Wichtige Dateien auf jedem Computer – egal, unter welchem Betriebssystem –, dem Smartphone und dem Tablet-PC verfügbar haben, stets in der aktuellen Version: Das bietet Ihnen der Webdienst Dropbox. Wir helfen bei der Einrichtung auf allen Geräten.

Wer mehrere Computer und Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets verwendet, kennt sicher das folgende Problem: Eine wichtige Datei liegt auf einem der zahlreichen Geräte, aber auf welchem? Und wie bekommt man die Datei, wenn man sie gefunden hat, auf einen der anderen Rechner kopiert? Viele Anwender schleppen aus diesem Grund einen oder mehrere USB-Sticks mit sich herum, auf denen sich zahlreiche aktuelle Dateien befinden, doch das ist lästig und auch keine Universallösung; ans Smartphone können Sie den Stick schließlich nicht anschließen.

Betreiben Sie einen eigenen Webserver, können Sie die Datei in einen versteckten oder passwortgeschützten Ordner auf dem Server legen und mit beliebigen Geräten darauf zugreifen, doch das ist umständlich, und nicht von jedem Gerät aus sind Sie in der Lage, Dateien auf den Server hochzuladen.

Dazu kommt noch, dass all diese Varianten dazu führen, dass mit der Zeit Kopien zahlreicher Dateien auf diversen Maschinen liegen – und zwar in unterschiedlichen Versionen, falls Sie diese Dateien noch bearbeiten.

Die echte Lösung ist eine umfassende Synchronisation aller Geräte, die dafür sorgt, dass sich auf jeder Maschine stets die aktuellsten Fassungen aller Dateien beinden: Ändern Sie auf einem der Geräte eine Datei, erscheint die neue Version auch an allen anderen Stellen; gleiches gilt für komplett neue Dateien. Diese Funktion bietet Dropbox [1], ein Webdienst, der einen ausgewählten Ordner ins Internet spiegelt und von beliebig vielen Maschinen aus verfügbar macht. Dropbox unterstützt Linux, Windows, OS X und die mobilen Plattformen iOS (Apple iPhone, iPod und iPad), Android, Windows Phone und BlackBerry. Und wenn Sie keines Ihrer Geräte in der Nähe haben, gibt es noch die Alternative, über ein Web-Interface auf Ihre Daten zuzugreifen, z. B. von einem Internet-Café aus.

Wie geht das?

Unter Linux, Windows oder OS X müssen Sie zunächst die Dropbox-Anwendung installieren. Bei der Einrichtung legen Sie einen Austauschordner fest (meist Dropbox in Ihrem Home-Verzeichnis) und starten ein Hintergrundprogramm, das diesen Ordner überwacht. Sobald dort neue Dateien auftauchen oder bereits vorhandene aktualisiert werden, überträgt das Hintergrundprogramm diese auf den Dropbox-Server. Nutzen Sie nun ein anderes Gerät, auf dem Sie ebenfalls Dropbox installiert haben, schaut dort das Hintergrundprogramm regelmäßig auf den Dropbox-Server und lädt neue oder veränderte Dateien herunter, so dass sich auch hier stets die aktuellsten Fassungen aller Dateien befinden.

Auf Mobilgeräten funktioniert das Ganze anders: Hier ist meist der Speicherplatz begrenzt, und darum synchronisiert Dropbox dort nicht automatisch sämtliche Dateien. Wenn Sie die Dropbox-App starten, erhalten Sie stattdessen Zugriff auf Ihre Dateien auf dem Dropbox-Server und können ausgewählte Dokumente herunterladen – diese bleiben auf Wunsch (nach Auswahl der Option Offline verfügbar) lokal gespeichert und sind darum auch nutzbar, wenn das Smartphone oder der Tablet-PC gerade offline ist. Fotos, die Sie mit dem Mobilgerät machen, lassen sich automatisch hochladen und tauchen auf den PCs später im Ordner Dropbox/Kamera-Uploads auf.

