Das gemeinsame, zeitgleiche Arbeiten an einem Projekt in der Cloud erfordert passende Tools – von der Textverarbeitung über die Tabellenkalkulation bis hin zum Projektmanagement.

An vielen Aufgaben arbeiten heute dynamisch zusammengewürfelte Teams unterschiedlicher Größe. Dabei erweisen sich feste Infrastrukturen mitunter als hinderlich – insbesondere, wenn die Mitglieder nicht stets am gleichen Ort und nur für eine kürzere Zeit kooperieren. Das betrifft nicht nur fest Angestellte, sondern insbesondere Freelancer, digitale Nomaden und Local Independents [1], die verstärkt als Spezialisten für bestimmte Aufgaben an Projekten arbeiten.

Eine Hürde bei der Zusammenarbeit stellt die Wahl einer passenden Software dar, beziehungsweise deren Version, die jeder Mitwirkende benötigt. Muss jedes Team-Mitglied sie erst noch auf dem mitgebrachten Notebook installieren oder braucht es Tage, um die Software zu beherrschen, kostet das unnötig Zeit und Nerven. Gegebenenfalls sind Kosten für die Lizenzen und weitere Faktoren zu berücksichtigen, etwa Schlüssel zum Freischalten von Software.

Oft vereinfacht eine eigene Cloud den Datenaustausch. Dazu bieten sich hier als mobile Server entweder Einplatinen-Rechner in Form von Raspberry Pi oder Cubieboard an [2], ALIX-Boards von PC Engines [3] oder Mini-PCs wie der Intel NUC [4] und das Lenovo ThinkCentre Tiny [5]. Vor allem Letztere bieten trotz der geringen Größe so viel Leistung, dass Sie damit quasi ein Rechenzentrum im Handgepäck mit sich herumtragen [6]. Alle sechs positionieren sich als Alternative zu virtuellen Maschinen (siehe Schwerpunkt in LU 08/2017). Das gilt insbesondere, wenn das Netz zum angemieteten Host lahmt, die satellitenbasierte Anbindung das Budget sprengt oder die Hardware der Team-Mitglieder das Virtualisieren nicht erlaubt.

Darüber hinaus übernimmt heute mehr und mehr das Smartphone die angestammte Rolle des PCs. Diese Geräte verfügen über entsprechende Performance – entweder allein oder in Kombination mit einer zusätzlichen Station. Samsung nennt diese Kombination für das im Frühjahr 2017 vorgestellte Modell Galaxy S8 schlicht DeX Station [7]. Einmal mit der benötigten App ausgestattet und ins WLAN eingebucht, stellt es dieselben Funktionen bereit wie ein traditioneller Server im Rechenzentrum.

In der Ausgabe 09-10/2017 unserer Schwesterzeitschrift RasPi Geek stand das Programm Etherpad Lite [8] auf einem Cubietruck im Mittelpunkt [9]. Dort zeigten wir, wie Sie die Software aufsetzen und anpassen, um danach gemeinsam und effektiv an einem Dokument zu arbeiten. Da dies bereits gut klappt, stellt sich die Frage: Warum das Modell nicht auf andere Szenarien übertragen? Wir liefern im Folgenden einen Überblick, was es an ähnlicher Software gibt.

Bei der Auswahl verfolgten wir das Ziel, vorrangig freie Software zu verwenden, die Sie nur einmal in der privaten Cloud installieren und danach allen Mitgliedern im Team bereitstellen. Dabei haben Programme den Vorrang, die möglichst ohne weitere Installation auf der Technik des Teams auskommen. So kann jeder sofort loslegen (siehe Kasten “Arbeiten im Team”). Einen Überblick zu freien, kollaborativen Anwendungen liefert die Tabelle “Freie Tools”.

Als Anhaltspunkt für weitere Applikationen empfiehlt sich das Archiv von FramaSoft [12]. Auf deren Servern liegen außerdem Kartendienste, Mindmapper, Versionskontrollsysteme und Spiele, die Sie ausprobieren und frei nutzen dürfen (Abbildung 1). Alle Programme wurden namentlich ins FramaSoft-Universum übertragen und entsprechend benannt. Alle basieren auf freier Software, die Sie jeweils über einen Link erreichen.

Abbildung 1: Über das Software-Archiv von FramaSoft erweitern Sie bei Bedarf den Fundus der Tools, die in Ihrem Projekt zum Einsatz kommen.

