Bei der Arbeit sammeln sich viele Informationen an, die strukturiert aufbereitet eine enorme Hilfe bei Alltagsaufgaben wären. Mit passender Wiki-Software beherrschen Sie die Informationsflut.

Wiki-Software fristet vielerorts noch ein Nischendasein. Dabei sind Wissensdatenbanken auf Basis solcher Programme jedermann ein Begriff: Am bekanntesten dürfte Wikipedia sein. Für den Einsatz entsprechender Software braucht es nicht immer große Infrastrukturen wie bei MediaWiki, der Software hinter Wikipedia. Auch für Freiberufler und kleine Büros gibt es inzwischen viele solcher Anwendungen. Sie lassen sich hausintern hosten und bringen die typischen Merkmale freier und quelloffener Software mit.

Die Einsatzszenarien für Wiki-Software sind vielfältig: Wikis dienen nicht nur als reine Wissensdatenbank, sondern nehmen auch Informationen zu internen Abläufen, allgemeine Infos oder Dokumentationen auf. Alle Daten lassen sich wahlfrei miteinander kombinieren und verbinden. Zudem eignen sie sich als Stütze kollaborativen Arbeitens, weil sich in ihnen wichtige Informationen strukturell erfassen, mit Links verknüpfen und mithilfe leistungsfähiger Suchfunktionen schnell abrufen lassen.

Dokumentationen, an denen sich mehrere Personen beteiligen, profitieren von integrierten Funktionen zur Versionsverwaltung. Beispielsweise stellen Sie bei Bedarf vorherige Versionsstände eines Wiki-Beitrags problemlos wieder her. Modifikationen an den Inhalten lassen sich dank der Versionsverwaltung der Wiki-Software über längere Zeiträume hinweg nachvollziehen.

Über offene Schnittstellen verknüpfen Sie Wiki-Plattformen außerdem mit Anwendungen wie Projektmanagementapplikationen. Das vermeidet ein doppeltes Erfassen unterschiedlicher Daten. Zudem sind quelloffene Wiki-Programme kompatibel zu häufig genutzten Datenbanken wie MariaDB, PostgreSQL, MySQL oder SQLite, sodass sie auf bestehende Datenbanksysteme zurückgreifen können. Plattformunabhängig erhältliche Wikis eignen sich gut für den Einsatz in heterogenen IT-Infrastrukturen. Häufig in Java entwickelt, lassen sie sich unabhängig vom vorhandenen Betriebssystem verwenden.

Auswahlkriterien

Wer im Small oder Home Office agiert, verfügt weder über eine eigene IT-Abteilung noch über Mitarbeiter, die hochkomplexe Softwareanwendungen installieren, konfigurieren und permanent warten. Deswegen muss ein Wiki-System für diese Zielgruppe einfach zu handhaben sein und darf im Betrieb nicht permanent Ressourcen beanspruchen. Das betrifft auch die Hardware: Das Wiki-System sollte so konzipiert sein, dass auch ältere Computer als Plattform infrage kommen und alle Daten auf lokalen Servern ohne Cloud-Zugang verbleiben.

Zu den wichtigen Auswahlkriterien zählt daneben die Verfügbarkeit der Software auf den Clients. Native Clientanwendungen auf Arbeitsplatzrechnern müssen installiert und gewartet werden. Webbasierte Anwendungen dagegen nutzen den bereits vorhandenen Webbrowser und benötigen dementsprechend keine zusätzliche Software. Viele Wiki-Plattformen verwenden daher integrierte Webserver.

Zu guter Letzt sollte die Wiki-Plattform möglichst modular aufgebaut sein. Das vermeidet ein von vornherein überladenes Interface, erlaubt aber trotzdem, benötigte Funktionsmodule nachträglich einzubinden.

DokuWiki

Hinter DokuWiki [1] steckt eine freie, in PHP geschriebene Wiki-Software, die bereits seit über 20 Jahren kontinuierlich entwickelt wird. Die Wiki-Engine war ursprünglich für Dokumentationszwecke ausgelegt, wurde jedoch im Laufe der Zeit dank ihres modularen Aufbaus um immer mehr Plugins erweitert. Sie eignet sich inzwischen auch für das kollaborative Arbeiten, für Blogs und zum Verwalten von Mediadaten.