Als Nebeneffekt können Sie den Dropbox-Server noch als Backup-Server betrachten. Sollten Sie Dateien verlieren, können Sie diese über die Dropbox-Synchronisation automatisch zurücksichern. Auf dem Server speichert Dropbox die Daten verschlüsselt, streng geheime Daten sollten Sie dort aber dennoch nicht ablegen, weil Sie dem Anbieter vertrauen müssen.

Im Folgenden beschreiben wir die Einrichtung auf mehreren Geräten, wobei Sie zunächst über die Dropbox-Webseite einen Account anlegen. Das ist zwar auch aus den Dropbox-Programmen heraus möglich, unsere Vorgehensweise hat aber den Vorteil, dass es keine Rolle spielt, in welcher Reihenfolge Sie anschließend Dropbox auf Ihren PCs und mobilen Geräten installieren und konfigurieren.

Dropbox-Account anlegen

Öffnen Sie in einem Webbrowser die Dropbox-Webseite [1]. Auf der rechten Seite sehen Sie dann schon die Eingabemaske, über die Sie ein neues Konto erzeugen: Füllen Sie die Felder Vorname, Nachname, E-Mail und Kennwort aus, setzen Sie das Häkchen vor Ich stimme den AGB für Dropbox zu. und klicken Sie dann auf Kostenlos registrieren (Abbildung 1). Ihre E-Mail-Adresse dient später als Benutzername. Sie können auch mehrere Dropbox-Accounts einrichten, sofern Sie mehrere Mail-Adressen haben. Danach bietet Dropbox an, ein Programmpaket herunterzuladen, das zum Betriebssystem auf Ihrem Rechner passt. Wenn Sie die Registrierung unter Linux erledigt haben, können Sie auf diesen Download verzichten, denn die Paketverwaltungen von Kubuntu und OpenSuse enthalten die nötigen Pakete. Windows- und OS-X-Anwender sehen stattdessen Links zu passenden Installern für diese Betriebssysteme. (Die Webseite stellt über die Browserkennung fest, mit welchem Betriebssystem Sie gerade arbeiten.)

Abbildung 1: Name, E-Mail-Adresse und Passwort: Mehr brauchen Sie nicht, um einen Dropbox-Account anzulegen.

Sie erhalten nach der Registrierung eine Begrüßungs-E-Mail von Dropbox, es ist aber (zunächst) keine besondere Account-Aktivierung nötig – erst wenn Sie anderen Anwendern den Zugriff auf Dateien erlauben möchten, müssen Sie die Mail-Adresse bestätigen.

Installation unter Linux

Die Einrichtung der Dropbox-Software ist schnell erledigt, denn Kubuntu und OpenSuse bringen passende Pakete mit:

• Kubuntu-Anwender starten über Anwendungen / System / Programmverwaltung die Programmverwaltung, geben in deren Suchfeld den Begriff “dropbox” ein und klicken neben dem Treffer Dropbox auf Installieren. Nach Download und Installation finden Sie im KDE-Startmenü einen neuen Eintrag Anwendungen / Internet / File Synchronizer (Dropbox).
• OpenSuse-Anwender starten die Paketverwaltung YaST, suchen nach “dropbox” und installieren das Paket dropbox sowie die von YaST erkannten zusätzlichen Pakete. Im KDE-Startmenü landet der neue Menüpunkt Anwendungen / Internet / Datenaustausch / Datei-Synchronisierung (Dropbox).

Auf beiden Distributionen verbirgt sich hinter dem Menüeintrag ein Installationsprogramm, das weitere Software von der Dropbox-Seite nachlädt.

Der Dropbox-Daemon (das Hintergrundprogramm) gelangt über den Installer auf Ihren Rechner. Nach dem Download, der bei schneller Internetanbindung ca. eine Minute Zeit in Anspruch nimmt, folgt die Konfiguration. Im ersten Dialog tragen Sie in die Felder E-Mail und Kennwort Ihre Zugangsdaten ein und klicken auf Anmelden (Abbildung 2).

Abbildung 2: Im Installationsprogramm geben Sie die Zugangsdaten ein, mit denen Sie vorher den Account angelegt haben.

