Nitro ist eine modern gestaltete Anwendung für die Verwaltung von Aufgabenlisten. Sogar eine Synchronisation zwischen verschiedenen Systemen bringt das kostenlose Programm mit.

Die Geschmäcker und Arbeitsansätze in Sachen Aufgabenplaner fallen recht unterschiedlich aus. Der eine benötigt einfach nur ein Blatt Papier oder ein langes Dokument in einer Textverarbeitung, um sich dort das Wichtigste zu notieren. Der andere führt ein dickes Zeitplanbuch mit sich oder nutzt eine Software, die eine feste Struktur vorgibt, damit er sich an alle Tätigkeiten und Aufgaben erinnern kann.

Nitro [1] ist ein Aufgabenplaner, der sich in vielerlei Hinsicht von anderen Programmen unterscheidet. Vor einigen Jahren sorgte ein neuer Ansatz namens “Getting Things Done” (GTD, [2]) für frischen Wind in der Welt der Zeitplanung. Er sieht vor, Aufgaben nach Arbeitsmitteln, die für deren Erledigung notwendig sind, oder auch nach Orten zu kategorisieren, anstatt den Aktivitäten eine Priorität zuzuweisen. Um private und berufliche Herausforderungen unter einen Hut zu bekommen, landen die Aufgaben dann auf unterschiedlichen Listen.

Nitro unterstützt einen solchen Ansatz, ohne sich allerdings sklavisch daran zu halten: Während der Erfinder der Methode davon spricht, dass eine Vergabe von Prioritäten nicht notwendig wäre, ermöglicht Nitro neben einer Priorisierung auch das Setzen von Fälligkeitsdaten.

Nitro ist auf dem aktuellen Softwaremarkt eine Ausnahmeerscheinung, denn das Programm gibt es lediglich als Einzelanwendung für Linux und für den Mac. Windows-Nutzer müssen auf die entsprechende Erweiterung für Googles Chrome-Browser zurückgreifen oder ihre Aufgaben ausschließlich online im Browser verwalten. Wer sich für die Nutzung im Web-Interface interessiert, wird von den Entwicklern nicht durch einen langen Registrierungsprozess geführt: Ein Benutzerkonto bei Dropbox oder Ubuntu One genügen bereits.

Installation

Es gibt zwei Wege, um die aktuelle Version von Nitro unter Ubuntu zu installieren. Am einfachsten gelingt das Einrichten, indem Sie in das Software-Center wechseln und dort nach dem Eintrag “Nitro” suchen: Die App wird hier zwar zum Kauf angeboten, tatsächlich kostet die Nutzung jedoch nichts. Als Alternative zum Software-Center bieten die Entwickler auch die Installation aus einem persönlichen Programmarchiv (PPA) an (Listing 1).

$ sudo add-apt-repository ppa:cooperjona/nitrotasks
$ sudo apt-get update
$ sudo apt-get install nitrotasks

Nach dem Einrichten der Software suchen Sie in der Dash nach Nitro und führen das Programm aus. Ein zunächst noch leeres Programmfenster begrüßt Sie. Stellen Sie am besten als Erstes die Oberfläche auf die deutsche Sprache um. Dazu klicken Sie auf das Symbol mit den Zahnrädern. Wechseln Sie jetzt in das Register Language, und klicken Sie auf den Link für Deutsch.

Anders als Sie dies vermutlich gewohnt sind, erfolgt die Änderung der Oberfläche jetzt nicht unmittelbar nach der Auswahl. Verlassen Sie den Dialog, und beenden Sie das Programm. Sobald Sie Nitro das nächste Mal starten, wurden die Änderungen übernommen, und Sie sehen alle Menüs in Deutsch.

Aufgaben anlegen

Nitro bietet zum Erfassen neuer Aufgaben verschiedene Methoden an: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Hinzufügen, nutzen Sie alternativ File | Hinzufügen oder – das funktioniert am schnellsten – verwenden Sie das Tastenkürzel [Strg]+[N]. Die Software legt jetzt eine Schablone für eine neue Aufgabe an.

Notieren Sie dort zunächst den Betreff, also den eigentlichen Aufgabentext. Experten sind sich übrigens darin einig, dass es motivierender wirkt, wenn Sie auch eine aktive Formulierung finden (etwa “Bildschirmfoto Nitrotask anlegen!”). Mit einem Druck auf den Tabulator setzen Sie die Schreibmarke in das nächste Feld.

