Tabellen = Excel? Das war lange der Standard. Für Linux gibt es aber kein Microsoft Office, und auch Windows-Anwender greifen zunehmend zur freien Alternative OpenOffice. Wir helfen bei den ersten Schritten mit der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc.

Das freie Officepaket OpenOffice [1] hat sich in den letzten Jahren als Alternative zu Microsoft Office etabliert, viele Windows-Anwender verzichten auf den Erwerb einer teuren Lizenz und erstellen ihre Texte und Tabellen mit OpenOffice Writer und Calc. Unter Linux ist die Bürosuite die meist genutzte Software dieser Kategorie, lediglich SoftMaker Office (das es auch für Windows gibt) stellt hier noch eine echte Alternative dar, kostet aber Geld.

OpenOffice hat sich gerade in zwei Projekte aufgespalten: Unter dem alten Namen entwickelt Oracle, der neue Besitzer der Firma Sun, das Paket weiter, und unter dem Namen LibreOffice [2] tut die Document Foundation dasselbe – mehr Hintergrundinformationen zur Aufspaltung verrät unser Bericht auf Seite 24. Wir verwenden in diesem Artikel weiterhin nur den Namen OpenOffice, da es von LibreOffice bisher nur eine Beta-Version gibt. Sollten Sie schon mit LibreOffice arbeiten, sind die Informationen in diesem Workshop aber genauso gültig.

Die wichtigsten Anwendungen aus dem OpenOffice-Paket sind die Textverarbeitung Writer und die Tabellenkalkulation Calc. Sie ersetzen Word und Excel und gestatten es dabei, alte Dokumente aus Windows-Zeiten in den Formaten .doc und .xls weiter zu nutzen. Da OpenOffice auf allen großen Distributionen vorinstalliert ist, können Sie direkt loslegen. Im dritten Teil unserer Workshopreihe stellen wir Ihnen Calc vor. Vorkenntnisse benötigen Sie nicht, auch keine aus der Arbeit mit Excel. Wenn Sie schon Erfahrungen mit Microsoft Excel gesammelt haben, wird Ihnen vieles bekannt vorkommen.

Zeilen und Spalten

Das wichtigste Konzept jeder Tabellenkalkulation ist die namensgebende Tabelle: Solche Tabellen bestehen aus Zeilen und Spalten, und meist organisiert man sie so, dass jede Spalte einheitliche Inhalte hat. Eine einfache Adressliste, die Namen, Straßen und Ortsangaben aufnehmen soll, würde dann z. B. aus drei Spalten Name, Straße und Ort. In den Zeilen stehen dann die einzelnen Einträge: Für jede Person gibt es eine Zeile (Abbildung 1).

Abbildung 1: Eine einfache Adressliste enthält in jeder Zeile einen Personeneintrag.

OpenOffice Calc und auch andere Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel zeigen die Tabellenspalten und -zeilen über ein Raster an. So haben Sie schnell die Orientierung, in welcher Zeile und Spalte Sie sich befinden. Klicken Sie in eine Zelle, um dort Inhalt einzugeben.

Während Sie Inhalt in eine Zelle eintragen, erscheint Ihre Eingabe nicht nur in der Zelle, sondern auch in einem Eingabebereich oberhalb der eigentlichen Tabelle. Auch wenn Sie später mit den Cursortasten zwischen den Zellen hin und her navigieren, sehen Sie dort jeweils den Inhalt der aktuellen Zelle. Für einfache Zahlenwerte oder Texte bedeutet das meist keinen zusätzlichen Nutzen – ist aber die Zelle zu “klein” für den darin gespeicherten Inhalt, steht er dort (bei Texten abhängig vom Inhalt der rechten Nachbarzelle) abgeschnitten, oder es erscheinen eine Reihe von Rauten (####, bei Zahlenwerten). In diesen Fällen liefert ein Blick in die Eingabezeile stets den vollständigen Inhalt. Wirklich wichtig wird die Zeile aber, wenn Sie mit Formeln arbeiten: Eine Zelle, die eine Formel enthält, zeigt immer das damit berechnete Ergebnis an, und in der Eingabezeile sehen Sie den zur Berechnung verwendeten Formelausdruck.