Die Anwendung kommt mit einer ausgereiften Zugriffsverwaltung und lässt sich mehrsprachig einsetzen. Zudem haben die Entwickler eine Volltextsuche integriert. DokuWiki verwendet eine Markdown-ähnliche Syntax, lässt sich aber mithilfe eines Plugins mit einem WYSIWYG-Editor versehen.

Holprige Installation

DokuWiki setzt einen Webserver und PHP voraus. Sie können einen beliebigen Webserver einsetzen, wobei Linux voreingestellt Apache nutzt. Ein Datenbank-Backend benötigen Sie nicht, da die Plattform die generierten Inhalte in einfachen Textdateien sichert.

DokuWiki findet sich in den Repositories aller gängigen Linux-Distributionen und lässt sich dementsprechend bequem über die jeweilige Paketverwaltung installieren. Dann erhalten Sie jedoch meist nicht die aktuellste Version [2], weswegen die Entwickler empfehlen, sie manuell einzubinden. Das kann wegen inkonsistenter Verzeichnisstrukturen allerdings erhebliche Probleme verursachen, insbesondere unter Debian. Vor allem unter aktuellen Debian-Releases binden Sie deshalb ungeachtet der resultierenden DokuWiki-Version besser die Pakete aus den Repos ein.

Sobald DokuWiki läuft, rufen Sie die Startseite im Webbrowser unter der URL http://localhost/dokuwiki auf. Damit überspringen Sie die Installationsseite, die möglicherweise Fehlermeldungen aufgrund fehlender Verzeichnisstrukturen anzeigt. Sie gelangen stattdessen direkt auf die Startseite des Wikis (Abbildung 1). Greifen Sie von einem anderen Computer im lokalen Netz auf den DokuWiki-Rechner zu, geben Sie im Browser anstelle der Localhost-URL die entsprechende IP-Adresse des Servers ein.

Abbildung 1: Die Startseite von DokuWiki wirkt beim ersten Aufruf etwas unübersichtlich.

Bedienungsanleitung

Die einzelnen Bedienelemente beschränken sich auf vier Schalter rechts neben Start und drei Verlinkungen. Oberhalb des Suchfelds finden Sie einen Login- und einen Registrierungs-Link. Damit Sie den Administrationsmodus erreichen und Inhalte einpflegen können, klicken Sie auf den Login-Link und melden sich mit den während der Installation angegebenen Authentifizierungsdaten an. Anschließend pflegen Sie direkt die ersten Inhalte über das Bleistiftsymbol oder das Kontextmenü und die Option Create this page ein. Die Software öffnet daraufhin den Editor, der oben eine Leiste mit Formatierungsoptionen anbietet. Im freien Bereich darunter geben Sie Ihren Text ein.

Damit DokuWiki die Inhalte korrekt anzeigt, müssen Sie die Syntax einhalten. Die meisten einfacheren Auszeichnungen pflegen Sie mithilfe der Formatierungsoptionen ein. Die drei Schaltflächen unter dem Editorbereich dienen zum Sichern der Seite und zum Abbrechen des Editiervorgangs. Preview öffnet eine Vorschau, anhand derer Sie prüfen, ob der Text Ihren Vorstellungen entspricht oder noch Feinschliff benötigt.

Es empfiehlt sich, den Text zunächst unformatiert einzugeben und anschließend anzupassen. Für einen detaillierteren Überblick über die Syntax klicken Sie auf Sitemap und wählen im sich daraufhin öffnenden Fenster wiki. In der nun ausklappenden Optionsleiste klicken Sie auf syntax und erhalten eine detaillierte Dokumentation. Einzelne Unterpunkte sehen Sie zur schnelleren Navigation rechts im Inhaltsverzeichnis (Abbildung 2).

Abbildung 2: Die Auszeichnungssyntax von DokuWiki lehnt sich an Markdown und HTML an.

