Briefe mit LaTeX? Zu kompliziert, heißt es in der Regel – das stimmt aber nicht.

Für die Diplomarbeit eignet sich LaTeX ganz ausgezeichnet. Briefe mit LaTeX zu erstellen, halten die meisten aber für zu kompliziert und greifen wohl oder übel zum Office-Programm. Das muss aber nicht sein. Dieser Workshop zeigt, wie Sie mit der Klasse Scrlttr2 aus dem Koma-Paket Briefe mit LaTeX erstellen. Das gestaltet sich weniger kompliziert, als Sie vielleicht denken, und das Ergebnis überzeugt durch ein ansprechendes Druckbild.

Das Grundgerüst

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten ein kleines Begleitschreiben verfassen. Sie nutzen die Gelegenheit, um einen ersten Brief mit LaTeX zu erstellen. Listing 1 zeigt die Eingabedatei ihres Briefes.

\documentclass{scrlttr2}             %Dokumentenklasse für Briefe: scrlttr2
\usepackage[T1]{fontenc}             %Umlaute korrekt ausgeben
\usepackage[latin9]{inputenc}        %Umlaute und ß direkt eingeben
\usepackage{ngerman}                 %Sprache: deutsch
\begin{document}
\begin{letter}{%                     %letter-Umgebung: Briefinhalt
Herrn\\                              %Empfängeradresse
Wilhelm von Ormstein\\
Lange Straße 42\\
42424 Neustadt}
\opening{Lieber Wilhelm,}            %Anrede
anbei das Foto, das Du gesucht hast. %Brieftext
\closing{Mit herzlichen Grüßen}      %Schlussformel
\end{letter}
\end{document}

Wie alle LaTeX-Dokumente gliedert sich auch ein Brief in Präambel und Hauptteil. Die Dokumentenklasse heißt Scrlttr2. Im Hauptteil steht der Inhalt des Briefes zwischen den Befehlen \begin{letter}{Empfängeradresse} und \end{letter}. Die Anrede geben Sie mit dem Befehl \opening{Anrede} an. Es folgt der Text des Briefes. Die Grußformel verpacken Sie in den Befehl \closing{Grußformel}.

Damit steht das Grundgerüst des Briefs, Abbildung 1 zeigt das Ergebnis. Aber Scrlttr2 leistet noch viel mehr. Schritt für Schritt gehen Sie nun daran, das Schreiben an Ihre Zwecke anzupassen. Über die Anleitung in diesem Artikel hinaus finden Sie im Web weitere Hinweise [1].

Abbildung 1: Einen einfachen Brief stellen Sie mit wenigen Zeilen LaTeX-Code zusammen.

Layout erstellen

Fürs Briefpapier kommen Formaten der DIN-Reihen A, B, C und D in Frage. Voreingestellt ist DIN A4, das DIN 676 für Geschäftsbriefe als Norm festlegt (siehe Kasten “DIN-Normen für Geschäftsbriefe”). Üblicherweise kommt es auch bei Privatbriefen zum Einsatz. Möchten für Ihre persönlichen Briefe das DIN-A4-Format beibehalten, brauchen Sie also an den Standardeinstellungen nichts zu verändern. Anderenfalls geben Sie mit der Klassenoption paper=Format eine andere Blattgröße an – etwa paper=a5 für DIN A5.

Mit einem weiteren Befehl steuern Sie, was ab der zweiten Briefseite im Kopf oder Fuß des Briefs steht. Dazu dient das Kommando \pagestyle={Wert}. Mit dem Wert empty bleiben Kopf- und Fußzeile leer. Voreingestellt ist plain, das LaTeX veranlasst, nur die Seitenzahl zu setzen. Wählen Sie als Wert headings, gibt LaTeX neben der Seitenzahl auch Absendernamen und Betreff aus. Wo diese Angaben stehen, bestimmen Sie mit der Klassenoption pagenumber recht detailliert. Angenommen, Sie möchten neben der Seitenzahl auch Ihren Namen und den Betreff setzen, dann ergänzen Sie den Befehl \pagestyle={headings} in der Präambel.

Mit der Klassenoption pagenumber=Position bestimmen Sie, ob LaTeX ab der zweiten Briefseite eine Seitenzahl ausgibt, und wenn ja, wo sie steht. Mögliche Werte sind no, wenn Sie keine Seitenzahlen setzen möchten, respektive botleft, botcenter oder botright, damit LaTeX die Seitenzahl im Fuß links, zentriert oder rechts setzt. Analog dazu setzen headleft, headcenter und headright die Seitenzahl im Kopf der Seite. Voreingestellt ist botcenter. Für das Beispiel stellen Sie die Seitenzahl zentriert in den Kopf. Ergänzen Sie dazu den Befehl \documentclass wie folgt:

\documentclass[pagenumber=headcenter]{scrlttr2}

Absätze kennzeichnet LaTeX in Briefen nicht durch Einrücken eines neuen Absatzes, sondern durch einen vergrößerten Zwischenraum zum vorhergehenden Absatz. Mit der Klassenoption parskip=Wert verändern Sie den Standard. Voreingestellt kommt der Wert full zum Einsatz, der LaTeX veranlasst, neue Absätze nicht einzurücken und eine Zeile zwischen zwei Absätzen freizulassen.

