Komplexe Projekte und parallele Aufgaben erfordern eine solide Planung. Task Coach hilft Ihnen beim koordinieren der Termine und liefert obendrein die Daten für die Abrechnung.

Effektives Zeitmanagement hilft nicht nur Privatpersonen: Gerade Freiberufler und Dienstleister, die ihren Kunden Arbeitszeit in Rechnung stellen, sind darauf angewiesen, diese Zeiten effizient einzuteilen. Das Programm Task Coach bietet aus einer Hand für alle Gruppen die maßgeschneiderte Lösung.

Es gibt noch nicht viele Distributionen, die Task Coach bereits in ihren Repositories führen. Deswegen müssen Sie das Programm aber nicht unbedingt aus dem Quelltext übersetzen: Der Entwickler offeriert vorkompilierte Binaries in den Formaten DEB und RPM unter anderem für Debian und dessen Ableger sowie OpenSuse und Fedora [1]. Darüber hinaus gibt es auch ein Ubuntu-PPA.

Damit Task Coach seinen Dienst auch versehen kann, müssen Sie vor der Installation gegebenenfalls noch Python in Version 2.6 oder neuer sowie WxPython in Version 2.8.9 ins System einspielen. Anschließend packen Sie die aktuelle Version der Software über die Paketverwaltung auf die Festplatte. Die Routine legt dabei einen Starter im Untermenü Büroprogramme an.

Erster Eindruck

Nach dem Start begrüßt Task Coach Sie mit einem zwar aufgeräumten, jedoch zunächst wenig intuitiv erscheinenden Fenster: Unterhalb einer einfachen Leiste mit Schaltflächen und einem Menü sehen Sie zwei vorerst noch leere Listen namens Aufgaben und Kategorien – sie bieten später eine Übersicht über die anstehenden und erledigten Aufgaben. Am unteren Bildschirmrand findet sich zusätzlich eine Statusleiste.

Die beiden als eigenständige Fenster angelegten, integrierten Listen verfügen zusätzlich am oberen Rand über eigene kleine Leisten mit Schaltflächen, über die Sie kontextsensitiv Grundfunktionen erreichen, ohne dazu das globale Menü zu verwenden (Abbildung 1).

Abbildung 1: Das Hauptfenster von Task Coach – hier mit einigen Terminen – wirkt aufgeräumt.

Ein erster Blick in die teils komplex aufgebauten Untermenüs zeigt, dass der Funktionsumfang des Programms weit über das einfache Verwalten von Terminen hinausreicht: Die Software erlaubt es, hierarchisch aufgebaute Aufgaben zu definieren und verschiedene Kategorien anzulegen. Außerdem beherrscht sie den Import und Export in standardisierten Formaten, sodass dem Austausch mit anderen Plattformen wie Smartphones nichts im Wege steht.

Präferenzen

Um die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen, empfiehlt sich, zunächst einen Blick in die umfangreiche Konfiguration zu werfen. Diese erreichen Sie über Bearbeiten | Einstellungen. Task Coach fasst hier die einzelnen Dialoge in Gruppen zusammen, die sich in verschiedenen Reitern befinden.

Die Reiter Fenster, Dateien und Sprache enthalten Optionen, die die grundlegende Konfiguration des Programms betreffen. In den Reitern Aufgabe Termine, Aufgabe Erinnerungen, Aufgabe Darstellung und Features nehmen Sie detaillierte Einstellungen zu den Kalendern und zum Verwalten der Termine vor.

Die grundlegenden Optionen für einen Terminkalender finden Sie im Reiter Features. Hier legen Sie im ersten Schritt fest, an welchem Wochentag die Arbeitswoche beginnt und während welches Zeitintervalls Sie tätig sind. Die Arbeitszeiten dürfen dabei nur zur vollen Stunde beginnen und enden.

Im Auswahlfeld Zeitintervall zwischen Vorschlagszeiten legen Sie im nächsten Schritt fest, in welchen Intervallen Sie den Kalender führen. Als Voreinstellung fungieren hier 15 Minuten, sodass die Software Vorschläge im Abstand von einer Viertelstunde unterbreitet.

