet, wozu die Mitarbeiter kein Wissen in einer Makrosprache benötigen. Die Java-Software steht mittlerweile unter der europäischen Open-Source-Lizenz EUPL allgemein zur Verfügung.

Wollmux löste auch 20 Prozent der vorhandenen Office-Makros ab. Daneben gab es für die Makros weitere Migrationswege wie die Abbildung in einer webbasierte Datenbankanwendung oder das Übertragen in ein plattformunabhängiges Java-Makro. Bleibt ein Office-Makro bestehen, geht es in eine zentrale Bibliothek ein, um Duplikate zu vermeiden.

Dies alles lasse sich freilich nicht im Zuge des normalen IT-Betriebs bewerkstelligen, erläuterte Florian Schießl. Die Stadt gründete für das Projekt das Erweiterte Office-Supportzentrum (EOS) und besetzte es mit eigenem Personal sowie Mitarbeitern des spezialisierten Dienstleisters DBI. Ergänzend gibt es eine Arbeitsgruppe Office mit Mitgliedern aus allen Bereichen, die sich auch derzeit noch monatlich trifft. Sie zählt zu den Maßnahmen, die die Akzeptanz der Migration verbesserten.

Eine Schlüsselrolle spiele die Schulung der Anwender, führte der Münchner aus. "Den Anwendern eine Befehlsreferenz in die Hand zu drücken, reicht keinesfalls aus", formulierte Schießl. Auch eine Standard-Schulung gehe an den Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbei. maßgeschneiderte Schulungspakete für die Anwender von Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm waren das Erfolgsrezept der Münchner, weiter untergliedert in Module und angepasst für so unterschiedliche Zielgruppen wie Anwender, Vorlagenersteller und Administratoren. Ergänzend gab es das elektronische Selbstlernprogramm "Limux-Lernwelt".

Die Migration der Arbeitsplätze ging in drei Stufen vor sich. Zunächst installierten die Münchner Open Office neben dem Microsoft-Produkt, so dass jeder ODF-Dokumente empfangen und bearbeiten konnte. In Stufe zwei ist Open Document bereits das Standardformat, die Mitarbeiter sind geschult. In dieser Phase kommt Microsoft Office noch für Ausnahmefälle zum Einsatz, beispielsweise für noch nicht migrierte Fachverfahren. Dieser Status ist nun an allen Arbeitsplätzen der Münchner Stadtverwaltung erreicht. In der dritten Stufe erfolgt die Deinstallation von Microsoft Office, was bei der Hälfte der PCs schon geschehen ist.

Im Dokumentenaustausch mit der Außenwelt gilt Folgendes: Die Stadt München verwendet PDF für ausgehende Dokumente, bei der Bearbeitung ist ODF im Einsatz. Bei Problemen suche man das Gespräch mit dem Kommunikationspartner, bei dem sich die Schwierigkeiten meist lösen lassen. Ähnliche Probleme gebe es auch bei größeren Versionswechseln proprietärer Software, betonte Florian Schießl. Daneben wies der Referent darauf hin, dass sowohl die EU als auch deutsche Bundesbehörden ODF-Dateien offiziell akzeptieren.

Zum Abschluss gab der Münchner IT-Fachmann dem Publikum noch einige Ratschläge mit: Sie sollten sich frühzeitig um die Umstellung der Fachverfahren kümmern und bei deren Herstellern offene Schnittstellen und Formate einfordern. In München habe man das ein wenig zu spät getan. Die Planung sollte Flexibilität und Pufferzeiten vorsehen, denn so genannte U-Boote, übersehene Schwierigkeiten wie verbleibende Vorlagen oder Verfahren, tauchten erfahrungsgemäß selbst in späten Projektphasen noch auf.

Das Resümee der Münchner: "Wir würden es wieder machen!". Schießl: "Das Office-Produkt ist ein Schlüssel zur Unabhängigkeit. Wenn Sie die Office-Frage gelöst haben, sind sie auch unabhängig beim Betriebssystem". Weitere Informationen gibt es auf der offiziellen Seite des städtischen Limux-Projekts sowie im inoffiziellen Blog Planet Limux (mit "m" wie München). Während der Cebit ist das Projekt in der Open Source Project Lounge in Halle 2 anzutreffen.

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