Textberge jonglieren

Workshop StarOffice 5.2 - große Textdokumente richtig verwalten

01.01.2002
Wer große Dokumente mit vielen Texten und Kapiteln wie Bücher oder Diplomarbeiten zu verfassen hat, für den hält StarOffice Writer einige sehr hilfreiche und nützliche Funktionen bereit. An einem Beispiel zum Mitmachen wollen wir zeigen, wo sich diese Funktionen verstecken und wie man sie richtig einsetzt.

Im wissenschaftlichen Umfeld, an Universitäten und beim Erstellen von Büchern wird bei umfangreichen Dokumenten gerne auf das professionelle Satzsystem LaTeX zurückgegriffen. Doch die Verwaltung und Formatierung umfangreicher Texte ist nicht nur mit LaTeX und seinen kryptischen Befehlen möglich: Mit StarOffice 5.2 geht dies auch wesentlich komfortabler. Im Laufe der Entwicklung des Office-Pakets hat die Textverarbeitungskomponente einige hilfreiche Funktionen spendiert bekommen, die allerdings häufig etwas im Verborgenen auf ihren Einsatz warten. Andere wiederum sind ständig präsent, aber erst auf den zweiten Blick für den Einsatz in großen Dokumenten prädestiniert. Die Rede ist vom Globaldokument und den Seiten- und Absatzvorlagen. Diese Werkzeuge erlauben es, wiederkehrende Layout-Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren. Im Folgenden soll von einem neuen, leeren Dokument ausgehend Schritt für Schritt in die Arbeit mit einem großen Dokument unter StarOffice eingeführt werden. Das Ergebnis eignet sich für ein Buch oder Heft, größere Berichte, eine Diplomarbeit und ähnlich umfangreiche Aufgaben.

Schon bereit: Vorlagen für (fast) jeden Zweck

StarOffice bietet eine Vorlage für Diplomarbeiten, die sich sehr gut als Ausgangsbasis für gleichartig aufgebaute, große Dokumente eignet. Öffnen Sie dazu ein neues Dokument über Datei/Neu/Aus Vorlage. Wählen Sie im neu geöffneten Fenster aus der linken Liste den Punkt Bildung und aus der mittleren den Eintrag Diplomarbeit. Bei einem Klick auf den Schalter Zusätze erhalten Sie eine Beschreibung der jeweils markierten Vorlage. Um das Dokument zu erzeugen, bestätigen Sie die Auswahl über OK. In der Vorlage Diplomarbeit stehen bereits drei Seiten zum Ausfüllen bereit: ein Deckblatt, eine Seite für das Inhaltsverzeichnis und eine weitere, auf der der Text der Diplomarbeit beginnt.

Für Bücher existiert ebenfalls eine Vorlage: Wählen Sie unter Datei/Neu/Aus Vorlage zunächst aus der linken Liste den Eintrag Diverses und auf der rechten Seite Buch.

Die im Artikel genannten Schritte lassen sich übrigens mit jeder Vorlage als Basis nachvollziehen. Dies hat dann sogar den Vorteil, dass die so generierten Dokumente bereits mit passenden Standardwerten gefüllt sind.

Seitenvorlagen erzeugen

Für alle layout-bezogenen Elemente bietet StarOffice die Möglichkeit, Vorlagen zu generieren. Einmal festgelegt, brauchen sie später nur noch auf die betroffenen Teile, etwa einen Absatz, angewendet zu werden. StarOffice passt dann automatisch den dort enthaltenen Text an das in der Vorlage gespeicherte Layout an. Auf diese Weise ersparen Sie sich nicht nur die umständlichen Aufrufe der Layout-Funktionen in den verschiedenen Untermenüs und Symbolleisten, sondern stellen gleichzeitig sicher, dass bestimmte Textpassagen stets das gleiche Aussehen erhalten.

StarOffice geht mit seinen sogenannten Folgevorlagen aber noch einen Schritt weiter: Haben Sie z. B. einem Absatz eine bestimmte Vorlage zugewiesen und besitzt diese eine von Ihnen zuvor festgelegte Folgevorlage, so erhält der nachfolgende Absatz automatisch das in der Folgevorlage definierte Layout.

