Projekte wollen gut organisiert sein. Wie man optimal mit Projektmanagement-Tools arbeitet und was man dabei beachten muss, lesen Sie hier.

Projekte zu planen, erweist sich oft als undankbare Aufgabe: Meist ist die Zeit für die Realisierung knapp und das Budget stark begrenzt. Mithilfe des Projektmanagements will man trotzdem ein qualitativ zufriedenstellendes Ergebnis. Unter Linux gibt es mittlerweile zahlreiche Programme, die es dem Nutzer leicht machen wollen, Projekte zu organisieren, wie etwa Planner aus der Gnome-Ecke oder das “etwas andere” Taskjuggler. Für das effektive Nutzung dieser Programme braucht man jedoch ein wenig Hintergrundwissen.

Aller Anfang ist schwer

Mit einem Projekt will man immer ein oder mehrere Ziele erreichen, und zwar innerhalb eines zeitlich abgegrenzten Rahmens. Außerdem steht für ein Projekt meist nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, was es zu berücksichtigen gilt.

Um mit der Planung zu beginnen, müssen Sie an erster Stelle die Ziele und den Zeitrahmen festlegen, die das Projekt ausmachen. Gerade letzterer ist ausschlaggebend für die Art und Weise der Planung. Als Planer hangeln Sie sich während der Arbeit immer am Zeitfaden entlang, wobei Sie einzelne Arbeitsschritte organisieren und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen.

Haben Sie die Projektziele einmal definiert, sammeln Sie die erforderlichen Arbeitspakete, die für deren Erreichen erforderlich sind. Diese Arbeitspakete nennt man Vorgänge oder auch Teilaufgaben. Vorgänge starten und enden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Darüber hinaus stehen sie innerhalb eines Projektplans in einer festgelegten Beziehung und Reihenfolge, je nachdem, wann sie erledigt werden müssen.

Abbildung 1 zeigt Vorgänge, die bereits mit dem Programm Planner zueinander in Beziehung gebracht wurden. Ein Vorgang erhält vom Programm eine Vorgangsnummer. Die Spalte Vorgänger enthält gegebenenfalls die Nummer eines Arbeitspakets, das vorher abgeschlossen sein muss. Über einen entsprechenden Dialog (Abbildung 2) passen Sie weitere Eigenschaften des jeweiligen Vorgangs an. Je nach Anwendung erfolgt die Vorgängerzuweisung auch ausschließlich über die Vorgangseigenschaften.

Abbildung 1: Eine Vorgangstabelle in Planner – jeder Vorgang hat eine Nummer. Ein Sammelvorgang gruppiert mehrere Vorgänge.

Vorgangseigenschaften bearbeiten Sie in Planner die Details von Vorgängen. Zur Zuweisung von Ressourcen und Vorgängern gibt es eigene Spalten.” width=”300″ height=”208″ /> Abbildung 2: Über den Dialog Vorgangseigenschaften bearbeiten Sie in Planner die Details von Vorgängen. Zur Zuweisung von Ressourcen und Vorgängern gibt es eigene Spalten.

Projektphasen als Sammelvorgänge

Oft fasst ein Sammelvorgang zusammengehörige Arbeitsschritte zusammen. In Abbildung 1 erscheint der Sammelvorgang fett, die untergeordneten Teilvorgänge eingerückt. So lassen sich einzelne Phasen des Projekts visualisieren und der gesamte Projektplan strukturieren, um einen besseren Überblick zu erhalten. Darüber hinaus erlaubt die Strukturierung, den Projektverlauf besser zu kontrollieren. Allerdings gibt es anschaulichere Möglichkeiten, ein Projekt zu visualisieren – dazu später mehr.

Eine weitere wichtige Eigenschaft von Vorgängen stellt deren Dauer dar. Mithilfe der Dauer und der Kenntnis der Beziehung der Vorgänge zueinander bestimmt ein Projektplanungsprogramm den Start- und Endtermin von Vorgängen. Beim Arbeiten mit solchen Anwendungen sollte man daher darauf verzichten, die Vorgangstermine selbst zu manipulieren – es sei denn, man möchte das explizit, etwa beim projektabschließenden Vorgang. Ansonsten lassen sich die genauen Start- und Endtermine der Vorgangstabelle des Projektmanagementtools entnehmen.

Zur besseren Darstellung der Dauer und Kosten eines Projektes empfiehlt es sich, das Gesamtprojekt selbst als ersten Vorgang einzutragen. So können Sie beispielsweise in der Vorgangstabelle Kosten und Dauer sowie den Start- und Endtermin direkt ablesen.