Um Inhalte via Schalterleiste zu formatieren, markieren Sie die gewünschten Textteile mit der Maus und klicken auf den passenden Button. So verleihen Sie dem Text eine Struktur, indem Sie Überschriften mit mehreren Ebenen einfügen, die Inhalte als Aufzählung nummerieren oder in Kursiv- oder Fettschrift darstellen.

Nach Abschluss der Formatierung klicken Sie auf Preview, um eine Vorschau anzuzeigen (Abbildung 3). Beachten Sie, dass Sie sie nach jeder Modifikation am Text erneut laden müssen. Bei längeren Texten springt die Vorschau an die Stelle, an der Sie die letzte Formatierung vorgenommen haben. Gleichzeitig legt die Software anhand der ausgezeichneten Überschriften ein Inhaltsverzeichnis an, wobei sie die entsprechenden Ebenen berücksichtigt. Das Inhaltsverzeichnis erscheint in der Vorschau rechts neben der Überschrift in einem Kasten Table of Contents und enthält die einzelnen Kapitelüberschriften in Form direkt anklickbarer Links.

Abbildung 3: Bei Bedarf blenden Sie unterhalb des DokuWiki-Editors eine Seitenvorschau ein.

Mithilfe der Verlinkungsfunktion fügen Sie interne oder externe Links ein. Interne Verknüpfungen verweisen dabei auf Seiten in DokuWiki, während externe zu Sites im Internet führen. Mediendateien ergänzen Sie ähnlich einfach über Media Files rechts oben in der Steuerleiste. Im geöffneten Dialog laden Sie eine Abbildung, eine Videosequenz, ein Dateiarchiv oder ein externes Dokument in Ihre DokuWiki-Instanz. Nachdem Sie die Größe und den Platz des Mediums im Text definiert haben, genügt ein Mausklick auf Insert.

Die Auszeichnungen lassen sich durch Löschen der entsprechenden Syntax im Editierbereich wieder aus dem Dokument entfernen. Bei längeren Texten sehen Sie zudem vor Absatzüberschriften rechts im Anzeigefenster einen Schalter Edit, der nach einem Klick nur den aktuellen Absatz in das Editierfenster lädt. Das gewährleistet bei umfangreichen Inhalten eine wesentlich bessere Übersicht, da Sie absatzweise arbeiten können und nicht durch den gesamten Text scrollen müssen. Abschließend empfiehlt es sich, den Knopf Save unterhalb des Editorbereichs zu betätigen. Die Applikation springt dann zurück in die Gesamtansicht.

Namensräume

Mit Namensräumen bezeichnet DokuWiki Ordnerstrukturen. Grundsätzlich bestehen sie aus hierarchisch strukturierten Inhaltssammlungen. Haben Sie etwa einen langen Text erfasst, strukturieren Sie ihn, indem Sie die einzelnen Kapitel jeweils als interne Links auszeichnen und so in die Namensraumstruktur übernehmen. Dabei fügen Sie je nach Bedarf im Editierbereich zusätzliche Anmerkungen innerhalb der Auszeichnung ein, die die Seitenansicht mit übernimmt.

Um in umfangreichen Namensräumen problemlos zu navigieren, klicken Sie oben rechts im Hauptfenster auf Sitemap. Steuern Sie danach anhand der einzelnen Überschriften den jeweiligen Namensraum an. Zu den Auszeichnungsmöglichkeiten in den Namensräumen finden Sie unter Sitemap | namespaces eine ausführliche Dokumentation.

Administration

Sollen mehrere Personen mit der DokuWiki-Instanz arbeiten, richten Sie die entsprechenden Zugriffsrechte auf der Administrationsseite ein. Dort finden Sie darüber hinaus einige Konfigurationsmöglichkeiten und Optionen zum Integrieren von Erweiterungen.

Um Zugriff auf die Administrationsseite zu erhalten, melden Sie sich als admin mit dem während der Installation vergebenen Passwort an. Die Software öffnet daraufhin die leere Startseite. Durch einen Klick auf Admin oben rechts im Fenster gelangen Sie in den Administrationsdialog (Abbildung 4).

Abbildung 4: Über die DokuWiki-Administrationsseite erstellen Sie Nutzerkonten und binden Erweiterungen ein.

