Navigationshilfe

Einfacher als es scheint

Dieses Verfahren klingt komplizierter als es tatsächlich ist. Kapitel 5 (oberste Gliederungsebene) eines fiktiven Textes hat vielleicht die Unterkapitel 5.1, 5.2 und 5.3 (zweite Ebene), wobei 5.1 zusätzlich in 5.1.1 und 5.1.2 aufgeteilt ist (Ebene 3). Die Kapitelüberschriften sind fest einer Ebene zugeteilt. Abbildungen können aber in jedem Abschnitt vorkommen. Hierfür wählen Sie Auto, dann sortiert ExtendedPDF jede Abbildungsunterschrift in die passende Ebene ein.

Zur Begriffsverwirrung trägt bei, dass die PDF-Einstellungen (Abbildung 9) ein weiteres Feld enthalten, das sich mit Bookmarks beschäftigt: Translate bookmarks into named destinations. Hier handelt es sich aber um Bookmarks in OpenOffice – in der deutschen Version heißen sie Textmarke. Die Menüfunktion Einfügen | Textmarke erzeugt neue Bookmarks. Diese Textmarken erscheinen auch im OpenOffice-Navigator (per [F5]-Taste zu erreichen) und erleichtern es Ihnen, wichtige Stellen im Dokument wiederzufinden.

Ist die Translate-Option gesetzt, verwandelt ExtendedPDF die Textmarken in so genannte Named Destinations. Mit diesen benannten Zielen kann eine Webseite auf eine bestimmte Stelle innerhalb eines PDF-Dokuments verweisen. Die HTML-Syntax entspricht der bei normalen Links auf Webseiten: <a href=".../xy.pdf#ziel"> – allerdings hat das im Test nicht funktioniert.

Abbildung 11: Dieses Testdokument benutzt die wichtigsten Exportfunktionen von ExtendedPDF. Es enthält mehrere Überschriften, ein Inhaltsverzeichnis mit Querverweisen, zwei Abbildungen, einen externen Link und versteckt über der Überschrift 1 ein gelbes Kommentarfeld.

Abbildung 12: So sieht das Dokument aus Abbildung 11 im Acrobat Reader aus. Am linken Rand sind die Bookmarks zu sehen mit allen Überschriften und Abbildungen. Blaue Rahmen heben die Querverweise im Text optisch hervor. Die eingebettete Notiz ist gerade geöffnet.

Abbildung 13: Das Testdokument in Xpdf. Diese freie Alternativ zum Acrobat Reader arbeitet wesentlich flotter und beherrscht auch Bookmarks und Hyperlinks, zeigt aber keine Notizen an.

Notizen und Verweise

Für Kommentare zu einzelnen Textstellen sieht OpenOffice so genannte Notizen vor. Sie können diese einfach per Einfügen | Notiz... an der aktuellen Cursorposition ergänzen. OpenOffice zeigt dann ein kleines gelbes Rechteck an. Wenn diese Notizen auch im PDF landen sollen, dann müssen Sie in der ExtendedPDF-Konfiguration unter PDF Settings das Häkchen vor Copy notes into the PDF file setzen (Abbildung 9). Der Acrobat Reader zeigt dann ein stilisiertes, gelbes Blatt Papier. In beiden Programmen öffnet ein Doppelklick auf das Notizsymbol ein Fenster mit dem Inhalt der Anmerkung (Abbildung 12).

Hyperlinks zu Web-Seiten (in OpenOffice per Einfügen | Hyperlink gesetzt) funktionieren auch im übersetzen PDF und Querverweise innerhalb eines Dokuments exportiert ExtendedPDF automatisch zu lokalen Links. Damit man diese im PDF auch auf den ersten Blick erkennt, setzt das Makro um jeden Link einen Rahmen, per Default in blauer Farbe. Ob es diesen Rahmen geben soll und welche Farbe er erhält können Sie ebenfalls in den PDF Settings ändern. Ohne den Rahmen ist das Dokument hübscher, mit aber besser zu bedienen.

Querverweise innerhalb eines Dokuments sind schwerer zu erzeugen als Links zu Webseiten. Hier ist die Oberfläche von OpenOffice nicht intuitiv gestaltet. Um einen Verweis einzufügen, müssen Sie erst das Ziel markieren und ihm einen Namen gaben. Das geht per Einfügen | Querverweis (Abbildung 14), dann unter Feldtyp den Eintrag Referenz setzen aktivieren, unter Name eine Bezeichnung vergeben und dann auf Einfügen klicken.

Der Link zur eben gesetzten Referenz ist im gleichen Fenster einzugeben: Setzen Sie erst den Textcursor an die gewünschte Stelle, wählen unter Feldtyp den Eintrag Referenz einfügen, unter Auswahl den eben vergebenen Namen, entscheiden sich für ein Format (beispielsweise Referenztext) und klicken auf Einfügen.

Abbildung 14: Für Querverweise innerhalb eines OpenOffice-Textes ist dieses Dialogfenster zuständig. Sie geben mit ihm zunächst dem Ziel des Verweises einen Namen und können dann erst den Querverweis einfügen.

Abbildung 15: Querverweise aus dem Inhaltsverzeichnis in die jeweiligen Textkapitel sind etwas umständlich zu erreichen. Das verworrene Dialogfenster macht diese einfache Aufgabe komplizierter als nötig.