Funktionsmonster perfekt im Griff

Die grafischen Grundlagen wurden bereits im vierten Teil dieses Workshops erläutert. Sie bilden die Basis für eine Arbeit mit Präsentationen unter Presentations. Wer bereits Erfahrung mit einem anderen Präsentationsprogramm gesammelt hat, sollte sich unter Presentations schnell zurechtfinden. Es verwendet dieselben Konzepte, die auch in anderen Programmen zum Einsatz kommen.

Wie schon in den Teilen zuvor, sollen auch hier die Funktionen an einem kleinen Beispiel erläutert werden. Kain Anunk, leitender Angestellter eines namhaften Automobilkonzerns, soll einem Geldgeber in einer kleinen Präsentation das Unternehmen vorstellen und anschließend die Geschäftszahlen des letzten Jahres vorlegen.

Bevor es an die Arbeit geht, sind ein paar Vorüberlegungen notwendig. Auch wenn Sie selbst eine Präsentation vorbereiten, sollten Sie sich schon im Vorfeld ein paar Gedanken über den Ablauf und die Struktur des Vortags machen. Dies kann Ihnen später einiges an Arbeit ersparen.

In Kain Anunks Fall soll zunächst ein Deckblatt mit dem Namen des Unternehmens angezeigt werden. Dann folgt eine kurze Übersicht über die Unternehmensstruktur sowie eine kleine Hierarchie der angeschlossenen Unternehmen. Zum Abschluss der Präsentation soll schließlich noch ein kleines Diagramm mit den Geschäftszahlen erscheinen.

Startschuss

Um das Beispiel selbst nachzuvollziehen, starten Sie nun "Presentations" und wählen Sie im PerfectExpert "Presentations – Präsentation". Nun öffnet sich ein Fenster, indem Sie sich ein Grund-Layout aussuchen können.

Abbildung 1: Die Wahl eines Grundlayouts.

Diese Grund-Layouts, unter Presentations als "Master-Layouts" bezeichnet, geben Ihnen einen grafischen Rahmen für Ihre Präsentation und schaffen gleichzeitig ein einheitliches Aussehen. Die Master-Layouts werden in verschiedenen Kategorien verwaltet. In der Liste Kategorie können Sie zwischen den einzelnen Kategorien hin und herwechseln. Möchten Sie eine Präsentation erstellen, die nur auf Papier erscheinen soll, sollten Sie die Kategorie Ausdruck verwenden. Wählen Sie für Kain Anunks Präsentation aber das voreingestellte Layout default aus der Kategorie Farbe. Wir werden später noch einmal ausführlicher auf diese Master-Layouts zurückkommen. Dort erfahren Sie dann auch, wie Sie eigene "Presentations-Master" erstellen können. Noch ein Tipp zum Schluss: möchten Sie keines dieser Layouts verwenden, so können Sie über das kleine "X" in der oberen Fensterleiste auch einfach das Fenster schließen. Presentations erstellt dann eine komplett leere Präsentation.

Buenos Dias

Eine Präsentation besteht immer aus einer Abfolge von einzelnen Seiten, oder im Falle einer Overhead-Präsentation aus einzelnen Folien. In Präsentationsprogrammen werden diese Seiten als Dias bezeichnet. Insbesondere wenn Sie Ihre Präsentationen mit einem Projektor direkt aus einem Computer an die Leinwand werfen, wird die Bezeichnung in Anlehnung an "echte" Dias deutlich. Die Größe der Dias können Sie unter Datei/Seite einrichten festlegen. Sollten Sie eine Präsentation direkt aus dem Computer erstellen wollen, so passt Presentations die Seitengröße automatisch an die des Bildschirms bzw. des ausgebenden Projektors an.

Nach der Auswahl des Grund-Layouts sollte jetzt das erste Dia angezeigt werden.

Abbildung 2: Das erste Dia nach dem Start.

Auf der linken Seite finden Sie eine Werkzeugleiste, die Ihnen schon aus dem letzten Teil dieses Workshops bekannt sein dürfte. Die Funktionen, die Sie dort angeboten bekommen, sind ganz normale Zeichenfunktionen, mit denen Sie Ihre einzelnen Dias grafisch aufpeppen können. Komplexe Abläufe lassen sich z. B. mit den angebotenen Pfeilen hervorragend visualisieren.