Via Access Control List Management und User Manager legen Sie neue Benutzer mit den passenden Zugriffsrechten an. Die Template Style Settings modifizieren das Erscheinungsbild der Anwendung. Im Dialog Configuration Settings nehmen Sie zahlreiche Einstellungen zum Verhalten der Anwendung vor.

Plugins

Über den Administrationsdialog lässt sich DokuWiki unter der Option Extension Manager (Abbildung 5) durch Plugins funktionell erweitern. Voreingestellt erscheinen die installierten Extensions unter Installed Plugins. Daneben finden Sie im Reiter Installed Templates eingepflegte Vorlagen zur optischen Gestaltung des Wikis. Über Search and Install integrieren Sie weitere Plugins ins System.

Abbildung 5: Bei Bedarf erweitern Sie die Funktionen von DokuWiki mithilfe von Plugins.

Von Haus aus bietet DokuWiki nur eine Eingabezeile für die Angabe zumindest eines Teils des Plugin-Namens an. Kennen Sie den Namen der jeweiligen Erweiterung nicht genau, klicken Sie im erläuternden Text darüber auf den Link plugins. Damit öffnen Sie eine alphabetisch sortierte Liste verfügbarer Plugins auf der DokuWiki-Projektseite. Ein Klick auf Download holt das gewünschte Exemplar in die Anwendung.

Die Erweiterungsverwaltung verfügt außerdem über eine Suchfunktion, mit der Sie nach Plugins recherchieren. Install integriert das gewünschte Plugin in Ihre DokuWiki-Instanz. Allerdings tauchen in den Listenansichten teils obsolete oder nur mit älteren DokuWiki-Installationen funktionierende Erweiterungen auf. Entsprechende Warnmeldungen in gelben Kästen sollten Sie unbedingt berücksichtigen, da länger nicht mehr gepflegte Plugins ein Sicherheitsrisiko bergen können.

Versionskontrolle

Um auf ältere Versionen von Einträgen zuzugreifen, nutzen Sie im Editor die Option Old revisions. Ein Klick auf das Uhrensymbol öffnet eine Tabellenansicht der älteren Versionen Ihrer Wiki-Seiten. Zum Vergleich markieren Sie die gewünschten Einträge mit einem Häkchen und nutzen die Schaltfläche Show differences between selected revisions. Die Unterschiede erscheinen farblich markiert nebeneinander. Um eine ältere Revision zu bearbeiten, wählen Sie sie zunächst in der Versionsansicht aus. Laden Sie die Seite dann über die Schaltfläche Edit this page in den Editor.

BookStack

Mit über zehn Jahren kontinuierlicher Entwicklungszeit und Pflege gehört BookStack [3] wie DokuWiki zu den fest etablierten Wiki-Systemen. Es orientiert sich in Aufbau und Konzept an einer Bibliothek: Sie organisieren Ihre Inhalte in Kapiteln, die wiederum Bestandteil von Büchern sind, die in einem Bücherregal stehen.

Das plattformübergreifend erhältliche freie Wiki-System lässt sich sowohl auf einem Server als auch in einer Docker-Umgebung installieren. Es setzt PHP, MySQL ab Version 8.0 oder MariaDB ab Version 10.6 voraus. Zusätzlich benötigen Sie die PHP-Paketverwaltung Composer, einen mit PHP kompatiblen Webserver und das Versionskontrollsystem Git.

Für kleinere Umgebungen und unerfahrene Anwender stellen die Softwareentwickler für Ubuntu 22.04 und 24.04 jeweils ein eigenes Installationsskript (Abbildung 6) zur Verfügung. Es übernimmt die komplette Systemintegration inklusive aller Abhängigkeiten [4]. Als Basis dient eine frische Instanz einer der beiden neuesten Ubuntu-LTS-Varianten. Ob es sich dabei um die Desktop- oder Serverversion handelt, spielt keine Rolle. Darüber hinaus stellt die Projektseite weitere (inoffizielle) Installationsskripte für ältere Ubuntu-Varianten sowie Alpine Linux, Debian 13 und AlmaLinux bereit. Zum Einbinden in ein aktuelles Ubuntu-24.04-System nutzen Sie die drei Befehle aus Listing 1.

