Wer auf eigene Rechnung arbeitet, sollte seine Ressourcen präzise planen. Mit freier Software behalten Sie dabei den Überblick.

Selbstständigkeit funktioniert nur mit einem starken Antrieb und der Bereitschaft, alle Widrigkeiten zu überwinden, inklusive Verzögerungen im Ablauf, Absagen oder Fehlentscheidungen. Technische und andere Methoden helfen, Frustmomente zu verringern und die Produktivität zu erhalten. Dabei ist das Gefühl sehr wichtig, jeden Tag etwas Konstruktives erreicht zu haben.

Gelingt das nicht, geht schnell die Motivation verloren. Zudem kommt es im Alltag immer wieder vor, dass begonnene Aufgaben liegenbleiben oder sich unvorhergesehene Probleme auftun. Darüber geraten mitunter die Zeit und die vorab gesetzten Ziele in Vergessenheit.

Gerade, wenn Sie als digitaler Nomade arbeiten [1], fällt es schwer, die Produktivität im Auge zu behalten. Hier hilft es, die Balance zwischen Auftrag und Freizeit zu bewahren, damit am Ende des Monats einerseits die Kasse stimmt und andererseits der Feierabend tatsächlich einer ist.

Kalender

Ohne Kalender oder eine andere Terminübersicht gelingt es kaum, den Überblick zu behalten. Achten Sie bei der Auswahl eines digitalen Kalenders auf die Unterstützung von CalDAV, um die Einträge sauber synchronisieren zu können. Hilfreich sind in diesem Zusammenhang spezielle Kalender für Projekte, die Sie für die jeweiligen Mitwirkenden freigeben.

Zu den passenden Software-Kandidaten für die Terminverwaltung zählen Google Kalender, Evolution, Calcurse [2]. Sie können auch gleich zu einer Groupware für den Desktop greifen – hier genießen Zimbra/Zarafa [3] sowie dessen Nachfolger Kopano [4] einen guten Ruf (Abbildung 1). Alle drei stehen sowohl in kommerziellen als auch freien Varianten bereit [5].

Abbildung 1: Die Groupware Kopano gibt es als kostenlose Community-Variante, was das Testen der Software ohne finanzielles Risiko erlaubt.

Das an der ETH Zürich entwickelte Tool MineTime [6] basiert auf dem Javascript-Framework Electron und steht somit für alle gängigen Betriebssysteme parat. Für Linux gibt es Pakete sowohl für Debian/Ubuntu als auch für Red Hat/Fedora.

Aufgaben verwalten

Projekte unterteilen sich in der Regel in Aufgaben. Bei deren Verwalten erweisen sich Evolution oder eine Groupware wie Zimbra/Zarafa oder Kopano als große Hilfe, die entsprechende Funktionen mitbringen. Desktop-Applikationen wie etwa Getting Things Gnome eignen sich meist nur für Einzeltäter.

Die Autoren nutzen als Aufgabenverwaltung Trello [7]. Ausschlaggebend dafür war dessen Einfachheit, die freie Verfügbarkeit für den Desktop via Webbrowser und Smartphone/Tablet sowie die Synchronisation über verschiedene Geräte in Echtzeit. Der Berliner Mitspieler Wunderlist [8] funktioniert ähnlich. Beide Dienste speichern die von Ihnen eingetragenen Daten aber nicht lokal, sondern auf den Servern des Anbieters.

Trello funktioniert über benannte Listen von Aufgaben, sogenannte Boards. Jedes davon trägt einen Namen, der sich häufig vom Namen des Projekts oder der beteiligten Person ableitet. Abbildung 2 zeigt ein Board mit dem Namen LinuxUser – darüber behalten die Autoren Termine für die Abgabe der Beiträge im Blick.

Abbildung 2: Mit Trello verwalten Sie Teilaufgaben innerhalb eines Projekts, wie in diesem Fall bei der Arbeit an Artikeln.

