Admidio verwaltet nicht nur plattformunabhängig Mitgliederdaten, sondern managt auch Veranstaltungstermine samt Zeiten und Teilnehmern elegant und online.

Bei der Mitgliederverwaltung Admidio handelt es sich um eine klassische Webanwendung, die serverseitig mindestens PHP 5.3.7 sowie MySQL 5.0 oder PostgreSQL 9.0 voraussetzt. Die Installation verläuft genauso, wie Sie es von anderer Online-Software gewohnt sind: Zunächst laden Sie die aktuelle Version von der Homepage des Entwicklers [1] herunter und entpacken das Archiv auf Ihrem Rechner. Anschließend entfernen Sie aus dem Ordnernamen diejenigen Bestandteile, die sich auf die Software-Version beziehen. Dann verschieben Sie den Ordner per FTP-Programm auf einen Webserver.

Auf dem Server vergeben Sie für das Verzeichnis adm_my_files die Rechte 777, da der Server dort einige Dateien schreiben muss. Während der Installation legt die Software dort die Konfigurationsdatei an, später speichert sie an dieser Stelle Fotos, Dateien und Backups. Die erste Konfiguration erledigen Sie über die Page http://Server/admidio/index.php im Browser. Hier geben Sie die Daten zum Server an, auf dem die Software läuft (Abbildung 1), und ergänzen anschließend noch Angaben zum Verein und zum Administrator.

Abbildung 1: Die Daten zur MySQL-Datenbank fragt die Software innerhalb des Dialogs zum Einrichten ab.

Passt alles, läuft die Installation nun durch. Unter Umständen gelingt es dem Einrichtungsskript nicht, die Datei config.php im Verzeichnis adm_my_files zu speichern. In diesem Fall bietet es die Möglichkeit an, die Datei herunterzuladen, sodass Sie sie dann manuell per FTP-Programm ins Admin-Verzeichnis kopieren können.

Rundgang

Admidio präsentiert sich mit einer aufgeräumten Oberfläche. Der größere, linke Bereich zeigt dabei aktuelle Informationen (zunächst des Herstellers, später des Nutzers). Rechts findet sich der Bereich zum Anmelden und eine Übersicht der Module, die bereitstehen.

Nach dem Login zeigt das Programm im Hauptbereich nur noch die Module an, die der jeweilige Benutzer verwenden darf. Der erste angelegte Benutzer gilt automatisch als Administrator und hat daher auch Zugriff auf den kompletten Verwaltungsbereich. Auf der linken Seite erscheint jeweils ein Satz mit einer Erläuterung zu den Funktionen der einzelnen Module, rechts in der Seitenleiste finden sich nur die Links zu den einzelnen Bereichen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Die schlichte Oberfläche von Admidio integriert sich gut in bestehende Seiten und lässt sich leicht an andere Designs anpassen.

Als wichtigste Bereiche für den normalen Anwender, also das Vereinsmitglied, fungieren die Bereiche mit den Nachrichten, den aktuellen Mitteilungen sowie die Abteilung Termine, in der die Möglichkeit besteht, sich für Aktivitäten anzumelden. Dem Administrator obliegt zusätzlich das Verwalten der Mitgliedsdaten. Dazu gehört unter anderem, Mitglieder freizuschalten, die sich direkt über den Online-Auftritt angemeldet haben.

Neue Mitglieder

Die Startseite von Admidio bietet neuen Mitgliedern die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren, wahlweise in Kurzform oder ausführlich. Alternativ deaktivieren Sie diese Funktion und stellen klassisch ein Anmeldeformular in Form einer PDF-Datei bereit. Hat sich ein neues Mitglied eingetragen, bekommt es den Hinweis, dass der Administrator das Login erst freischalten muss. Parallel erhält dieser eine Benachrichtigung per E-Mail, damit keine Neuanmeldung untergeht.

Unter Neue Registrierungen findet sich nun die Liste der Neuanmeldungen. Über den Schalter Registrierung zuordnen öffnen Sie die Daten und ergänzen diese bei Bedarf mit weiteren Informationen (Abbildung 3). Anschließend teilen Sie dem neuen Mitglied eine Rolle zu, standardmäßig erst einmal die Rolle Mitglied, und speichern die Daten. Damit ist das Mitglied angelegt und darf sich mit den eingegebenen Daten anmelden.

Mitglied, Vorstand und Webmaster. Diese ergänzen Sie gegebenenfalls um weitere Funktionen.” width=”300″ height=”174″ /> Abbildung 3: Standardmäßig kennt Admidio nur die drei Rollen Mitglied, Vorstand und Webmaster. Diese ergänzen Sie gegebenenfalls um weitere Funktionen.