Nichts als Worte

Zum gemeinsamen Bearbeiten von Text existieren bei den GUI-Werkzeugen die bewährten Vertreter Gobby [13] und Mateedit [14]. Während das Gobby-Projekt noch lebt und die Software weiterhin pflegt, liegen die letzten Veröffentlichungen von Mateedit bereits ein Jahrzehnt zurück.

Abbildung 2 zeigt, wie zwei Personen gemeinsam in Gobby eine Veranstaltung vorbereiten. Die Beiträge jedes Teilnehmers haben eine eigene Farbe – so erkennt man klar, wer was geschrieben hat. Das Ergebnis exportieren Sie unter anderem nach HTML (Abbildung 3) oder als einfachen Text. Die Software unterstützt Sie darüber hinaus bei der gemeinsamen Software-Entwicklung, indem sie Syntax-Highlighting für mehr als 25 Programmiersprachen und deren Dialekte mitbringt, so etwa BibTeX, Markdown, XML, Python, Matlab und CSS.

Abbildung 2: Gobby im Einsatz bei der Vorbereitung einer Veranstaltung.

Abbildung 3: Das als HTML exportierte, zuvor gemeinsam erstellte Gobby-Dokument.

Im Web

Auf den Browser setzen hingegen Etherpad sowie dessen Lite-Variante, Edupad und Cryptpad. Vom Funktionsumfang her ähneln sich die vier Programme. Etherpad und Etherpad Lite liefern alle grundlegenden Funktionen einer Textverarbeitung mit, von Eingeben und Bearbeiten von Text bis hin zum Formatieren.

Für das Strukturieren stehen das Einrücken von Absätzen sowie Aufzählungen. Für Letztere finden sich Punkte, Aufzählungsstriche und Quadrate im Repertoire. Weitere Elemente zum Gliedern des Texts – Überschriften, Tabellen, Bilder, Linien – ergänzen Sie mithilfe von Plugins [15]. Bei Bedarf importieren Sie unter anderem Dokumente als HTML und Text. Der Export gelingt zusätzlich ins OpenDocument- oder PDF-Format. Plugins erweitern hier ebenfalls den Funktionsumfang, etwa um die Formate von Microsoft Word, LaTeX und Markdown.

Beide Etherpad-Varianten punkten aber vor allem mit der Möglichkeit, in Echtzeit über den Webbrowser zusammenzuarbeiten. Die Änderungen jedes Benutzers hinterlegt die Software mit jeweils anderen Farben. Sämtliches Material liegt versioniert in einem Git-Repository – so geht im gemeinsamen Dokument keine der Änderungen verloren. Bei Bedarf ziehen Sie jeden einzelnen Schritt im Verlauf nach und holen ihn später wieder zurück.

Bei Edupad handelt es sich um ein angepasstes Etherpad für den Bildungsbereich. Das Schweizer Unternehmen Studer + Raimann AG hostet die Software auf eigener Hardware, schränkt den Einsatz jedoch auf 15 gleichzeitige Anwender pro Pad ein. Als Besonderheit sticht hier die selbst entwickelte, kostenpflichtige Erweiterung zur Lernplattform ILIAS [16] ins Auge, die das Unternehmen pflegt.

Etherpad, Etherpad Lite und Edupad agieren jedoch ohne Verschlüsselung, und sie sichern die Kommunikation zwischen Browser und dem Server nur mithilfe zusätzlicher SSL-Zertifikate ab [17].

Cryptpad

Cryptpad positioniert sich hingegen von vornherein als verschlüsselte Variante [18]. Der Schwerpunkt dieses Tools liegt auf der Sicherheit, wozu es nicht nur die Kommunikation verschlüsselt, sondern auch die abgespeicherten Daten auf dem Server. Dabei kommt das Blockchain-Verfahren Nakamoto zum Einsatz, das man unter anderem von der Crypto-Währung Bitcoin und deren im August abgespaltener Variante Bitcoin Cash kennt.

