Veranstaltungen rund um Linux & Co. bilden das Herzstück einer blühenden Community. Ob Messen, Vorträge oder ganze Konferenzen, solche Events helfen, Linux und freie Software bekannter zu machen. Hier lernen Sie alles Nötige, um erfolgreich ein Linux-Event zu organisieren.

Die Organisation einer Linux-Veranstaltung trägt immens zur Verbreitung unseres Lieblings-Betriebssystems bei. Wollen auch Sie mit Ihrer eigenen Konferenz, Messe, Installationsparty oder Linux-Woche dabei helfen, sollten Sie sich als erstes einige zuverlässige Helfer ins Boot holen.

Unterstützer zu finden, erweist sich oft als leichte Übung: Fast überall gibt es eine aktive Linux-Community. Linux-Usergroups (LUGs) existieren in nahezu jeder größeren Stadt und vielen Landkreisen (Abbildung 1). Dort finden Sie am ehesten Mitstreiter und manchmal auch Teilnehmer, die nur darauf gewartet haben, dass jemand das Heft in die Hand nimmt.

Beachten Sie hierbei, den Grad der Unterstützung möglichst genau einzuschätzen und zu wissen, wer sich für welche Aufgaben am besten eignet. Einige weitsichtige Teilnehmer der Community haben einen gemeinnützigen Verein gegründet, um ihr Engagement auf eine solide Basis zu stellen. Neben klassischen LUGs gibt es auch davon losgelöste Gemeinschaften, zum Beispiel den Verein zur Förderung Freier Informationen und Software e.V. [1].

Abbildung 1: Mitglieder einer Linux-Usergroup oder eines Linux-Stammtisches helfen meist gerne dabei, ein Event zu organisieren. Eine aktuelle Liste von LUGs finden Sie im hinteren Teil dieses Heftes ab Seite 100.

Arbeitsteilung, Kommunikation

Durch die anerkannte Gemeinnützigkeit eines Vereins ergeben sich viele Vorteile bei der Organisation von Veranstaltungen. Ein Verein darf Spendenquittungen und Rechnungen ausstellen; Sponsoren oder Gönner setzen dies oft voraus, um sich an einer Veranstaltung zu beteiligen. Weiterhin steht man nicht als Einzelkämpfer da, wenn man Kontakt zu Firmen oder der Presse aufnimmt, sondern tritt mit einer offiziellen Organisation im Rücken auf. Hinzu kommt ein Budget, das durch die Beiträge der Mitglieder entsteht und für die Deckung der ersten Kosten dient.

Haben Sie nun Unterstützer gefunden, gilt es, als nächstes die Menge der Arbeit möglichst gleichmäßig zu verteilen. Der Erfahrung nach wollen die Helfer ihren Zeitaufwand genau abschätzen können. Ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit besteht also darin, Überraschungen weitgehend zu vermeiden. Es hat sich bewährt, kleine Aufgaben zu verteilen, die eine Person in überschaubarer Zeit erledigt.

Formulieren Sie diese Aufgaben so konkret wie möglich: “Ich benötige eine Anfahrtsbeschreibung für die Veranstaltung, erstelle bitte jeweils eine für PKW, Bus und Bahn”. Weiterhin sollten Sie damit gezielt Personen anschreiben, die ihre Unterstützung zugesagt haben; die persönliche Kontaktpflege spielt eine immens wichtige Rolle. Es erspart viel Frust, sich nicht permanent mit kleinen Aufgaben an eine Mailingliste zu wenden und dann festzustellen, dass sich niemand freiwillig meldet.

Zum Abschluss dieser ersten Planungsphase müssen Sie eine Basis für die interne Kommunikation schaffen. Für diese Aufgabe eignet sich eine Mailingliste, auf der die Organisatoren etwa Textentwürfe und Erfahrungen austauschen. Damit der Ausfall eines Helfers möglichst wenig Zusatzarbeit erfordert, sollte jeder alle Ergebnisse seiner Arbeit dort veröffentlichen: Der Stellvertreter weiß dann genau, was er zu tun hat, und es entstehen keine Missverständnisse.

Veranstaltungsart

Die Art der Veranstaltung bestimmt nun das weitere Vorgehen, es stehen unterschiedlichste Arten zur Wahl: Vorträge, Diskussionsrunden, Installationspartys, Ausstellungsstände, Keysigning-Partys. Falls der Event mehrere Programmpunkte umfasst, setzen Sie konkurrierende Themen möglichst nicht gleichzeitig an. Als Trennung bieten sich die Unterscheidung zwischen privaten und kommerziellen Interessen sowie Einsteiger- und Expertenthemen an. Finden Sie für jeden Teil der Veranstaltung einen Verantwortlichen, der die Koordination übernimmt.

