Wer bist denn Du?

Wer viele Mails schreiben muss, muss auch viele Mail-Adressen verwalten. Deshalb verfügen alle Prüflinge über ein Adressbuch. Wieder einmal zeigt sich Aethera hier etwas spartanischer als die beiden Konkurrenten. Mit ihnen hat es gemeinsam, dass Sie bei den Kontaktdaten außer Name und Mail-Adresse weitere nützliche Informationen wie Privat- und Büroanschrift und berufliche Position eingeben können, wenn Sie auf das Symbol mit den zwei Männchen in der linken Leiste (Abbildung 4) klicken und dann über das Menü Contact / Create antippen. Sobald der Kontakteintrag einen Namen hat, führt Sie ein Rechtsklick auf das große Feld rechts zu einer Eingabemaske, in dem Sie über Edit die gewünschten Informationen eingeben.

Abbildung 4: Kontaktfreude bei Aethera

Bei Evolution erreichen Sie dies, indem Sie [Strg-N] drücken. Die einzugebenden Informationen zur Person unterscheiden sich kaum von den bei Aethera möglichen. Nützlich ist jedoch die Einteilung der Kontakte in verschiedene Kategorien (privat, beruflich), die schnelleres Suchen ermöglichen.

Abbildung 5: Evolution zeigt einen Adresseintrag

Was die Suche betrifft, bestechen besonders Evolution (Abbildung 5) und Kontact. Beide zeigen unter dem Menü ein Eingabefeld, wo Sie ganz einfach nach Namen, Mail-Adressen usw. fahnden. Ganz Faulen präsentiert Evolution an der rechten Seite eine Buttonleiste mit dem Alphabet: Ein Klick auf den jeweiligen Buchstaben springt automatisch zum ersten Kontakt, der mit dem jeweiligen Buchstaben anfängt. Das gleiche funktioniert natürlich nicht nur mit Namen, sondern z. B. auch mit Mail-Adressen, sofern Sie dieses Kriterium aus dem Feld oben links auswählen.

Mit [Umschalt-Strg-L] wird alles noch übersichtlicher: Hiermit legen Sie Kontaktlisten an, die mehrere Kontakte zusammenfassen. Schon vorhandene Einträge ziehen Sie dabei einfach mit gedrückter linker Maustaste auf das Kontaktlisten-Feld.

Auch beim Anlegen neuer Kontaktdatensätze zeigen sich alle drei Programme recht hilfreich. Sie erlauben es, die Adresse aus einer E-Mail ins Adressbuch zu übernehmen. Während Sie bei Kontact dafür extra das Mail-Programm starten müssen, können Sie sich bei Evolution über Ansicht / Ordnerleiste das Menü mit Ihren Mailfoldern anzeigen lassen. Wählen Sie nun aus einem Folder eine Nachricht aus, so fügt ein Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse diese Ihrem Adressbuch hinzu bzw. erlaubt es, den entsprechenden, bereits vorhandenen Eintrag zu bearbeiten. Genau so verfahren Sie auch bei Kontact und Aethera. Ein weiterer Wermutstropfen von Aethera: Der umgekehrte Weg, aus dem Adressbuch durch Klick auf eine E-Mail-Adresse eine Mail an die Person zu senden, wird mit der Meldung quittiert, das dieses Feature noch hinzugefügt werden muss.

Wollen Sie alte Adressbücher aus anderen Programmen übernehmen, haben Sie mit Aethera leider Pech gehabt. Nutzer von Kontact integrieren über File / Import Adresssammlungen aus Eudora, Opera, dem MS Exchange Personal Adress Book und sogar von Nokia-Handys. Auch im vCard-Format vorliegende Daten berücksichtigt das KDE-Programm. Bei Evolution müssen Sie sich auf vCard und das LDAP-Format beschränken, was aber viele Programme exportieren. Evolution leistet Ihnen beim Importieren über Datei / Importieren auch hierbei mit einem Assistenten Hilfe. Das gilt nicht nur für Adressdaten, sondern auch für E-Mails.

Was aber tun Sie, wenn Sie eine dringende Mail an eine bestimmte Person schicken wollen, von der Sie zwar die Arbeitsstelle, nicht jedoch die E-Mail-Adresse kennen? Sie können sie anrufen – oder machen von einem LDAP-Verzeichnis ("Lightweight Directory Access Protocol") auf einem passenden LDAP-Server Gebrauch (vorausgesetzt, Ihnen ist der Zugriff erlaubt).

Evolution bietet auch hierfür wieder einen Assistenten, den Sie über Werkzeuge / Einstellungen / Verzeichnis-Server starten. Hier benennen Sie den passenden (oft firmeninternen) LDAP-Server. Die Anfrage selbst erledigen Sie durch Auswählen des Servers in dem Menü, das auch Ihre Mailfolder auflistet. Angezeigt wird es über Ansicht / Ordnerleiste.