Wir wollen aber zunächst mit der Seite beginnen und uns anschließend nach und nach den kleineren Elementen unseres Beispieldokumentes zuwenden. Nachdem Sie für unser Beispiel ein neues Textdokument erstellt haben (Datei/Neu/Textdokument), öffnen Sie den Stylisten (Format/Stylist) und klicken auf das Symbol Seitenvorlagen (viertes Symbol von links in der Symbolleiste des Stylisten).

Abbildung 1: Das noch leere Textdokument unter StarOffice. Das geöffnete Fenster beherbergt den Stylisten

Der Stylist ist für die Verwaltung aller Vorlagen verantwortlich. Wie Sie seiner Liste entnehmen können, existieren bereits einige vorgefertigte Seitenvorlagen. Für ein Buch sind hierbei insbesondere die Seitenvorlagen Erste Seite für das Deckblatt, sowie linke Seite und rechte Seite von Interesse. Bitte beachten Sie, dass ein leeres Dokument andere Vorlagen enthält als ein Dokument, das über Datei/Neu/Aus Vorlage... erstellt wurde (siehe Kasten "Schon bereit: Vorlagen für (fast) jeden Zweck").

Da ein Deckblatt in keinem größeren Dokument fehlen sollte, passen wir zunächst die Vorlage Erste Seite an unsere Bedürfnisse an: Dazu markieren Sie zunächst den entsprechenden Eintrag im Stylisten mit der linken Maustaste und betätigen anschließend die rechte. Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü den Punkt Ändern. Eine neue Seitenvorlage können Sie erstellen, indem Sie innerhalb der Liste an einer beliebigen Stelle die rechte Maustaste drücken und dann Neu wählen.

Es sollte sich nun ein neues Dialogfenster öffnen, in dem Sie umfangreiche Einstellungen vornehmen können. Von besonderem Interesse sind hier die Register Seite für die Seiten- und Randabmessungen und Spalte für die Anzahl und Abmessungen etwaiger Spalten. Sobald Sie auf OK klicken, werden alle hier vorgenommenen Einstellungen in der Seitenvorlage Erste Seite gespeichert. Um diese Vorlage auf die aktuelle Seite anzuwenden, genügt ein Doppelklick auf den zugehörigen Eintrag in der Liste des Stylisten. Die einer Seite zugewiesene Seitenvorlage wird stets in der Mitte der Statusleiste am unteren Fensterrand eingeblendet. Wie Sie sehen können, ist es bei wechselnden Seitenformaten eine erhebliche Erleichterung, die kompletten Seiteneinstellungen einfach per Doppelklick der gesamten Seite zuweisen zu können. Möchten Sie wieder den ursprünglichen Zustand ohne Seitenvorlage herstellen, genügt ein Doppelklick auf die Vorlage Standard.

Abbildung 2: Das Einstellungsfenster zum Anpassen einer Seitenvorlage

Nach dem Deckblatt folgt in großen Dokumenten meist ein Inhaltsverzeichnis. Hierzu dient die gleichnamige Vorlage Verzeichnis. Öffnen Sie dessen Einstellungen analog zur ersten Seite. Das Inhaltsverzeichnis ist die erste Seite, die über eine Kopfzeile verfügen soll. Wechseln Sie daher auf das gleichnamige Register und aktivieren Sie dort das Feld Kopfzeile einschalten. Der Abstand zwischen der Kopfzeile und dem Haupttext soll 1,00 cm betragen.

Abbildung 3: In unserem Beispieldokument sollte der Abstand für die Kopfzeile einen Zentimeter betragen

Stellen Sie diesen Wert im zugehörigen Eingabefeld ein. Das aktivierte Feld Höhe dynamisch anpassen sorgt dafür, dass die Höhe der Kopfzeile von StarOffice automatisch an die Größe des Textes innerhalb der Kopfzeile angepasst wird. Sofern Sie für Ihr Dokument festgelegte Abmessungen einhalten müssen, sollten Sie diesen Punkt deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Kopfzeile immer innerhalb des Seitenrandes liegt. Letzterer, einstellbar auf dem Register Seite unter Rand, gibt an, wie viel Zentimeter vom physikalischen Seitenrand entfernt sämtliche Dokumenteninhalte abgelegt werden dürfen. Hierzu gehören auch die Kopf- und Fußzeilen.