Zur Zeit ist nur ein Dia in Ihrer Präsentation vorhanden. Am unteren Bildschirmrand finden Sie auf der linken Seite Registerblätter und auf der rechten eine Liste, über die Sie später schnell zwischen den einzelnen Dias hin- und herspringen können.

Betrachten Sie nun das Dia: Sie sehen einen grünen Hintergrund und zwei Kästen davor. Jedes Dia besteht aus einem Hintergrund, einem Layout (das sind die zwei Kästen, auf die ich gleich noch näher eingehen werde), und dem eigentlichen Inhalt. Letzterer kann sowohl aus grafischen Elementen, als auch aus Texten bestehen. Verwechseln Sie den Hintergrund bitte nicht mit der Seitenfarbe. Diese Trennung in Hintergrund und Seitenfarbe scheint zwar auf den ersten Blick etwas merkwürdig, macht aber durchaus Sinn. Im Gegensatz zur Seitenfarbe erscheint der Hintergrund auf jedem Dia Ihrer Präsentation. Auf ihm sollten Sie also Dinge platzieren, die bei der Präsentation auf allen Seiten angezeigt werden sollen, also z. B. die Seitenzahlen. Auch in Kain Anunks Präsentation soll auf jeder Folie ein kleiner, zusätzlicher Farbverlauf zur optischen Auflockerung, Kain Anunks Name und das Datum des Vortrages erscheinen. Um den Hintergrund bearbeiten zu können, müssen Sie aus dem Menü Bearbeiten/Hintergundebene wählen.

Abbildung 3: Der angepasste Hintergrund.

Alles, was Sie nun auf die Zeichenfläche malen oder schreiben, erscheint später auf allen Dias als Hintergrund. Wählen Sie nun aus der Werkzeugpalette auf der linken Seite das Rechtecksymbol aus und malen Sie ein Rechteck auf die linke Seite der Zeichenfläche. Klicken Sie nun in der Werkzeugleiste auf das sechste Symbol von unten (der Eimer) und suchen Sie aus dem Fenster einen blauen Farbton aus. Klicken Sie danach das Eimersymbol direkt darunter an und wählen Sie einen Grünton. Über diesen beiden Eimersymbolen befindet sich ein ausgefülltes Rechteck. Klicken Sie dieses an und wählen Sie einen beliebigen, aber passenden Farbverlauf. Wählen Sie nun aus dem Menü Einfügen/Textzeile und klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf der Zeichenfläche. Geben Sie dort "Kain Anunk" ein. Klicken Sie anschließend mit der Maus auf eine freie Stelle Ihres Zeichenblattes. Die Schrift sollte nun automatisch markiert worden sein. Wählen Sie aus der Symbolleiste eine andere Schriftart und eine etwas kleinere Schriftgröße. Als Datum verwenden wir das aktuelle Datum. Dazu erstellen Sie auf dieselbe Weise eine neue Textzeile und wählen aus dem Menü Einfügen/Datum_Uhrzeit. Aus dem Fenster können Sie sich nun ein beliebiges Format aussuchen. Verändern Sie nun noch, auf dieselbe Weise wie schon den Namenstext, die Schriftgröße des Datums. Platzieren Sie dann per "Drag and Drop" die beiden Textobjekte am unteren Rand des Dias. Nachdem Sie nun den Hintergrund vollständig angelegt haben, kehren Sie zurück zur Dia-Ebene, indem Sie im Menü Bearbeiten/Dia-Ebene wählen.

