Durchorganisiert

Team-Meeting

Schauen wir uns einmal an, wie diese Planung abläuft: Wollen Sie ein Meeting einberufen, gehen Sie dazu auf Besprechung. Nun können Sie einen Teilnehmer manuell eingeben oder Sie machen es sich einfacher, indem Sie auf Andere einladen drücken. Wählen Sie nun das Feld neben Ordner an, um festzulegen, aus welcher Datenquelle die Kontaktdaten der Einzuladenden kommen sollen: Möchten Sie Ihr Adressbuch oder über Andere Kontakte einen LDAP-Server befragen? Wählen Sie die gewünschten Personen mit dem Buchstabenreiter rechts oder durch Eingabe der Anfangsbuchstaben aus der Liste aus, und weisen Sie ihnen jeweils ihre Rolle (Vorsitzende, benötigte Teilnehmer etc.) zu, so dass die Namen nun in den jeweiligen rechten Feldern erscheinen. Mit Ok bestätigt erscheinen die Teilnehmer in der Teilnehmerliste.

Damit diese von der Besprechung auch etwas erfahren, senden Sie Ihnen eine Mail mit den Termindaten über Speichern. Verwenden die Teilnehmer ebenfalls Evolution, können sie auf diese Mail komfortabel antworten, indem sie die entsprechende Option (Annahme, Annahme unter Vorbehalt und Absage) auswählen. Sie als Organisator finden diese Mails nun in Ihrem Posteingang, wenn Sie ihn mittels [F9] aktualisieren und brauchen nur noch im Reitermenü Planung auf Optionen / Verfügbarkeit aktualisieren klicken – schon sehen Sie den Status der Teilnehmer im Menü Besprechung.

Wirkliche Team-Planung wird allerdings erst möglich, wenn Sie das kommerzielle Zusatzprogramm Ximian Connector[8] und Zugriff auf einen MS-Exchange-Server haben. Dann können die Teilnehmer öffentlich mitteilen, zu welchen Zeiten sie nicht verfügbar sind, so dass Sie im Menü Planung sehen, wann die meisten (oder die wichtigsten) Teilnehmer Zeit für diese Besprechung hätten. Über Aktionen / Verfügbarkeitsinformationen veröffentlichen sieht jeder, zu welchen Zeiten Sie selbst beschäftigt sind (allerdings nicht womit).

Falls Sie bisher schon KOrganizer verwendet haben, müssen Sie bei der Planung Ihrer Besprechungen in Kontact und Aethera nichts mehr dazu lernen.

Um ein Meeting zu planen, erzeugen Sie wie gewohnt einen neuen Termin. Fügen Sie im Teilnehmerfeld die Teilnehmer der Besprechung hinzu, entweder manuell durch Drücken auf Neu oder durch Übernahme aus dem Adressbuch. Um nachzufragen, ob der Termin passt, kreuzen Sie das entsprechende Kästchen unten an. Mit Ok bestätigt, erscheint der Termin in der Kalenderübersicht. Der kleine Tux unten am Terminkästchen weist Sie als Organisator aus.

Bevor Sie diesen Vorschlag an die Teilnehmer versenden können, müssen Sie noch ein wenig konfigurieren: Gehen Sie auf Einstellungen / KOrganizer einrichten / Gruppenplanung , und wählen Sie dort die Option in Postausgang an. Diese sorgt dafür, dass Ihre Vorschläge nicht sofort versandt werden. Im Menü Persönliches wählen Sie außerdem als Mailclient KMail, der dafür Sorge trägt, dass Ihre Vorschläge als Mails verschickt werden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen, und klicken Sie auf den gerade erzeugten Termin.

Im Menü Planer versenden Sie die Einladung mit Veröffentlichen an die Teilnehmer, fordern eine Antwort mit Anfordern an oder sagen einen früher vereinbarten Termin mit Absagen ab. In Planer / Abgehende Nachrichten sollte Sie nun die Informationen bezüglich des Termins sehen. Sie haben dann noch einmal die Möglichkeit, ihn zu löschen. Machen Sie von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch und schicken ihn ab, öffnet sich KMail, und Sie können die Mail mit der Senden-Funktion tatsächlich auf den Weg bringen.

Damit Kontact die Antworten auf die Terminvorschläge automatisch verarbeitet, müssen Sie in KMail einen Filter einrichten, der entsprechende Mail abfängt und an Kontact weiterleitet. Dazu gehen Sie auf Einstellungen / Filter einrichten, legen mit dem linken Knopf über dem Hilfe-Button einen neuen Filter an und benennen ihn beliebig. Bei den Filterregeln geben Sie als Regel Größe und daneben ist größer als und die Zahl 1 ein. Somit schickt KMail Mails mit einer Größe größer als ein Byte durch den Filter, als dessen Filteraktion Sie durch Programm leiten wählen und daneben /opt/kde3/bin/korganizerIn eingeben. Das Feld mit Bearbeitung hier abbrechen deaktivieren Sie – fertig.

Um Terminvorschläge von anderen zu erhalten, laden Sie Ihre Mails mit dem Kontact-Mail-Modul herunter. Im Kalendermodul gehen Sie nun auf Planer / Ankommende Nachrichten . Dort sehen Sie alle Terminvorschläge, die Ihnen als Mail zugeschickt wurden. Kommen bestimmte Vorschläge erst gar nicht infrage, so lehnen Sie sie ab. Die anderen akzeptieren Sie.

Bei Aethera ersparen Sie sich das Erstellen eines solchen Filters, denn die Absprachemöglichkeiten funktionieren derzeit noch nicht. Weder können Sie Terminvorschläge über das gleichwohl vorhandene Menü Incoming akzeptieren noch ablehnen. Ausgehende Vorschläge erscheinen im Mailfolder Sent.

Outlook

Was die Interaktion der einzelnen PIM-Komponenten bei Kontact und Aethera betrifft, bedarf es noch einiger Verbesserungen. Aethera belegt hierbei auf Grund der genannten Unzulänglichkeiten gewiß den letzten Platz, während Evolution in diesem Punkt etwas runder erscheint als seine zwei Konkurrenten.

Im Bereich Groupware und Kollaboration bietet Kontact auch ohne MS Exchange o. ä. komfortable Funktionalität. Für das zweite Quartal 2004 ist geplant, Kontact von KDE getrennt um Datenaustauschsmöglichkeiten mit Kolab-Servern [9], eGroupware [10] und phpGroupware [11] zu erweitern sowie die Zusammenarbeit mit MS Exchange zu verbessern.

Aufgrund ihres modularen Aufbaus lassen sich die KDE-PIMs in Zukunft leicht erweitern. Aber auch hierbei steht speziell den Aethera-Entwicklern noch einige Arbeit ins Haus, gelang es doch während des Tests nicht, die Entwicklungsversion zur Zusammenarbeit mit den speziell für Aethera entwickelten, kommerziellen Plugins [12] von theKompany zu bewegen. Schade, denn sowohl die Instant-Messaging- als auch die Whiteboard-Erweiterung sucht man bei den Konkurrenten vergebens.