Mit dem leistungsfähigen Finanzverwaltungsprogramm GnuCash behalten Sie das private Konto ebenso im Griff wie die Buchhaltung eines kleinen Betriebs.

Beim Geld hört die Freundschaft auf, sagt das Sprichwort, und tatsächlich hört der Spaß auf, wenn das Geld nicht stimmt. Dabei wächst sich die Kontrolle der Finanzen schnell zu einer umfangreichen Aufgabe aus – gerade, wenn Sie einen kleinen Betrieb haben, aber auch dann, wenn es “nur” ums private Konto geht.

Hier hilft GnuCash weiter, ein leistungsfähiges Programm zum Verwalten von Geldströmen. Auf der Projektseite [1] stehen der Quellcode sowie Binärpakete für verschiedene Distributionen zum Herunterladen bereit. Unter Ubuntu installieren Sie das Programm über den Befehl sudo apt-get install gnucash im Terminal. Nach dem Einrichten steht entweder eine Verknüpfung bereit, oder Sie starten das Programm mit dem Kommando gnucash aus der Shell.

Einrichten

Nach dem ersten Start stehen zunächst einige Konfigurationsarbeiten an. Nutzen Sie bereits eine Buchführung und möchten von dieser zu GnuCash umsteigen, lohnt sich der Versuch, die Daten über den Menüpunkt Datei | Importieren zu übernehmen. Das Programm unterstützt die beiden verbreiteten Formate QIF und OFX/QFX, sodass ein Wechsel häufig reibungslos gelingt.

Möchten Sie komplett neu anfangen, hilft Ihnen ein Einrichtungsassistent dabei, die richtigen Einstellungen auszuwählen (Abbildung 1). Im noch leeren Fenster wählen Sie den Menüpunkt Datei | Neue Datei aus, um frisch zu starten. Als privater Anwender benötigen Sie hier andere Parameter als Gewerbetreibende oder Freiberufler. Die erste Entscheidung fällt leicht: Als Währung behalten Sie die Voreinstellung Euro bei.

Abbildung 1: Dank des Assistenten erstellen Sie schnell und einfach eine neue Datei. Gewerbetreibende finden ebenso einen passenden Kontenrahmen wie Privatanwender.

Anschließend entscheiden Sie sich für einen Kontenrahmen. Als privater Anwender kommen Sie in der Regel mit Allgemeine Konten gut zurecht. Sie ergänzen je nach Bedarf noch Hausbesitz oder Ähnliches. Gewerbetreibende wählen zwischen verschiedenen Standard-Kontenrahmen. Unter anderem stehen die beiden am weitesten verbreiteten Kontenrahmen SKR03 und SKR04 bereit. Vereine finden mit dem Kontenrahmen SKR49, was sie brauchen. Bei Bedarf passen Sie die ausgewählten Konten im nächsten Schritt an. Das klappt allerdings später, nach dem ersten Einrichten, auch noch.

Konten

In der Buchführung unterscheidet man zwischen Bestands- und Erfolgskonten. Bei Buchungen zwischen Bestandskonten (wie Girokonto, Sparkonto, Bargeld) bleibt das Geld im System, eine Auszahlung vom Girokonto erhöht also das Bargeld.

Bei Buchungen auf Erfolgskonten fließt Geld ins System ein (Ertragskonto) oder verlässt es (Aufwandskonto). Kommt Geld von außen auf das Girokonto, buchen Sie auf das passende Ertragskonto als Gegenkonto. Kaufen Sie etwas ein und bezahlen bar, verlässt Geld das System, das Gegenkonto zum Konto Bargeld ist das passende Aufwandskonto.

Haben Sie alle erforderlichen Konten ausgewählt, müssen Sie für jedes davon den Anfangsbestand erfassen: die Salden von Giro- und Sparkonten, den Stand Ihrer Kreditkarte und den Geldbetrag, den Sie in der Kasse haben. Auch das können Sie gegebenenfalls noch später erledigen.

Zum Schluss entscheiden Sie sich noch für den Namen und den Speicherort der neuen Datei. Damit ist die Software bereits fertig eingerichtet.

Kontenübersicht

Beim Start der Software sehen Sie eine Übersicht über die Konten mit dem jeweiligen Stand (Abbildung 2), sodass Sie Ihre Vermögenswerte wie Bargeld, Bankguthaben, Haus, Auto und anderes sowie Verbindlichkeiten wie den Stand der Kreditkarte oder Kredit auf einen Blick einordnen können.

Abbildung 2: In der Übersicht über die Konten verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand Ihrer Finanzen.