Der Reiter Aufgabe Darstellung dient dazu, bei komplexen Kalendern durch optische Details für einen besseren Überblick zu sorgen. Hier legen Sie fest, in welchen Vorder- und Hintergrundfarben Statusanzeigen erscheinen. Durch zusätzliche Symbole und verschiedene Farben für die Schriften sehen Sie so auf einen Blick, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet.

Im Reiter Aufgabe Erinnerungen legen Sie fest, in welchen Zeitabständen das Programm Sie an vorgegebene Termine erinnert. Hier sind zahlreiche Parameter aktiviert; für Sie unnötige deaktivieren Sie durch Entfernen des Häkchens vor dem jeweiligen Eintrag.

Möchten Sie, dass das Programm Sie per Sprachausgabe an Termine erinnert, setzen Sie hinter der Option Sprachausgabe für Erinnerungen ein Häkchen. Prüfen Sie jedoch bitte, ob das Software-Repository der verwendeten Distribution ein Paket für Espeak [2] anbietet, da die Software dies voraussetzt (Abbildung 2).

Abbildung 2: Task Coach erinnert nach Vorgabe automatisch an fällige Aufgaben – wenn gewünscht, sogar per Sprachausgabe.

Im Reiter Aufgabe Termine legen Sie fest, welches Standarddatum und welche voreingestellten Zeiten die Software zum Verwalten der Termine nutzt. Diese ändern Sie durch Modifikation der Auswahl rechts im Fenster; sie sind jedoch für die meisten Anwender bereits sinnvoll justiert.

Im Auswahlfeld Anzahl Stunden, bis Aufgaben als ‘bald fällig’ angesehen werden stellen Sie zudem ein, wie früh vor Fälligkeit einer Aufgabe Task Coach Sie auf diese hinweist. Hier dürfen Sie wahlfrei selbst mehrere hundert Stunden als Wert eingeben.

Kategorien …

Haben Sie die Konfiguration Ihren Wünschen gemäß angepasst, geht es an das Erfassen der eigentlichen Aufgaben: Task Coach gruppiert Termine und Aufgaben in Kategorien, die zusätzlich in Untergruppen aufgeteilt sein dürfen. Die Software ermöglicht dabei ein sehr flexibles Handhaben der Kategorien und Teilaufgaben, sodass Sie stets den Überblick darüber behalten, wie weit die gesamte Aufgabe fortgeschritten ist.

Zunächst gilt es, die einzelnen Kategorien anzulegen, denen Sie die zu bewältigenden Aufgaben zuordnen. Dazu klicken Sie entweder im rechten Bereich des Programmfensters im Segment Kategorien auf die linke Schaltfläche Neue Kategorie… oder wählen im Menü Hinzufügen den gleichnamigen Eintrag. Im folgenden Dialog geben Sie den Namen für die neue Kategorie und bei Bedarf eine Bemerkung dazu ein. Zusätzlich dürfen Sie der jeweiligen Kategorie Anlagen hinzufügen (Abbildung 3).

Abbildung 3: Der Dialog zum Anlegen von Kategorien erlaubt es, diese mit einem kurzen Kommentar zu versehen, um deren Bedeutung zu verdeutlichen.

Sofern Sie in der neuen Rubrik Untergruppen definieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die soeben angelegte Kategorie und wählen im sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Neue Unterkategorie… aus. Alternativ wählen Sie den Weg über den Menüpunkt Hinzufügen und den gleichnamigen Eintrag. Im selben Dialog wie bei einer Hauptgruppe geben Sie nun die nötigen Informationen ein. Rechts im Programmfenster listet Task Coach anschließend alle Rubriken und Untergruppen in Form einer Liste auf.

Um eine Kategorie oder Unterkategorie zu modifizieren oder aus der Liste zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Eintrag und wählen im Kontextmenü Löschen respektive Bearbeiten…. Sie verschieben die Einträge über die Optionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Task Coach gestattet dabei ein wahlfreies Einfügen innerhalb einer Hierarchie.