Der interne Rechenvorgang beim der Kalkulieren von Start- und Endterminen hängt davon ab, ob man vorwärts oder rückwärts plant. Bei der Vorwärtsplanung geht das Programm vom ersten Vorgang aus und berechnet abhängig von dessen Startdatum und Dauer den Starttermin für den nächsten Vorgang. Bei der häufiger eingesetzten Rückwärtsplanung rechnet es vom Endtermin des Projekts ausgehend rückwärts, bis es einen Starttermin erreicht.

Darüber hinaus hat auch der Typ der Beziehung zwischen zwei Vorgängen Einfluss auf die Berechnung von Start- und Endterminen. Projektprogramme unterscheiden zwischen den folgenden Beziehungstypen, deren Bezeichnungen innerhalb der verbreiteten Projektprogramme voneinander abweichen, aber immer dasselbe bedeuten:

• Ende-Anfang-Beziehung (EA): Der erste Vorgang muss abgeschlossen sein, bevor der zweite beginnen kann. Diese Beziehung ist mit Abstand die häufigste.
• Ende-Ende-Beziehung (EE): Beide Vorgänge müssen zum gleichen Zeitpunkt enden und starten daher bei unterschiedlicher Dauer an unterschiedlichen Zeitpunkten. Die Vorgänge verlaufen daher teilweise parallel zueinander.
• Anfang-Anfang-Beziehung (AA): Beide Vorgänge müssen zum gleichen Zeitpunkt beginnen und enden daher bei unterschiedlicher Dauer an unterschiedlichen Zeitpunkten. Auch diese Vorgänge verlaufen mindestens teilweise parallel.
• Anfang-Ende-Beziehung (AE): Ein Vorgang kann erst abgeschlossen werden, sobald ein anderer angefangen hat.

Besondere Vorgänge mit der Dauer Null nennt man Meilensteine. Hier handelt es sich um Zwischenstationen im Projektverlauf, an denen Sie bestimmen, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet. Erreicht der Projektverlauf einen Meilenstein, lässt sich beim entsprechenden Vorgang im Projektplan ablesen, ob man sich noch im Zeitplan befindet. Wichtig dabei: Benennen Sie den Meilenstein entsprechend aussagekräftig, etwa Analysephase abgeschlossen. Sie tragen einen Meilenstein in der Projekttabelle genauso ein wie einen gewöhnlichen Vorgang. Als Dauer geben Sie stets Null an, zudem müssen Sie den Vorgang meist zusätzlich als Meilenstein markieren.

Ressourcenplanung

Zur Planung eines Projekts gehört auch, Ressourcen festzulegen, die zur Verfügung stehen. Projektprogramme ermöglichen das Verwalten von Ressourcen über entsprechende Ansichten (Abbildung 3). Bei der Ressource kann es sich um die Arbeitskraft eines Mitarbeiters handeln oder um Material, das für das Projekt benötigt wird. Sie ordnen die Ressourcen mithilfe entsprechender Funktionen den einzelnen Vorgängen zu, wobei Sammelvorgängen keine Ressourcen erhalten, da diese ansonsten doppelt vergeben würden. Die an einem Sammelvorgang beteiligten Ressourcen teilen Sie stets direkt den untergeordneten Vorgängen zu.

Ressourcen. Wie bei Vorgängen erreichen Sie über einen Dialog detaillierte Einstellungen.” width=”300″ height=”227″ /> Abbildung 3: Über die gleichnamige Ansicht bearbeiten Sie Ressourcen. Wie bei Vorgängen erreichen Sie über einen Dialog detaillierte Einstellungen.

Natürlich können Sie einem Vorgang auch mehrere Ressourcen zuordnen (Abbildung 4). Dies hat oft zur Folge, dass der Vorgang schneller abgeschlossen werden kann, sofern er die Eigenschaft Feste Arbeit besitzt: Ein Monteur wechselt vier Autoreifen in einer Stunde, vier Monteure brauchen dazu nur 15 Minuten – sofern ausreichend Materialressourcen zur Verfügung stehen.

Abbildung 4: Der Vorgang mit der Nummer 1.4 besitzt mehrere Ressourcen. Er hat trotzdem eine feste Dauer von 4 Stunden, lässt sich also nicht schneller abarbeiten. Das Wäre auch nicht sinnvoll: Es handelt sich um eine Besprechung.

Die benötigte Arbeit unterscheidet sich also von der Dauer, in der sich ein Vorgang abschließen lässt. Beide Größen misst man aber in Zeitstunden. Die meisten Projektprogramme bieten im Eigenschaftsdialog eines Vorgangs Optionen, um zu bestimmen, ob ein Vorgang eine feste Dauer oder eine feste Arbeit erfordert – voreingestellt ist meist letzteres.