Ein Vortragsprogramm ist immer ein sehr attraktiver Programmpunkt, bringt aber auch im Vorfeld einigen Arbeitsaufwand mit sich. Das fängt mit der Anzahl der Vortragsräume an, setzt sich mit der notwendigen Bestuhlung fort und endet noch lange nicht mit dem Vorhandensein eines Beamers. Vorträge funktionieren nur selten ohne Projektor, ein Ersatzgerät sollte also auf jeden Fall bereit stehen. Ein Steckdosenverteiler ist ein Muss, möglicherweise benötigen einige der Dozenten auch einen Internetanschluss.

Referenten gewinnen Sie am besten mit einem Call for Papers, also dem Aufruf, Vorträge einzureichen. Diese Aufrufe begleiten Sie am besten mit Pressemeldungen an Mailinglisten, News-Dienste und Verlage. In großen Projekten wie Gnome, KDE oder Debian gibt es oft Freiwillige; meist haben sich einige Entwickler darauf spezialisiert, ihr Wissen auf Messen oder Konferenzen weiterzugeben. Achten Sie aber darauf, das Programm ausgeglichen zu gestalten, um möglichst viele Besucher anzuziehen.

Treffen die ersten Rückmeldungen potenzieller Referenten ein, einigen Sie sich auf eine eventuelle Aufwandsentschädigung. Bitten Sie ihn oder sie, einen Vortragstitel (wenn möglich, gleich auch die Präsentationsfolien) sowie einen kurzen Abriss des Inhalts einzureichen, falls noch nicht geschehen. Das Programm sollte zu einem frühen Zeitpunkt schon in den Grundzügen feststehen, auch wenn sich in der Regel schon bald noch Änderungen ergeben.

Messestände ermöglichen es Firmen und Projekten zusätzlich, sich darzustellen und mit Besuchern in Kontakt zu treten. Beschreiben Sie den Ausstellern im Vorfeld, welche Voraussetzungen die Räumlichkeiten erfüllen.

Bei einer Installationsparty treffen sich Gleichgesinnte und installieren unter Anleitung eine Linux-Distribution, eine Checkliste dazu bietet ein Papier der LUG Bozen [2]. Sorgen Sie als Grundvoraussetzungen einer solchen Veranstaltung für genügend Tische, Stühle, Stromanschlüsse und eine schnelle Internetverbindung. Um die Datenübertragung zu minimieren, richten Sie einen Spiegelserver ein, den alle Teilnehmer als Installationsquelle verwenden. Als Alternative dazu bietet sich ein Proxy an, der alle Anfragen an Internet-Server zwischenspeichert und dann lokal ausliefert. Lassen Sie nur so viele Teilnehmer zu, wie Sie auch betreut können: Der Wissenstand der Teilnehmer fällt zumeist recht unterschiedlich aus, was eine individuelle Betreuung erforderlich macht.

Veranstaltungsort

Nachdem Sie die Art der Veranstaltung festgelegt haben, müssen Sie einen geeigneten Ort finden. Veröffentlichen Sie vor Beginn des Events eine Anfahrtsbeschreibung sowie Hinweise auf Parkplätze. Wegweiser zu etwas versteckten Eingängen verhindern Irritationen bei den Besuchern (Abbildung 3). Unverzichtbar sind natürlich sanitäre Anlagen, auch ein Eimer mit Reinigungsmitteln für Tische und Stühle sollte immer bereit stehen.

Abbildung 3: Verlaufen unmöglich: Hier sieht jeder Besucher sofort, wo es lang geht. Auch an die Sponsoren ist gedacht, die sich hier am prominenter Stelle präsentieren können.

Es gibt drei wichtige Kriterien, die der Ort Ihres Events erfüllen sollten:

• schneller Internetanschluss
• ausreichende Stromversorgung
• Catering

Kaum ein Aussteller will heutzutage noch auf breitbandige Internetanschlüsse wie DSL verzichten. Je nachdem, wieviele Rechner die Leitung nutzen (auch das Orga-Team sollte mindestens einen Rechner als Vor-Ort-Büro mitbringen), treten schnell Engpässe auf. Preiswerte Router verteilen die Bandbreite meist nur langsam auf alle Teilnehmer, besser eignet sich etwa ein PC mit Linux.

Die Sicherheit spielt hier eine wichtige Rolle; achten Sie auf einen kontrollierten Zugang zum Netz, vor allem, wenn Sie WLAN-Komponenten einsetzen. Bei Messen erstellen Sie am besten Zettel für jeden Aussteller, die die Konfiguration und eine kurze Anleitung für den Zugriff auf das Netzwerk enthalten. Auch an Hardware wie Switches oder Kabeln sollte es nicht fehlen.

