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PDF-Export mit LibreOffice

Druckvorstufe

LibreOffice bietet einen integrierten PDF-Export. Damit konvertieren Sie nicht nur unkompliziert Dokumente, sondern geben auch Präsentationen und Formularen den richtigen Pepp.

Die vektorbasierte Seitenbeschreibungssprache PDF lehnt sich eng an PostScript an. Alle Elemente – Texte, Zeichnungen, Bilder und Formulare – werden exakt platziert und im Dokument eingebunden. Ein kaputtes Layout aufgrund falscher Seitenränder und fehlender Schriften gehört damit der Vergangenheit an. Mittlerweile beherrscht das Format sogar interaktive Inhalte und unterstützt Scripting.

Für Office-Dokumente eignen sich zwei Formate, um Daten auszutauschen: Bearbeitbare Dateien speichern Sie im Open Document Format ODF, das neben LibreOffice auch zahlreiche andere Anwendungen unterstützen. PDF dagegen lässt sich nur sehr eingeschränkt bearbeiten [1]. Soll der Empfänger das Dokument jedoch nur betrachten oder ausdrucken, ist PDF die erste Wahl, da die Anzeige plattformunabhängig funktioniert.

LibreOffice 3.3.2

Wir haben die PDF-Fähigkeiten von LibreOffice anhand der zum Testzeitpunkt aktuellen Version 3.3.2 RC 2 unter Ubuntu 10.10 "Maverick Meerkat" untersucht. Zur Drucklegung lag dann bereits das finale LibreOffice 3.3.2 vor. Passende 32- und 64-Bit-Pakete für DEB- und RPM-basierte Distributionen finden Sie auf der Heft-DVD. Sie erhalten sie daneben auch direkt von der Document Foundation [2], über ein entsprechendes PPA [3] oder ab Veröffentlichung von Ubuntu 11.04 ganz regulär in dessen Repositories.

Zwei Wege zum Ziel

LibreOffice bringt bereits alles mit, was man zum Erstellen von PDFs braucht. Für einen ersten Test füllen Sie eine Seite mit Blindtext: Tippen Sie die Buchstaben bt ein und drücken Sie dann [F3], um einen Dummy-Text zu erhalten. Den PDF-Export selbst öffnen Sie auf zwei Wegen: Zum einen über das entsprechende Symbol (Abbildung 1), zum anderen über Datei | Exportieren als PDF....

Abbildung 1: PDF mit einem Klick.

Ersteres legt automatisch die aktuellen Einstellungen zugrunde und fragt direkt nach dem Dateinamen, während der Menüpunkt umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bietet und Gegenstand der folgenden Ausführungen ist. Der dazugehörige Dialog teilt die verfügbaren Einstellungen auf fünf Registerkarten auf: Allgemein, Anfangsdarstellung, Benutzeroberfläche, Verknüpfungen und Sicherheit (Abbildung 2). Jeder Reiter beherbergt spezifische Optionen für die Konvertierung.

Abbildung 2: LibreOffice bietet zahlreiche Exporteinstellungen.

Der Anfang entscheidet

Die Registerkarte Allgemein bietet dabei die wichtigsten Optionen. Zunächst geben Sie an, welche Seiten des Dokuments es zu konvertieren gilt. Hier akzeptiert LibreOffice auch Angaben wie 1,2,5-9,11,12 (konvertiert die Seiten 1, 2, 5 mit 9, 11 und 12). Die Option Auswahl exportiert hingegen nur markierte Teile. Enthält Ihr Dokument viele Grafiken, erweist es sich oft als sinnvoll, beim Export einzustellen, ob LibreOffice deren Auflösung verringern und die Kompression verstärken soll. Die optimalen Einstellungen hängen sowohl von der Quelle als auch vom Verwendungszweck ab – 150 dpi bei 70 bis 80 Prozent genügen für die Bildschirmdarstellung vollends, für den professionellen Druck müssen Sie deutlich höhere Werte ansetzen.

Im dritten Abschnitt legen Sie die Funktionen der PDF-Datei fest. Der Export als PDF/A-1a erzeugt ein Dokument, das für die Archivierung optimiert ist. Dann stellt LibreOffice auch nur grundlegende Funktionen bereit, die alle PDF-Reader unterstützen, sodass beispielsweise Transparenzen oder bestimmte Sicherheitsfunktionen entfallen. PDF/A-1a impliziert zudem auch die Nutzung der Tagged-PDF-Funktion. Damit bekommt das Dokument zusätzliche Meta-Informationen mit auf den Weg, beispielsweise zu Überschriften und einzelnen Elementen. Das erhöht einerseits die Lesbarkeit auf Tablets und Smartphones und hilft andererseits insbesondere sehbehinderten Menschen, Braillezeilen und Screenreader zu benutzen. Sowohl PDF/A-1a als auch Tagged PDFs erhöhen also die Kompatibilität, vergrößern aber gleichzeitig die Datei.

Mit LibreOffice speichern Sie auch bestehende Formulare als PDF-Datei, die der Empfänger am PC ausfüllt (Abbildung 3) und anschließend ausdruckt oder per Internet übermittelt. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Option und wählen Sie gegebenenfalls das auf Ihrem Server eingesetzte Datenformat.

Abbildung 3: PDF-Formulare sind komfortabel.

Formulare speichern

Das Speichern ausgefüllter PDF-Formulare unterstützt nicht jeder Reader. Die in Ubuntu integrierte Variante beherrscht es, der Adobe Reader hingegen nur, Sofern der kostenpflichtige Acrobat zur Erstellung genutzt wurde.

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