Ob in der Arbeit, im Verein oder an der Hochschule: Sitzungsprotokolle sind immer gefragt. Das LaTeX-Paket Minutes setzt sie in einem simplen, ansprechenden Layout um, sodass Sie sich ganz auf den Inhalt konzentrieren können.

Ob im Verein, an der Arbeitsstelle oder an der Hochschule: Überall finden Versammlungen, Sitzungen und Meetings statt, die es zu protokollieren gilt. Indem Sie dazu auf LaTeX und das Paket Minutes [1] zurückgreifen, machen Sie sich die bekannten Vorteile von LaTeX zunutze: Sie konzentrieren sich ganz auf den Inhalt und überlassen es LaTeX, das Protokoll in ein einfaches und ansprechendes Layout zu setzen.

Listing 1 zeigt das Grundgerüst einer LaTeX-Datei mit dem Paket Minutes, das in der Präambel in Zeile 5 lädt. Der Inhalt des Sitzungsprotokolls hat seinen Platz im Hauptteil in der Umgebung Protokoll in den Zeilen 7 bis 19. Sie starten mit den Angaben für den Protokollkopf, wozu Moderator (Zeile 8), Protokollant (Zeile 9), an- und abwesende Mitglieder (Zeilen 10 bis 11), Gäste (Zeile 12) sowie Ort, Datum und Zeit der Sitzung (Zeilen 13 bis 16) zählen.

Der Protokollkopf schließt in Zeile 17 mit einem Befehl, der LaTeX veranlasst, die erfassten Daten im Dokument auszugeben (Abbildung 1). Daran schließen sich die einzelnen Tagesordnungspunkte an. Die Bezeichnungen der Punkte im Protokollkopf, wie auch alle anderen im Dokument, gibt LaTeX in der Sprache aus, die Sie in der Präambel als Dokumentensprache einstellen. Neben der im Beispiel gewählten Sprache Deutsch (Zeile 4) stehen noch Englisch, Französisch, Niederländisch und Polnisch zur Verfügung.

\documentclass{article}
\usepackage[utf8]{inputenc}
\usepackage[T1]{fontenc}
\usepackage[ngerman]{babel}
\usepackage{minutes}
\begin{document}
\begin{Protokoll}{Protokoll unserer Vereinssitzung}
\moderation{Martin Muster}
\protokollant{Petra Peterson}
\teilnehmer{alle Vereinsmitglieder, außer den abwesenden}
\fehlend{alle abwesenden Vereinsmitglieder}
\gaeste{Beata Berater}
\sitzungsdatum{01.08.2019}
\sitzungsbeginn{17:00}
\sitzungsende{18:30}
\sitzungsort{Vereinslokal}
\protokollKopf
% ... Tagesordnungspunkte ...
\end{Protokoll}
\end{document}

Abbildung 1: Der Protokollkopf erfasst übersichtlich alle grundlegenden Informationen zur Sitzung.

Einfach mitschreiben

Das Protokoll besteht im einfachsten Fall nur aus Text (Listing 2). Die einzelnen Tagesordnungspunkte (Abbildung 2) kennzeichnet der Befehl \topic (Zeile 1), \subtopic erlaubt eine weitere Untergliederungen (Zeile 3, 5 und 7). Im fertigen Dokument erzeugt LaTeX unter dem Protokollkopf eine Übersicht über die Tagesordnungspunkte und versieht diese mit Seitenzahlen, sodass sie gleichzeitig als Inhaltsverzeichnis dient.

Abbildung 2: Der Inhalt des Protokolls wirkt, wie von LaTeX gewohnt, einfach aber elegant.

Die Tagesordnung steht zwar in der Regel vorher schon fest, doch oft ergeben sich während der Sitzung neue Tagesordnungspunkte, die Sie auch protokollieren müssen. Für solche spontan eingefügten Tagesordnungspunkte hält LaTeX den Befehl \addtopic bereit (Zeile 9). Das Textsatzsystem zählt sie gesondert durch, sodass die ursprüngliche Nummerierung der Tagesordnungspunkte erhalten bleibt.

In der Sitzung besprochene Interna, die nicht im offiziellen Protokoll erscheinen sollen, erfasst die Umgebung \begin{Secret} bis \end{Secret} (Zeilen 11 bis 14). Deren Inhalt erscheint später nicht in der PDF-Datei.

