Büroklammer

Tipps und Tricks zu Office

01.05.2001
Gerade die Größe und Komplexität von Office-Software bringt es mit sich, dass man manchmal bei ganz banalen Dingen wie der Ochs vorm Scheunentor steht und unter unglücklichem Software-Design zu leiden hat. Einige oft gestellte Fragen beantwortet die – nichttanzende – Büroklammer.

WordPerfect Office 2000

Ich muss immer wieder dieselben Texte in unterschiedlicher Reihenfolge in mein Dokument einsetzen. Am liebsten würde ich diese Textpassagen mit nur einem Tastendruck aktivieren. Ist so etwas unter WordPerfect möglich?

Hier gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten. Zum einen können Sie hier auf die sogenannten "Stile" zurückgreifen. Lesen Sie bitte hierzu im WordPerfect-Workshop nach. Sie können aber auch einen direkteren Weg gehen: Unter WordPerfect können Sie jeder Taste und jeder Tastenkombination eine Funktion, einen Text, ein Programm oder ein Makro zuordnen. Wählen Sie dazu aus dem Menü Extras/Einstellungen/Anpassen. Wählen Sie im angezeigten Dialog das Register Tastaturdateien. Eine Tastaturdatei speichert alle Tastenbelegungen. Sie können sich also für verschiedene Zwecke eine eigene Tastenbelegung definieren und in einer Datei abspeichern. Die gerade aktivierte Tastaturdatei ist ganz rechts unten aufgeführt. Per Auswählen aktivieren Sie eine aus der Liste gewählte Datei. In Ihrem Fall sollten Sie die Standard-Tastaturdatei vervielfältigen (Kopieren), die so erstellte in der Liste markieren und dann auf Bearbeiten klicken. Wählen Sie nun aus dem linken Teil die Tastenkombination aus und geben Sie auf der rechten Seite unter Tastenkombinationen den Text ein, der später in das Dokument eingefügt werden soll. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, wählen Sie Tastenkombination einer Taste zuordnen. Jetzt müssen Sie nur noch im entsprechenden Dialogfenster Ihre angepasste Tastaturdatei auswählen.

Ich habe einen langen Text in WordPerfect geschrieben. Leider musste ich feststellen, dass er viel zu viele Seiten enthält. Den Inhalt kann ich aber nicht kürzen. Wie kann ich dieses Dilemma lösen?

WordPerfect enthält den sogenannten Arrangierexperten. Dieser verändert Ihr Layout so, dass Ihr Text genau in die angegebene Seitenanzahl passt. Um ihn aufzurufen, wählen Sie einfach Format/Arrangieren. Im angezeigten Fenster können Sie nun einfach die zu erreichende Seitenzahl eingeben und genau festlegen, welche Elemente WordPerfect dabei verändern darf.

Ich komme von Windows und würde gerne die Anwendungen so aussehen lassen wie unter Windows.

Es gibt eine Methode, die Anwendungen des WordPerfect Office so wie unter Windows 3.1 oder Windows 95 aussehen zu lassen. Dazu müssen Sie aber die Konfigurationsdatei .wpo2000rc in Ihrem Heimatverzeichnis editieren, weshalb nur erfahrenen Anwendern zu einer solchen Manipulation zu raten ist. In der Datei .wpo2000rc gibt es eine Zeile "WineLook=KDE". Tragen Sie hier anstelle von KDE Win95 ein, wird WordPerfect beim nächsten Start das Aussehen wie Windows 95 besitzen. Dasselbe gilt analog für die Einträge Win31, Win98 und UNIX.

Presentations startet immer mit dem PerfectExpert. Da ich aber nie mit Präsentationen, sondern nur mit Grafiken arbeite, würde ich gerne Presentations standardmäßig mit einem leeren Grafikdokument starten lassen. Kann man dies unter Presentations erreichen?

Sie können Presentations so einstellen, dass das Programm bei jedem Starten direkt eine neue Präsentation bzw. eine neue Grafik erstellt. Wählen Sie dazu in Presentations Extras/Einstellungen und doppelklicken Sie anschließend auf Umgebung. Dort können Sie unter dem Register Startparameter angeben, wie Presentations ab dem nächten Mal starten soll.

Ich habe eine kleine Tabelle mittels Tabulatoren erstellt. Da ich die Daten nicht noch einmal abtippen möchte, würde ich sie gerne in eine richtige Tabelle umwandeln. Ist dies unter WordPerfect möglich?

