Backstage

…und Ausgaben

Neben den üblichen Telefon- und Spritkosten im Vorfeld Ihrer Veranstaltung entstehen oft auch größere Ausgaben in Form von Versicherungen, Miete oder Reinigung. Denn obwohl sich jeder einen reibungslosen Ablauf wünscht, passiert meist Unvorhergesehenes. Um sich vor den Kosten eventueller Personen- und Materialschäden zu wappnen, sollten Sie sich entsprechend versichern. Bei den Kosten dafür spielt sowohl die Dauer der Veranstaltung als auch die geschätzte Anzahl der Besucher eine Rolle.

Bekommen Sie die Räumlichkeiten nicht gesponsert, fallen zusätzlich Mietkosten an. Wollen Sie Gebäude einer staatlichen Einrichtung (etwa einer Schule) mieten, regeln Sie dies am besten über einen gemeinnützigen Verein; sie müssen dann oftmals nur den symbolischen Betrag von einem Euro aufbringen. Die Stadtverwaltung hilft Ihnen hier weiter. Achten Sie darauf, ob Reinigungskosten einen Teil der Miete darstellen, ansonsten könnte Sie eine Nachforderung von mehreren hundert Euro überraschen.

Werbung

Die Werbestrategie zählt zu den wichtigsten Punkten überhaupt, denn ohne gute Werbung brauchen Sie nicht zu erwarten, viele Besucher anzulocken. Ein aufwändiges Programm zusammen mit gähnender Leere stellt den Super-GAU für Veranstalter nicht nur von Linux-Events dar.

Als erstes Aushängeschild dient die Homepage des Events. Referenzieren Sie diese auf alle Flyern, E-Mails und sonstigen Informationen. Ein professionelles Aussehen der Homepage inklusive korrekter Rechtschreibung betont die Ernsthaftigkeit der eigenen Veranstaltung gegenüber Presse, Firmen, Ausstellern, Sponsoren und den Besuchern. Auf die Homepage und alle Schreiben rund um die Veranstaltung gehört eine E-Mail- sowie eine vollständige postalische Adresse, also ein Impressum inklusive Ansprechpartner.

Darüberhinaus sollten Sie im Vorfeld so lange wie möglich Flyer verteilen. Legen Sie diese in EDV-Geschäften aus oder bringen Sie sie anderweitig unter Ihre Zielgruppe (etwa bei LUG-Treffen). Bei Druckereien gibt es hohe Mengenrabatte, die Kosten für 3000 und 6000 Flyer unterscheiden sich nur unwesentlich. Verzichten Sie auf keinen Fall darauf, Flyer zu erstellen; sie sorgen nachweislich für die größte Anzahl von Besuchern bei regionalen Veranstaltungen.

Auch Plakate lassen sich gut in Geschäften, Bibliotheken oder Universitäten aushängen. Ein griffiger Name Ihres Events hilft, dass sich Betrachter auch später noch an das Plakat erinnern. Es empfiehlt sich, den Pinguin Tux als Bild und das Wort "Linux" deutlich hervorzuheben, weil diese den größten Bekanntheitsgrad auch außerhalb der Community haben und so mögliche Interessenten auch im Vorbeigehen aufmerksam machen.

Wenden Sie sich auf E-Mail-Verteilern – etwa von Linux-Usergroups – an potenzielle Besucher, sollten Sie darauf achten, nicht zu penetrant zu wirken. Als schönen Nebeneffekt dieser Art von Werbung haben Sie bei Mailinglisten direktes Feedback.