Jedes einzelne Board umfasst weitere Ebenen zum Untergliedern, sogenannter Teilaufgaben, in Form einer benannten Liste. Diese Teilaufgaben stellen Sie sich am besten als Karteikarten vor. Die Listen in unserem Beispiel heißen etwa To Do, Im Gange sowie Fertig und repräsentieren den jeweiligen Arbeitsstand einer Aufgabe.

Initial befindet sich eine Karteikarte in der Liste To Do. Nach der Arbeit an einer Teilaufgabe wandert diese per Drag & Drop in die Liste Im Gange. Nach Abschluss der Aufgabe rutscht sie auf dieselbe Weise in die Liste Fertig. Alle Teammitglieder erhalten damit einen transparenten Überblick über das Projekt und dessen Fortschritt.

Jede Karteikarte bietet Raum für zusätzliche Informationen, etwa einen beschreibenden Text sowie ein Datum, an dem die Teilaufgabe erfüllt sein muss. Zudem lassen sich alle Karten jederzeit verändern, umsortieren und löschen.

Der Eigentümer eines Boards, Admin genannt, hat zudem die Möglichkeit, Boards für andere Benutzer freizugeben. Die erhalten dadurch Zugriff auf die Inhalte und können dann ebenfalls Karteikarten erstellen und bearbeiten.

Notiz- und Ideensammler

Vielfach kommen einem während der Arbeit Gedanken in den Sinn, die vielleicht später in eines der Projekte einfließen. Um diese festzuhalten, helfen digitale Zettelkästen [9] wie MyNotex [10], Tomboy [11], GNote [12] oder Keepnote [13].

Das Ablegen in der Wolke erlaubt dagegen Google Keep, ein eigenes Wiki setzen Sie hingegen mit Zim [14] auf. Während die ersten vier eher Anwendungen für den einzelnen Benutzer sind, erlauben die letzten beiden das Synchronisieren und den wechselseitigen Zugriff auf Notizen.

Zeiterfassung

Zeiterfassung im Projekt basiert auf dem Vertrauen zwischen den Beteiligten. Daraus ergeben sich etwa Anwesensheits- und Arbeitszeiten sowie Budgets und die entsprechende Abrechnung dazu.

Im einfachsten Fall erstellen Sie diese Abrechnung in Form einer Tabelle in LibreOffice Calc, Gnumeric oder Google Spreadsheets. Zum Erfassen der Zeiten stehen Tools wie Ktimetracker [15] (als Bestandteil von Kontact) oder Go For It! [16] bereit. Die darüber erfassten Zeiten übertragen Sie ins jeweilige Tabellenblatt, das dann als saubere Basis zur Abrechnung dient.

Für größere Projektgruppen erweist sich das jedoch als unhandlich. Hier bietet sich eine spezielle Software wie vTiger [17] an. Greifen Sie auf einen kommerziellen Service zurück, käme etwa das Berliner Unternehmen Mite [18] mit seiner Webplattform in Betracht (Abbildung 3).

Abbildung 3: Online-Tools, wie das von Mite, helfen Ihnen dabei, im Rahmen eines Projekts die Zeiten der einzelnen Teilnehmer auszuwerten.

Über das Online-Tool erfassen Sie nicht nur für alle Beteiligten die jeweiligen Zeiten im Projekt, sondern erhalten auch eine Auswertung zum Umsatz des Projekts, sofern Sie einen Stunden- oder Tagessatz hinterlegt haben.

Kommunikationsmittel

Ohne Kanäle und Werkzeuge zur Kommunikation geht bei der Arbeit im Team gar nichts. Neben der E-Mail spielen Chat-Plattformen wie Slac [19] und Mattermost [20] eine größere Rolle (Abbildung 4), insbesondere bei Entwicklern. Die Messenger WhatsApp, Telegram und Signal standen bereits im Rampenlicht [21], ebenso Videotelefonie mit Skype, Ekiga und Jitsi.

Abbildung 4: Die Webplattform Slac ermöglicht es Anwendern, sich projektbezogen auszutauschen.