Hinter der Software steht das französisch-rumänische Unternehmen Xwiki, das Cryptpad als freies Spin-off betreibt und über die Plattform Github entwickelt. Das Programm setzt auf Node.js und Javascript auf. Es arbeitet ähnlich wie Etherpad, weicht beim Bedienkonzept aber ab. Zudem bringt es mehr Funktionen mit und umfasst von vornherein das Einfügen von Sonderzeichen, Links, Tabellen, Bildern und eine erweiterte Auswahl an Schriftstilen. Alle Elemente erreichen Sie direkt über eine Leiste mit Symbolen am oberen Rand des Textfensters (Abbildung 4). Als Format für den Im- und Export bietet Cryptpad aber lediglich HTML an.

Abbildung 4: Cryptpad im Einsatz.

Texte und Zahlen

Mit Ethercalc [19] präsentiert sich eine Tabellenkalkulation im Webbrowser. Die vertraute Struktur mit Blättern aus Zeilen und Spalten ist nach Aussagen der Entwickler so angelegt, dass es quasi keine Begrenzungen bezüglich der Anzahl gibt. Über die Menüleiste oder die Schaltflächen ergänzen oder entfernen Sie Zeilen und Spalten oder legen das Aussehen und die Anzeige einer oder mehrerer Zellen samt Inhalt fest (Abbildung 5).

Abbildung 5: Ethercalc bietet Ihnen, wie aus anderen Programmen bekannt, mit einem Rechenblatt eine vertraute Struktur zum Arbeiten mit Zahlen und Formeln.

Ein gutes Sortiment an Formeln für den Alltagsgebrauch ergänzt den Umfang der Software, unter anderem für mathematische Funktionen, Statistik-, Datums- und Zeitfunktionen sowie für logische Verknüpfungen und darauf basierende Abfragen. Aus den Daten zeichnet die Software auf Wunsch Diagramme mit Balken, Kreisen und Linien, bindet diese aber nicht direkt neben den Zahlen ins Blatt ein. Zudem lässt sich die etwas eigenwillige Farbauswahl nicht konfigurieren.

Über das Disketten-Symbol in der oberen, linken Ecke des Blatts exportieren Sie die Daten in die Formate HTML, CSV und Microsoft Excel (XLSX). Der Import von Daten gelingt nur mittels Drag & Drop beziehungsweise über die Zwischenablage. Formeln übernimmt die Software dabei jedoch nicht, sondern nur die daraus errechneten Endwerte. Genau wie Etherpad Lite beschränkt sich Ethercalc auf die Basics für den Alltag. Das erlaubt, die Oberfläche leicht zu verstehen und einfach zu bedienen.

In Sachen Sicherheit gilt dasselbe wie bei Etherpad Lite – jeder, der die URL der Daten kennt, hat darauf über einen Webbrowser Zugriff. Einen Passwortschutz sieht das Programm nicht vor. Für vertrauliche Daten sollten Sie daher eine eigene Instanz der Software aufsetzen. Sie erhalten Ethercalc als fertiges Docker-Image oder direkt von der Projektseite.

Fidus Writer

Gehen die Ansprüche in der Zusammenarbeit über normalen Text hinaus, lohnt sich ein Blick auf das Projekt Fidus Writer [20] (Abbildung 6). Die vorwiegend in Python entwickelte Software orientiert sich an höheren, wissenschaftlichen Ansprüchen. Sie erlaubt daher nicht nur den Export des Texts in die Formate HTML, EPUB, PDF, OpenDocument und Microsoft Word, sondern integriert drei sehr leserlich gestaltete Formatvorlagen und entsprechende Funktionen für Zitate.

Abbildung 6: Beim gemeinsamen Texten mit dem Fidus Writer haben Sie die Möglichkeit, die Rechte für den Zugriff sehr differenziert zu verteilen.

Referenzierte Dokumente importieren Sie im BibTeX-Format und verwalten diese Liste zusätzlich über die Plattform in einer Bibliografie-Datenbank. Einzelne Dokumente – hier ebenfalls Pads genannt – geben Sie für weitere Benutzer entweder nur zum Lesen frei, oder aber zum Lesen und Schreiben. Die Rechte der Bearbeiter pflegen Sie über eine integrierte Kontaktliste. Diese abgestufte Freigabe erlauben viele der bereits besprochenen Werkzeuge nicht.

Nach dem Registrieren probieren Sie das Projekt entweder über die Webseite aus oder beziehen direkt die Quellen der Software. Im Angebot finden sich neben einem Docker-Image auch Pakete für Debian und Ubuntu. Das Wiki beschreibt die Installation ausführlich.