Wie viele andere Aufgabenprogramme auch unterstützt Nitro die Organisation der Einträge mittels Tags, also Schlagwörtern (Abbildung 1). Diese trennen Sie bei der Eingabe durch Kommas voneinander. Anschließend führt ein erneuter Druck auf [Tab] inkonsequenterweise nicht dazu, dass Sie das nächste Feld mit der Tastatur ausfüllen können: Dort treffen Sie die Wahl zwischen den Prioritätsstufen, die Nitro kennt. Allerdings müssen Sie zur Bearbeitung die Maus bemühen. Ein weiterer Druck auf [Tab] führt Sie in das Feld mit der Fälligkeit. Im kleinen Kalender, den Nitro jetzt einblendet, bewegen Sie sich jetzt wieder ganz intuitiv mit den Tasten (Abbildung 2).

Abbildung 1: Nitro beherrscht die Organisation von Aufgaben nach Prioritäten und Tags.

Abbildung 2: Beim Anlegen einer neuen Aufgabe unterstützt Sie Nitro auch durch das Einblenden eines kleinen Kalenders.

Im letzten Feld des Aufgabendialogs tragen Sie optional eine Notiz zur Aufgabe ein – also eine etwas ausführlichere Beschreibung, was Sie erledigen müssen, oder einen kurzen Hinweis auf das gewünschte Arbeitsergebnis. Am Ende drücken Sie [Esc] oder klicken mit der Maus außerhalb des Dialogs. Sie können jetzt bereits die nächste Tätigkeit erfassen.

Listen

Auf die Dauer wäre es zu unübersichtlich, alle Aufgaben einfach nur in Form einer Reihe in der Software zu speichern. Damit Sie leichter den Überblick behalten, legen Sie in Nitro Ihre Aufgaben in Form von Listen ab. Über das Menü File oder den Schalter Add List am unteren Rand der linken Navigation generieren Sie einen entsprechenden Eintrag.

Wie Sie die Aufgaben strukturieren wollen, das bleibt Ihren Wünschen und Ihrer Kreativität überlassen. Eventuell genügt Ihnen bereits die Unterscheidung zwischen beruflichen und privaten Vorhaben, vielleicht legen Sie aber auch eine Liste für jedes größere Projekt an. Oder Sie halten sich strenger an die GTD-Methodik und unterscheiden zwischen Ressourcen und Orten.

Um eine Aufgabe zu einer bestimmten Liste hinzufügen, wählen Sie diese zunächst in der Navigation links aus. Erst dann drücken Sie den Schalter Hinzufügen oder nutzen eine der anderen Möglichkeiten.

Ansichten

Mittels der Einträge in der Navigation links im Fenster möchte Nitro Ihnen dabei helfen, sich besser auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Einerseits wechseln Sie mit den Schaltern zwischen den verschiedenen von Ihnen eingerichteten Listen.

Der optionale obere Abschnitt Fokus gruppiert die enthaltenen Aufgaben ohne Rücksicht auf irgendwelche Listen. So sehen Sie mit einem Mausklick, welche Aufgaben Sie heute erledigen sollten, weil deren Fälligkeit erreicht oder sogar überschritten ist. Mit Demnächst tauchen bereits die Aktivitäten auf, um die Sie sich besser schon einmal kümmern sollten, weil sie bald fällig werden. Möchten Sie das vollständige Aufgabenpensum auf einen Blick sehen, klicken Sie auf Alle Tasks.

Motivierend wirkt ein gelegentlicher Blick in das Logbuch (Abbildung 3): Hier landen Tätigkeiten, die Sie bereits erledigt haben – allerdings nur, wenn Sie diese auch in das Logbuch verschieben. Haken Sie eine Aufgabe in einer Liste oder einem Fokus-Bereich als erledigt ab, wird diese dort nur gekennzeichnet. Wechseln Sie in das Logbuch, informiert Sie ein kurzer Hinweis am oberen Rand des Fensters, wie viele Einträge bereits als erledigt gelten und in das Log wandern könnten. Mit einem Klick auf den Hinweis archivieren Sie die Elemente dann endgültig.

Abbildung 3: Im Logbuch speichern Sie die erledigten Aufgaben. Diese werden dann von den anderen Listen entfernt.

