Partnertausch im Büro

Mein Dokument wurde misshandelt!

Alle Dokumente aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint lassen sich dank der Import-Filter direkt unter StarOffice öffnen. Allerdings kommt es dabei vor, dass das Dokument nicht mehr wie das Ursprungsdokument aussieht. Nachbesserungen an den importierten Daten sind in den meisten Fällen unumgänglich. Gleiches gilt übrigens für die Rückrichtung, d. h. wenn Sie unter StarOffice Dokumente im Microsoft Office-Format speichern. Unter der entsprechenden Windows-Anwendung sehen diese nicht immer wie das Original aus.

Damit der Austausch zwischen Word, Excel, PowerPoint und StarOffice etwas reibungsloser abläuft, gilt es Einige zu beachten. Das Hauptproblem beim Im- und Export bilden die, auf den jeweiligen Systemen unterschiedlich vorhandenen Schriftarten. Sie sollten daher vor dem Austausch des Dokumentes sicherstellen, dass auf beiden Seiten die gleichen Schriftarten installiert sind. Stellt StarOffice beim Öffnen eines Dokumentes fest, dass darin eine Schriftart verwendet wird, die nicht auf dem System installiert ist, so versucht es die Fehlende durch eine möglichst Ähnliche zu ersetzen.

Abbildung 1: Hier sehen Sie einige Beispiele, wie StarOffice nicht vorhandene Schriften automatisch austauscht.

Abbildung 2: Und so sehen die Schriften im Original aus.

Dies gilt in Gegenrichtung übrigens genauso für eine Microsoft-Anwendung. Hier arbeitet die Methode ebenfalls unzuverlässig, so dass das importierte Dokument im schlimmsten Fall ein komplett zerstörtes Schriftbild aufweist. Das automatische Ersetzen der Schriften zieht ein anderes Problem unweigerlich nach sich: Sollte die Ersatzschriftart nicht genau die gleichen Abmessungen aufweisen, wie die Ursprungsschrift (z. B. in der Breite der einzelnen Buchstaben), so können sich unschöne Änderungen im Layout ergeben. Dies führt dann z. B. dazu, dass ein Absatz plötzlich zwei Zeilen später als gewünscht beginnt. Gerade bei großen Dokumenten potenziert sich dieses Problem mit ansteigender Seitenzahl. In einem solchen Fall kommen Sie um ein neu formatieren des Textes nicht herum.

StarOffice für Linux besitzt eine Eigenart, die sein Bruder aus gleichem Haus, StarOffice für Windows nicht teilt: Die Linux-Version kann nur Schriften im Type 1-Format drucken, das Microsoft Office-Paket arbeitet hingegen ausschließlich mit TrueType-Schriften. Zwar gibt es ein mehr oder weniger komfortables Kommandozeilenwerkzeug, das TrueType-Schriften in Type-1 Schriften überführt, allerdings sind dessen Ergebnisse nicht immer zufriedenstellend.

Alle genannten Schriftartenprobleme lassen sich etwas eingrenzen, indem Sie sich unter beiden Systemen von vornherein auf die Standardschriften wie Times, Courier und Arial, bzw. Helvetica beschränken.

Weitere Probleme beim Import können umfangreiche und komplexe Layouts hervorrufen, wie sie beispielsweise in der Word-Vorlage Broschüre auftauchen.

Abbildung 3: So sieht die Broschürenvorlage unter Word aus…

Abbildung 4: … und so die Importierte unter StarOffice.

Falls Sie derartige Dokumente vorliegen haben, sollten Sie zunächst unter der Microsoft-Anwendung alle komplexeren Formatierungen entfernen. Es gibt kein Patentrezepte auf die Frage, welche Layoutelemente in welchen Situationen eliminiert werden sollten. Wir raten Ihnen bei Problemen mit verschiedenen Einstellungen an dem betroffenen Dokument zu experimentieren. Nach dem Import können Sie die Formatierungen mit StarOffice eigenen Mitteln wieder herstellen.

Sollten Sie in StarOffice Writer ein Word-Dokument geöffnet haben, dass sich sehr merkwürdig verhält, prüfen Sie, ob StarOffice Writer die vordefinierten Absatzlayouts verwendet. Falls dem so ist, markieren Sie die betroffene Textstelle und wählen in der Objektleiste (die Untere der beiden Symbolleisten am oberen Bildschirmrand) aus der ersten Liste von Links den Eintrag Standard. Damit schalten Sie für die markierte Passage sämtliche Absatzvorlagen aus. Dies bedeutet, dass Sie den betroffenen Text unter StarOffice noch einmal formatieren müssen.

Die Masse macht's

Gerade wenn Sie viele Word, Excel und PowerPoint-Dateien vorliegen haben, kann der Import schnell in zeitraubende Arbeit ausarten. Zum Glück gibt es für solche Fälle einen StarOffice-Assistenten, der Ihre Dokumente in einem Rutsch konvertiert.

Abbildung 5: Dieser Assistent konvertiert gleich mehrere Dateien auf einmal.

Dazu rufen Sie Datei/AutoPilot/Microsoft Import auf. Der nun erscheinende Assistent wandelt alle Dokumente innerhalb eines Verzeichnisses in äquivalente StarOffice Dokumente um. Mit einem der drei Knöpfe im oberen Bereich entscheiden Sie, zu welcher Microsoft-Anwendung die darunter aufgeführten Einstellungen gehören. Im zweiten Schritt legen Sie mit den Kästchen im unteren Bereich fest, welche Dokumentarten Sie in diesem Durchgang konvertieren lassen wollen. Rechts neben diesen Punkten befindet sich jeweils ein Eingabefeld, in das Sie das Verzeichnis mit den Ausgangsvorlagen, bzw. -Dokumenten eintragen müssen.

Sollen die Unterverzeichnisse in den Konvertierungsvorgang mit eingeschlossen werden, aktivieren Sie bei den betroffenen Punkten zusätzlich den Schalter inkl. Unterverzeichnisse. Nach einem Klick auf weiter>> erhalten Sie noch einmal eine textuelle Zusammenfassung Ihrer vorhergehenden Einstellungen. Wollen Sie Vorlagen importieren, spielen die Eingabefelder unterhalb des Textkastens eine wichtige Rolle: Sie geben die Gruppe an, unter der die konvertierten Vorlagen vom Assistenten einsortiert werden sollen. Sie finden diese Gruppen später unter Datei/Neu/Aus Vorlage... wieder. Dort werden sie auf der linken Seite als Bereiche aufgeführt.

Importieren Sie nur eine einzelne Vorlage oder wollen Sie die Microsoft Vorlage vor einer Übernahme in StarOffice nachbearbeiten, können Sie per Datei/öffnen diese direkt einlesen. Entspricht die Vorlage Ihren Wünschen, wählen Sie Datei/Dokumentvorlage/speichern. Nun erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den Namen und eine Gruppe für die neue StarOffice Vorlage auswählen können.