Mit der Option half weisen Sie LaTeX an, nur eine halbe Zeile Abstand zu setzen. Mit false rückt das Programm einen neuen Absatz ein, ohne einen Abstand zwischen zwei Absätzen zu setzen. Um das Schreiben etwas eleganter zu gestalten, setzen Sie eine halbe Zeile Abstand zwischen zwei Absätzen. Ergänzen Sie dazu den Befehl \documentclass wie folgt:

\documentclass[pagenumber=headcenter,parskip=half]{scrlttr2}

Die Schriftgröße legen Sie mit der Klassenoption fontsize=npt fest. Theoretisch dürfen Sie die Schriftgröße frei einstellen. Allerdings setzt das voraus, dass das System die Klassenoptionsdatei der entsprechenden Schriftgröße vorhält. Für Briefe im DIN-A4-Format sollten Sie 10pt, 11pt oder 12pt nutzen, damit der Brief leserlich bleibt. Voreingestellt ist 12pt. Ändern Sie dies auf 11pt ab, indem Sie die Klassenoptionen ergänzen:

\documentclass[pagenumber=headcenter,parskip=half,fontsize=11pt]{scrlttr2}

Damit haben Sie fast alle grundlegenden Optionen für Ihren Brief definiert.

Briefkopf und Infoblock

Im Briefkopf stehen für gewöhnlich Name und Adresse des Absenders. Darüber hinaus bietet die Scrlttr2-Klasse die Möglichkeit, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und Internetadresse sowie ein Logo entweder in den Briefkopf zu stellen oder in einen Informationsblock rechts neben dem Anschriftenfeld auszulagern.

Zunächst entscheiden Sie, wie Sie die Absenderangaben im Briefkopf ausrichten wollen. Dazu dient die Klassenoption fromalign=Ausrichtung. Als Werte sind left für linksbündig, center für zentriert und right für rechtsbündig möglich. Voreingestellt ist left. Um Name und Adresse zentriert zu setzen, ergänzen Sie den Befehl \documentclass wie folgt:

\documentclass[pagenumber=headcenter,parskip=half,fontsize=11pt,fromalign=center]{scrlttr2}

Mit der Klassenoption fromrule=Wert setzen Sie im Absender optional eine Linie. Voreingestellt ist false. Möchten Sie eine Linie nach dem Briefkopf setzen, geben Sie als Wert true an. Soll sie nach dem Absendernamen stehen, lautet der Wert aftername. Im Beispiel sitzt die Linie zwischen Name und Adresse:

\documentclass[pagenumber=headcenter,parskip=half,fontsize=11pt,fromalign=center,fromrule=aftername]{scrlttr2}

Ihre Absenderangaben speichern Sie in den Variablen fromname (Name), fromaddress (Anschrift), fromphone (Telefon), fromfax (Fax), fromemail (E-Mail), fromurl (Internetseite) und fromlogo (Logo). Mit dem Befehl \setkomavar{Variable}{Wert} ordnen Sie einer Variable einen Wert zu, mit \usekomavar{Variable} geben Sie den Wert aus. Die gängigsten Variablen sind schon vordefiniert. Neue erstellen Sie mit dem Befehl \newkomavar[Bezeichnung]{Name}.

Name und Anschrift setzt LaTeX in den Briefkopf. Bei allen anderen Angaben entscheiden Sie, ob sie ebenfalls im Briefkopf oder alternativ im Informationsblock rechts neben dem Anschriftenfeld erscheinen. Dazu geben Sie die oben aufgeführten Variablen als Klassenoption mit dem Wert true an, soll die jeweilige Angabe in den Briefkopf, und false, wenn nicht.

Außer für fromname und fromaddress stehen alle Variablen auf false. Um den Briefkopf frei zu gestalten, nutzen sie den Befehl \firsthead{Text}. Den Informationsblock gestalten Sie über die Variable location. Als Wert geben Sie die Gestaltung des Feldes rechts neben dem Anschriftenfeld ein.

Soviel zur Theorie. Ein Vereinsbriefpapier als Beispiel veranschaulicht die einzelnen Schritte. Listing 2 zeigt, wie Sie Absenderangaben in den entsprechenden Variablen speichern und das Informationsfeld gestalten.