Der Installer bietet nun noch an, per Klick auf Meinen Dropbox-Ordner öffnen das neu erstellte Verzeichnis Dropbox im Dateimanager Dolphin zu öffnen (Abbildung 3, links). Sie könnten auch die erweiterten Einstellungen aufrufen, aber das ist auch später noch möglich.

Abbildung 3: Dolphin zeigt unter KDE den Dropbox-Ordner an; in der Startleiste taucht ein Dropbox-Icon auf, das schnellen Zugriff auf den Dropbox-Ordner und Informationen über neue Dateien bietet.

In der Startleiste finden Sie am rechten Rand (im Systembereich) ein neues Dropbox-Icon. Mit einem Rechtsklick rufen Sie ein Kontextmenü auf, über das Sie z. B. eine Liste der zuletzt geänderten Dateien abrufen oder den Dropbox-Ordner in Dolphin öffnen können (Abbildung 3, rechts); außerdem erreichen Sie darüber die Einstellungen. Unter OpenSuse hat ein Linksklick dieselbe Wirkung, während Kubuntu Linksklicks ignoriert.

Wenn Dropbox automatisch eine neue Datei auf Ihren Rechner überträgt, erscheint für eine Sekunde ein kleiner Hinweis, der über die neue Datei informiert und auch den Dateinamen nennt. Die wichtigsten Informationen finden Sie jederzeit über das Kontextmenü. Nach der Ersteinrichtung auf einem neuen Rechner ist Dropbox z. B. eine Weile damit beschäftigt, alle Dateien vom Server herunterzuladen und zeigt dabei auch den Fortschritt an (Abbildung 4). Über Synchronisierung anhalten können Sie das jederzeit unterbrechen, wenn Sie die Internetbandbreite gerade für andere Zwecke benötigen.

Abbildung 4: Wer viele Dateien in der Dropbox speichert, ist nach einer Neuinstallation eine Weile mit dem Download beschäftigt.

Falls Sie statt KDE den Desktop Gnome verwenden, startet an Stell von Dolphin der Gnome-Dateimanager Nautilus; auch bei Gnome erscheint ein Dropbox-Icon. Es bietet dieselben Features wie das Icon unter KDE.

Installation unter Windows

Windows-Anwender können einen klassischen Installer von der Dropbox-Seite herunterladen – die exe-Datei enthält bereits alle nötigen Dateien. Bei der Installation erscheinen dann dieselben Dialoge wie unter Linux, als Dropbox-Ordner richtet das Programm standardmäßig Dropbox im Home-Verzeichnis des Anwenders (also in C:\Users\Benutzer) ein. Auch unter Windows finden Sie nach der Installation ein Icon in der Startleiste, über das Sie schnellen Zugriff auf Ihren Dropbox-Ordner haben (Abbildung 5). Hier gibt es keinen Unterschied zwischen Links- und Rechtsklick: In jedem Fall öffnet sich ein Dropbox-Menü, das dieselben Einträge wie das von Linux bekannte Menü enthält. Zu Ihren Dateien gelangen Sie über den ersten Eintrag Dropbox-Ordner öffnen.

Abbildung 5: Auch unter Windows integriert sich Dropbox in die Startleiste und öffnet bei Bedarf ein Explorer-Fenster mit dem Dropbox-Ordner.

Android und iOS

Um Dropbox auf einem mobilen Gerät mit Android oder iOS zu verwenden, suchen Sie im Google Play Store bzw. in Apples App Store nach der Dropbox-App und richten diese ein. Beim ersten Start fragt die App (wie die Desktop-Versionen), ob Sie bereits ein Dropbox-Konto haben. Bestätigen Sie das und geben Sie dann Ihre Zugangsdaten ein.