Wie StarOffice und Applixware Office kann auch WordPerfect einen wie eine Tabelle angeordneten Text direkt in eine Tabelle umwandeln. Dazu markieren Sie zunächst den Text, der später die Tabelle bilden soll. Wählen Sie dann Einfügen/Tabelle aus dem Menü. Führen Sie im auftauchenden Fenster noch ein paar Einstellungen durch, und nach einem Klick auf OK erstellt WordPerfect die gewünschte Tabelle.

Unter Quattro Pro nervt mich das Verhalten der Eingabetaste: Nach deren Betätigung springt der Cursror eine Zelle nach unten. Ich würde den Cursor aber lieber in die Zelle rechts daneben springen lassen. Kann ich dieses Verhalten irgendwie ändern?

In welche Richtung der Cursor nach dem Betätigen der Eingabetaste springen soll, können Sie in den Einstellungen festlegen. Wählen Sie dazu Extras/Einstellungen und dort das Register Allgemein. Dort finden Sie einen Punkt Zellzeiger verschieben/Taste eingeben. In der Ausklappbox rechts daneben können Sie festlegen, in welche Richtung der Cursor springen soll. Demarkieren Sie aber nicht den Haken vor diesem Punkt, da ansonsten die Eingabetaste nicht mehr reagiert.

WordPerfect Office 2000 arbeitet, was die Darstellung betrifft, äußerst langsam. Da ich mit mehreren Anwendungen gleichzeitig arbeite, muss ich die Größe der Fenster häufig ändern. Hierbei benötigen die Office-Programme einige Zeit, bis sie ihre Darstellung den neuen Gegebenheiten angepasst haben. Kann man dies nicht ändern? Ich arbeite unter KDE.

Bei anderen Fenster-Managern, z. B. unter GNOME, erfolgt die grafische Darstellung schneller, da dort der Fensterinhalt erst neu gezeichnet wird, wenn das Fenster seine neue Größe bzw. Position erreicht hat. Um den gleichen Effekt auch unter KDE zu erhalten, wählen Sie aus dem KDE-Menü den Punkt Einstellungen/Fenster/Erweitert. Im nun erscheinenden Fenster demarkieren Sie die beiden Punkte Inhalt von Fenstern beim verschieben anzeigen und Inhalt von Fenstern beim Ändern der Größe anzeigen. Unter KDE 2.x ist ein anderer Menüpunkt zuständig: Einstellungen/Look&Feel/Fenster/Aktionen.

In vielen Dialogboxen zeigen mir die Programme aus WordPerfect Office immer wieder englische Begriffe an. Ist dies normal?

Wenn Sie sehr oft englische Begriffe angezeigt bekommen, könnten Ihre Ländereinstellungen unter Linux (nicht KDE) falsch sein. Schauen Sie im Benutzerhandbuch Ihrer Distribution nach, wie Sie die systemweiten Spracheinstellungen auf Deutsch umschalten.

In WordPerfect habe ich eine Gliederung erstellt, die ich in Presentations gerne als Grundlage einer entsprechenden Präsentation einsetzen würde. Ich möchte aber nicht noch einmal die gesamte Gliederung abtippen.

Sie können WordPerfect-Gliederungen in Presentations importieren. Speichern Sie zu diesem Zweck Ihre Gliederung als WordPerfect-Dokument ab. Rufen Sie unter Presentations die Gliederungsansicht auf und wählen Sie aus dem Menü Einfügen/Datei. Jetzt brauchen Sie nur noch Ihre zuvor gespeicherte Datei auszuwählen und Presentations übernimmt die restliche Arbeit.

Bei mir kommt es unter WordPerfect immer wieder vor, dass der Thesaurus selbst die einfachsten Wörter wie z. B. "Möglichkeit" nicht kennt. Ist dies normal?

Der Thesaurus kennt das Wort. Sollte es sich aber direkt neben einem Sonderzeichen, wie z. B. einem Punkt am Satzende befinden, betrachtet der Thesaurus dieses Zeichen als zum Wort gehörend. Das so interpretierte Wort "Möglichkeit." kann er dann in seiner Datenbank selbstverständlich nicht mehr finden. Markieren Sie deshalb das Wort nicht mit einem Doppelklick, sondern per Hand, bevor Sie den Thesaurus aufrufen.

WordPerfect arbeitet immer nur mit "Zoll" als Maßeinheit. Wie kann ich das ändern?

Wählen Sie aus dem Menü Extras den Punkt Einstellungen. Klicken Sie dann auf das Symbol Anzeige und wählen Sie aus den beiden Listen im rechten Teil des Fensters als neue Maßeinheit "cm" oder eine andere von Ihnen gewünschte Einheit. Klicken Sie dann auf OK und anschließend auf Schließen. Ab sofort stehen Ihnen überall "cm" als Maßeinheit zur Verfügung.