Ansichtssache

Im nächsten Schritt wollen wir Kain Anunks Präsentation mit Inhalten füllen. Dazu stellt Presentations drei verschiedene Ansichten zur Verfügung: zum einen die Dia-Ansicht (in Presentations als Dia-Editor bezeichnet), in der nur ein aktuelles Dia im gesamten Fenster angezeigt wird. Dies sollte jetzt auch die aktuelle Ansicht sein. Sie sollten die Dia-Ansicht verwenden, wenn Sie ein Dia ganz gezielt bearbeiten möchten, z. B. um grafische Elemente hinzuzufügen. Die zweite Ansicht ist die Gliederungsansicht, in der nicht die Dias, sondern nur die Gliederung der gesamten Präsentation angezeigt wird. Als letzte Ansicht steht Ihnen noch der Diasortierer zur Verfügung. In dieser Ansicht können Sie die Reihenfolge der einzelnen Dias bestimmen. Gleichzeitig bietet sie einen Überblick über alle bereits angelegten Dias Ihrer Präsentation. Zwischen den einzelnen Ansichten können Sie entweder im Menü Ansicht hin- und herwechseln oder aber Sie klicken auf eines der entsprechenden Register am rechten Bildrand. Wir werden für Kain Anunks Beispiel im weiteren Verlauf noch alle diese Ansichten verwenden. Zu allererst benötigen wir aber die Gliederungsansicht. Wechseln Sie in diese Ansicht per Ansicht/Diagliederung. Für Kain Anunks Beispiel geben Sie jetzt einfach folgendes ein: "Namhafter Automobilhersteller". Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Dies ist unser Titel, der später auf dem ersten Dia zu sehen sein wird. Jetzt können Sie noch einen Untertitel eingeben: "Ein Unternehmensportrait." Drücken Sie nun wieder die Eingabetaste. Presentations springt wieder automatisch eine Gliederungsstufe tiefer und verlangt nach einem Text. Da dies unser Titel werden soll, haben wir keinen solchen Text. Um also wieder eine Gliederungsstufe nach oben zu gelangen, drücken Sie die Umschalt(Shift)- und die Tabulatortaste gleichzeitig. Analog gelangen Sie durch das alleinige Drücken der Tabulatortaste eine Stufe weiter nach unten. Gehen Sie nun so viele Stufen mit der entsprechenden Tastenkombination nach oben, bis "Titel 2." erscheint. Die "2." steht, wie alle Ziffern für das entsprechende zweite Dia. Geben Sie hier "Firmenprofil" ein. Wiederholen Sie diese Schritte, mit allen Dias, die Kain Anunk benötigt. Ihre Gliederung sollte in etwa wie die in Abbildung 4 aussehen.

Abbildung 4: Die fertige Gliederung.

Übrigens: Um in bereits bestehenden Punkten noch etwas zu ändern, können Sie entweder mit den Pfeiltasten oder mit der Maus navigieren.

Erinnern Sie sich bitte nun an die eingangs erwähnten Bestandteile eines Dias: neben einem Hintergrund besitzt es den Text und/oder Grafikobjekte sowie ein Layout. Dieses Layout bekommt nun eine Bedeutung. Presentations fügt den in der Gliederung eingegeben Text automatisch an die durch das Layout definierten Positionen ein. Somit brauchen Sie sich keine Gedanken über irgendwelche Positionierungen zu machen. Gleichzeitig legt das Layout automatisch auch das Aussehen des Textes fest, d. h. Schriftgröße, Schriftart und die Symbole vor Aufzählungen werden automatisch vorgegeben und formatiert. Wechseln Sie zurück in den Dia-Editor (Ansicht/Dia-Editor). Wie Sie feststellen können, hat Presentations die zuvor noch leeren Kästen mit genau den richtigen Elementen gefüllt. Desweiteren wurden die anderen Dias von Presentations automatisch angelegt. Schalten Sie zur Kontrolle einmal alle Dias über die am unteren Bildrand befindlichen Register durch und vergleichen Sie Ihre Gliederung mit den fertigen Dias.

Dieses automatische Ausfüllen funktioniert übrigens auch in der umgekehrten Richtung. Geben Sie mit einem Doppelklick Text in ein leeres Feld ein oder verändern Sie bereits vorhandenen Text in einem Kasten, so wird die Gliederung ebenfalls automatisch ergänzt bzw. aktualisiert. Sie könnten auf diese Weise selbstverständlich auch jedes Dia im Dia-Editor eingeben, allerdings ist dies, gerade bei umfangreichen Präsentationen, bei weitem nicht so komfortabel wie über die Diagliederung. Es ist ebenfalls möglich, das Layout komplett zu ignorieren und die Dias direkt, also nur über die normalen Werkzeuge, zu erstellen. Dann allerdings wird zum einen die Gliederung nicht automatisch aktualisiert und Änderungen sind wesentlich schwerer durchzuführen.