Eingabe und Navigation

Häufig möchte man mehrere Zellen nacheinander ausfüllen – entweder in einer Spalte oder einer Zeile. Sie könnten jeweils mit der Maus in die nächste Zelle klicken und dort die Eingabe fortsetzen, es ist aber leichter (und schneller), sich mit den richtigen Tasten von Zelle zu Zelle zu bewegen: Schließen Sie eine Eingabe mit [Eingabe] ab, landen Sie in der darunter liegenden Zelle (in derselben Spalte). Drücken Sie hingegen [Tab], bleiben Sie in der aktuellen Zeile, springen aber eine Spalte nach rechts. Sie können in einer Zeile Werte auch von rechts nach links eingeben, indem Sie [Umschalt]+[Tab] drücken, und auch eine Eingabe innerhalb einer Zeile von unten nach oben ist mit [Umschalt]+[Eingabe] möglich.

Die normalen Cursortasten haben in Calc eine doppelte Funktion: Während Sie den Inhalt einer Zelle bearbeiten, springen Sie mit [Pfeil rechts] und [Pfeil links] zeichenweise in der Zelle vor und zurück. Enthält eine Zelle mehrzeiligen Text, funktionieren auch die Tasten [Pfeil rauf] und [Pfeil runter]. Ansonsten nutzen Sie alle vier Cursortasten, um durch das Zellenraster zu navigieren.

Ob Sie gerade im “Bearbeitungsmodus” für eine Zelle sind, können Sie leicht erkennen: Die fette Umrandung der aktuellen Zelle verschwindet, wenn Sie diese verändern, und stattdessen erscheint in der Zelle ein blinkender Eingabecursor. Haben Sie gerade erst durch Navigieren mit den Cursortasten die gewünschte Zelle erreicht, drücken Sie [F2], um sie zu bearbeiten; die Bearbeitung schließen Sie mit [Eingabe] oder einer der anderen oben genannten Tastenkombinationen ab.

Formatieren

Text und Zahlen, die Sie in Calc eingeben, können Sie – wie in der Textverarbeitung – formatieren: Verschiedene Schriftgrößen, Farben und Hervorhebungen durch kursive, fette oder unterstrichene Schrift sind hier möglich. Einige dieser Auszeichnungen erreichen Sie direkt über Schaltflächen, die wie bei Writer aussehen.

In der Regel bezieht sich eine Änderung auf eine vollständige Zelle (oder gleich mehrere davon): Klicken Sie in eine beliebige Zelle und anschließend auf das Kursiv-Icon, erscheint der ganze Zellinhalt schräg. Sie haben aber auch die Möglichkeit, nur Teile des Inhalts zu formatieren:

1. Klicken Sie zunächst in die Zelle, in der Sie Teile des Inhalts anders formatieren möchten.
2. Drücken Sie [F2], um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Es erscheint ein Eingabecursor am Ende des Zelleninhalts.
3. Jetzt können Sie mit der Maus oder mit [Umschalt] und den Pfeiltasten Teile des Inhalts markieren – der markierte Teil erscheint invers (also meist mit weißer Schrift auf schwarzem Grund).
4. Wenden Sie nun die Formatfunktionen an: Klicken Sie z. B. auf eines der Icons für Kursiv, Fett und Unterstrichen oder drücken Sie die zugehörigen Tastenkombinationen ([Strg]+[Umschalt]+[K],[Strg]+[Umschalt]+[F],[Strg]+[Umschalt]+[U]).

(Im Test funktionierte übrigens [Strg]+[Umschalt]+[U] für das Unterstreichen nicht korrekt: Es löschte den markierten Text und ersetzte ihn durch ein unterstrichenes “u”.)

Komplexere Formatierungen, für die Sie keine Schaltfläche sehen und auch keine Tastenkombination kennen, erreichen Sie über den Menüpunkt Format / Zeichen, der denselben Dialog präsentiert, den Sie auch unter Writer für die Zeichenformatierung benutzen.

Spaltenbreite und Zeilenhöhe

Die Standardgrößen der Zellen sind oft für Ihre Bedürfnisse ungeeignet – darum können Sie sowohl die Breite einer Spalte als auch die Höhe einer Zeile anpassen. Klicken Sie dazu auf den rechten Rand einer Spaltenüberschrift (A, B, …) oder den unteren Rand einer Zeilenüberschrift (1, 2, …), halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie dann die Spalte bzw. Zeile auf das gewünschte Maß.