Bei der Stromversorgung und der Verkabelung des Geländes sollten Sie darauf achten, möglichst viele Stromkreise zu verwenden, um einzelne Sicherungen nicht zu überlasten. Versichern Sie sich, stets Zugriff auf den Sicherungskasten sowie ausreichend Verlängerungskabel zu haben. Erinnern Sie bei Bedarf die Aussteller daran, Verteilersteckdosen mitzubringen und anzukündigen, ob sie besonders viele oder leistungshungrige Geräte anschließen.

Bei der Versorgung der Besucher mit Essen und Trinken gilt es, abzuwägen: Einerseits bietet Catering eine verlockende Einnahmequelle, andererseits gibt es rechtliche Grenzen und die tatsächliche Besucherzahl lässt sich oft nur sehr schwer einschätzen. Als möglicher Kompromiss für kleinere Veranstaltungen bietet es sich daher an, lokale Lieferdienste um Bestellzettel zu bitten und sie vorzuwarnen, dass am Veranstaltungstag mehr Kunden auftauchen könnten. Für den Veranstalter bleibt dann noch die Aufgabe, die Bestellzettel auszulegen sowie besonders Aussteller und Dozenten im Vorfeld darauf hinzuweisen, dass das Essen nicht direkt auf der Veranstaltung zur Verfügung steht. Für die eigenen Helfer sollten Sie Getränke, Frikadellen, Würstchen, Toastbrot oder ähnliches als Ausgleich für die Zeit und Muskelkraft bei Auf- und Abbau bereitstellen.

Einnahmen…

Ist auch ein Ort für die Veranstaltung gefunden, geht es an die Finanzierung. Auch dabei haben Sie wieder mehrere Möglichkeiten; hier die drei meistgenutzten:

• Sponsoren
• Standgebühren
• Eintritt

Sponsoren sorgen bereits vor der Veranstaltung für ein Budget. Als Gegenleistung schalten Sie Werbebanner auf der Homepage oder erlassen für Sponsoren die Teilnahme- und Standgebühr.

Falls Sie in Ihrer Veranstaltung eine Messe einplanen, bieten sich Standgebühren als attraktive Einnahmequelle an. Firmen sehen es oft als selbstverständlich an, für ihren Stand zu bezahlen, allerdings sollten Sie die Gebühr der Größe des Events anpassen. Projekte und gemeinnützige Vereine aus der Community sollten sich unentgeltlich präsentieren dürfen.

Als Organisator betreiben Sie am besten einen eigenen Stand, um einen Anlaufpunkt für alle Probleme und Fragen zu haben. Gleichzeitig führen Sie dort Gespräche mit den Besuchern und stellen eine Spendenkasse auf, mehr dazu finden Sie beim Debian-Projekt [3]. Als Dank für eine Spende bieten sich Probeexemplare von Zeitschriften oder kleine Give-Aways an. Verlage von Linux-Zeitschriften und Hersteller von Distributionen zeigen sich dahingehend oft kooperativ.

…und Ausgaben

Neben den üblichen Telefon- und Spritkosten im Vorfeld Ihrer Veranstaltung entstehen oft auch größere Ausgaben in Form von Versicherungen, Miete oder Reinigung. Denn obwohl sich jeder einen reibungslosen Ablauf wünscht, passiert meist Unvorhergesehenes. Um sich vor den Kosten eventueller Personen- und Materialschäden zu wappnen, sollten Sie sich entsprechend versichern. Bei den Kosten dafür spielt sowohl die Dauer der Veranstaltung als auch die geschätzte Anzahl der Besucher eine Rolle.

Bekommen Sie die Räumlichkeiten nicht gesponsert, fallen zusätzlich Mietkosten an. Wollen Sie Gebäude einer staatlichen Einrichtung (etwa einer Schule) mieten, regeln Sie dies am besten über einen gemeinnützigen Verein; sie müssen dann oftmals nur den symbolischen Betrag von einem Euro aufbringen. Die Stadtverwaltung hilft Ihnen hier weiter. Achten Sie darauf, ob Reinigungskosten einen Teil der Miete darstellen, ansonsten könnte Sie eine Nachforderung von mehreren hundert Euro überraschen.

Werbung

Die Werbestrategie zählt zu den wichtigsten Punkten überhaupt, denn ohne gute Werbung brauchen Sie nicht zu erwarten, viele Besucher anzulocken. Ein aufwändiges Programm zusammen mit gähnender Leere stellt den Super-GAU für Veranstalter nicht nur von Linux-Events dar.