\topic{Einfach mitschreiben: Text}
Im einfachsten Fall steht im Protokoll nur Text. So wie hier.
\subtopic{Einfach untergliedern: Unterpunkte}
Auch Unterpunkte sind möglich \dots\
\subsubtopic{Weiter verzweigen: Unterunterpunkte}
\dots\ außerdem Unterunterpunkte \dots\
\minitopic{Klein, aber fein.}
\dots\ und ebenso kleine Untergliederungen ohne Nummerierung.
\addtopic{Auf alles vorbereitet sein!}
Spontan eingefügte Tagesordnungspunkte können Sie einfach erfassen und als solche kennzeichnen.
\begin{Secret}
\topic{Streng geheim!}
Deklaration nicht für die Öffentlichkeit gedachter Inhalte.
\end{Secret}

Nachvollziehbar

In der Regel erfordern es Sitzungsprotokolle nicht, alles Gesagte genau mitzuschreiben. Üblicherweise genügt es, die Meinungstendenzen und wesentlichen Argumente aufzulisten (Abbildung 3). Dazu hält LaTeX zwei Umgebungen bereit (Listing 3).

Meinungstendenzen erfasst eine eigene Umgebung (Zeilen 1 bis 5). Ein Befehl in eckigen Klammern (Zeilen 3 und 4) gibt zunächst an, wer die Meinung vertritt. Sie wählen dabei zwischen namentlich genannten Teilnehmern sowie Mehr- oder Minderheitsmeinungen. Danach folgt die ausformulierte vertretene Meinung.

Auch zum Auflisten wesentlicher Argumente gibt es eine separate Umgebung (Zeilen 6 bis 13). So erfasst jeweils ein eigener Befehl das Für (Zeilen 8 und 9) und Wider (Zeilen 10 und 11). Ein Befehl mit großgeschriebenem Anfangsbuchstaben repräsentiert dabei ein starkes Argument. Der Befehl \end{Argumentation} aus Zeile 12 hält das Ergebnis fest.

\subtopic{Meinungen auflisten}
\begin{Opinions}
\item[Mehrheit der Anwesenden] Die vorgeschlagene Änderung erhöht den Arbeitsaufwand.
\item[Karla Krause] Die vorgeschlagene Änderung spart ein Viertel der Kosten ein.
\end{Opinions}
\subtopic{Argumente festhalten}
\begin{Argumentation}
\Pro Ein Viertel der Kosten wird eingespart.
\pro Der erhöhte Arbeitsaufwand bedeutet mehr gemeinsame Arbeit und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl.
\Contra Der Arbeitsaufwand wird erhöht ohne signifikante Verbesserungen zu bringen.
\contra Der Arbeitsablauf verkompliziert sich.
\result Die vorgeschlagene Änderung wird abgelehnt.
\end{Argumentation}

Abbildung 3: Meinungen und Argumente lassen sich einfach auflisten.

Mehrheitlich

Nach dem Austausch der Argumente und Bilden der Meinungen stehen Abstimmungen und Wahlen an, deren Ergebnisse ein eigener Befehl erfasst (Listing 4). In die erste geschweifte Klammer gehört die Frage, die zur Abstimmung steht, oder der Name des Kandidaten, der zur Wahl steht. In den folgenden drei geschweiften Klammern finden zuerst die Anzahl der Ja-Stimmen ihren Platz, dann die Anzahl der Nein-Stimmen, und schließlich jene der Enthaltungen (Abbildung 4).

\topic{Mehrheitlich gewollt: Abstimmungen und Wahlen}
\vote{Soll Susanne Sommer neue Projektleiterin werden?}{5}{1}{1}

Abbildung 4: Ergebnisse von Abstimmungen und Wahlen können Sie einfach erfassen und übersichtlich ausgeben.

To-do und Unterschrift

Am Ende der Sitzung steht das Verteilen der Aufgaben an. Dieser erfahrungsgemäß unangenehmste Teil einer Sitzung lässt sich mit LaTeX zumindest einfach protokollieren (Listing 5). Wer eine Aufgabe übernimmt, gehört in die erste geschweifte Klammer. Das Fälligkeitsdatum steht in der folgenden eckigen Klammer; für nicht terminierte Aufgaben lassen Sie es weg. Schließlich folgt in einer weiteren geschweiften Klammer die Aufgabe (Abbildung 5).

\topic{Wer macht was bis wann? Verteilung der Aufgaben}
\task{Petra Peterson}[15.08.2019]{Protokoll schreiben}

Abbildung 5: Behalten Sie die Übersicht, wer bis wann welche Aufgabe erledigt.

Zumindest Vereinssitzungen erfordern das Signieren der Protokolle, üblicherweise durch den Vorsitzenden und den Schriftführer (Listing 6). Im fertigen Dokument zeigt eine Linie den Platz für die Unterschriften an, darunter steht der Name des Unterzeichnenden in Klammern.

\signature{Martin Muster}
\signature{Petra Peterson}

Fazit

Müssen Sie bei einer Sitzung das Protokoll führen, erleichtert Ihnen LaTeX diese Arbeit ganz erheblich. Das Grundgerüst einer LaTeX-Datei für ein Protokoll lässt sich einfach erstellen, die wenigen Befehle sind schnell erlernt. So ausgerüstet konzentrieren Sie sich dann ganz auf den Inhalt des Meetings und überlassen es LaTeX, ein einfaches, aber elegantes Protokoll als PDF-Datei zu erstellen.