In der Bedienung unterscheiden sich die Apps für Android und iOS ein wenig, was aber im Wesentlichen an unterschiedlichen Standards für Apps der beiden Plattformen liegt. Die angebotenen Funktionen sind fast gleich. In der Ordneransicht zeigen beide Apps kleine Vorschaubilder für Fotos an, bei anderen Dokumenten erscheint ein Icon, an dem Sie den Typ erkennen. Fotos lassen sich in einer nach Zeiträumen organisierten Ansicht darstellen (Abbildungen 6, 7). Auf dem Apple-Tablet iPad nutzt die Dropbox-App die größere Bildschirmfläche und integriert eine Dokumentvorschau mit der Ordnerliste – für Android-Tablets gibt es keine Extras: Dort unterscheidet die App nicht zwischen Smartphones und Tablets.

Abbildung 6: Die Android-App sieht auf Smartphones und Tablets gleich aus. Bilder zeigt sie in einer übersichtlichen Galerie.

Abbildung 7: Für das iPad gibt es eine App, die im Querformat arbeitet und den größeren Bildschirm sinnvoll nutzt.

Auf Mobilgeräten können Sie die Dropbox-App so einrichten, dass sie neu aufgenommene Fotos automatisch in das Dropbox-Verzeichnis Kamera-Uploads kopiert. Das ist praktisch, weil auf diesem Weg alle neuen Fotos direkt auf Ihrem PC verfügbar sind: Auf ein manuellen Hochladen der Bilder können Sie damit verzichten. Sinnvoll ist es eventuell, dieses Feature so einzuschränken, dass Dropbox Fotos nur bei bestehender WLAN-Verbindung hochlädt, damit Sie Ihr Mobilfunk-Datenkontingent nicht erschöpfen. Das ist aber nur dann relevant, wenn Sie mit dem Handy viele Fotos schießen.

Andere Apps, die mit Dokumenten arbeiten, bieten oft eine Funktion, die Teilen, Senden oder ähnlich heißt. Wenn Sie z. B. im Android-Dateimanager eine Datei gedrückt halten, erscheint ein kleines Menü, das einen Eintrag Senden via enthält. Rufen Sie diesen auf, sehen Sie eine Auswahl von Wegen, über die Sie die Datei teilen können, darunter E-Mail und auch Dropbox (Abbildung 8). Entscheiden Sie sich für den Dropbox-Eintrag, können Sie noch angeben, in welchem Ordner die Datei landen soll, und dann lädt Dropbox die Datei hoch. Unter iOS beherrscht z. B. der Dateimanager iFiles diese Funktion; hier müssen Sie nach dem Gedrückthalten eines Dateieintrags Open In aus dem Kontextmenü und dann Dropbox aus der Liste der angebotenen Programme wählen. Darüber öffnen Sie dann den Upload-Dialog der Dropbox-App.

Abbildung 8: Die Dropbox-App können Sie auch aus anderen Apps heraus aufrufen, um ein Dokument hochzuladen.

Die Wege zum Dropbox-Upload sind leider nicht einheitlich und funktionieren nicht in jeder App; es lohnt sich, ein wenig zu experimentieren und bei fehlender Unterstützung nach App-Alternativen zu suchen.

Das Web-Interface

Wenn Sie gerade keines Ihrer registrierten Geräte in der Nähe haben, können Sie auch einen beliebigen Rechner mit Internetzugang nutzen: Über die Dropbox-Webseite [1] melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an und haben dann Zugriff auf Ihre Dateisammlung. Klicken Sie einfach rechts oben auf Anmelden und geben Sie Ihre Mail-Adresse und das Dropbox-Passwort ein. Bei der ersten Anmeldung auf der Webseite erscheint eine kurze Einführung; klicken Sie links oben auf Dropbox, um zu Ihren Dateien zu navigieren. Bei späteren Anmeldungen landen Sie direkt dort.

Die Webseite erlaubt auch einen schnellen Überblick über alle angemeldeten Geräte: Klicken Sie dazu rechts oben auf Ihren Namen und im aufklappenden Menü auf den Eintrag Einstellungen. Im Webbrowser erscheint dann ein neuer Reiter, auf dem Sie über Sicherheit / Geräte zur Liste der Maschinen navigieren, auf denen Sie Dropbox installiert und diesen Account eingerichtet haben (Abbildung 9).

Abbildung 9: Die Dropbox-Webseite verrät auch, welche Geräte Sie eingerichtet haben.