Im Menü Benutzerverwaltung tauchen alle Mitglieder auf. Die Datensätze rufen Sie von hier aus auf und nehmen eventuelle Änderungen der Rolle und der einzelnen Daten vor. Zum Ändern der Rolle rufen Sie den Datensatz der fraglichen Person über einen Klick auf den Namen auf. Innerhalb der Ansicht finden sie oben rechts das Menü Weitere Funktionen. Über Rollenmitgliedschaften ändern passen sie die Rolle dann wie gewünscht an.

In der Praxis

Admidio kann jedoch noch viel mehr, als nur Mitgliedsdaten zu verwalten: Mit der Hilfe der Software lässt sich auch eine Online-Anmeldung für Kurse oder andere Veranstaltungen einrichten. Dazu nutzen Sie am einfachsten die Terminverwaltung von Admidio. Zu jedem Termin lässt sich festlegen, ob sich Mitglieder dazu anmelden dürfen. Da es sich bei Terminen nicht um einmalige Ereignisse handeln muss, sondern auch Kurse oder andere regelmäßige Aktivitäten infrage kommen, ergibt sich so eine einfache Möglichkeit, ein Anmeldesystem zu schaffen.

Um einen Termin anzulegen, melden Sie sich als Administrator an. Unter Termine finden Sie den Schalter Termine anlegen, über den Sie die Eingabemaske für einen neuen Eintrag aufrufen. Hier geben Sie zunächst einmal die üblichen Daten ein, also Datum, Ort und eine Beschreibung. Den interessanten Teil Sichtbarkeit und Registrierung finden Sie an dritter Stelle. Hier geben Sie zunächst an, welcher Personenkreis den Termin sehen darf. Hier steht neben allen (also auch den nicht angemeldeten) Besuchern ein eingeschränkter Kreis zur Wahl, den Sie durch die vorhandenen Rollen innerhalb des Systems beschreiben.

Unterhalb davon gibt es eine Option Termin optisch hervorheben, durch die der Eintrag in der Liste besonders auffällig erscheint. Das lässt sich etwa für eine Jahreshauptversammlung oder verpflichtende Lehrgänge nutzen. Darunter aktivieren Sie bei Bedarf noch die Option Anmeldung zu diesem Termin ermöglichen. Dann blendet die Software zu den Infos in der Liste einen zusätzlichen Knopf Teilnehmen ein. Über diesen melden sich dann Mitglieder für den Event an. Für noch nicht im Online-System erfasste Interessenten blendet Admidio beim Klick auf Teilnehmen dagegen zunächst einmal den Dialog zum Registrieren ein.

Der Schalter Teilnehmer anzeigen ermöglicht dem Administrator jederzeit einen Blick auf alle derzeit vorliegenden Anmeldungen (Abbildung 4).

Abbildung 4: Zu Terminen können sich in Admidio Teilnehmer und Besucher direkt anmelden.

Integration

Admidio lässt sich direkt als eigene Seite aufrufen oder in eine bereits vorhandene Homepage einbinden. Für Letzteres gibt es verschiedene Optionen: Möchten Sie alle Funktionen von Admidio nutzen, dann bietet es sich an, das Einbinden unauffällig über einen Link vorzunehmen und so einen Inlineframe (Iframe) aufzurufen. Alternativ integrieren Sie gezielt einzelne Bereiche in eine vorhandene Homepage. Zu diesem Zweck stellt Admidio einige Direktlinks bereit, die Sie sehr einfach in vorhandene HTML- oder PHP-Seiten einbauen.

Bei der Entscheidung für oder gegen einen dieser beiden Wege hilft es, die Struktur von Admidio zu verstehen. Die Software baut auf Modulen und Plugins auf. Module heißen alle Bestandteile, die in der Standardinstallation Funktionen bereitstellen. Plugins liefern, wie bei anderen Systemen, zusätzliche Funktionen, die Sie durch ein paar Handgriffe aktivieren. Um solche Plugins in andere Webseiten zu integrieren, fallen ein paar zusätzliche Maßnahmen an.

