Workshop StarOffice Base, Teil 2

Datenbändigung

In Ausgabe 09/2001 haben wir durch das Anlegen einer neuen Datenbank bereits den Grundstein für diesen zweiten Workshop-Teil gelegt. Auf diesen Daten aufbauend wollen wir nun etwas tiefer in StarOffice Base einsteigen und anschließend unsere CD-Datenbank um die Tabelle der verliehenen CDs erweitern.

Um nahtlos an das Ergebnis vom letzten Mal anknüpfen zu können, sollten Sie die dort erstellte Tabelle und mit ihr die zugehörige Datenbank in StarOffice öffnen. Auf die darin vorhandenen Beispieleinträge sollen zunächst einige interessante Such- und Filterfunktionen angewendet werden, bevor es im Anschluss an die Erstellung der zweiten Tabelle mit den verliehenen CDs geht.

Um eine vorhandene Tabelle zu öffnen, führen Sie im Explorer-Fenster einen Doppelklick auf den Datenbanknamen und anschließend einen erneuten Doppelklick auf das Symbol Tabellen auf dem Desktop aus. Ein letzter Doppelklick auf das Symbol mit dem entsprechenden Tabellennamen öffnet die zugehörige Eingabeansicht.

Abbildung 3: Das Einstellungsfenster für eine Sortierung. Im Hintergrund ist bereits das Ergebnis der eingestellten Anfrage erkennbar

Suchen

Gerade bei vielen Datenbankeinträgen kann in einer Tabelle die Übersicht schnell verloren gehen. Um diesem Missstand Abhilfe zu leisten, bietet StarOffice Base in der untersten der drei eingeblendeten Symbolleisten am oberen Fensterrand einige wichtige Funktionen zum Suchen, Sortieren und Filtern von Datensätzen an (vgl. Abbildung 1).

Über ein Klick auf das Fernglas-Symbol gelangen Sie an ein Dialogfenster, in dem Sie umfangreiche Optionen für eine Suchanfrage einstellen können. Zunächst müssen Sie im oberen Bereich des Fensters die Zeichenkette eingeben, nach der StarOffice Base suchen soll. Alternativ lässt sich dort auch nach einem Feld mit dem Inhalt NULL forschen. Damit ist nicht etwa das Wort "NULL" gemeint, sondern ein leeres Feld. In Datenbanken ist es allgemein üblich, Felder ohne Inhalt mit dem fiktiven Wert NULL zu belegen. Durch dieses auf den ersten Blick etwas ungewöhnliche Konzept wird es dem Benutzer ermöglicht, auch leere Felder innerhalb einer Datenbank aufspüren zu können.

Unter Bereich lässt sich in diesem Fenster festlegen, ob alle oder nur eine spezielle Spalte der Tabelle, also nur ein einzelnes Feld, durchsucht werden soll. Als ein Beispiel zur Suchanfrage soll im Folgenden nach dem Interpreten "Chris Abbott" gesucht werden. Dazu geben Sie in das oberste Eingabefeld den Text Abbott ein und aktivieren mit einem Mausklick den Punkt Text. Unter Bereich markieren Sie Alle Felder. Alle anderen Einstellungen belassen Sie bei den Standardwerten.

Abbildung 2: Über dem Dialogfenster wird rot umrandet das Ergebnis der Suchanfrage angezeigt

Sobald Sie mit einem Klick auf den Schalter Suchen den eigentlichen Suchvorgang angestoßen haben, erscheint das Ergebnis im Dialogfenster am unteren Fensterrand unter Status. Dort steht die Nummer der Tabellenzeile, in der die Zeichenkette "Abbott" gefunden wurde. Als zusätzliche Hilfe wird in der Tabelle der entsprechende Eintrag rot umrandet. Um in den verbleibenden Datensätzen weiter zu suchen, können Sie nun erneut auf Suchen klicken. Über den Schalter schließen wird das Suchen-Fenster endgültig geschlossen.