Team

Allein alle Aufgaben gleichermaßen gut zu bewältigen, klappt nur bei einer kleinen Anzahl von Projekten. Steigen der Umfang und die Komplexität, lohnt es sich, Kooperationen einzugehen. Dahinter steht die Frage: Welche Aufgaben eignen sich dazu, um sie auszulagern, also extern einzukaufen? Plattformen wie Upwork [22] und OnlineJobs.ph [23] kommen hier ins Spiel, um zeitnah den zusätzlichen Bedarf zu decken.

Zu den primären Kandidaten für das Auslagern zählen alle Aufgaben, die spezielles Wissen erfordern und die andere preiswerter, zuverlässiger oder schneller erledigen können als Sie selbst – etwa die Buchhaltung und Steuerberatung, die Reinigung der Büroflächen, Grafik und Design, die Gestaltung von Verträgen und das Aushandeln samt Akquise.

Jeder Teilnehmer im Team kommt mit eigenen Vorstellungen ins Projekt und auf die Mitwirkenden zu. Um Missverständnissen vorzubeugen oder diese auszuräumen, sollten Sie klären, was Ihr Gegenüber erwartet. Beziehen Sie mit ein, dass die Erwartungen und Ansprüche an Leistung, Termintreue und Verfügbarkeit je nach Kultur, Herkunftsland und Mentalität sehr voneinander abweichen.

Sprechen Sie miteinander ab, ob und insbesondere wann ein bestimmtes Tool, das Aufmerksamkeit erfordert, zum Einsatz kommt. Stets über einen Messenger online zu sein, gaukelt der Gegenseite permanente Erreichbarkeit und Verfügbarkeit vor. Neben erhöhtem Stress sinkt damit die Konzentration, da sich ja stets auf dem Kommunikationskanal etwa tun könnte.

Tagesablauf

Eine gewisse Routine hilft dabei, den Tag nicht ganz planlos zu begehen. Eine Todo-Liste mit einer Kombination aus Aufgaben und Vorgaben bezüglich der Zeit sorgt dafür, dass Sie wissen, was ansteht. Diese Liste erstellen Sie entweder bereits am Abend vorher oder morgens, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Streichen Sie erledigte Punkte auf der Liste durch – damit sehen Sie sofort, dass Sie vorangekommen sind – in Trello entspricht das dem Verschieben einer Teilaufgabe in die Liste Fertig. Schrumpft eine Liste, verringert das den Stress.

Bleiben Sie jedoch flexibel mit den Todos: Nicht immer lässt sich alles planen und wie gewünscht umsetzen. Unerledigte Punkte bilden die Basis für die Liste des kommenden Tages. Den Überblick, welche Ressourcen bereitstehen, behalten Sie mit Werkzeugen wie vTiger, LibrePlan [24] (Abbildung 5) oder ProjectLibre [25]. Dabei sind Einträge für Ruhephasen sowie Zeit für die Familie sinnvoll.

Abbildung 5: Mit LibrePlan, hier in der Demo-Version, strukturieren Sie Ihren Arbeitstag.

Probieren Sie aus, welche Methode beim Sortieren der Termine für Sie passt und wie Sie Aufgaben am besten gewichten. Arbeiten Sie mit der Pomodoro-Methode, hilft etwa Pomodoro Timer [26] weiter, nicht an einer Aufgabe klebenzubleiben (Abbildung 6).

Abbildung 6: Der Pomodoro Timer von Gnome arbeitet nach der Pomodoro-Technik, die Ihnen dabei hilft, Aufgaben in fest definierten Zeiträumen zu bewältigen.

Fazit

Selbst den goldenen Weg zu finden, um die Dinge zu erreichen, die Sie sich vorgestellt haben, ist eine Meisterleistung. Beim Arbeiten im Verbund kommt als Komponente noch die Abstimmung mit den Teammitgliedern hinzu. Die hier vorgestellten Werkzeuge und Methoden erleichtern die Aufgabe ein wenig.