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© Salingpusa, sxc.hu

Angemerkt

Notizen in PDFs anzeigen und bearbeiten

20.12.2012
Digitale Post-Its im PDF helfen beim Teamwork. Aber nur wenige Applikationen kleben den virtuellen Zettel an die richtige Stelle.

Täglich sind zahllose PDF-Dateien im Umlauf, oft mit der Bitte um Durchsicht oder Kommentar vom Leser. Das Kommentieren und Erstellen von Anmerkungen zum Inhalt des Dokuments zählt häufig zum regulären Arbeitsprozess – ob bei einer Pressemitteilung oder einem Angebot, das nach dem Vier-Augen-Prinzip entsteht, bevor es die Sphäre des Unternehmens verlässt.

Sofern Dokumente nicht über ein zentrales Archiv [1] oder eine Cloud für alle Mitarbeiter eines Projekts zugänglich sind, zählt es bisher zu den üblichen Gepflogenheiten, kurze Dokumente einfach auszudrucken. Danach markiert der Bearbeiter die entsprechenden Textstellen und schreibt die Kommentare an den Rand oder direkt in den Text.

Dabei kommen neben den gängigen Symbolen für Korrekturen häufig Notizen auf farbigen Post-Its zum Einsatz, die dann an den entsprechenden Stellen kleben. Diese "analogen Anmerkungen" brauchen wenig Zeit und gehören in vielen Unternehmen zur Bürokultur. Diese Vorgehensweise erfordert kaum Hilfsmittel und vor allem keinen Strom, was sie für die Korrektur auf Reisen prädestiniert.

Die Methode stößt jedoch an ihre Grenzen, sobald die Dokumente und Kommentare länger ausfallen – für eine Abschlussarbeit oder ein Buch – oder falls kein Drucker zur Hand ist. Nur wie, wo und vor allem mit welchem Programm gelingen die Kommentare am besten?

Den gedanklichen Maßstab dafür setzt immer noch die analoge Variante, also der Wunsch, die entsprechende Stelle im Dokument zu markieren und dort sofort Anmerkungen zu machen. Einmal gemachte Notizen zum späteren Zeitpunkt ändern und wieder zu löschen, gehört ebenfalls auf die Wunschliste. Ideal wäre es, wenn das am besten direkt im PDF-Dokument passiert, um die Anmerkungen nicht separat zu speichern: Dabei gehen sie möglicherweise verloren.

Die PDF-Programme sollten in der Lage sein, bei der Arbeit im Team die Anmerkungen den einzelnen Teilnehmern zuzuordnen und ermöglichen, die Kommentare beim Anzeigen des Dokuments ein- oder auszublenden, da in vielen Fällen zusätzliche Informationen ablenken und den Lesefluss unterbrechen.

Einfache Formen

Der einfachste Weg – er erfüllt jedoch nicht die genannten Kriterien – besteht darin, die Notizen als separate Textdatei zu speichern. Das Zuordnen zur entsprechenden Stelle im Dokument gelingt dabei über Seiten-, Absatz- und Zeilennummern. Haben Sie die Abschnitte nicht beim Erstellen nummeriert, bleibt nur das Zählen. Solange sich nichts nachträglich am Dokument ändert, Sie also bei späteren Korrekturen nichts hinzufügen oder entfernen, funktioniert die Methode einwandfrei.

Die Nummern vor den Zeilen stellen Sie in LibreOffice über den Menüpunkt Extras | Zeilennummerierung... ein. Das Office-Programm Abiword verfügt nicht über eine solche Funktion. Für LaTeX existiert das Paket lineno [2], das in Debian und Ubuntu im Archiv texlive-humanities steckt.

Mit dem Kommando \linenumbers aktivieren Sie das Nummerieren der Zeilen im Dokument, mittels \nolinenumbers schalten Sie diese wieder aus. Die Schrittweite legen Sie über \modulolinenumbers[Zahl] fest. Mit dem Wert in den eckigen Klammern bestimmen Sie den Abstand, also die Schrittweite in Zeilen (Abbildung 1). Weitere Optionen zum Paket lineno sind ausführlich im LaTeX-Begleiter [3] beschrieben.

Abbildung 1: Nummerierte Zeilen im PDF gelingen mittels LaTeX in der gewohnt ansprechenden Form.

Technische Details

Gemäß der PDF-Spezifikation von Adobe [4] bezeichnen Anmerkungen Elemente des PDF Object Streams, die eine Positionsangabe mitbringen. Das PDF-Anzeigeprogramm hebt diese Elemente in der Anzeige besonders hervor, mit einem zusätzlichen Symbol oder einer Unterstreichung im Text, was den Betrachter auf das Vorhandensein der Information hinweist.

Berührt oder klickt der Betrachter ein solches Element im Dokument an, blendet das Programm über ein Popup-Fenster oder eine ähnliche Technik den zusätzlichen Inhalt ein, spielt also etwa einen Audiostreams im Player ab.

Als Anmerkungen dürfen Sie im PDF farbige Hervorhebungen, Notizen (Text und Links), Formulare und geometrische Formen (Linien, Pfeile, Rechtecke, Ovale, Polygone) sowie zusätzliche Daten (Dateianhänge, Audio- und Videodaten) einfügen ([4],[5]).

Listing 1 zeigt einen Auszug aus einem PDF-Dokument mit einem Text als Anmerkung, die in dem bezeichneten Rechteck (/Rect) mit den Koordinaten der Eckpunkte 250/110 und 440/210 erscheint.

Listing 1

22 0 obj
 << /Type /Annot
    /Subtype /Text
    /Rect [250 110 440 210]
    /Contents (Das ist ein Kommentar.)
 >>
endobj

Für das dauerhafte Archivieren gemäß PDF/A-1a und PDF/A-1b bestehen jedoch Einschränkungen, die sich aus den Definitionen der Standards ergeben: Diese schließen Kommentare in Form von Audio- und Video-Daten sowie Dateianhängen aus, da in diesem Fall zusätzliche Programme zum Anzeigen nötig wären, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr bereit stünden [6].

Außerdem verhält sich alles, was Adobe nach PDF 1.4 eingeführt hat (wie etwa Polygon, Polyline, Caret, Screen, Watermark und 3D), nicht PDF/A-kompatibel. Erlaubt, aber nicht immer praktikabel, ist die Highlight-Markup-Annotation, denn diese verwendet meistens Transparenzen – was wiederum in PDF/A-1 nicht gestattet.

Für Verweise kommt der spezielle Objekttyp "Link" zum Einsatz. Das PDF-Anzeigeprogramm muss diese Verweise darstellen, aber nicht unbedingt ausführen und überprüfen, ob der Link ein gültiges Ziel bezeichnet.

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