Haben Sie eine komplexe Struktur an Kategorien aufgebaut, vereinfacht sich die Suche nach einzelnen Gruppen dank des Suchfelds oben rechts im Bereich Kategorien deutlich. Die Eingabe eines Begriffs öffnet den entsprechenden Dialog mit den Parametern der gesuchten Kategorie oder Untergruppe. Das ermöglicht es, diesen sofort zu modifizieren.

… und Aufgaben

Im nächsten Schritt legen Sie nun Aufgaben an und weisen diese den Kategorien zu. Dazu öffnen Sie den passenden Dialog über Hinzufügen | Neue Aufgabe… oder durch einen Klick auf den linken Button im Bereich Aufgaben.

Der Dialog zum Verwalten einer Aufgabe fällt erheblich umfangreicher aus als derjenige für Kategorien und umfasst insgesamt zehn Reiter. Hier können Sie nicht nur Aufgaben erfassen, sondern auch Zeiträume anhand vorgegebener Stundensätze unter Berücksichtigung von Einstandskosten finanziell abrechnen. Das macht die Task Coach für den Einsatz bei Freiberuflern und Dienstleistern interessant.

Zunächst geben Sie im Reiter Beschreibung eine Bezeichnung und wahlfrei einen kurzen Text ein, der die geplante Aufgabe beschreibt. Im nachfolgenden Reiter Termine erfassen Sie die zur betreffenden Aufgabe gehörigen Daten, bei Bedarf inklusive einer vom geplanten Startzeitpunkt abweichenden Zeitangabe.

Möchten Sie, dass die Software Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an die Aufgabe erinnert, tragen Sie diesen ebenfalls in diesem Reiter ein. Handelt es sich bei der Aufgabe um eine regelmäßig zu wiederholende Tätigkeit, definieren Sie hier außerdem entsprechende Zeitspannen und Intervalle (Abbildung 4).

Termine legen Sie für jede Aufgabe individuelle Parameter fest.” width=”300″ height=”173″ /> Abbildung 4: Mit dem flexiblen Dialog Termine legen Sie für jede Aufgabe individuelle Parameter fest.

Weitere wichtige Optionen beim Erfassen einer Aufgabe finden sich in den Reitern Fortschritt und Kategorien. Wenn Sie eine Aufgabe eintragen, mit der Sie bereits begonnen haben, geben Sie im Reiter Fortschritt anhand eines Reglers den Prozentsatz an, zu dem die Aufgabe bereits erledigt ist.

Besteht eine Aufgabe aus mehreren Teilarbeiten, so definieren Sie hier zusätzlich, dass die Hauptaufgabe vollständig erledigt ist, sobald Sie alle Teilaufgaben absolviert haben. Im Reiter Kategorien weisen Sie der offenen Aufgabe eine oder mehrere Kategorien zu. Dabei dürfen Sie innerhalb einer Kategorie eine oder mehrere Unterkategorien auswählen.

Der Reiter Budget ist auf die Bedürfnisse von Freiberuflern und Dienstleistern zugeschnitten, die bei ihren Kunden erbrachte Leistungen nach festen Stundensätzen abrechnen. Sie tragen dazu im oberen Feld Budget das zu erwartende Zeitkontingent zum Erledigen des Auftrags ein. Task Coach zählt anschließend in den Feldern Aufwand und Restzeit den bereits entstandenen Zeitaufwand und die laut Budget noch offene Zeit.

Im unteren Bereich des Fensters tragen Sie im Feld Stundensatz Ihr Honorar ein, im Feld Festbetrag den Aufwand. Die Software zeigt darunter im Feld Umsatz den erzielten Umsatz an, wobei die Software diesen anhand des bereits entstandenen Zeitaufwands permanent errechnet (Abbildung 5).

Abbildung 5: Dank der Budget-Verwaltung sind Sie stets genau informiert, was ein Projekt an Einnahmen bringt.

Um bei vielen Aufgaben nicht den Überblick über den Zeitaufwand zu verlieren, finden Sie diesen in Form einer Liste im Reiter Aufwand. Hier erkennen Sie zu jeder Aufgabe das benötigte zeitliche Pensum, wobei Task Coach die abgelaufene Zeit bei einer gerade in Bearbeitung befindlichen Aufgabe in Echtzeit aktualisiert.