Sortieren und Filtern

Die Symbole neben dem Fernglas dienen zum Sortieren der Tabelle (alle Symbole mit den Buchstaben AZ) sowie zum Filtern der Anzeige. Um die Tabelle nach einem Eintrag schnell sortieren zu lassen, fahren Sie mit der Eingabemarke in ein Feld der Spalte, auf die sich die Sortierung beziehen soll. Alternativ können Sie auch ein oder mehrere Felder dieser Spalte mit der Maus markieren. Sobald Sie nun auf das Symbol mit den Buchstaben AZ und dem Pfeil nach unten klicken, wird die Datenbank alphabetisch absteigend, beim Symbol mit dem Pfeil nach oben hingegen aufsteigend sortiert. Um die Sortierung nach eigenen, erweiterten Kriterien durchzuführen, klicken Sie auf das AZ-Symbol ohne Pfeil. Es sollte sich nun ein Fenster öffnen, in dem Sie genau festlegen können, nach welchen Feldern in welcher Reihenfolge wie sortiert werden soll.

Abbildung 3: Das Einstellungsfenster für eine Sortierung. Im Hintergrund ist bereits das Ergebnis der eingestellten Anfrage erkennbar

Ist die Sortierung bei großen Tabellen schon eine enorme Hilfe, so kann ein Filter bei der Suche nach einem Datensatz die Trefferquote noch einmal drastisch erhöhen. Mit einem Filter lassen sich Datensätze nach bestimmten Kriterien vorübergehend ausblenden, so dass nur noch die relevanten Daten in der Tabelle übrig bleiben. Um einen neuen Filter anzulegen, klicken Sie auf den Trichter links neben dem AZ-Symbol in der untersten Symbolleiste. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie mit Hilfe der einzelnen Listen die Kriterien festlegen können, denen die verbleibenden, sichtbaren Datensätze genügen sollen. Dazu ein Beispiel: Sie möchten sich alle CDs anschauen, deren Nummer größer als 5 ist. Dazu stellen Sie in der ersten Zeile des Filterfensters als Feldname CDNummer, als Bedingung > und als Wert 5 ein.

Abbildung 4a: Die Filtereinstellungen für das Beispiel aus dem Artikel…
Abbildung 4b: …und das sich daraus ergebende Ergebnis

Sobald Sie nun auf OK klicken, werden in ihrer Tabelle nur noch die CDs angezeigt, deren CD-Nummer größer als 5 ist. Beachten Sie bitte, dass die verschwundenen Daten nur ausgeblendet, also nicht verloren gegangen sind.

Möchten Sie einen aktivierten Filter abschalten oder eine angewendete Sortierung wieder rückgängig machen, so genügt ein Klick auf das Trichtersymbol mit dem roten X. Bevor Sie mit unserem Workshop fortfahren, sollten Sie sicherstellen, dass kein Filter aktiv ist.

Kasten 1: Probleme beim Sortieren

Unter StarOffice Base kann es im Zusammenhang mit den Sortierfunktionen zu Problemen kommen. Dies äußert sich z. B. in einem leeren Bericht oder einer Fehlermeldung 1013: TOO MANY ORDER COLUMNS in der Tabellenansicht.

Diese Fehler können auftreten, wenn Sie eine vom AutoPiloten erstellte Tabelle nach einem Textfeld sortieren lassen möchten. Der AutoPilot erzeugt mit maximal 250 erlaubten Zeichen für Adabas zu groß geratene Textfelder. Adabas D arbeitet nur mit maximal 249 Zeichen für ein Textfeld optimal - der AutoPilot erzeugt also Textfelder, die genau einen Buchstaben zu lang sind. Dieses Problem lässt sich nur umgehen, indem Sie die komplette Tabelle löschen und per Hand neu anlegen. Dies funktioniert auf genau dieselbe Weise, wie im Artikel für die Verleih-Tabelle beschrieben.

Möchten Sie die Tabelle nicht neu erstellen, so können Sie alle im Artikel angesprochenen Schritte trotzdem ausführen: Übergehen Sie in diesem Fall alle Funktionen, die sich auf Sortiermechanismen beziehen.

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