\setkomavar{fromname}{Neustädter Sherlock-Holmes-Fan-Club e.\,V.}
\setkomavar{fromaddress}{Lange Straße 21\\ 42424 Neustadt}
\setkomavar{fromphone}{(01234) 56789}
\setkomavar{fromfax}{(01234) 56789}
\setkomavar{fromemail}{watson@shfc.xyz}
\setkomavar{fromurl}{www.shfc.xyz}
\setkomavar{location}{%
        Telefon: \usekomavar{fromphone}\\
        Fax: \usekomavar{fromfax}\\
        E-Mail: \usekomavar{fromemail}\\
        Internet: \usekomavar{fromurl}
}

Das Anschriftenfeld

In der ersten Zeile des Anschriftenfelds steht in der Regel einzeilig der Absender. Ohne Leerzeilen folgt direkt darunter die Versandart, wie etwa Büchersendung oder Einschreiben. Nutzen Sie dazu die Variable specialmail. Es folgen Name und Anschrift des Empfängers. Postleitzahl und Ort trennen Sie heute nicht mehr durch eine Leerzeile ab: Diese Sitte stammt aus Zeiten, als die Post die Briefe noch von Hand sortieren ließ und die Postleitzahl dem (menschlichen) Sortierer direkt ins Auge springen musste.

Bei Auslandssendungen entfällt das Länderkennzeichen vor der Postleitzahl. Den Bestimmungsort geben Sie vorzugsweise in Großbuchstaben in der Sprache des Empfängerlandes an, das Bestimmungsland dagegen in Großbuchstaben auf deutsch. Nähere Informationen liefert eine spezielle Website der Deutschen Post AG [3].

Die Anschrift des Empfängers tragen Sie in geschweifte Klammern hinter den Befehl \begin{letter} ein (Listing 1). Als Absenderangabe für Fensterbriefumschläge übernimmt LaTeX Ihren Namen und Ihre Adresse aus den Variablen fromname und fromaddress und erstellt daraus eine Absenderzeile im Adressfenster. Über die Variable backaddress legen Sie hier bei Bedarf selbst Hand an.

Geschäftszeichen

Mit dem Betreff machen Sie eine kurze, stichwortartige Inhaltsangabe Ihres Briefes. Sie tragen ihn in die Variable subject ein. Neben dem Betreff dürfen Sie auch einen Titel angeben, beispielsweise Rechnung oder Mahnung. Dazu dient die Variable titel.

In der Geschäftszeichenzeile stehen Bezugsangaben, Geschäftszeichen und Datum, die dem Empfänger helfen, bei einem längeren Briefwechsel das Schreiben richtig einzuordnen. Vordefiniert sind die Variablen yourref für Ihr Zeichen, yourmail für Ihre Nachricht vom, myref für Unser Zeichen, customer für Kundennummer, invoice für Rechnungsnummer und date für Datum. Selbstdefinierte Variablen nehmen Sie mit dem Befehl \addtoreffields{Variable} in die Geschäftszeichenzeile auf.

Möchten Sie nun einen Rundbrief an alle Vereinsmitglieder verschicken, ergänzen Sie Ihre bisherige Eingabedatei für ihr Vereinsbriefpapier um einen Betreff und um die Geschäftszeichenzeile. Außerdem definieren Sie die neue Variable mitgliedsnr mit dem dem passenden Text Mitgliedsnummer. Listing 3 zeigt die Befehle mit den ergänzenden Angaben.

\setkomavar{myref}{iad}
\setkomavar{date}{\today}
\newkomavar[Mitgliedsnummer]{mitgliedsnr}
\addtoreffields{mitgliedsnr}

Brieftext

Der Brieftext steht in der Umgebung letter zwischen den Befehlen \opening für die Anrede und \closing für die Schlussformel (Listing 1). Einige Befehle des Textsatzes stehen in Briefen nicht bereit, da ihr Einsatz dort keinen Sinn ergibt. Das betrifft insbesondere die Befehle zum Einteilen von Kapiteln sowie Gleitobjekte und Verzeichnisse aller Art.