Am unteren Bildschirmrand rechnet die Software für Sie das Eigenkapital aus, also den Betrag, um den die Vermögenswerte die Verbindlichkeiten übersteigen. In der Übersicht über die Konten finden Sie außerdem eine Liste der Einnahmen und Ausgaben. Am unteren Bildschirmrand rechnet das Programm für Sie Ihren Gewinn aus, also den Betrag, der Ihnen nach Abzug der Ausgaben von den Einnahmen noch verbleibt.

Diese Ansicht bietet darüber hinaus die Möglichkeit, über einen Rechtsklick und das Kontextmenü neue Konten anzulegen oder nicht genutzte Konten zu löschen. Mit einem Rechtsklick auf ein bestehendes Konto erscheint ein Menü, aus dem Sie Konto bearbeiten auswählen, um die Einstellungen eines Kontos zu verändern – etwa, um es umzubenennen, die Farbe für die Anzeige zu ändern oder die Kontonummer eines Bankkontos zu speichern.

Buchen

Nun legen Sie mit dem Buchen los. Die Applikation verwendet dabei das System der doppelten Buchführung (siehe Kasten “Immer zwei Konten”). Das bedeutet, dass Sie zu jeder Buchung, die Sie eintragen, eine Gegenbuchung auf einem anderen Konto erstellen.

Haben Sie etwa Kleidung mit einer Kreditkarte gekauft, erstellen Sie einen Eintrag auf dem Konto Fremdkapital | Barverbindlichkeiten | Kreditkarte. Ein Doppelklick auf das Konto in der Übersicht öffnet einen neuen Reiter, in den Sie die Buchung eintragen (Abbildung 3).

Abbildung 3: Sie erfassen Buchungen schnell und unkompliziert über eine Tabelle, in der Sie neben Datum und Betrag auch ein Gegenkonto angeben.

Ins erste Feld gehört das Datum des Einkaufs. Falls Sie Ihre Belege durchnummerieren und aufbewahren, kommt die Nummer ins zweite Feld. Als Beschreibung geben Sie einen aussagekräftigen Text ein. Als Nächstes wählen Sie ein Konto für die Gegenbuchung aus, in diesem Fall Aufwendungen | Kleidung. Die Software bucht dann eine Belastung auf dem Konto der Kreditkarte und gleichzeitig einen Zugang, also eine Erhöhung der Ausgaben, auf dem Aufwandskonto für Kleidung.

Das n im nächsten Feld bedeutet “nicht bestätigt”. Erhalten Sie später die Abrechnung der Bank mit den verbuchten Beträgen, wandeln Sie durch einen Klick in das Feld das n in ein b um und markieren damit die Buchung als bestätigt, also mit dem Kontoauszug abgeglichen.

Lernfähig

GnuCash lernt dazu: Es erkennt wiederkehrende Muster in den Buchungen. Bei der nächsten Buchung mit der Beschreibung “Kleidung” schlägt es direkt das richtige Aufwandskonto vor.

Es gibt Einnahmen und Ausgaben, die nicht in voller Höhe zu einem einzigen Ertrags- oder Aufwandskonto gehören, sondern die Sie auf verschiedene Konten aufteilen. Kaufen Sie etwa im Supermarkt Lebensmittel, Artikel für die Körperpflege und Reinigungsmittel, die Sie bar bezahlen, teilen Sie diese eine Ausgabe auf die drei entsprechenden Aufwandskonten auf.

Dazu verfahren Sie wie bereits beschrieben, sparen das Feld Buchen aber zunächst aus. Über einen Rechtsklick in das Feld öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie mehrteilige Buchung auswählen. Nun stehen zwei Zeilen für die Gegenbuchung bereit. Wiederholen Sie das Ganze, und Sie erhalten die in diesem Fall notwendigen drei Zeilen.

Darin wählen Sie entsprechende Konten aus. Dann tragen Sie den entsprechenden Teilbetrag ein, und zwar ins Feld Empfangen: Der Gesamtbetrag bedeutet aus Sicht des Kontos für Bargeld eine Ausgabe, aus Sicht der Aufwandskonten aber einen Zugang, also eine Erhöhung der Ausgaben.

Online-Banking

Dank HBCI rufen Sie über die Software Umsätze online ab und geben Überweisungen direkt aus dem Programm heraus an die Bank weiter. Dazu bitten Sie zunächst das Geldinstitut, Ihr Konto für das Verfahren freizuschalten. Um einen neuen Zugang im Programm einzurichten, sollten Sie die URL des Servers Ihrer Bank sowie die entsprechenden Zugangsdaten zur Hand haben.

Diese Daten teilt Ihnen Ihre Bank mit. Je nach Institut erhalten Sie außerdem eine passende Chipkarte und benötigen ein Lesegerät dafür. Den Assistenten zum Einrichten starten Sie über Werkzeuge | Online Banking Einrichtung. Der Vorgang unterscheidet sich je nach Bank.