Tipp: unter dem Schalter Zusätze auf dem Register Kopfzeile lässt sich der gesamten Kopfzeile ein bunter Rahmen nebst farbigem Hintergrund zuweisen.

Da im Inhaltsverzeichnis die Seiten mit römischen Ziffern durchnumeriert werden sollen, stellen Sie in der Liste auf dem Register Seite unter Nummerierung die großen, römischen Zahlen ein.

Abbildung 4: Die Seitennumerierung des Inhaltsverzeichnis erfolgt mit diesen Einstellungen in römischen Zahlen

Klicken Sie auf OK und weisen Sie auf gleiche Weise den Seitenvorlagen linke Seite und rechte Seite die für Ihr Dokument passenden Werte zu. Erstellen Sie für die beiden Seitenvorlagen jeweils eine Kopf- und eine Fußzeile. Sollen Ihre Seiten später zu einem Buch oder Heft zusammengebunden werden, so müssen Sie den linken Seiten Ihres Buches auf deren rechten Seiten etwas mehr Rand zugestehen. Gleiches gilt umgekehrt für die rechten Seiten und deren linke Ränder. Dies ist notwendig, damit später der Text nicht in der Buchmitte unlesbar verschwindet. Wie viel Rand Sie jeweils auf dem Register Seite für die linke Seite unter Rechts bzw. für die rechte Seite unter Links dem dort eingetragenen Wert hinzu addieren müssen, hängt von Ihren Vorgaben bzw. dem späteren Einband ab. Stellen Sie zum Schluss noch sicher, dass im Register Seite unter Seitenlayout jeweils zu den Seiten passende Werte für Links und Rechts eingestellt sind. Hierdurch wird sicher gestellt, dass die Seitenvorlage für die linke Seite nur auf linke und die Seitenvorlage für die rechte Seite nur auf rechte Seiten angewendet werden können.

Damit wären die Seitenvorlagen fast fertig. Um uns im späteren Verlauf die Arbeit zu erleichtern, sollen zum Abschluss noch die Folgevorlagen zugewiesen werden.

Folgevorlagen

In unserem Dokument ist das Auftauchen der einzelnen Seiten strikt geregelt: nach dem Deckblatt kommt das Inhaltsverzeichnis und danach immer abwechselnd eine linke und eine rechte Seite. Wir können uns daher die Arbeit etwas erleichtern und StarOffice die Zuweisung der passenden Seitenvorlagen überlassen. Dazu öffnen Sie auf die bereits bekannte Weise den Einstellungsdialog für die Seitenvorlage Erste Seite. Wechseln Sie auf das Register Verwalten und stellen Sie unter Folgevorlage den Eintrag Verzeichnis ein.

Abbildung 5: Durch diese Einstellungen weist StarOffice Writer der auf die "erste Seite" folgenden Seite die Vorlage "Verzeichnis" zu

Falls Sie nun in Ihrem Dokument auf eine Seite die Vorlage Erste Seite anwenden, wird StarOffice automatisch der folgenden Seite die Vorlage Verzeichnis zuweisen. Um der Seite anstelle eines Verzeichnisses wieder eine Erste Seite folgen zu lassen, stellen Sie unter Folgevorlage Erste Seite ein. Um wieder eine Standardseite zu erzeugen, wählen Sie Standard. Ein Klick auf OK übernimmt Ihre Einstellungen.

Wiederholen Sie die genannten Schritte und weisen Sie

  • der Vorlage Verzeichnis die Folgevorlage rechte Seite,
  • der Vorlage rechte Seite die Folgevorlage linke Seite
  • und schließlich der Vorlage linke Seite die Folgevorlage rechte Seite zu. Damit ist sicher gestellt, dass wir uns um die Seitenvorlagen nur noch in Ausnahmefällen kümmern müssen. Nachdem die Seiten korrekt eingerichtet wurden, folgt nun die nächst kleinere Einheit: das Format der einzelnen Absätze.

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