Veranstaltungen rund um Linux & Co. bilden das Herzstück einer blühenden Community. Ob Messen, Vorträge oder ganze Konferenzen, solche Events helfen, Linux und freie Software bekannter zu machen. Hier lernen Sie alles Nötige, um erfolgreich ein Linux-Event zu organisieren.

Die Organisation einer Linux-Veranstaltung trägt immens zur Verbreitung unseres Lieblings-Betriebssystems bei. Wollen auch Sie mit Ihrer eigenen Konferenz, Messe, Installationsparty oder Linux-Woche dabei helfen, sollten Sie sich als erstes einige zuverlässige Helfer ins Boot holen.

Unterstützer zu finden, erweist sich oft als leichte Übung: Fast überall gibt es eine aktive Linux-Community. Linux-Usergroups (LUGs) existieren in nahezu jeder größeren Stadt und vielen Landkreisen (Abbildung 1). Dort finden Sie am ehesten Mitstreiter und manchmal auch Teilnehmer, die nur darauf gewartet haben, dass jemand das Heft in die Hand nimmt.

Beachten Sie hierbei, den Grad der Unterstützung möglichst genau einzuschätzen und zu wissen, wer sich für welche Aufgaben am besten eignet. Einige weitsichtige Teilnehmer der Community haben einen gemeinnützigen Verein gegründet, um ihr Engagement auf eine solide Basis zu stellen. Neben klassischen LUGs gibt es auch davon losgelöste Gemeinschaften, zum Beispiel den Verein zur Förderung Freier Informationen und Software e.V. [1].

Abbildung 1: Mitglieder einer Linux-Usergroup oder eines Linux-Stammtisches helfen meist gerne dabei, ein Event zu organisieren. Eine aktuelle Liste von LUGs finden Sie im hinteren Teil dieses Heftes ab Seite 100.

Arbeitsteilung, Kommunikation

Durch die anerkannte Gemeinnützigkeit eines Vereins ergeben sich viele Vorteile bei der Organisation von Veranstaltungen. Ein Verein darf Spendenquittungen und Rechnungen ausstellen; Sponsoren oder Gönner setzen dies oft voraus, um sich an einer Veranstaltung zu beteiligen. Weiterhin steht man nicht als Einzelkämpfer da, wenn man Kontakt zu Firmen oder der Presse aufnimmt, sondern tritt mit einer offiziellen Organisation im Rücken auf. Hinzu kommt ein Budget, das durch die Beiträge der Mitglieder entsteht und für die Deckung der ersten Kosten dient.

Haben Sie nun Unterstützer gefunden, gilt es, als nächstes die Menge der Arbeit möglichst gleichmäßig zu verteilen. Der Erfahrung nach wollen die Helfer ihren Zeitaufwand genau abschätzen können. Ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit besteht also darin, Überraschungen weitgehend zu vermeiden. Es hat sich bewährt, kleine Aufgaben zu verteilen, die eine Person in überschaubarer Zeit erledigt.

Formulieren Sie diese Aufgaben so konkret wie möglich: “Ich benötige eine Anfahrtsbeschreibung für die Veranstaltung, erstelle bitte jeweils eine für PKW, Bus und Bahn”. Weiterhin sollten Sie damit gezielt Personen anschreiben, die ihre Unterstützung zugesagt haben; die persönliche Kontaktpflege spielt eine immens wichtige Rolle. Es erspart viel Frust, sich nicht permanent mit kleinen Aufgaben an eine Mailingliste zu wenden und dann festzustellen, dass sich niemand freiwillig meldet.

Zum Abschluss dieser ersten Planungsphase müssen Sie eine Basis für die interne Kommunikation schaffen. Für diese Aufgabe eignet sich eine Mailingliste, auf der die Organisatoren etwa Textentwürfe und Erfahrungen austauschen. Damit der Ausfall eines Helfers möglichst wenig Zusatzarbeit erfordert, sollte jeder alle Ergebnisse seiner Arbeit dort veröffentlichen: Der Stellvertreter weiß dann genau, was er zu tun hat, und es entstehen keine Missverständnisse.

Veranstaltungsart

Die Art der Veranstaltung bestimmt nun das weitere Vorgehen, es stehen unterschiedlichste Arten zur Wahl: Vorträge, Diskussionsrunden, Installationspartys, Ausstellungsstände, Keysigning-Partys. Falls der Event mehrere Programmpunkte umfasst, setzen Sie konkurrierende Themen möglichst nicht gleichzeitig an. Als Trennung bieten sich die Unterscheidung zwischen privaten und kommerziellen Interessen sowie Einsteiger- und Expertenthemen an. Finden Sie für jeden Teil der Veranstaltung einen Verantwortlichen, der die Koordination übernimmt.

Ein Vortragsprogramm ist immer ein sehr attraktiver Programmpunkt, bringt aber auch im Vorfeld einigen Arbeitsaufwand mit sich. Das fängt mit der Anzahl der Vortragsräume an, setzt sich mit der notwendigen Bestuhlung fort und endet noch lange nicht mit dem Vorhandensein eines Beamers. Vorträge funktionieren nur selten ohne Projektor, ein Ersatzgerät sollte also auf jeden Fall bereit stehen. Ein Steckdosenverteiler ist ein Muss, möglicherweise benötigen einige der Dozenten auch einen Internetanschluss.

Referenten gewinnen Sie am besten mit einem Call for Papers, also dem Aufruf, Vorträge einzureichen. Diese Aufrufe begleiten Sie am besten mit Pressemeldungen an Mailinglisten, News-Dienste und Verlage. In großen Projekten wie Gnome, KDE oder Debian gibt es oft Freiwillige; meist haben sich einige Entwickler darauf spezialisiert, ihr Wissen auf Messen oder Konferenzen weiterzugeben. Achten Sie aber darauf, das Programm ausgeglichen zu gestalten, um möglichst viele Besucher anzuziehen.

Treffen die ersten Rückmeldungen potenzieller Referenten ein, einigen Sie sich auf eine eventuelle Aufwandsentschädigung. Bitten Sie ihn oder sie, einen Vortragstitel (wenn möglich, gleich auch die Präsentationsfolien) sowie einen kurzen Abriss des Inhalts einzureichen, falls noch nicht geschehen. Das Programm sollte zu einem frühen Zeitpunkt schon in den Grundzügen feststehen, auch wenn sich in der Regel schon bald noch Änderungen ergeben.