Den Namen des Unterzeichners nach der Schlussformel übernimmt LaTeX aus der Variable fromname. Über die Variable signature definieren Sie einen anderen Wert. Das folgende Beispiel zeigt eine etwas ausführlichere Variante für den Vereinsbrief:

\setkomavar{signature}{%
    Neustädter Sherlock-Holmes-Fan-Club e.\,V.\\
    Irene Adler\\
    --Vorsitzende--
}

Ein Postskriptum setzen Sie mit dem Befehl \ps{Text}. Als es noch üblich war, Briefe mit der Hand oder der Schreibmaschine zu schreiben, ermöglichte das Postskriptum, dem Text noch etwas hinzuzufügen, das man beim Schreiben des Briefes vergessen hatte. Im PC-Zeitalter machen Sie Ergänzungen problemlos am Bildschirm. Viele nutzen daher heutzutage das Postskriptum, um noch einmal auf wichtige Dinge hinzuweisen, wie etwa auf den fälligen Vereinsbeitrag:

\ps{PS: Bitte denken Sie daran, den Vereinsbeitrag in den nächsten Tagen zu überweisen. Danke!}

Angaben zum Verteiler machen Sie mit dem Befehl \cc{Text}. LaTeX stellt automatisch den Text Verteiler: voran. Anlagen führen Sie mit dem Befehl \encl{Text} auf. Hier stellt LaTeX automatisch den Text Anlage(n): voran.

Die Fußzeile

In der Fußzeile finden ergänzende Absenderangaben Platz, beispielsweise Bankverbindung, Rechtsform, Handels- oder Vereinsregistereintrag und Ähnliches. Eine Fußzeile erzeugen Sie mit dem Befehl \firstfoot{Text}. Im Beispiel nutzt die Vereinsvorsitzende Irene Adler die Fußzeile, um die Bankverbindung sowie Registernummer des Vereins anzugeben:

\firstfoot{%
        Bankverbindung: \hfill VR-Nr. 0123456789\\
        123456 \hfill Amtsgericht Neustadt\\
        Neustädter Bank \hfill Vorsitzende:\\
        (BLZ 123 456 78) \hfill Irene Adler
}

Adressdatei und Serienbriefe

Die Adresse von Empfängern, denen Sie regelmäßig schreiben, brauchen Sie nicht jedesmal einzutippen. Erstellen Sie einfach eine Adressdatei und veranlassen Sie LaTeX, die Anschrift automatisch in den Brief einzufügen. Die einzelnen Einträge einer Adressdatei bauen sich wie folgt auf:

\adrentry{Name}
{Vorname}
{Adresse}
{Telefon}
{Zusatzfeld1}
{Zusatzfeld2}
{Kommentar}
{Kürzel}

Den Inhalt der beiden Zusatzfelder dürfen Sie frei definieren. Beim Kürzel handelt es sich um einen eindeutiger Bezeichner des Datensatzes, über den Sie diesen aus der LaTeX-Datei ansprechen. Dafür eignet sich beispielsweise eine Kombination aus Vor- und Nachname. Speichern Sie Ihre Adressdatei mit der Endung .adr ab.

Im Beispiel kommt eine Adressdatei mit den Daten aller Vereinsmitglieder zum Einsatz. Diese landet in einem File mit dem Namen vereinsmitglieder.adr. Das erste Zusatzfeld nimmt dabei die Mitgliedsnummer auf. Ein Beispieleintrag in ihrer Datei lautet:

\adrentry{von Ormstein}
{Wilhelm}
{Lange Straße 42\\42424 Neustadt}
{(01234) 98765}
{12345}
{}
{Mitglied seit 01/1980}
{vonormsteinwilhelm}

Möchte die Vorsitzende nun einem einzelnen Mitglied einen Brief schreibenl, braucht sie nun dessen Adresse nicht mehr einzutippen, sondern verweist einfach auf den Eintrag in der Adressdatei:

\input{vereinsmitglieder.adr}
\begin{letter}{\vonormsteinwilhelm}
\opening{Lieber Wilhelm,}
anbei das Foto, das Du gesucht hast.
\closing{Mit herzlichen Grüßen}
\end{letter}

Auch Serienbriefe stellen kein Problem dar: Listing 4 zeigt den Hauptteil eines Rundbriefs an alle Vereinsmitglieder. Die Variable mitgliedsnr ist bereits in der Präambel des Vereinsbriefs neu definiert. Den passenden Wert liest LaTeX aus dem fünften Feld der jeweiligen Einträge in der Adressdatei, Name und Anschrift aus den ersten drei. Abbildung 2 zeigt den fertigen Brief.

\begin{document}
\renewcommand*{\adrentry}[8]{%
        \setkomavar{mitgliedsnr}{#5}
        \begin{letter}{#2 #1\\#3}
        \opening{Liebe Vereinsmitglieder,}
        unsere Jahreshauptversammlung findet am 6.\,Januar 2008 statt.
        \closing{Herzliche Grüße}
        \end{letter}
}
\input{vereinsmitglieder.adr}
\end{document}

Abbildung 2: Der fertige Brief wirkt schlicht, aber elegant.

Fazit

Der kleine Workshop hat Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten von scrlttr2 verschafft. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr persönliches Briefpapier nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Mit der Vorlage erstellen Sie auch in LaTeX sehr schnell Briefe in professionellem Layout.