Workshop StarOffice 5.2 - StarOffice Base Teil 1

Datenbändigung

Viele StarOffice-Anwender verwalten Ihre Daten mit Hilfe der eingebauten Tabellenkalkulation StarOffice Calc oder sogar dem Textverarbeitungsmodul StarOffice Writer. An die eingebaute Datenbank StarOffice Base denken die meisten nicht oder trauen sich aufgrund des Funktionsumfanges dort keine ersten Schritte zu. Mit diesem ausführlichen, zweiteiligen Workshop wollen wir dem entgegentreten und am Beispiel einer Musik-CD-Verwaltung zeigen, wie sich Ihre Datenbestände schnell, einfach und effektiv unter StarOffice Base verwalten lassen.

Da steht sie nun im Schrank, die mühsam erkaufte Musik-CD-Sammlung. Dank der nur wenig sortierten Reihenfolge fehlt jedoch jeglicher Überblick, und die ursprünglich in StarOffice Writer erstellte Textliste verwirrt mehr, als dass sie wirklich weiterhilft. Zudem hätte man gerne die schon vor langer Zeit verliehene "TuX Hits 2000"-CD zurück - wenn einem doch nur einfallen würde, wer sich damals das rare Exemplar unter den Nagel gerissen hat.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, kann Ihnen StarOffice mit seiner Datenbank StarOffice Base weiterhelfen. Mit ihr lassen sich nicht nur sämtliche Sammlerobjekte übersichtlich verwalten, sondern auch präzise Buch darüber führen, wer sich welches Stück wann ausgeliehen hat. Im Folgenden wollen wir Sie anhand einer CD-Verwaltung Schritt für Schritt mit den Arbeitsweisen und Konzepten von StarOffice Base vertraut machen. Wie Sie sehen werden, ist eine Datenbank nicht nur etwas für große Rechenzentren, sondern kann auch in vielen privaten Bereichen zu einer wahren Hilfe werden. Um uns dabei nicht vollständig von den eingebauten Assistenten abhängig zu machen, wollen wir im Gegensatz zu anderen Workshops auch selbst etwas Hand anlegen.

Grundlagen

Bevor es mit der eigentlichen Arbeit unter StarOffice los geht, müssen wir uns ein paar Gedanken zum Aufbau der Datenbank machen. Auch wenn Sie selbst eine neue Datenbank anlegen, sollten Sie deren Struktur bereits im Vorfeld festlegen. Dies ist notwendig, da in den meisten Fällen das nachträgliche Ändern einer Datenbankstruktur zu einem nicht unerheblichen Datenverlust führen kann.

Jede Datenbank besteht aus einer oder mehreren Tabellen, in denen die einzelnen Daten abgelegt werden. In jeder Spalte stehen die Daten, die zu einer bestimmten Kategorie gehören, wie z. B. der Titel oder der Interpret einer CD. Demnach findet sich in jeder Zeile genau ein vollständiger Datensatz wieder - in unserem Fall wären dies die Informationen zu einer kompletten CD (vgl. Abbildung 7).

Für unser Beispiel werden wir zwei Tabellen anlegen: die erste nimmt die Informationen der einzelnen CDs, die zweite alle Angaben über die verliehenen Datenträger auf. Obwohl dies sehr stark danach klingt, dass Daten doppelt eingegeben werden müssen, ist dies bei einer modernen Datenbank wie der von StarOffice verwendeten (Adabas D) glücklicherweise nicht mehr der Fall. Mit Hilfe diverser Verknüpfungsmechanismen erlauben sie, die Tabellen auf verschiedene Arten miteinander in Bezug zu setzen. In unserem Beispiel werden wir in der zweiten Tabelle ein spezielles Datenbankfeld einrichten, das auf die zugehörige verliehene CD in der ersten Tabelle verweist. Auf diese Weise lassen sich doppelte Dateneingaben bequem umgehen. Mehr dazu im zweiten Teil unseres Workshops.

Die hier vorgestellte CD-Verwaltung ist nur ein kleines Beispiel. Je größer Ihre Tabellen, bzw. die Menge der zu speichernden Daten werden, desto schwieriger wird es, eine geeignete Aufteilung zu finden (was schreibt man in welche Tabelle). Dabei sollten Sie versuchen, die Anzahl der Datenfelder, die Sie in einer Tabelle speichern möchten - also die Anzahl der Spalten - möglichst gering zu halten. Selbstverständlich können Sie auch alle Daten in nur einer einzigen, großen Tabelle ablegen. Dies ist allerdings nur bei kleineren Datenbeständen ratsam, da bei wachsender Tabellengröße nicht nur die Datenbankzugriffe langsamer werden, sondern auch die Übersichtlichkeit schneller verloren gehen kann.

Adabas D

Adabas D ist eine professionelle Datenbank der Software AG. In der kostenlosen Version, die StarOffice beiliegt, bzw. die von der StarOffice-Homepage herunter geladen werden kann, gelten einige Einschränkungen: So darf jede Datenbank maximal 100 MB groß werden, und die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer im Mehrbenutzerbetrieb ist auf drei beschränkt. Bitte beachten Sie, dass Sie Adabas D nicht als Benutzer root verwenden können.

Adabas D arbeitet nach dem Client-/Server-Prinzip, bei dem ein spezielles Programm, der Server, alle Datenbanken verwaltet und Anfragen von weiteren Programmen, den Clients, annimmt und bearbeitet. Mit Adabas D wird sowohl das Server-Programm, als auch ein Client-Programm ausgeliefert. Im Falle von StarOffice übernimmt das Modul StarOffice Base die Steuerung beider Komponenten, so dass Sie sich nicht mit den ansonsten notwendigen kryptischen Textbefehlen auseinandersetzten müssen.