Malen und Skizzieren

Geht es bei Ihnen etwas kreativer zu? Dann sehen Sie sich Netdraw [22] und Drawpile [23] an: Ersteres ist eine reine Java-Anwendung, die sich einfach bedienen lässt und Erinnerungen an Microsoft Paint weckt (Abbildung 7). Sie erstellen damit Linien, Kurven, Rechtecke, Kreise, Text und simple UML-Diagramme.

Abbildung 7: Das Malen mit Netdraw erinnert an die Arbeit mit Microsoft Paint.

Drawpile macht hingegen einen deutlich agileren und umfangreicheren Eindruck. Bei beiden Programmen toben Sie sich mit Partnern auf einer gemeinsamen Leinwand in Echtzeit aus. Hier gilt wie so oft: Nichts geht verloren, bei Bedarf machen Sie alle Schritte wieder rückgängig.

Um Drawpile unter Debian oder Ubuntu zu nutzen, bleibt Ihnen nur der Weg über das bereitgestellte AppImage [24] von der Projektseite. Nachdem Sie die rund 15 MByte bezogen haben, vergeben Sie für die Datei via Chmod die entsprechenden Rechte und starten das Programm dann mit dem Aufruf ./Drawpile-2.0.5.1.AppImage im aktuellen Verzeichnis.

Als Werkzeuge stehen Ihnen neben Stift und Pinsel auch Linien, Rechtecke und Ellipsen zur Verfügung. Verschiedene Übergänge und Druckstärken unterstützen den Einsatz. Für jedes Werkzeug legen Sie dessen Größe, Deckkraft, Härte und Abstand fest. Außerdem dürfen Sie einer Zeichnung Anmerkungen hinzufügen.

Für den Austausch und das Brainstorming mit anderen Benutzern steht in Drawpile ein Chat bereit (schwarzes Fensterchen links unten in Abbildung 8). Mit einem Laserpointer zeigen Sie außerdem auf Dinge am Bildschirm.

Abbildung 8: Gemeinsam Bilder und Grafiken zu bearbeiten, gelingt in Drawpile problemlos. Allerdings steht die Software nur als AppImage bereit.

Entscheidungsfindung

In der dezentralen Arbeitswelt benötigt man mehr, als nur Programme zum Schreiben, Rechnen und Malen. Es gibt viele Situationen, in denen eine Entscheidung idealerweise im Konsens fällt. Gemeinsame Meetings über verschiedene Kontinente hinweg gestalten sich dabei oft schwierig, gesammelter Mail-Verkehr gerät schnell unübersichtlich und zögert wichtige zeitlich gebundene Entscheidungen mitunter unnötig hinaus.

Als passende Lösungen zum Abstimmen gerieten so Loomio [25], Doodle [26] und Dudle [27] ins Visier. Loomio stammt von einem gleichnamigen neuseeländischen Unternehmen, das den Quellcode seines Programms auf Github frei bereitstellt. Loomio offeriert eine Plattform für Gruppen, die miteinander Probleme diskutieren und Entscheidungen treffen. Abbildung 9 zeigt das Ergebnis einer Abstimmung, die entscheidet, ob Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag erhalten. Die Software ist durchdacht, im Test fiel jedoch die Mischung der Texte aus Englisch und Deutsch auf.

Abbildung 9: Über Abstimmungen hilft Loomio dabei, in Prozessen einen Konsens über strittige Punkte zu erzielen.

Doodle und dessen freie Variante Dudle kennt man zumindest in Europa als feste Größen. Ersteres entsteht bei Entwicklern in Berlin und Zürich, das zweite an der TU Dresden. Beide erweisen sich als äußerst nützlich, um Termine zwischen mehreren Parteien in Echtzeit abzustimmen. Das Duo kam beim Autor schon häufig zum Einsatz, etwa bei der Vorbereitung für Vereinsversammlungen (Abbildung 10) sowie bei Veranstaltungen und der Vortrags- und Projektplanung (Abbildung 11).

Abbildung 10: Einfach abgehakt: Terminfindung mit Doodle.

Abbildung 11: Die Abstimmung zu einem Termin mit Dudle.

