Backstage

Pressekontakte

Eine gute Möglichkeit, alle Informationen zusammenzufassen, stellt die Pressemitteilung (PM) dar. Halten Sie die Anrede förmlich, da Sie hier nicht Ihre Besucher, sondern Redakteure in Verlagen sowie Firmenvertreter ansprechen. Sie ersparen sich viel Tipparbeit in E-Mails, da Sie lediglich auf die Presseerklärung verweisen müssen.

Haben Sie bereits Kontakte zu Verlagen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass aus Ihrer PM eine Erwähnung im entsprechenden Medium wird. Neben Zeitschriften, die sich direkt an Ihre Zielgruppe wenden, bieten sich auch kostenlose Wochenendblätter an, da sie viele Leser im direkten Umkreis erreichen.

Achten Sie beim Verteilen Ihre Pressemitteilung auf ausreichend zeitlichen Vorlauf. Soll Ihre Veranstaltung etwa in einem monatlich erscheinenden Magazin erwähnt werden, so muss das spätestens in der Ausgabe erfolgen, die typischerweise Anfang bis Mitte des Vormonats der Veranstaltung erscheint. Dazu muss die Redaktion Ihre PM jedoch spätestens zum Redaktionsschluss dieser Ausgabe erhalten. Der liegt meist vier bis sechs Wochen vor Erscheinen des Blatts, also zwei bis drei Monate vor der Veranstaltung.

Die heiße Phase

Gerade in den letzten Tagen vor Beginn der Veranstaltung steigt der Arbeitsaufwand noch einmal steil an, mit dem Aufbau beginnt die körperlich anstrengende Phase. Mit vielen Helfer lassen sich auch aufwändige Bestuhlungen und Möbeltransporte schnell durchführen.

Die Dauer der Veranstaltung richtet sich hauptsächlich nach dem angebotenen Programm. Es ergibt allerdings kaum Sinn, am Wochenende vor 10 Uhr zu beginnen. Die ersten Stunden verlaufen zumeist ein wenig hektisch, da es oft noch Ungereimtheiten zu klären gilt. Damit sich in dieser Phase alle Organisatoren deutlich als solche zu erkennen lassen, sollten Sie auffällige Namensschilder, Bänder oder T-Shirts vorbereiten.

Nach Abbau der Stände bietet es sich am letzten Abend an, mit allen Organisatoren und Helfern auf die hoffentlich gelungene Durchführung anzustoßen. Wollen Sie nachträglich Meinungen der Aussteller, Dozenten und Helfer einholen, lohnt es sich, sie alle noch einmal anzuschreiben und um Feedback zu bitten. Ein konstruktives Gespräch der Organisatoren bildet den endgültigen Abschluss der zumeist mehrmonatigen Vorbereitungen, hoffentlich mit der Zielsetzung, eine weitere Veranstaltung folgen zu lassen.