Nach dem Einrichten des Zugangs rufen Sie zunächst die Buchungen des Girokontos ab, am besten seit dem 1. Januar des laufenden Jahrs. Wichtig ist, dass Sie zunächst den korrekten Anfangsbestand erfassen, also den Stand des Girokontos zum 1. Januar. Als Gegenkonto wählen Sie das Eigenkapital-Konto Anfangsbestand. Da das Programm alle Buchungen vom erfassten Anfangsbestand aus berechnet, erhalten Sie ansonsten einen falschen Kontostand.

Im Anschluss an das Erfassen des Anfangsbestands öffnen Sie in der Übersicht der Konten das Girokonto. Es erscheint ein neuer Reiter. Nun wählen Sie in der Menüleiste den Punkt Aktionen | Online Aktionen | Abfrage Kontoumsätze aus. Als Datum für den Start geben Sie den 1. Januar an, als Ende belassen Sie Auswahl bei Bis: Jetzt. Zum Schluss bestätigen Sie mit OK. Ab der nächsten Abfrage wählen Sie als Start Von: Letztes Abrufdatum aus. So erhalten Sie stets alle noch nicht abgefragten Umsätze.

Nach dem Abruf der Umsätze gilt es, jeder Buchung auf dem Girokonto ein Ertrags- oder Aufwandskonto zuzuordnen. Auch hier erweist sich GnuCash als lernfähig: Das Programm erkennt wiederkehrende Buchungen, wie den monatlichen Eingang des Gehalts oder die monatliche Rechnung für Telefon und Internet. Es erfasst auch deren Kontierung und schlägt die entsprechenden Einträge bei folgenden Buchungen automatisch vor.

Bei Bedarf senden Sie aus GnuCash heraus außerdem direkt Überweisungsaufträge an Ihre Bank. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen | Online Aktionen | SEPA Einzelüberweisung. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das Sie die Daten für die Überweisung eintragen. Dann senden Sie den Überweisungsauftrag mit einem Klick auf Jetzt ausführen an Ihre Bank. Je nach Bank müssen Sie sich dazu unterschiedlich identifizieren. Üblicherweise melden Sie sich mit Ihrer PIN an, eventuell mit eingelegter HBCI-Karte, und geben den Auftrag mit einer TAN frei.

Geschäftliches

Mit den bisher beschriebenen Funktionen kommen Privatanwender üblicherweise aus. GnuCash bietet aber noch mehr und kann auch Kleinunternehmer zufriedenstellen. Unter dem Menüpunkt Geschäft finden Sie, was Sie als Unternehmer brauchen. Hier verwalten Sie Kunden und Lieferanten, schreiben neue Aufträge, erstellen Rechnungen und überwachen deren Bezahlung. Die umsatzsteuerrelevanten Daten exportieren Sie zum Steuerprogramm ELSTER und übertragen sie ans Finanzamt.

Berichte

Um Ihre Finanzen im Griff zu behalten, müssen Sie bei Bedarf auf entsprechende Auswertungen zugreifen können. Benötigen Sie beispielsweise für Ihre Steuererklärung eine Übersicht der Werbungskosten, legen Sie zunächst in der Kontenübersicht mit einem Rechtsklick auf Aufwendungen und dem Kontextmenüeintrag Neues Konto ein neues Aufwandskonto Werbungskosten an.

Brauchen Sie eine Aufstellung der Werbungskosten, öffnen Sie einfach dieses Aufwandskonto. GnuCash zeigt nun alle als Werbungskosten markierten Buchungen an. Sofern Sie außerdem zu jeder Buchung eine Belegnummer erfasst haben, wissen Sie sofort, wo Sie die zugehörigen Belege finden.

Unter dem Menüpunkt Bericht finden Sie noch eine Vielzahl weiterer möglicher Berichte, die GnuCash für Sie erstellen kann. Dazu gehören unter anderem eine Übersicht Ihrer Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sowie eine Übersicht über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Gewerbetreibende erstellen hier bei Bedarf eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder eine Bilanz.

Unterwegs

Für alle, die viel unterwegs sind und Ihre Finanzen mobil verwalten wollen, gibt es die GnuCash-App [2] für Android. Sie bietet auch von unterwegs aus Zugriff auf grundlegende Funktionen von GnuCash. So können Sie beispielsweise vom Smartphone oder Tablet aus buchen und Berichte erstellen lassen.

Fazit

In GnuCash finden sowohl Privatanwender als auch Kleinunternehmer, was sie zur Verwaltung ihrer Finanzen benötigen. Die leistungsfähige Software kann problemlos mit der kommerziellen Konkurrenz mithalten. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, eine HBCI-Einbindung erleichtert das Online-Banking. Dank der passenden App können Sie auch von unterwegs aus buchen und Berichte erstellen lassen.