Backup via Dropbox

Theoretisch könnten Sie Ihren Ordner Dokumente in das Dropbox-Verzeichnis verschieben und dann einen symbolischen Link von Dokumente nach Dropbox/Dokumente erzeugen – damit würden künftig alle Dateien, die Sie z. B. in LibreOffice erstellen, automatisch auf den Dropbox-Server hochgeladen und auf die übrigen Geräte verteilt. Ganz nebenbei entsteht so eine unkomplizierte Backup-Lösung. Diese hat allerdings zwei Nachteile: Zum Einen bietet der Standard-Dropbox-Account nur 2 GByte Speicherplatz, was für umfangreiche Dokumentenordner nicht ausreicht; zum Anderen landen dann wirklich alle Dateien im Internet, und – wie bei Cloud-Anbietern – sollten Sie bei sensiblen Daten darauf verzichten: Selbst wenn man annimmt, dass die Provider nie auf Ihre privaten Daten zugreifen werden, können immer Sicherheitslücken auftreten, die Angreifern das Lesen Ihrer Dokumente erlauben könnten.

Für das 2-GByte-Limit gibt es verschiedene Lösungen: Für 99 Euro im Jahr (Dropbox Pro) wächst der Speicherplatz auf ein volles Terabyte (1 TByte = 1000 GByte), oberhalb von der Pro-Variante gibt es auch noch Dropbox Business mit unbegrenztem Speicherplatz für 12 Euro pro Nutzer und Monat. Alternativ zu den kostenpflichtigen Upgrades können Sie kleinere Mengen Speicherplatz hinzugewinnen, wenn Sie Dropbox an Freunde weiterempfehlen (500 MByte pro neuem Benutzer) oder wenn Sie Dropbox mit Ihrem Facebook- oder Twitter-Account verbinden (je 125 MByte). Details zu den verschiedenen Angeboten finden Sie über die Seite Mehr Speicherplatz[2] (Abbildung 10).

Abbildung 10: Die anfänglichen 2 GByte sind schnell verbraucht, Dropbox bietet verschiedene Möglichkeiten, den Platz zu vergrößern.

Freigaben

Dateien in der Dropbox können Sie auch anderen Benutzern zugänglich machen, am einfachsten gelingt das, indem Sie im Web-Interface über Ordner freigeben / Ich möchte einen neuen Ordner erstellen und freigeben ein neues Verzeichnis anlegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, andere Dropbox-Anwender über deren E-Mail-Adressen als Nutzer hinzuzufügen: Diese erhalten dann eine Nachricht und darüber Zugriff auf die neue Freigabe.

Eine Alternative ist, in der Übersicht bei einem vorhandenen Ordner auf Freigeben zu klicken und aus dem Kontextmenü Link senden auszuwählen: Dann erscheint ein Dropbox-Link, den Sie an beliebig viele Bekannte (auch solche ohne Dropbox-Account) verschicken können, die dann Lesezugriff auf die Ordnerinhalte haben. Außer kompletten Verzeichnissen können Sie auf dieselbe Weise den Zugriff auf einzelne Dateien ermöglichen – eine elegante Methode, um den Versand von E-Mails mit großen Dateianhängen zu vermeiden.

Unter Windows und OS X ist der Dropbox-Client komfortabler, weil er sich in den jeweiligen Standarddateimanager (Explorer bzw. Finder) integriert: Über das Kontextmenü einer Datei (im Dropbox-Ordner) ist es dort möglich, direkt einen Freigabe-Link zu erzeugen, ohne dazu den Browser anzuwerfen. Für Linux gab es dieses Feature über ein KDE-Servicemenü auch, allerdings funktioniert es mit aktuellen Distributionen nicht.

Zusammenfassend ist Dropbox für alle Dateien, die nicht vertraulich sind, eine praktische Synchronisierungslösung, die gut funktioniert und ohne manuelle Eingriffe dafür sorgt, dass Sie auf jedem Gerät die jeweils aktuellsten Versionen Ihrer Dateien finden.