Beide Werkzeuge reduzieren langwierigen Mail-Verkehr deutlich und erlauben es, zwischen tabellarischer Ansicht und der Anzeigen als Kalender umzuschalten. Doodle synchronisiert, schreibt und liest direkt von einem Kalender aus Microsoft Outlook oder Google Calendar. Im Gegensatz zu Loomio, das gleichzeitig Diskussionen zu einem Thema ermöglicht, konzentrieren sich Doodle und Dudle jedoch einzig und allein auf das Abstimmen von Terminen – und machen das ausgezeichnet.

Koordination

In die Kategorie Koordination fallen Group-Office [28], Collabtive [29], LibrePlan [30] und Zarafa [31]. Alle diese Werkzeuge weisen einen hohen Umfang auf, weshalb hier exemplarisch lediglich einen kurzen Blick auf Group-Office und LibrePlan werfen, um die wichtigsten Funktionen zu verdeutlichen.

Group-Office stammt aus dem holländischen Unternehmen Intermesh. Die Kombination aus Groupware und Customer Relationship Management (CRM) eignet sich gleichermaßen für kleine wie große Teams. So geht beim Organisieren, Planen und Verwalten nichts mehr verloren. Mittlerweile liegt die Software in 27 Sprachen lokalisiert vor, unter anderem in Deutsch, Englisch, Russisch und Chinesisch.

In der Community-Version verwalten Sie damit E-Mails, Termine (Abbildung 12), Aufgaben, Adressen, Notizen und Dateien. Gegen Aufpreis stehen in der kommerziellen Version zudem die Synchronisation von Daten, eine Projektverwaltung, Support-Tickets und eine einfache Fakturierung bereit.

Die Möglichkeit, diese Informationen miteinander zu verknüpfen, erscheint als ein gelungenes Feature des Programms. Damit behalten Sie eine klare Übersicht, etwa zwischen allen Vorgängen eines Kunden und den Beteiligten des Projekts. Alle sehen, was beim Kunden an Aufgaben bereits erledigt wurde, welche Notizen zum Stand der Dinge es gibt, und welche Unregelmäßigkeiten beziehungsweise Besonderheiten auftraten.

Abbildung 12: In Group-Office besteht die Möglichkeit, einzelne Informationen mit anderen zu verknüpfen, wie hier aus dem Kalender.

Als nützlich erweist sich zudem das Zuordnen sämtlicher relevanten Kontaktadressen, Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten. Das stellt sicher, dass alle Beteiligten nichts aus den Augen verlieren, und hilft Ihnen, beim Kunden einen kompetenten, sauber organisierten Eindruck zu hinterlassen.

LibrePlan konzentriert sich hingegen nur auf ein Detail der Aufgaben beim Projektieren: das Verteilen von Ressourcen sowie die Auslastung bei der Arbeit an einem Projekt (Abbildung 13). Die Sicherheit der Daten gewährleisten Sie durch Einsatz eines eigenen Servers, auf den Sie die Daten verschlüsselt übertragen. Das macht Sie unabhängig von Webdiensten und unsicheren Clients.

Abbildung 13: LibrePlan (hier in der Demo-Version) hilft Ihnen, die für ein Projekt bereitstehenden Ressourcen optimal auf die Zeit zu verteilen.

Fazit

Aus technischer Sicht decken die vorgestellten Programme alle Bereiche zur Zusammenarbeit ab. Es gelten dabei dieselben Regeln in Bezug auf Sicherheit, Updates, Zugriffsrechte, Verschlüsseln, Datenschutz und Backup wie beim stationären Betrieb oder Hosting. Da das Gerät zum Speichern der Daten oft recht handlich ausfällt, droht unter Umständen eher der Verlust durch Diebstahl oder Verlieren. Ein Rechenzentrum verfügt dagegen in der Regel über höheren Schutz gegen Ausfall und unbefugten Zugang. Die mobile Variante ist zudem nicht für den durchgehenden Betrieb ausgelegt.

Es empfiehlt sich, die Plattform für den Austausch stets für das jeweilige Treffen vorzubereiten und nur die Daten darauf bereitzustellen, die Sie benötigen. Räumen Sie auf dem Speichermedium regelmäßig auf, und entfernen Sie unnötige Daten, Software und Zugänge. Führen Sie eine Synchronisation mit einem externen Speichermedium beziehungsweise Backup-Dienst durch, um Verlusten und Reparaturen in freier Wildbahn vorzubeugen. Es hilft, die mobile Plattform wie ein Smartphone beziehungsweise eine externe Festplatte zu behandeln.