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Briefumschläge und Visitenkarten

Aushängeschilder

Im Netz tummeln sich etliche Anbieter, die mehr oder weniger preiswert Briefumschläge und Visitenkarten gestalten und drucken. Haben Sie mit LibreOffice Writer bereits das eigene Briefpapier erstellt, ist es ein Leichtes, auch eine passende Hülle und eine individuelle Karte zu basteln.

Das eigene Briefpapier, bedruckte Briefumschläge und schicke Visitenkarten gehören zum guten geschäftlichen Ton dazu, und auch viele Privatleute bevorzugen für ihre Korrespondenz einen professionellen Look. Wie Sie mit LibreOffice Writer Normbrief-Vorlagen erstellen, haben wir bereits in Ausgabe 02/2014 gezeigt [1]. Dieser Workshop hilft Ihnen dabei, zum Briefpapier passende Umschläge und ansprechende Visitenkarten zu gestalten.

Gut verpackt

In LibreOffice Writer erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Briefumschläge, die mit dem eigenen Briefpapier harmonieren. Die folgende Anleitung zeigt, wie Sie eine passende Hülle in eine Dokumentvorlage einbinden, so dass der Umschlag direkt mit dem Brief an den Drucker wandert:

  1. Rufen Sie über Datei / Neu / Vorlagen den Dialog zum Verwalten der Dokumentvorlagen auf. Unter Meine Vorlagen finden Sie Ihre eigenen Templates.
  2. Markieren Sie mit einem einfachen Mausklick die Vorlage, der Sie einen Umschlag hinzufügen möchten. Am oberen Rand erscheinen Schaltflächen zum Öffnen, Exportieren, Verschieben und Bearbeiten (Abbildung 1).

    Abbildung 1: Nachdem Sie eine Dokumentenvorlage ausgewählt haben, erscheint eine neue Symbolleiste mit dem Befehl "Bearbeiten".
  3. Wählen Sie Letzteres, öffnet Writer das Template. Verändern Sie nichts am Inhalt, sondern rufen Sie den Dialog zum Drucken von Umschlägen auf (Einfügen / Briefumschlag).
  4. Wechseln Sie zuerst zum Reiter Format, um die Größe auszusuchen. Für einen normalen DIN-A4-Brief eignet sich DL Umschlag, den Sie unten im Bereich Größe aus dem Drop-down-Menü Format auswählen (Abbildung 2).

    Abbildung 2: Für einen DIN-A4-Brief suchen Sie aus dem Drop-down-Menü "Format" den Eintrag "DL Umschlag" aus.
  5. Die Positionswerte für Empfänger und Absender können Sie übernehmen. Um die Texte im Empfänger- und Absenderfeld besonders zu formatieren, finden Sie in den beiden Ausklappmenüs Format Möglichkeiten, die Zeichen und Absätze nach Ihren Wünschen zu gestalten.
  6. Wechseln Sie zum Reiter Drucker und kontrollieren Sie die Vorgaben und Einstellungen für Ihren Drucker, damit Sie beim Ausdruck keine Überraschungen erleben.
  7. Wenden Sie sich nun dem ersten Reiter Umschlag zu. Das Feld für den Empfänger lassen Sie leer. Bei Serienbriefen könnten Sie hier Datensätze aus einer Datenbank zuweisen; in unserem Fall ist es zweckmäßiger, die Anschrift im Brief selbst mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage zu kopieren und anschließend mit [Strg]+[V] ins Empfängerfeld zu übernehmen.
  8. Haben Sie in den Programmeinstellungen Ihren Namen und die Anschrift hinterlegt, können Sie diese ins Feld Absender übernehmen, indem Sie die gleichnamige Checkbox aktivieren. Alternativ tragen Sie andere Daten ein.
  9. Klicken Sie abschließend auf Einfügen, um den Umschlag vor Ihrem Brief als Seite 1 zu platzieren.

Die so erzeugte Briefhülle stellt ein ganz normales Textelement dar, das heißt, Ihnen stehen nach dem Einfügen die üblichen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. In Zukunft bietet Writer zu jedem Brief, den Sie mit dieser Vorlage erstellen, auch einen Umschlag zum Ausdruck an. Besitzt Ihr Drucker keine getrennten Papierfächer, bringen Sie die beiden Teile am besten getrennt zu Papier. Drucken Sie also zuerst die Seite 1 und danach den Rest des Dokuments.

Sollten Sie einmal einen alleinstehenden Umschlag ohne anhängendes Dokument gestalten möchten, dann folgen Sie der Anleitung bis zu Schritt 8 und klicken am Ende auf Neues Dokument. Das so entstandene Schriftstück enthält dann nur noch den Briefumschlag.

Hülle mit Ausblick

Wenn Sie Briefumschläge ohne Fenster verwenden und Ihr Firmenlogo dennoch prominent unterbringen möchten, fügen Sie die Grafik einfach hinter den Absenderangaben ein. So erkennt der Empfänger bereits beim Leeren des Briefkastens, von wem er Post erhalten hat. Achten Sie in dem Fall darauf, die Grafik richtig im Absenderfeld zu verankern. Wenn Sie das Bild über Rechtsklick und Umlauf / Im Hintergrund hinter den Text schieben, ist es stets sichtbar.

Benutzen Sie hingegen Briefumschläge mit Fenster, löschen Sie einfach die Absender- und Empfängerangaben und fügen Ihr Logo über dem Sichtfenster des Briefumschlags ein. Damit Sie keine Schwierigkeiten mit der Post bekommen, achten Sie darauf, nur die oberen 40 Millimeter des Umschlags für den Absender und das Logo zu benutzen. Auf der rechten Seite müssen Sie zudem einen Bereich von mindestens 74 mm Breite als "Freimachungszone" (für Briefmarken) berücksichtigen und leer lassen.

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