$ wget https://codeberg.org/bookstack/devops/raw/branch/main/scripts/installation-ubuntu-24.04.sh
$ chmod a+x installation-ubuntu-24.04.sh
$ sudo ./installation-ubuntu-24.04.sh

Nach Abfrage einer Domain oder IP-Adresse richtet das Installationsskript innerhalb weniger Minuten das Wiki-System ein. Anschließend erhalten Sie am Prompt Informationen zum Aufruf der Software. Da es sich bei BookStack um ein webbasiertes Wiki handelt, benötigen Sie keine nativen Clients auf den Arbeitsplatzrechnern – ein Webbrowser genügt.

Abbildung 6: Mithilfe eines Installationsskripts richten Sie BookStack unter vielen Distributionen ohne großen Aufwand ein.

Öffnen Sie einen Webbrowser und geben Sie im Login-Bildschirm die am Prompt nach der Installation angezeigten Authentifizierungsdaten ein. Sie gelangen in einen sehr übersichtlich gehaltenen Eingangsdialog. Hier klicken Sie zunächst oben in der Steuerleiste auf Admin, um das System auf die deutsche Sprache umzustellen. Lokalisierungseinstellungen greifen in BookStack nur nutzerbezogen und nicht global. Im Einstellungsmenü des Administrators navigieren Sie zu My Account und wählen unter Preferred Language eine der deutschen Optionen. Nach Bestätigen der Sprachauswahl mit Save passt BookStack die Spracheinstellung sofort an. Im selben Menü ändern Sie gegebenenfalls außerdem Ihre Zugangsdaten und fügen ein Bild ein.

Die weitere Systemkonfiguration nehmen Sie unter Einstellungen vor. Unterhalb der blauen Steuerleiste finden Sie weitere, nur gelegentlich benötigte Steuerelemente. Als Administrator sollten Sie gleich zu Beginn die Benutzer, die auf die Wiki-Software Zugriff haben sollen, in der Gruppe Benutzer eintragen und ihre Rollen in der gleichnamigen Gruppe personenbezogen festlegen.

Rollenspiel

BookStack verfügt über eine ausgeklügelte Zugriffsverwaltung, die es ermöglicht, detaillierte anwenderspezifische Rechte zu vergeben. Im Dialog Benutzer legen Sie neue User an und weisen ihnen eine Rolle zu. Zur Auswahl stehen dabei Admin, Editor, Public und Viewer.

Klicken Sie auf einen der Links zur Rollenbezeichnung, um die Berechtigungen detailliert einzustellen. In der Vorgabe dürfen ausschließlich Admins und Editoren Inhalte generieren. Die beiden Rollen Public und Viewer erlauben dagegen lediglich das Betrachten von Inhalten. Die Rolle Public offeriert BookStack nur, wenn Sie die Inhalte des Wikis auch im Internet zur Verfügung stellen.

Interne Nutzer, die vom lokalen Netz aus lesenden Zugriff auf Inhalte erhalten sollen, fügen Sie dagegen der Gruppe Viewer hinzu. In allen Rollen (Abbildung 7) justieren Sie die Berechtigungen durch Setzen oder Entfernen eines Häkchens vor der jeweiligen Option. Beim Anlegen eines neuen Nutzers können Sie in der Benutzerverwaltung zusätzlich individuell eine Lokalisierung für ihn festlegen.

Abbildung 7: Durch eine ausgeklügelte Rollenverwaltung gewähren Sie jedem Benutzer entsprechende Rechte.

Bücher in Regalen

BookStack gliedert seine Inhalte in Bücher. Sie finden wie in der analogen Welt in Regalen ihren Platz, die Sie über den Dialog Regale erzeugen. Neben der Bezeichnung und einer Kurzbeschreibung legen Sie optional noch ein Titelbild und Schlagwörter zur Thematik des Regals fest.