Zwischen den unter Fokus angebotenen Darstellungen wechseln Sie optional auch mittels des Menüs View oder noch schneller über die Tastenkombination [Strg]+[**1**]…[**4**], wobei die Ziffern der Reihenfolge der Einträge in der Navigationsleiste entsprechen. Um sich alle Aufgaben anzusehen, drücken Sie also [Strg]+[**4**].

Suchen und finden

Die Nützlichkeit eines Aufgabenplaners steht und fällt mit seinen Such- und Sortierfunktionen. Gerade bei Nutzern, die sich stärker an der GTD-Methode orientieren, kommt es nicht selten vor, dass sich 100 oder mehr offene Aufgaben in der Software sammeln: Dieser Ansatz sieht zwingend vor, dass alle beruflichen und privaten Vorgaben möglichst vollständig in den Listen landen, damit der Nutzer den Kopf frei hat.

Zusätzlich zur Organisation der Aufgaben in Form von Listen lassen sich die Einträge in Nitro auch zusätzlich mit Tags versehen. Der Eingabebereich dazu befindet sich unmittelbar neben dem Betreff einer Aufgabe – Sie können die Angaben auch noch nachträglich editieren, indem Sie doppelt auf einen Aufgabeneintrag klicken. Die Tags trennen Sie während der Eingabe mit einem Komma voneinander ab.

Allerdings bietet Nitro keine Funktion zum automatischen Vervollständigen der Einträge. So sind Sie dazu gezwungen, die Tags immer auszuschreiben. Ein Tastendruck zu viel, und Sie legen aus Versehen ein weiteres Etikett an, obwohl Sie das gar nicht wollten – zum Beispiel Projekt und Projekte. Mit einem Mausklick rufen Sie alle Aufgaben mit dem gleichen Etikett auf, ein Klick auf ein Tag in einer Liste genügt dazu bereits.

Beeindruckend schnell arbeitet die eingebaute Suchfunktion des Programms. Drücken Sie [F], um die Schreibmarke im Suchfeld zu platzieren. Tragen Sie jetzt einen Begriff oder einen Teil davon ein. Die Suche beginnt unmittelbar, und Sie erhalten bereits nach der Eingabe der ersten Buchstaben eine Trefferliste. Die Suche bezieht sich dabei stets auf die gerade aktive Liste. Es ist also von Vorteil, wenn Sie die Suche stets mit [Strg]+[**4**],[F] beginnen, um die Liste aller Aufgaben zu aktivieren.

Um nach den Einträgen zu einem Tag zu suchen, stellen Sie dem gesuchten Wort das Kreuz (#) voran. Häufig genug ist man aber gar nicht auf der Suche nach einer bestimmten Aufgabe oder einem Schlagwort, sondern möchte sich eine Liste mit einem Filter ansehen. Auch daran haben die Entwickler von Nitro mit einer Funktion gedacht: Auf die Sortierung greifen Sie mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste zu.

Insgesamt fünf Optionen stehen dabei zur Verfügung. So lassen sich die Einträge nach dem Titel, dem Fälligkeitsdatum oder der Priorität anzeigen. Zwei Einträge in der Liste weichen von den aus anderen Anwendungen bekannten Optionen ab: Aktivieren Sie Per Hand, so stellen Sie sich die Elemente ganz nach Wunsch zusammen. Im Grund besitzt die Funktion aber keine Bedeutung, da Sie die Elemente in einer Liste stets mit der Maus in eine andere Reihenfolge bringen können. Durch einen Bug behält Nitro die manuelle Sortierung auch nur temporär bei. Wenn Sie in einen anderen Bereich navigieren und wieder zurückkehren, hat sich der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt.

Ein Filter, den es so in anderen Programmen nicht gibt, ist die Sortierung Magisch. Nitro versucht in diesem Fall die offenen Aufgaben so zu gruppieren, wie es aufgrund von Tags, Terminen und Prioritäten sinnvoll zu sein scheint. Probieren Sie es einfach einmal selbst aus: Neue Einsichten auf die erfassten Aufgaben sind damit garantiert.

Synchronisation

Momentan gibt es noch keine Version von Nitro, die sich auf einem Smartphone installieren lässt. Hier müssen Sie auf einen mobilen Browser ausweichen. Arbeiten Sie aber unter verschiedenen Betriebssystemen und an unterschiedlichen Rechnern, haben Sie die Möglichkeit, eine Synchronisation zwischen den Systemen einzurichten: Das funktioniert wahlweise per Dropbox oder Ubuntu One.