Ich versuche vergeblich unter Presentations 9 eine Bitmap-Datei im BMP-Format zu öffnen. Obwohl die Datei nicht defekt ist, weigert sich Presentations, diese zu öffnen. Wenn ich aus der entsprechenden Liste im Datei/Öffnen-Fenster als Dateiformat "Windows-Bitmap" wähle, wird meine Datei nicht angezeigt.

Sie haben Ihrer Datei keine oder eine falsche Endung gegeben. Presentation erkennt, im Gegensatz zu anderen Linux-Programmen, das Format einer Datei nur an ihrer Endung. Hängen Sie an den Dateinamen einfach noch das Kürzel .bmp an. Nun sollte Presentations Ihr Bild korrekt öffnen.

Der Fontastic Fontserver startet immer nur, nachdem ich ein Programm aus dem WordPerfect-Office-Paket gestartet habe. Da er eine komfortable Oberfläche bietet, würde ich ihn und die dort angemeldeten TrueType-Schriftarten gerne auch unter KDE verwenden. Gibt es hierfür eine Lösung?

Dazu müssen Sie den Fontastic Fontserver in die versteckte Datei .xinitrc in Ihrem Home-Verzeichnis eintragen. Damit wird er schon beim Start des X-Window-Systems ausgeführt und kann somit seine Schriften KDE von Anfang an zur Verfügung stellen. Sollte die Datei ~/.xinitrc nicht vorhadnen sein, sollten Sie im Verzeichnis /etc und dessen Unterverzeichnissen suchen, dort liegt sie allerdings als xinitrc ohne führenden Punkt. Kopieren Sie sie dann von dort in Ihr Heimatverzeichnis. Zuvor noch eine Warnung: wenn Sie bei den folgenden Modifikationen einen Fehler begehen, können Sie das Startverhalten von X Window soweit beeinträchtigen, dass dieses nicht mehr zum Leben erweckt werden kann. Anwender mit wenig Erfahrung sollten deshalb vom weiteren Vorgehen Abstand halten.

Irgendwo in der .xinitrc wird der sogenannte "Window Manager" gestartet (unter SuSE Linux z. B. mit dem Befehl "exec $WINDOWMANAGER"). Tragen Sie am Ende der Datei, aber noch vor dem Aufruf des Window Managers mit einem Texteditor folgende zwei Zeilen ein:

xset fp+ tcp/localhost:7102/all 2>/dev/null
 /usr/X11R6/bin/fontfs

Sofern nicht der aktuelle Computer als Gastrechner für den Font-Server dienen soll, müssen Sie anstelle von localhost den Namen oder die IP-Adresse des entsprechenden Rechners einsetzten. Wiederholen Sie nun diese beiden Zeilen erneut. Diese Wiederholung soll sicherstellen, dass der Fontserver auch tatsächlich startet, was bei nur einem Aufruf in einigen Fällen ein Programmfehler verhindern kann. Wenn Sie nun X Window neu starten, sollte der Font Server automatisch gestartet worden sein und Ihnen alle Schriften unter KDE zur Verfügung stehen.

Unter WordPerfect 9 kann ich nur zwei Kopf- bzw. Fußzeilen anlegen. In vergleichbaren Programmen ist es aber möglich, jeder Seite eine individuelle Kopf- oder Fußzeile zuzuweisen. Wieso funktioniert das in WordPerfect nicht?

Dies ist ein allgemeiner Irrglaube. Sie können unter WordPerfect 9 jeder Seite zwei Kopf- und Fußzeilen zuweisen. Sie sind höchstwahrscheinlich über die Automatik gestolpert. Dazu ein Beispiel: Starten Sie ein leeres Dokument und wählen Sie auf der ersten Seite Einfügen / Kopftext/Fußtext.... Wählen Sie Kopftext A und klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie nun einen beliebigen Text in die Kopfzeile ein. Zum Schließen klicken Sie auf eine beliebige Stelle in ihrem Dokument. Wechseln Sie nun auf die zweite Seite (z. B. per [Strg+Return]). WordPerfect hat nun automatisch die Kopfzeile der ersten Seite kopiert. Wichtig: dies ist nicht die Kopfzeile der zweiten Seite. Sie merken dies spätestens, wenn Sie die Kopfzeile auf der zweiten Seite editieren. Dann wird nämlich auch die Kopfzeile der ersten Seite automatisch geändert. Diese automatische Duplizierung erfolgt in WordPerfect, damit der Benutzer bei stetig gleichen Kopf- und Fußzeilen nicht immer eine neue Kopfzeile anlegen muss. Möchten Sie nun auch der zweiten Seite eine Kopfzeile zuweisen, genügt es, einfach auf die oben genannte Art und Weise eine neue zu erstellen: Wählen Sie Einfügen / Kopftext/Fußtext... aus dem Menü, markieren Kopftext A und klicken zum Abschluss auf Erstellen. Nun haben die erste und zweite Seite jeweils einen voneinander unabhängigen Kopftext.