Wenn Sie die Größe nicht “nach Gefühl” einstellen, sondern exakt in Millimetern angeben wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Eintrag Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe: Dann öffnet sich ein kleines Eingabefenster, in dem Sie den Wert in cm eintragen können. Statt z. B. 0,65cm können Sie hier auch 6,5mm angeben (Abbildung 2); Calc versteht alle Standardeinheiten, es sind auch Angaben wie 0,5in (1 Inch/Zoll = 2,54 cm) oder 0,01m (Meter) möglich.

Abbildung 2: In diesem Feld geben Sie die Höhe oder Breite der Zeile bzw. Spalte in cm oder mm an.

Ausrichten der Zellen

Markierte Zellen können Sie auch links- und rechtsbündig sowie zentriert ausrichten. Für die beiden bündigen Varianten gibt es mit [Strg]+[L] (linksbündig) und [Strg]+[R] (rechtsbündig) Shortcuts, über die Icons in der Symbolleiste erreichen Sie alle drei Varianten (Abbildung 3). Normalen Text ordnet Calc linksbündig aus, für Zahlen verwendet es eine rechtsbündige Variante. Beide Vorgaben können Sie mit den beschriebenen Einstellungen korrigieren. Dazu gibt es noch die vierte Variante Blocksatz, die nur interessant ist, wenn Sie mehrzeiligen Text in eine Zelle schreiben.

Abbildung 3: Zellen können Sie links- und rechtsbündig, zentriert und im Blocksatz ausrichten. Die dafür zuständigen Icons sind hier rot markiert.

Wollen Sie, wie gerade erwähnt, mehrzeiligen Text in eine Zelle eingeben, müssen Sie diese von Hand dafür vorbereiten – standardmäßig läuft langer Text einfach über die benachbarten Zellen hinweg bzw. wird abgeschnitten, falls sich dort andere Inhalte befinden. Um den Mehrzeilensatz zu ermöglichen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt Zellen formatieren. Im erscheinenden Dialogfenster wechseln Sie zum Reiter Ausrichtung und setzen dort das Häkchen vor der Eigenschaft Automatischer Zeilenumbruch.

Läuft nun in einer Zelle Text über mehrere Zeilen, vergrößert sich die Höhe der ganzen Tabellenzeile, um dieser großen Zelle Platz zu bieten. Weitere Zellen in derselben Zeile sind zunächst “unten-bündig” ausgerichtet. Das Wort gibt es nicht; es soll in Analogie zu “linksbündig” ausdrücken, dass alle Zellinhalte an unteren Rand der Zellen sitzen. Sie können diese Ausrichtung ebenfalls im Dialogfenster für die Zellformatierung beeinflussen: Wieder im Reiter Ausrichtung wählen Sie unter Textausrichtung / Vertikal eine der drei Optionen Oben, Mitte und Unten. Die Variante Mitte ist oft hilfreich, wenn Sie die Tabellenzeilen etwas größer als nötig anlegen und die Zellen mit einem Rahmen versehen: Dann hält der Text dank mittiger Ausrichtung ausreichend Abstand zu den oberen und unteren Begrenzungslinien.

Rahmen

Bei der Arbeit mit Calc sehen Sie ständig das Zeilen- und Spaltenraster, in dem die Zellen liegen – im späteren Ausdruck erscheinen diese Gitterlinien aber nicht, Sie sollen nur bei Arbeit mit dem Dokument für eine bessere Orientierung sorgen. Wollen Sie auch im Ausdruck Linien sehen, müssen Sie dazu Rahmen erzeugen. Im einfachsten Fall markieren Sie dazu einfach alle Zellen mit Inhalt und klicken dann auf das mit der Kurzhilfe Umrandung versehene Icon (Abbildung 4, rot markiert). Dadurch öffnet sich ein kleiner Dialog, der Ihnen zwölf Varianten für das Ziehen der Rahmenlinien anbietet. Die Version ganz rechts unten zieht Linien zwischen allen Zeilen und Spalten und auch an den Außengrenzen.

Abbildung 4: Klicken Sie auf das Umrandungs-Icon (rot markiert), haben Sie die Wahl zwischen zwölf Möglichkeiten, Linien einzuziehen.