Das Einrichten geschieht in beiden Fällen auf die gleiche Weise: Sie klicken auf das Symbol mit den Zahnrädern, um die Einstellungen aufzurufen, und wechseln in das Register Sync. Entscheiden Sie sich jetzt zwischen dem Datenabgleich mittels Dropbox oder Ubuntu One (Abbildung 4). Sofern Sie noch kein Benutzerkonto bei einem dieser Anbieter haben, kann Nitro dieses auch gleich für Sie anlegen.

Abbildung 4: Sie treffen die Auswahl aus zwei Diensten, um die Aufgaben zwischen Systemen synchronisieren zu können.

Nach der Auswahl des jeweiligen Dienstes öffnet die App ein kleines Fenster, um eine URL beim Service aufzurufen. Melden Sie sich nun mit Ihren Zugangsdaten an. Nachdem Sie sich im System befinden, müssen Sie der App den Zugriff auf den Dienst gestatten (Abbildung 5). Achten Sie darauf, dass Sie eine Bezeichnung wählen, die Sie sich gut merken können: Wenn Sie später einmal den Zugriff durch externe Anwendungen auf den Cloud-Speicher unterbinden wollen, ist es ein Vorteil, wenn Ihnen noch einfällt, welche App oder welcher Computer Zugriff gehabt hat.

Abbildung 5: Sowohl Dropbox als auch Ubuntu One fragen nach, ob Sie den Zugriff auf die Daten zulassen wollen. Diesen Vorgang müssen Sie auf jedem System wiederholen.

Hat das System Ihre Freigabe akzeptiert, erhalten Sie den Hinweis, dass Sie das Fenster schließen können. Ab jetzt synchronisieren Sie den Datenbestand zwischen den verschiedenen Systemen. Die Freigabe müssen Sie auf jedem Rechner wiederholen, auf dem Nitro installiert ist. In den Optionen der Software haben Sie die Wahl zwischen einer manuellen Synchronisation oder dem Abgleich in regelmäßigen Abständen.

Neue Optik

In den Einstellungen, die Sie mit einem Klick auf die Zahnräder in der Symbolleiste erreichen (oder alternativ mit View | Preferences) bietet Ihnen Nitro im Register Theme verschiedene Optiken an (Abbildung 6). Ganz ohne Zweifel haben sich die Entwickler von der auf dem Mac recht populären App Wunderlist inspirieren lassen. So ist es nur konsequent, auch ein gleichnamiges Theme anzubieten.

Abbildung 6: Dank der verschiedenen Themes geben Sie Nitro schnell ein anderes Aussehen. Verstehen Sie sich auf das Schreiben von CSS-Dateien, können Sie auch eigene Vorlagen erstellen.

Sie haben Erfahrungen in der Entwicklung und im Design von Webseiten? Dann bietet Ihnen Nitro die Möglichkeit, eine völlig eigene Optik zu entwickeln: Die Themes bestehen aus Grafiken und CSS-Dateien, die unter opt/nitro/share/nitrotasks/media/app/css lagern und sich als Vorlagen nutzen lassen. Am besten legen Sie aber vor jedem Eingriff eine Sicherheitskopie an.

Fazit

Zur rundum perfekten Aufgabenverwaltung fehlen Nitro eigentlich nur Kleinigkeiten. Für die Entwickler war es wohl undenkbar, dass ein Anwender tatsächlich einen Ausdruck seiner Aufgaben wünscht, um diese vielleicht offline in einem Notizbuch mitzunehmen: Das PC-Programm verfügt über keinerlei Druckfunktion – da bleibt nur der Weg über den Browser, um eine Liste von dort aus zu drucken.

Der Funktionalität tun einige bei der Lokalisierung offenbar vergessene Programmteile keinen Abbruch, stören aber die Optik. Auf der Wunschliste der meisten Nutzer ganz oben dürfte aber die Entwicklung eines mobilen Clients für Android und iOS stehen, damit die Aufgabenlisten auch auf Tablet-PC oder Smartphone zur Verfügung stehen. Dies würde den ohnehin schon guten Ansatz wahrlich perfektionieren.