Falls Ihnen die von Presentations automatisch für die jeweiligen Dias generierten Layouts nicht gefallen, können Sie sich unter Format/Layoutgalerie ein anderes zum jeweiligen Verwendungszweck passendes Layout aussuchen. Ist hier keine geeignete Vorlage dabei, können Sie auch das bestehende Layout selbst verändern. In Kain Anunks Beispiel soll die Schriftart der Überschriften verändert werden. Wählen Sie dazu Bearbeiten/Layoutebene. Am unteren Bildschirmrand sehen Sie nun ein Register mit allen schon vorhandenen Layouts. Beachten Sie auch die veränderte neue Symbolleiste.

Abbildung 5: Das Anpassen eines Layouts.

Mit diesen Symbolen lassen sich neue Layouts erzeugen bzw. bestehende löschen. Wir wollen im Layout Listendiagramm die Schriftart der Überschrift ändern. Wählen Sie dazu das Registerblatt Listendiagramm am unteren Bildschirmrand und klicken Sie anschließend den Rahmen des "Titel I" an, um ihn zu markieren. Weisen Sie ihm nun eine andere Schriftart zu und wechseln Sie anschließend wieder zurück in die Dia-Ebene (Ansicht/Dia-Ebene). Betrachten Sie nun die Änderungen auf den einzelnen Dias.

Wie Sie sicherlich festgestellt haben werden, ist die Arbeitsweise mit Layouts nicht ganz intuitiv. Sobald Sie sich aber etwas eingearbeitet haben, nehmen Ihnen diese Automatiken viele wiederkehrende Arbeiten ab. Gerade wenn Sie keine Layouts verwenden, kann es vorkommen, dass Sie in jedem einzelnen Dia bei jedem Objekt die Schriftart explizit ändern müssen. Haben Sie in einem solchen Fall jedoch Layouts eingesetzt, so reicht es vollkommen aus, im Layout die Schriftart des entsprechenden Kastens zu ändern.

Falls Sie sich überhaupt nicht mit diesen Layouts anfreunden können, besteht auch die Möglichkeit, ein Dia komplett ohne Layout anzulegen. Ganz rechts unten im Presentationsfenster befinden sich zwei Listen. Aus der rechten können Sie, wie schon weiter oben erwähnt, ein bereits erstelltes Dia zum Bearbeiten auswählen. Mit der Liste links daneben können Sie ein neues leeres Dia einfügen. Wenn Sie dabei die Maustaste etwas länger gedrückt halten, können Sie ein Layout für dieses neue Dia auswählen. Dort haben Sie dann auch die Möglichkeit, ein Dia ohne Layout zu erzeugen.

Eigenleben

Doch nun wieder zurück zu Kain Anunks Projekt. Es soll der Präsentation nun etwas Leben eingehaucht werden. Wählen Sie die Dia-Ebene (Bearbeiten/Dia-Ebene) und als Ansicht den Dia-Editor (Ansicht/Dia-Editor). Wählen Sie das zweite Dia unserer Präsentation. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste in der Mitte des Dias und wählen Sie Objektanimation aus dem Kontextmenü. Hier können Sie nun bestimmen, wie die einzelnen Punkte der Liste aufgebaut werden sollen. Rechts in dem kleinen Fenster erhalten Sie eine kurze Vorschau. Wählen Sie hier eine Animation nach Ihrem Geschmack und klicken Sie auf OK. Wählen Sie nun über die Registerkarten am unteren Bildrand das dritte Dia zur Bearbeitung aus. Rufen Sie aus dem Menü Format/Layoutgalerie auf und entscheiden Sie sich für das neue Layout Organigramm.

Abbildung 6: Die Layout-Galerie.

Klicken Sie auf OK und anschließend doppelt auf den großen Kasten, der mit Mit Doppelklick Organigramm hinzufügen beschriftet ist. Klicken Sie nun alle Boxen auf der untersten Ebene nacheinander mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Box löschen. Fahren Sie nun auf die oberste Box, führen Sie einen Doppelklick auf ihr aus und geben Sie als Namen "Wir" ein. Klicken Sie die Box mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Einfügen/Subalterne. Nach der Bestätigung mit OK doppelklicken Sie auf die drei verbleibenden Boxen nacheinander und geben "Roma Sportsitz GmbH", "Heinz Kraftmotor AG" und "Regal Interieur AG" als jeweilige Namen ein. Um den Organigramm-Bearbeitungsmodus zu verlassen, klicken Sie mit der Maus auf eine freie Stelle in Ihrem Dia.