Steht für ein Projekt ein begrenztes Budget zur Verfügung, ist eine Kostenplanung unabdingbar. Daher lassen sich in Projektprogrammen die Ressourcenkosten eintragen – im einfachsten Fall der Stundensatz für einen Mitarbeiter. In ausführlicheren Programmen können Sie darüber hinaus auch zusätzliche Kosten für Überstunden eintragen. Über die Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen lässt sich daher unter Berücksichtigung der Dauer und der Arbeit berechnen, wie viel ein Vorgang kostet.

Zur Berechnung der Arbeit, die eine Arbeitskraft leisten kann, gilt es noch zu wissen, wann und wie lange sie arbeiten und welchen Anteil ihrer Arbeitszeit sie mit Projektaufgaben verbringen kann. Bei vielen Projektmanagementprogrammen können Sie einen entsprechendem Prozentwert in den entsprechenden Ressourceneigenschaften eintragen.

Mit Hilfe von Kalendereditoren legen Sie Arbeitszeitpläne fest, über die die Anwendung berechnet, mit welchem Einsatz sich eine Arbeitskraft an einem Vorgang beteiligt. Dazu legen Sie die Arbeitstage und -zeiten fest (Abbildung 5). Oft lässt sich jeder Arbeitskraft ein eigener Kalender zuweisen, wobei die meisten Anwendungen in der Vorgabe von einer 40-Stunden-Woche ausgehen.

Abbildung 5: Die Kalenderfunktion in Planner: Mithilfe dieser Funktion und der Zuweisung von Arbeitskalendern zu Ressourcen lassen sich die genauen Kosten eines Vorgangs sowie des gesamten Projekts bestimmen.

Als Standard-Visualisierung für den Projektverlauf hat sich das so genannte Gantt-Diagramm durchgesetzt (Abbildung 6). Es stellt Vorgänge und Meilensteine samt deren Start- und Endzeitpunkten als Zeitbalken dar. Pfeile kennzeichnen Abhängigkeiten sowie Vorgänger und Nachfolger. Meilensteinen erscheinen als schwarzes Symbol. Je nachdem den Darstellungsmöglichkeiten des jeweiligen Projektprogramms erkennt man auch die zugeordneten Ressourcen und den Bearbeitungsstand von Vorgängen.

Abbildung 6: Meilensteine erscheinen in diesem Gantt-Diagramm als kleine Kästchen. Das hier abgebildete Projekt enthält als Sammelvorgang alle anderen Vorgänge.

Aus dem Gantt-Diagramm ersehen Sie leicht Abweichungen und den Status des Projekts. Darüber hinaus lässt sich der Gesamtplan über diese Art der Visualisierung leichter überprüfen: Die Zusammenhänge zwischen den Vorgängen springen anders als in einer Tabelle sofort ins Auge. Zudem stellt ein Gantt-Diagramm – sofern diese Funktion in der Anwendung zur Verfügung steht – den “kritischen Pfad” dar. Dabei handelt es sich um die Folge aller Vorgänge, bei denen zeitliche Änderungen den Termin der Projektfertigstellung direkt beeinflussen. Verzögert sich ein Vorgang, der einen Teil des kritischen Pfads bildet, so verschiebt sich auch der Termin der Projektfertigstellung nach hinten. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad bestimmen also die Projektdauer, und Sie müssen sie genau im Auge behalten.

Gerade bei diesen Vorgängen auf dem kritischen Pfad ist es wichtig, Puffermöglichkeiten einzuplanen. Planen Sie also, sofern möglich, einen Vorgang etwas länger ein, als er vermutlich tatsächlich dauern wird. Bei einem Puffer kann es sich nicht nur um Zeit, sondern auch um eine Ressource handeln: etwa eine zusätzliche Arbeitskraft. Das klappt aber natürlich nur, wenn der zu unterstützende Vorgang keine feste Dauer hat und außerdem das Budget mitspielt.

Fazit

Auf Basis des hier beschriebenen Grundwortschatzes eines Projektmanagers lassen sich Projektmanagement-Tools effektiv bedienen. Allerdings sollen Sie das hier vermittelte Grundwissen auf jeden Fall vertiefen und sich mit Techniken zur Projektplanung auseinandersetzen [1]. Der schwierigste Teil der Planung ist der Anfang: Ziele festlegen und Vorgänge definieren. Steht der Projektplan erst einmal, kommt der zweite schwierige Teil in Form der Nachverfolgung des Projektverlaufs.