Die übrigen elf Icons erlauben Varianten, die nur senkrechte oder nur waagerechte Linien erzeugen, nur eine äußere Umrandung des ganzen Tabellenblocks bewirken oder in anderer Weise eingeschränkt arbeiten; probieren Sie einfach alle Varianten aus: Mit dem Icon ganz links oben löschen Sie sämtliche Rahmenlinien. Beachten Sie, dass Sie beim Erstellen der Linien nicht gleich erkennen können, was sich an den “Außengrenzen” des markierten Bereichs tut; welche Linien dort entstehen, sehen Sie erst, wenn Sie die Markierung aufheben (indem Sie z. B. eine andere Zelle anklicken).

Die Rahmenlinien stellt Calc im Arbeitsblatt schwarz dar, während die normalen Orientierungsgitterlinien nur grau sind. Ist Ihnen dieser Unterschied zu undeutlich, können Sie (am besten nur vorübergehend) über Extras / Optionen / OpenOffice.org Calc / Ansicht die Gitterlinien deaktivieren oder an gleicher Stelle deren Farbe (Grau) ändern (Abbildung 5).

Abbildung 5: Schalten Sie die Gitterlinien aus, damit die Darstellung in Calc dem späteren Ausdruck ähnelt und selbst gezogene Rahmenlinien besser sichtbar werden.

Einfache Formeln

Einfach nur verschiedene Zahlen und Texte in einem Tabellenraster anzuordnen, reizt die Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation nicht aus: Der Begriff endet aus gutem Grund auf “Kalkulation”: Sie können mit den eingegebenen Werten auch umfassend rechnen.

Als Einstiegsbeispiel können Sie die Inhalte von zwei Zellen addieren und diese Summe automatisch in eine dritte Zelle schreiben lassen: Geben Sie z. B. in der ersten Tabellenspalte ganz oben die Werte 12,34 und 9,5 ein. Calc setzt diese Werte automatisch rechtsbündig in die Zellen, weil es sie als Zahlen erkennt. Dabei verwendet das Programm (zunächst) nur so viele Nachkommastellen, wie es gibt. Wie Sie hier eine einheitliche Darstellung (etwa 9,50 statt 9,5) erreichen, verrät weiter unten der Abschnitt Zahlen formatieren.

Wenn Sie die Zahleneingaben jeweils mit einem Druck der Eingabetaste abgeschlossen haben, ist der Eingabecursor automatisch in die darunterliegende Zelle gesprungen, steht jetzt also in der Zelle A3 (erste Spalte, dritte Zeile). Geben Sie nun eine erste Formel in diese Zelle ein:

=A1+A2

Über das Gleichheitszeichen leiten Sie eine Formel ein, im Beispiel fordern Sie Calc auf, die beiden Zellen A1 und A2 zu addieren. Als Ergebnis erscheint die Summe (21,84). In die Zelle darunter können Sie nun auch noch die Differenz schreiben, indem Sie dort

=A1-A2

eingeben. Die beiden anderen Grundrechenarten erreichen Sie über das Sternchen * (Multiplikation) und den Schrägstrich / (Division). Bei der Division entsteht ein Wert mit sehr vielen Nachkommastellen; Calc zeigt davon nur so viele an, wie in die Zelle passen – wenn Sie die Spalte verbreitern, erscheinen mehr Stellen (Abbildung 6).

Abbildung 6: Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren sind die vier Grundrechenarten, die jede Tabellenkalkulation beherrscht. Hat ein Wert zu viele Nachkommastellen, schneidet Calc diese einfach ab. (In der zweiten Zeile stehen die Formeln ohne führendes “=”-Zeichen.)

Vergessen Sie bei einer Formel das führende Gleichheitszeichen, dann erscheint in der Zelle einfach der eingegebene Text. Das können Sie in der Abbildung in der zweiten Spalte erkennen, wo wir die Formeln ohne “=” eingegeben haben.

Formeln sind nicht auf zwei Zellen beschränkt, Sie können auch kompliziertere mathematische Ausdrücke zusammenbauen und dabei, falls nötig, Klammern verwenden. So könnten Sie etwa auch

=(A1+A2)/(A3-A4)

schreiben. Teilen Sie eine Zahl versehentlich durch Null, ist das Ergebnis nicht definiert; in der Zelle sehen Sie dann die Fehlermeldung #DIV/0! (Division durch 0!).