Nach dem Speichern springt die Routine in die Regalansicht. Hier sehen Sie zwei Links zum Erfassen neuer Bücher im Regal oder zum Editieren des Regals. Eine Steuerleiste offeriert eine Reihe von Verwaltungsoptionen. Um alle vorhandenen Regale einzusehen, klicken Sie oben in der blauen Steuerleiste erneut auf Regale. Die bereits erfassten Bücherablagen erscheinen darunter in Kachelform mit Namen und Kurzbeschreibung zur Erläuterung der Inhalte.

Analog dazu legen Sie im Dialog Bücher neue Monografien an, die jeweils einen Wiki-Beitrag repräsentieren. Dabei fragt BookStack wieder eine kurze Beschreibung ab. Nach dem Speichern beginnen Sie damit, eine Seite anzulegen oder ein neues Kapitel hinzuzufügen. Für ein neues Kapitel öffnet sich derselbe Dialog wie zur Anlage eines neuen Buchs oder Regals. Beim Anlegen einer neuen Seite gelangen Sie in den eigentlichen Editor (Abbildung 8).

Abbildung 8: Der Editor für Ihre Wiki-Einträge kann auch als WYSIWYG-Variante ausgeführt werden.

Über die entsprechenden Buttons lassen sich auf simple Weise verschiedene Formatierungen einfügen. Haben Sie den gewünschten Inhalt erfasst und abgespeichert, springt BookStack aus dem Editor in eine Bearbeitungsansicht. Hier finden Sie links neben dem Text eine Leiste mit unterschiedlichen Funktionen zum Modifizieren der angezeigten Inhalte. Unterhalb der Bearbeitungsfunktionen gibt es ein Inhaltsverzeichnis, das markierte und mit Attributen ausgezeichnete Absatzüberschriften enthält. Insbesondere bei längeren Wiki-Texten ist diese Funktion sehr nützlich, wenn Sie Änderungen in einem bestimmten Absatz vornehmen wollen. Sie müssen dann nicht mühsam durch den Text scrollen, sondern springen gleich durch einen Klick auf die entsprechende Überschrift zur richtigen Stelle.

BookStack bietet eine umfassende Versionsverwaltung, die Sie über Versionen links in der Steuerleiste erreichen. Im Dialog Seitenversionen finden Sie untereinander angeordnet die jeweiligen Varianten der Wiki-Seite samt Änderungshinweis, rechts gibt es ein Feld mit Aktions-Links. So löschen Sie eine Version, sehen sie sich an oder stellen sie bei Bedarf wieder her.

Über den Link Berechtigungen in der linken Steuerleiste stellen Sie ein, welcher Benutzer welche Zugriffsrechte erhält. Dabei übernehmen Sie bei Bedarf für einzelne Nutzer die in den Rollen festgelegten Standardberechtigungen.

BookStack gestattet außerdem das Weiterverarbeiten von Wiki-Inhalten. Dazu bietet es eine Funktion, mit der Sie das angezeigte Buch oder einzelne Inhalte daraus in ein anderes Dateiformat exportieren. Das entsprechende Kontextmenü, das Sie in der Buchansicht über Exportieren öffnen, unterstützt HTML, PDF, ein einfaches Text- und Markdown-Format sowie den Export umfangreicher Inhalte in ein ZIP-Archiv.

Fazit

Sowohl DokuWiki als auch BookStack eignen sich bestens für das Wissensmanagement und das kollaborative Arbeiten. Sie verfügen über alle nötigen Funktionen, ohne dabei überfrachtet zu wirken oder durch optische Gimmicks vom eigentlichen Zweck abzulenken.

Die Unterschiede liegen im Detail: Während DokuWiki optisch konventioneller wirkt, sich aber durch Module flexibel an spezielle Bedürfnisse anpassen lässt, glänzt BookStack mit einer moderneren Oberfläche, verfügt über bessere Exportfunktionen und erlaubt es, Kommentare anzubringen. Beide Anwendungen gefallen durch eine einfache Installation.

Einziges Manko beider Applikationen ist die teils unvollständige deutsche Lokalisierung, bei DokuWiki kommt noch die nicht konsistente Installationsroutine unter den aktuellen Debian-Versionen hinzu. Insgesamt lassen sich jedoch beide Wiki-Systeme vorbehaltlos empfehlen. (jak)