Als erstes Aushängeschild dient die Homepage des Events. Referenzieren Sie diese auf alle Flyern, E-Mails und sonstigen Informationen. Ein professionelles Aussehen der Homepage inklusive korrekter Rechtschreibung betont die Ernsthaftigkeit der eigenen Veranstaltung gegenüber Presse, Firmen, Ausstellern, Sponsoren und den Besuchern. Auf die Homepage und alle Schreiben rund um die Veranstaltung gehört eine E-Mail- sowie eine vollständige postalische Adresse, also ein Impressum inklusive Ansprechpartner.

Darüberhinaus sollten Sie im Vorfeld so lange wie möglich Flyer verteilen. Legen Sie diese in EDV-Geschäften aus oder bringen Sie sie anderweitig unter Ihre Zielgruppe (etwa bei LUG-Treffen). Bei Druckereien gibt es hohe Mengenrabatte, die Kosten für 3000 und 6000 Flyer unterscheiden sich nur unwesentlich. Verzichten Sie auf keinen Fall darauf, Flyer zu erstellen; sie sorgen nachweislich für die größte Anzahl von Besuchern bei regionalen Veranstaltungen.

Auch Plakate lassen sich gut in Geschäften, Bibliotheken oder Universitäten aushängen. Ein griffiger Name Ihres Events hilft, dass sich Betrachter auch später noch an das Plakat erinnern. Es empfiehlt sich, den Pinguin Tux als Bild und das Wort “Linux” deutlich hervorzuheben, weil diese den größten Bekanntheitsgrad auch außerhalb der Community haben und so mögliche Interessenten auch im Vorbeigehen aufmerksam machen.

Wenden Sie sich auf E-Mail-Verteilern – etwa von Linux-Usergroups – an potenzielle Besucher, sollten Sie darauf achten, nicht zu penetrant zu wirken. Als schönen Nebeneffekt dieser Art von Werbung haben Sie bei Mailinglisten direktes Feedback.

Pressekontakte

Eine gute Möglichkeit, alle Informationen zusammenzufassen, stellt die Pressemitteilung (PM) dar. Halten Sie die Anrede förmlich, da Sie hier nicht Ihre Besucher, sondern Redakteure in Verlagen sowie Firmenvertreter ansprechen. Sie ersparen sich viel Tipparbeit in E-Mails, da Sie lediglich auf die Presseerklärung verweisen müssen.

Haben Sie bereits Kontakte zu Verlagen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass aus Ihrer PM eine Erwähnung im entsprechenden Medium wird. Neben Zeitschriften, die sich direkt an Ihre Zielgruppe wenden, bieten sich auch kostenlose Wochenendblätter an, da sie viele Leser im direkten Umkreis erreichen.

Achten Sie beim Verteilen Ihre Pressemitteilung auf ausreichend zeitlichen Vorlauf. Soll Ihre Veranstaltung etwa in einem monatlich erscheinenden Magazin erwähnt werden, so muss das spätestens in der Ausgabe erfolgen, die typischerweise Anfang bis Mitte des Vormonats der Veranstaltung erscheint. Dazu muss die Redaktion Ihre PM jedoch spätestens zum Redaktionsschluss dieser Ausgabe erhalten. Der liegt meist vier bis sechs Wochen vor Erscheinen des Blatts, also zwei bis drei Monate vor der Veranstaltung.

Die heiße Phase

Gerade in den letzten Tagen vor Beginn der Veranstaltung steigt der Arbeitsaufwand noch einmal steil an, mit dem Aufbau beginnt die körperlich anstrengende Phase. Mit vielen Helfer lassen sich auch aufwändige Bestuhlungen und Möbeltransporte schnell durchführen.

Die Dauer der Veranstaltung richtet sich hauptsächlich nach dem angebotenen Programm. Es ergibt allerdings kaum Sinn, am Wochenende vor 10 Uhr zu beginnen. Die ersten Stunden verlaufen zumeist ein wenig hektisch, da es oft noch Ungereimtheiten zu klären gilt. Damit sich in dieser Phase alle Organisatoren deutlich als solche zu erkennen lassen, sollten Sie auffällige Namensschilder, Bänder oder T-Shirts vorbereiten.

Nach Abbau der Stände bietet es sich am letzten Abend an, mit allen Organisatoren und Helfern auf die hoffentlich gelungene Durchführung anzustoßen. Wollen Sie nachträglich Meinungen der Aussteller, Dozenten und Helfer einholen, lohnt es sich, sie alle noch einmal anzuschreiben und um Feedback zu bitten. Ein konstruktives Gespräch der Organisatoren bildet den endgültigen Abschluss der zumeist mehrmonatigen Vorbereitungen, hoffentlich mit der Zielsetzung, eine weitere Veranstaltung folgen zu lassen.