Die richtigen “Adressen” der an der Rechnung beteiligten Zellen müssen Sie übrigens nicht von Hand eingeben: Wenn Sie in einer Zelle mit Eingabe des Gleichheitszeichens loslegen und dann z. B. in die Zelle A1 klicken, schreibt Calc automatisch A1 für Sie in die Formel. Sie können dann z. B. + eingeben und auf die Zelle A2 klicken, schon ist die Formel A1+A2 komplett. Bei sehr kleinen Tabellen sind Sie mit der manuellen Eingabe meist schneller; ist die Tabelle aber sehr groß, kann die Bestimmung der korrekten Adresse umständlich sein, wenn die Zelle relativ weit von den Zeilen- und Spaltenüberschriften entfernt ist.

Zahlen formatieren

Zahlen zeigt Calc, sofern Sie nichts anderes verlangen, in einem möglichst simplen Format an – die erste Spalte in Abbildung 7 enthält einige Zahlen in dieser Standarddarstellung: Sie sehen nur so viele Nachkommastellen wie nötig. Dadurch befindet sich das Komma (wenn es überhaupt eines gibt) immer an leicht unterschiedlichen Positionen. Das macht es dem Betrachter schwer, auf Anhieb Größenordnungsunterschiede (wie etwa zwischen 1,555 und 155,5) zu erkennen.

Abbildung 7: Lange Kolonnen mit Zahlen sollten Sie für eine bessere und schnellere Lesbarkeit formatieren.

Um hier für mehr Übersicht zu sorgen, können Sie alle Zellen in einer Spalte (oder Zeile) mit einem einheitlichen Zahlenformat ausrüsten. Besonders häufig sind Währungsbeträge, die ein Euro-Zeichen enthalten und für die Calc drei Regeln umsetzt:

• Eine Zahl hat genau zwei Nachkommastellen – auch dann, wenn der Cent-Betrag 0 ist. 19 Euro erscheinen dann als 19,00 Euro. Entstehen durch Berechnungen Cent-Bruchteile (also z. B. 0,001 Euro, ein Zehntel Cent), rundet Calc auf zwei Stellen.
• Große Zahlen erhalten “Tausenderpunkte”: Von rechts nach links wird zur besseren Übersicht alle drei Ziffern ein Punkt eingefügt. Eine Million schreibt sich dann 1.000.000.
• Negative Zahlen erscheinen in roter Farbe. Das wünschen sich viele kaufmännische Anwender.

In Calc können Sie markierte Zellen ganz leicht nach diesem Regelwerk formatieren:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einer der markierten Zellen und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Zellen formatieren.
2. Im sich öffnenden Fenster wechseln Sie auf den Reiter Zahlen (Abbildung 7, rechts).
3. Wählen Sie dann links in der Liste die Kategorie Währung. In der Mitte erscheinen nun verschiedene Varianten der Währungsdarstellung. Für Euro-Beträge, die das Euro-Zeichen verwenden und den oben beschriebenen Regeln folgen, können Sie die Vorgabe übernehmen und per Klick auf OK das Fenster schließen.

Im Ergebnis erscheinen die Zahlen dann wie in der zweiten Spalte von Abbildung 7 zu sehen.

Sie können sich Ihr Zahlenformat aber auch selbst zusammenbasteln. Die dritte Spalte der Abbildung zeigt eine Variante mit vier Nachkommastellen, Tausenderpunkten und roten Negativwerten. Daneben sehen Sie, welche Optionen im Zellformatdialog zu dieser Darstellung führen: Die Kategorie ist Zahl, und bei den Optionen gibt es Häkchen vor Negativ in Rot und Tausenderpunkt, die Anzahl der Nachkommastellen steht auf 4.

Übrigens: Wenn Sie hinter einer Zahl von Hand ein Euro-Zeichen eingeben, erkennt Calc, dass es sich um einen Geldbetrag handelt, und wendet automatisch die Formatierung für Währungen an.

Ausblick

In diesem Workshop haben wir die wichtigsten Grundfunktionen der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc vorgestellt. Im nächsten Teil in Ausgabe 02/2011 schauen wir uns die eingebauten Funktionen an, mit denen Sie Berechnungen wie Durchschnittsbildung leicht in Ihre Tabellen einbauen können. Auch bedingte Formatierungen, mit denen Sie z. B. Zellen rot einfärben können, wenn dort ein unerwarteter Wert auftaucht, stellen wir Ihnen vor.