Kampf der Mailflut

Der täglichen Mailflut Herr zu werden, ist eine Herausforderung, bei der Filter und virtuelle Ordner helfen. Mac-OS-Anwender kennen dies als "intelligente Ordner" aus Apple Mail, dem Finder oder iTunes. Dort legen Sie einen Ordner an, der nur Mails enthält, die bestimmte Kriterien erfüllen. Auch Thunderbird [1] kennt dieses Feature schon sehr lange, nur war es in früheren Versionen unter Datei / Neu / Gespeicherte Suche versteckt und etwas komplizierter zu verwenden.

Virtuelle Ordner einrichten

Thunderbird 3 macht es ihnen sehr leicht, einen virtuellen Ordner anzulegen. Geben Sie einfach einen Suchbegriff in das Suchfeld oben rechts ein – wichtig ist dabei, dass Sie in der linken Leiste etwas auswählen, in dem Thunderbird suchen kann. Achten Sie darauf, ob sich während des Tippens unten die Ergebnisse ändern. Dann klicken Sie auf die Lupe am linken Rand des Suchfensters (Abbildung 1), wählen dort – sofern nicht schon vorher geschehen – erst ein Filterkriterium (z. B. Filtern nach Betreff) aus und speichern dies dann mittels Als virtuellen Ordner speichern.

Damit öffnen Sie einen Dialog (Abbildung 2), in dem sie dem virtuellen Ordner einen Namen geben (Thunderbird schlägt schon einen vor) und auf Wunsch weitere Suchkriterien festlegen. Falls sie mehrere Konten in Thunderbird haben und der virtuelle Ordner in allen suchen soll, müssen Sie noch über den Auswählen-Knopf neben Diese Ordner durchsuchen bei allen gewünschten Konten den Haken setzen. Wichtig: Setzen Sie den Haken nicht direkt neben dem Konto, sondern in einem oder mehreren Unterordnern davon (z. B. Posteingang), sonst findet Thunderbird die Mails nicht. Alternativ zur Methode über das Ausklappmenü des Suchfelds rufen Sie den Menüpunkt Datei / Neu / Virtueller Ordner auf.

Abbildung 1: Direkt im Ausklappmenü des Suchfensters legen Sie virtuelle Ordner an.

Abbildung 2: Im Dialog zur Erstellung virtueller Ordner legen Sie Suchkriterien fest.

Beispielszenarien

Virtuelle Ordner sind keine Ordner im ursprünglichen Sinne, deshalb fehlen die üblichen Ordner-Optionen, die Sie normalerweise über einen Rechtsklick auf den Ordner unter Einstellungen finden. Es handelt sich hier um dynamisch generierte Ordner, die Suchergebnisse aus "richtigen" Ordnern zusammenfassen. Sie müssen sich immer der Tatsache bewusst sein, dass ein virtueller Ordner die Mails nicht verschiebt, sondern dass sie weiterhin im Ursprungsordner verbleiben. Deshalb können sie einen virtuellen Ordner auch jederzeit wieder löschen, ohne dass die darin enthaltenen Mails angetastet werden. Auch die Mails selbst sind in dem virtuellen Ordner nicht direkt löschbar: Öffnen Sie dafür die Mail in einem neuen Tab per Doppelklick und klicken Sie dann oben rechts auf Löschen.

Durch das Verknüpfen mehrerer Bedingungen erstellen Sie sehr ausgefeilte virtuelle Ordner. Ein paar Beispiele:

• Bei Bekannten, deren Mails Sie immer unbedingt beantworten müssen, definieren Sie eine Bedingung Von / ist / (Mailadresse oder Name) und eine zweite Status / ist nicht / beantwortet und wählen Sie darüber alle Bedingungen erfüllen. Der daraus resultierende Ordner enthält nur unbeantwortete Mails dieser Person, so dass Sie nie den Überblick verlieren.
• Wenn Sie einen virtuellen Ordner definieren wollen, der nur alle Newsletter-Mails der letzten Woche enthält, legen Sie eine Bedingung Betreff / enthält / Newsletter und Alter in Tagen / ist kleiner als / 8 fest; wählen Sie dann wiederum alle Bedingungen erfüllen darüber.
• Nutzen Sie die Verschlagwortung von Thunderbird, können Sie einen virtuellen Ordner anlegen, der nur Mails enthält, die beispielsweise die Schlagwörter "To Do" oder "Important" tragen (Schlagwörter / enthält / To Do bzw. Important). Sobald Sie das Schlagwort löschen, verschwindet diese Mail automatisch aus dem virtuellen Ordner, da die Bedingung nicht mehr erfüllt ist.
• Alle Mails mit Attachments, die größer als 1 MByte sind, listen Sie in einem virtuellen Ordner über Anhang-Status / ist/enthält Anhänge kombiniert mit Größe (KB) / ist größer als / 1000 – auch hier müssen Sie alle Bedingungen erfüllen wählen.

Seien sie kreativ: Mit geschickten Kombinationen der vorhandenen Kriterien lässt sich die Mail-Flut geschickt vorsortieren und wird einfacher zu bewältigen – ohne dass Sie dazu einen normalen Ordner anlegen müssen, den Sie zwar über einen normalen Filter automatisch befüllen, danach aber selbst verwalten.

Falls Sie die Suchkriterien des virtuellen Ordners nachträglich ändern wollen, tun Sie dies über einen Rechtsklick und Auswahl von Eigenschaften. Nur der Name ist nachträglich nicht zu ändern.