Abrechnungen

Nach dem Erfassen einer Aufgabe mit definierten und durch Setzen eines Häkchens aktivierten Terminen erscheinen im Programmfenster in den Leisten mit den Schaltflächen zwei Uhren-Symbole. Das rechte ist bereits aktiv und ermöglicht, das Erfassen der Zeit zu stoppen und durch einen erneuten Klick wieder zu aktivieren. So rechnen Sie auf die Minute genau ab, selbst wenn Sie eine Aufgabe nicht wie vorgesehen kontinuierlich bearbeitet haben.

Ändern Sie das Erfassen, ändert sich auch das Symbol vor der betreffenden Aufgabe: Aktiv bearbeiteten Einträgen stellt das Programm in der Liste eine kleine Uhr voran, während nach dem Anhalten ein Knopf in je nach Stand der Dinge unterschiedlichen Farben vor dem Eintrag erscheint.

Haben Sie eine Aufgabe vorzeitig erledigt, ohne dass das ursprünglich vorgegebene Pensum ausgeschöpft wäre, setzen Sie den Status der Aufgabe auf Erledigt, indem Sie im Unterfenster Aufgaben auf die Schaltfläche mit dem grünen Häkchen klicken. Task Coach markiert diese Aufgabe durch ein Häkchen in der Liste als vollendet und stoppt die mitlaufende Uhr. Zudem erscheinen im Menü der betreffenden Aufgabe alle Aufwandsdetails in grüner Schrift.

Dem Dialog Budget entnehmen Sie nun den genau Betrag, den Sie mit dem Kunden abrechnen, während der Bereich Aufwand alle Zeiträume minutengenau aufschlüsselt, in denen Sie an der aktiven Aufgabe gearbeitet haben.

Kontrolle

Ein gut gefüllter Terminkalender mit mehreren simultan zu bewältigenden Aufgaben birgt stets die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Task Coach bietet daher sehr ausgefeilte Kontrollmöglichkeiten: Neben dem farblichen Markieren der einzelnen im Aufgabenbereich aufgeführten Termine erinnert die Software Sie rechtzeitig vor Fälligkeit an Termine, sofern Sie ein entsprechendes Datum definiert haben.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über das Menü Ansicht | Filter Aufgaben nach bestimmten Kategorien und Unterkategorien gruppiert einzusehen. Zusätzlich steht eine Suche bereit, sodass Sie bei einer gut gefüllten Anzeige trotzdem schnell die benötigten Inhalte finden.

Symbolleisten

Viele Funktionen von Task Coach können Sie sowohl aus den Menüs heraus aktivieren als auch einfacher per Mausklick auf die entsprechenden Symbole in den Schaltflächen. Dabei dürfen Sie die drei Leisten individuell anpassen. Ein Mausklick auf die jeweils rechts in der betreffenden Leiste zu findende kleine Schaltfläche mit einem Zahnrad öffnet ein zweigeteiltes Fenster, in dem Sie links alle verfügbaren Buttons und rechts die aktivierten Symbole vorfinden.

Nach dem Markieren aktivieren oder entfernen Sie die gewünschten Symbole durch einen Klick auf einen der beiden Richtungspfeile mittig im Fenster. Das Platzieren der am häufigsten verwendeten Funktion in der jeweiligen Leiste erlaubt es, die Software in den meisten Fällen ohne Umweg über die Menüs sehr zügig zu bedienen (Abbildung 6).

Abbildung 6: Die Symbolleiste lässt sich bei Task Coach sehr detailliert anpassen.

Fazit

Mit Task Coach bringen Sie schnell und zuverlässig Ordnung in das Termin- und Aufgabendickicht. Die stabil laufende Software lässt sich nach einer kurzen Eingewöhnungsphase ohne langes Studium des Handbuchs leicht bedienen. Eine integrierte Funktion zum Abrechnen macht das Programm für Freiberufler attraktiv; die Druckfunktion erlaubt es, wichtige Daten auf Papier zu dokumentieren. Daher eignet sich Task Coach für alle Anwender, die einen prall gefüllten Terminkalender abarbeiten müssen und deswegen ein effektives Zeitmanagement benötigen.