In Quattro Pro habe ich viele Formeln in eine Tabelle eingegeben. Jetzt habe ich aber die Übersicht verloren. Wie kann ich schnell herausfinden, von welchen Zellen eine Formel abhängt?

Quattro Pro zeigt Ihnen auf Wunsch grafisch an, welche Zellen von einer Formel verwendet werden. Dazu steuern Sie mit dem Cursor das Feld an, in dem sich die entsprechende Formel befindet. Dann wählen Sie einfach aus dem Menü Extras/Abhängigkeitsprüfung/Abhängige Elemente kontrollieren. Nun werden Ihnen Pfeile angezeigt, die genau in den Zellen enden, die in der Formel verwendet werden. Damit Sie bei mehreren gleichzeitig angezeigten Zellverweisen nicht die Übersicht verlieren, können Sie sie wieder mit Alle Pfeile entfernen abschalten. Übrigens: In diesem Untermenü unter Symbolleiste/Abhängigkeiten einschalten können Sie auch eine praktische Symbolleiste mit weiteren Befehlen zu diesem Thema aufrufen.

StarOffice

StarOffice lässt sich einfach nicht deinstallieren. Immer wenn ich im Setup-Programm die entsprechende Option aufrufe, erscheint die Meldung, dass StarOffice noch laufen würde – dabei ist StarOffice überhaupt nicht geöffnet.

Tritt dieser seltene Fehler bei Ihnen auf, gehen Sie folgenden kleinen Umweg: Starten Sie StarOffice und direkt im Anschluss das Setup-Programm. Wählen Sie nun deinstallieren, bis die entsprechende Warnmeldung kommt. Klicken Sie diese mit OK weg und schließen Sie anschließend StarOffice. Nach einem erneuten Aufruf des Deinstallationspunktes sollte dieser nun seine gewohnte Arbeit verrichten.

Beim Speichern von Microsoft-Office-97-Dokumenten speichert StarOffice vorhandenen Basic-Code wieder mit ab. Da ich letzteren aber nicht mehr benötige, bläht dieser Code meine Dokumente nur unnötig auf. Kann ich StarOffice nicht veranlassen, diese Daten "wegzuwerfen"?

Das Verhalten, wie StarOffice mit Basic-Code umgehen soll, können Sie unter Extra/Optionen/Filtereinstellungen genau festlegen.

Ich habe unter StarOffice ein eigenes Benutzerwörterbuch angelegt. Die dort gespeicherten deutschen Wörter werden aber auch in englischen Texten als "korrekt" gekennzeichnet. Wie kann ich dies beheben?

Wählen Sie aus dem Menü Extras/Optionen und in dem nun auftauchenden Fenster auf der linken Seite Allgemein/Linguistik. Dort lassen sich mit der Liste und den Schaltern rechts oben neue, eigene Wörterbücher hinzuschalten bzw. neu anlegen. Unter Bearbeiten lässt sich einschränken, in welchen Sprachen das in der Liste markierte Benutzerwörterbuch eingesetzt werden soll. Ist hier alle gewählt, werden die Worte, die in diesem Buch von Ihnen eingetragen wurden, in jeder Sprache als "korrekt" erkannt. Wählen Sie hier Deutsch, werden Ihre Wörter in Zukunft nur noch in deutschen Texten als richtig erkannt.

Ich habe viele alte Dokumente, die noch nach den alten Rechtschreibregeln erstellt wurden. Jetzt markiert mir StarOffice beim Öffnen eines solchen Dokumentes viele Worte als falsch. Kann ich die alte Rechtschreibung nicht wieder reaktivieren?

Sie können unter StarOffice auch nach alten Rechtschreibregeln schreiben. Wählen Sie dazu aus dem Menü Extras/Optionen... und aus der linken Liste des sich nun öffnenden Fensters Allgemein/Linguistik. Markieren Sie nun auf der rechten Seite den Punkt Alte Rechtschreibung und klicken Sie zum Abschluss auf OK. Nun sollten Ihnen die alten Regeln wieder zur Verfügung stehen.

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