Abbildung 7: Das fertige Organigramm.

Wählen Sie anschließend das letzte Dia zum Bearbeiten und danach im Menü den Punkt Format/Layoutgalerie aus. In dem nun angezeigten Fenster wählen Sie als neues Layout das Datendiagramm. Klicken Sie, wie schon bei den Organigrammen, auf den entsprechenden Kasten doppelt, wählen Sie einen Diagrammtyp und geben Sie zum Schluss irgendwelche Fantasiewerte in das Datenblatt ein. Sind Sie fertig, dann klicken Sie wieder auf eine freie Stelle des Dias, um das Diagramm abzuwählen.

Nun sind die Übergänge zwischen den einzelnen Dias an der Reihe. Wechseln Sie dazu mittels Ansicht/Diasortierer in den Diasortiermodus. Hier könnten Sie nun durch einfaches "Drag and Drop" die einzelnen Dias in ihrer Reihenfolge verändern. Ein roter Strich zeigt dann an, wo das entsprechende Dia eingefügt würde. Unterhalb eines jeden Dias finden Sie weitere Informationen. Die Nummer zeigt die Reihenfolge beim Abspielen an. Das Symbol links unten gibt eine kleine Übersicht über das dem entsprechenden Dia zugeordnete Layout. Das Maussymbol zeigt an, dass das Dia während der Präsentation durch einen Mausklick aufgerufen wird. Möchten Sie dieses Verhalten ändern, indem z. B. die Tastatur zum Weiterschalten verwendet werden soll, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Dia und wählen im Kontextmenü Anzeigesequenz. Um die hier gemachten Einstellungen auf alle Dias anzuwenden, sollten Sie in diesem Fenster den Punkt Auf alle Dias der Präsentation anwenden aktivieren.

Zurück zum Diasortiermodus. Der Text unter jedem Dia beschreibt, wie das Dia während der Präsentation eingeblendet wird. Um diesen Effekt zu verändern, klicken Sie das entsprechende Dia mit der rechten Maustaste an und wählen dann Übergang. Hier können Sie nun einen von vielen Effekten auswählen.

Abbildung 8: Anpassen eines Diaübergangs.

Sind alle Dias optimal angeordnet, können Sie die fertige Präsenation über Ansicht/Präsentation ausführen starten. Während der Präsentation können Sie über die rechte Maustaste ein Menü mit Steuerbefehlen aufrufen. Mit der Maus können Sie übrigens auch während der Vorführung in die Dias "hineinmalen". Dazu reicht es, wenn Sie einfach die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus dann entsprechend bewegen.

Master-Layout

Zum Abschluss nun noch, wie versprochen, zu den "Master-Layouts", von denen Sie sich zu Beginn des Workshops eins aussuchen mussten. Ein Master-Layout ist nichts anderes als eine Sammlung von Layouts plus einem Hintergrund. Sie können ein neues Master-Layout erstellen, indem Sie nach dem Start von Presentations im PerfectExpert den Punkt Presentations-Master auswählen. Nun können Sie, genau wie bei einer normalen Präsentation, den Hintergrund und die Layouts bearbeiten. Der automatisch geöffnete PerfectExpert hilft Ihnen dabei.

Dies war der letzte Teil unseres fünfteiligen Workshops zu WordPerfect Office 2000. Dabei konnten wir natürlich nicht alle Punkte ausführlich ansprechen. Ich haben aber versucht, mich auf die Dinge zu konzentrieren, die im Handbuch schlecht oder gar nicht angesprochen werden oder mit denen viele Anwender Probleme haben. Viele komplexe Dinge, wie die Datenbank Paradox, die eingebaute Skriptsprache "PerfectScript", mit der Sie sogar kleinere Zusatzprogramme schreiben können, oder den Terminplaner CoreCentral, konnten aus Platzmangel leider nicht behandelt werden. Als weitere Hilfe-Quellen sei deshalb auf die im LinuxUser regelmäßig erscheinende "Büroklammer" und die im Handel erhältlichen Bücher verwiesen. Wie schon beim Vorgänger WordPerfect 8 lassen sich die Werke für die Windows-Version, wenn auch z. T. in etwas eingeschränkter Form, auch für die Arbeit mit der Linux-Version des Office-Pakets verwenden.