Weitere Informationen finden Sie in der StarOffice-Hilfe unter dem Stichwort Adabas und im Internet auf der Adabas-D-Homepage unter http://www.adabas.com/.

Problembehebung beim Start

Sollte Adabas D trotz korrekt verlaufener Installation bei Ihnen nicht arbeiten wollen, so liegt dies mit hoher Wahrscheinlichkeit an fehlenden oder fehlerhaften Umgebungsvariablen. Bei der Installation versucht das Setup-Programm automatisch, in einer der versteckten Dateien .bashrc (nebst zugehöriger Datei .profile), .cshrc oder .tcshr einige Einträge zu ergänzen: Ist keine dieser Dateien in Ihrem Heimatverzeichnis vorhanden, sollten Sie zunächst in Ihrem Handbuch nachschlagen, welche Shell Ihr Linux-System verwendet. (Die meisten Linux-Distributionen verwenden die Bash als Standard-Shell.) Erstellen Sie anschließend mit einem Texteditor eine leere, zur entsprechenden Shell gehörende Konfigurationsdatei. Falls Sie unsicher sein sollten, können Sie auch alle vier der oben genannten Dateien anlegen. Installieren Sie anschließend Adabas D erneut.

Probleme während des Betriebs:

Wenn Ihnen StarOffice Base einen Fehler meldet, so können Sie sich über den Knopf Zusätze eine detailliertere Beschreibung anzeigen lassen. Um die Fehlermeldung vollständig interpretieren zu können, benötigen Sie allerdings gute Kenntnisse sowohl der englischen Sprache, als auch im Umgang mit der Datenbanksprache SQL. Leider gibt die Hilfe von StarOffice keinerlei Informationen darüber preis, welche Adabas-D-Fehler wie behoben werden können. Bei Problemen bleibt Ihnen somit nur die Suche im Internet oder der Umstieg auf eine dBase-basierende Datenbank.

Kasten 2: Eine Datenbank wieder loswerden 

Adabas D

Notieren Sie sich zunächst den Namen Ihrer Datenbank, wie er im Explorer auftaucht. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf diesen Eintrag und wählen Sie Eigenschaften.... Wechseln Sie auf das zweite Register Typ und notieren Sie sich den Namen im Eingabefeld Datenquelle. Verlassen Sie StarOffice und wechseln Sie im Datei-Manager in das Verzeichnis user/explorer in Ihrem StarOffice-Verzeichnis. Letzteres wiederum sollte sich standardmäßig in Ihrem Heimatverzeichnis befinden. Löschen Sie dort die Datei, die den Namen Ihrer Datenbank trägt. Wechseln Sie anschließend in das Unterverzeichnis sql der Adabas-D-Installation. Löschen Sie dort alle Dateien, die vor dem Punkt die Zeichenkette enthalten, die Sie zuvor unter StarOffice als Datenquelle identifiziert haben. Im Unterverzeichnis config gehen Sie analog vor. Zum Abschluss entfernen Sie noch im Verzeichnis work das den Namen der Datenquelle tragende Unterverzeichnis. Damit ist Ihre Datenbank endgültig gelöscht.

dBase

Hier genügt es, im Explorer den Datenbanknamen mit der rechten Maustaste anzuklicken und im Kontextmenü Löschen zu wählen. Sobald Sie das nun auftauchende Dialogfenster mit Löschen bestätigen, wird Ihre Datenbank umgehend und vollständig entfernt.

Installation

In diesem Workshop wollen wir die angesprochenen Daten unter Verwendung der mitgelieferten Datenbank Adabas D verwalten. Wenn Sie dieses Zusatzmodul nicht installieren möchten, können Sie auch auf ein in StarOffice Base eingebautes Datenbankformat wie z. B. dBase ausweichen. Die im Folgenden genannten Schritte sind in allen Datenbankformaten mehr oder weniger identisch. StarOffice Base übernimmt dabei die Steuerung der im Hintergrund arbeitenden Datenbank und stellt somit für jedes Format eine einheitliche Benutzerschnittstelle zur Verfügung.

Sofern Sie Adabas D nutzen möchten, das Datenbankprogramm aber noch nicht installiert haben, sollten Sie dies als erstes nachholen. Liegen StarOffice und Adabas D Ihrer Distribution bei, können Sie diese über das dort beiliegende Setup-Programm installieren. Schlagen Sie hierzu ggf. auch in Ihrem Handbuch nach. Falls Sie StarOffice nicht auf einer CD-ROM vorliegen haben, können Sie Adabas D auf der StarOffice-Homepage http://www.sun.com/staroffice/ kostenlos herunter laden. Besitzer einer StarOffice-CD sollten diese mounten, dort in das Verzeichnis linux/adabas wechseln und das Programm adabas starten. Folgen Sie anschließend den Anweisungen des grafischen Installationsprogramms auf dem Bildschirm. Nach erfolgreicher Installation müssen Sie sich von Ihrem Linux-System ab- und anschließend erneut anmelden. Dies ist notwendig, da Adabas D während der Installation einige Umgebungsvariablen anpasst, die erst nach dem erneuten Anmelden vom Betriebssystem korrekt gesetzt werden (vgl. Kasten "Adabas D").

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