Für die Anmeldung zu einem Kurs verwenden Sie die Liste der Termine. Da diese eine Grundfunktion darstellt, handelt es sich um ein Modul. Diese fügen Sie in Form eines Iframes innerhalb einer externen Seite ein. Ein Aufrufbeispiel für das Modul Termine finden Sie in der ersten Zeile von Listing 1. Damit blenden Sie die komplette Terminliste ein, sofern der dafür vorgesehene Platz ausreicht. Sie passen die Anzeige gegebenenfalls an, indem Sie an den HTML-Aufruf einen entsprechenden Parameter anhängen [2].

http://www.example.org/admidio-ordner/adm_program/modules/dates/dates.php
http://beispiel.biz/admidio/adm_program/modules/dates/dates.php?id=2
http://beispiel.biz/admidio/adm_program/modules/dates/dates.php?id=2&headline=Anmeldung

Um etwa einen einzelnen Termin in eine Seite zu integrieren, verwenden Sie als Parameter dessen ID. Diese finden Sie am einfachsten heraus, indem Sie als Administrator zunächst die Termine aufrufen und dann den gewünschten Termin in der Einzelansicht öffnen. In der URL sehen Sie den Parameter dat_id, der auf die entsprechende ID verweist. Diesen Wert fügen Sie an den Aufruf an (Listing 1, zweite Zeile). Die in diesem Fall angezeigte Überschrift Termine passt allerdings bei einem Einzeltermin nicht so recht. Bei Bedarf geben Sie also über den Parameter headline eine andere Überschrift an (Listing 1, dritte Zeile).

Die Integration von Modulen bereitet weder bei statischen Webseiten noch bei Content-Management-Systemen (CMS) große Probleme. Besonders einfach gestaltet sich die Zusammenarbeit mit WordPress – zumindest dann, wenn es darum geht, den reinen Terminkalender einzubinden, etwa in eine der Seitenleisten. Hierfür gibt es im offiziellen Plugin-Verzeichnis von WordPress [3] ein spezielles Plugin, das mit ein paar wenigen Mausklicks eine Liste anstehender Ereignisse anzeigt. Der Vorteil: Die Anzeige erscheint exakt im Design des verwendeten Themes. Das Einbinden in Joomla beschreibt eine ausführliche Anleitung innerhalb der Online-Dokumentation von Admidio.

Plugins

Etwas komplexer gestaltet sich das Vorgehen bei Plugins. Die sind bei Admidio anders gestaltet, als Sie es vielleicht von WordPress oder Joomla kennen. Es handelt sich um kleine Funktionsdefinitionen, die Sie zunächst manuell in das Verzeichnis adm_plugins kopieren. Anschließend bringen Sie noch einen Verweis darauf im gewünschten Bereich der Admidio-Seite unter.

Auf einer externen Seite müssen Sie zunächst einmal die Datei common.php zu Beginn einer PHP-Seite einbinden (Listing 2). Eine reine HTML-Seite benennen Sie außerdem von Seite.html in Seite.php um. Achten Sie darauf, dass der Pfad zum Admidio-Ordner exakt der Umgebung auf dem betreffenden Server entspricht.

<?php
  include_once($_SERVER['DOCUMENT_ROOT']. '/Pfad/zu/Admidio/adm_program/system/common.php');
?>

Den Aufruf des eigentlichen Plugins (Listing 3) integrieren Sie genau an der Stelle im Quelltext, an der Sie die Ausgabe des Plugins sehen möchten – in der Regel ein spezieller Bereich, den CMS häufig als Widgets bezeichnen. Es empfiehlt sich, das Konstrukt ausführlich zu testen, damit nicht eine fehlerhafte Ausgabe oder falsche Formatierung das Layout zerstört.

<?php
  include($_SERVER['DOCUMENT_ROOT']. '/Pfad/zu/Admidio/adm_plugins/login_form/login_form.php');
?>

In gleicher Weise binden Sie weitere Module oder Plugins in eine vorhandene Homepage ein. Das ist jedoch nur im Einzelfall sinnvoll, die eine direkte Eingabe des Nutzers erfordern, wie etwa bei Terminen. Benötigen Sie dagegen mehrere Bestandteile, sollten Sie darüber nachdenken, die gesamte Admidio-Oberfläche in den Web-Auftritt zu integrieren.

Fazit

Admidio erweist sich als übersichtliche und relativ einfach anzupassende Software zur Mitgliederverwaltung in Vereinen. Es fällt verhältnismäßig leicht, Plugins, Module oder die komplette Oberfläche in eine vorhandene Homepage zu integrieren. Für die Standardmodule sollte das selbst solchen Anwendern gelingen, denen die Arbeit mit HTML-Dateien weniger vertraut ist. Die Integration der Plugins dagegen erfordert ein wenig Hintergrundwissen, um diese gegebenenfalls anzupassen. Die Dokumentation bietet dazu zahlreiche Hinweise und Hilfen, zudem existiert ein aktives Forum.