Bei Kontact erreichen Sie die LDAP-Server unter Konfiguriere Kontact / Contacts / LDAP Lookup. Tragen Sie einen Server ein, und drücken Sie Add Host. Eine Suchanfrage setzen Sie über Tools / Lookup Adresses in LDAP Directory ab.

Carpe diem!

Wer mit seinen Kontaktpersonen per E-Mail Meetings ausmacht, braucht einen Kalender. Bei Aethera (Abbildung 6) und Kontact (Abbildung 8) handelt es sich dabei um eine Version von KOrganizer [7], so dass Sie sich nicht umgewöhnen müssen, wenn Sie diesen bisher verwendet haben.

Abbildung 6: Aethera beim Verwalten der Termine

In der Werktage- oder Wochenansicht (View / Work Week bzw. View / Week) sehen Sie neben einem Monatskalender eine Zeittabelle für (Arbeits-)Tage der aktuellen Woche. Wollen Sie darin einen neuen Termin anlegen, doppelklicken Sie auf die gewünschte Zeit und legen in der Eingabemaske eine Zusammenfassung zum Termin sowie Start- und Endzeit fest. Verschiebt sich eine Verabredung, genügt es, auf das Feld mit diesem Termin zu gehen und ihn mittels gedrückt gehaltener linker Maustaste auf die geänderte Uhrzeit oder das neue Datum zu ziehen.

Abbildung 7: Die Termine des Tages mit Evolution
Abbildung 8: Das Kalendermodul von Kontact

Aethera erinnert auch gerne an einen Termin. Dazu genügt ein Klick auf Reminder und die Angabe des passenden Zeitpunkts. In der gleichen Eingabemaske finden Sie den Reiter Attendees, der bei Bedarf die Namen der Teilnehmer aufnimmt. Minuspunkt: Der Knopf Adressbook ist nur eine Attrappe, die dahinter vermutete Übernahme von Teilnehmern aus dem Adressbuch funktioniert (noch) nicht. Ein Klick auf den Reiter Recurrance erlaubt es, festzulegen, wie oft und wann sich ein Termin wiederholt.

Falls Sie Termine für mehrere Personen auseinanderhalten müssen, legen Sie für jede einzelne einen neuen Kalender an. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf Datebook in der linken Spalte, wählen Sie New Calendar aus, und geben Sie einen passenden Bezeichner ein. Um mehrere neue Kalender zusammenzufassen, wählen Sie im gleichen Menü New folder. Dieser neue Ordner steht nun unter Datebook.

Die einzelnen Kalender sehen Sie oberhalb des Monatskalenders. Darunter finden Sie noch eine Todo-Liste, in der Sie zu erledigenden Aufgaben mit Actions / New Todo eingeben und dabei den Grad der Erledigung in Prozent sowie die Priorität festlegen.

Die KOrganizer-Version von Kontact unterscheidet sich in den genannten Punkten nur unwesentlich von Aethera. So können Sie bei den Terminen noch ein Attachment in Form einer URL angeben.

Evolutions Kalender-Modul erreichen Sie wie bei den Konkurrenten über das Kalendericon in der linken Leiste; auch hier können Sie die Tages-, Wochen- und Monatsansichten über die entsprechenden Icons oder über Ansicht / Aktuelle Ansicht auswählen. Eine Monatsübersicht ist zudem standardmäßig eingeblendet. Darunter befindet sich die Todo-Liste.

Mehrere Kalender legen Sie über Datei / Ordner / Ordner anlegen bzw. [Umschalt-Strg-F] an und wählen im dann erscheinenden Dialog als Ordnertyp Kalender. Anschließend erreichen Sie die verschiedenen Kalender über die Ordneransicht (Ansicht / Orderleiste), indem Sie dort auf Kalender klicken.

Bei einem Doppelklick auf einen Tag bzw. eine bestimmte Uhrzeit erhalten Sie auch hier eine Eingabemaske, in der Sie die nötigen Informationen (Start, Ende, Wiederholungszyklus, Erinnerung) zu einem Termin eintragen. Über das Icon Besprechung oder das Menü Aktionen / Besprechung ansetzen erscheinen zwei zusätzliche Reiter, nämlich Planung und Besprechung. Klicken Sie auf Besprechung, fügen Sie hier die Teilnehmer ein. Dabei können Sie auch festlegen, welche Rolle die jeweilige Person einnehmen soll: Leitet sie die Versammlung oder ist ihre Teilnahme optional? Über den Reiter Planung stimmen Sie sich zeitlich mit den einzelnen Teilnehmer der Besprechung ab.

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