KOffice-Workshop

Praktische Übungen mit K. im Büro

Nachdem wir uns in den letzten beiden Folgen unseres insgesamt fünfteiligen Workshops ausgiebig mit der Textverarbeitung KWord beschäftigt haben, wollen wir uns jetzt den Funktionen der Tabellenkalkulation KSpread zuwenden.

Workshop-Übersicht

1. Textverarbeitung mit KWord - Teil 1: Ein Geschäftsbrief

2. Textverarbeitung mit KWord - Teil 2: Eine Zeitung

3. Tabellen und Diagramme mit KSpread und KChart

4. Grafiken und Bilder mit KIllustrator

5. Präsentationen mit KPresenter

Wie bereits in unseren letzten beiden Teilen zum Thema KWord, sollen auch dieses Mal Bedienung und Funktionsweisen an einem Beispiel erläutert werden. Kain Anunk, Geschäftsführer eines namhaften Automobilkonzerns und vielen sicherlich noch aus den letzten Office-Workshops bekannt, möchte sich mit Hilfe von KSpread einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben seines Unternehmens innerhalb des letzten Jahres verschaffen. Die Differenzen soll KSpread dabei automatisch selbst berechnen und die Ergebnisse übersichtlich anzeigen. Zum Abschluss soll das Äußere der entstandenen Tabelle etwas ansprechender gestaltet und aus den vorliegenden Daten ein Diagramm generiert werden.

Bevor es ans Eingemachte geht: Bitte beachten Sie, dass sich KSpread noch immer in der Entwicklung befindet. Obwohl die Tabellenkalkulation eine der ausgereiftesten KOffice-Komponenten ist, sollten Sie Ihre Dokumente oft zwischenspeichern und der Anwendung generell keine wichtigen Daten anvertrauen. Am deutlichsten spiegelt sich dieses frühe Stadium des Programms in der mangelhaften Online-Hilfe wieder: Obwohl mit deutscher Menüführung ausgestattet, verfügt KSpread nur über eine ziemlich unvollständige, englischsprachige Hilfe. Um jetzt mit dem Workshop zu beginnen, starten Sie KSpread entweder über das KDE2-Startmenü über Büroanwendungen/KSpread oder über den KOffice-Arbeitsplatz (vgl. auch den ersten Teil unseres Workshops in Ausgabe 03/2001). Wählen Sie im aufgehenden Fenster mit leerem Dokument beginnen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Noch mehr Tabellen

Nach dem Start von KSpread sollten Sie eine leere Tabelle und am oberen Bildschirmrand einige Symbolleisten angezeigt bekommen (vgl. auch Kasten "Tipps zur Bedienung").

Abbildung 1: KSpread nach dem ersten Start.

Wie viele andere Tabellenkalkulationsprogramme, kann auch KSpread innerhalb eines Dokumentes mehrere Tabellen gleichzeitig verwalten. Für jede einzelne dieser Tabellen finden Sie am linken unteren Bildschirmrand genau ein Registerblatt. Nach dem Start eines neuen, leeren Dokumentes sollte hier standardmäßig immer nur ein einziges Blatt mit dem Namen "Tabelle 1" vorliegen. Das Hauptmenü bietet unter dem Punkt Ordner eine Reihe von Befehlen, mit denen sich u. a. neue Tabellen anlegen und auch wieder entfernen lassen. Alternativ können Sie ein beliebiges Registerblatt am unteren Rand mit der rechten Maustaste anklicken. Es erscheint dann ein Kontextmenü mit den entsprechenden Befehlen. Sollten Sie mehrere Tabellen angelegt haben, so können Sie zwischen diesen schnell hin und her wechseln, indem Sie mit der Maus einfach das zugehörige Registerblatt anklicken. Befinden sich in Ihrem Dokument einmal mehr Tabellen, als die Leiste am unteren Bildschirmrand aufnehmen kann, so lassen sich die nicht sichtbaren Registerblätter mit Hilfe der kleinen, links daneben liegenden Pfeil-Schaltflächen in den sichtbaren Bereich zurückholen.

Für Kain Anunks Bespiel benötigen wir nur die erste Tabelle. Ändern Sie ihren Namen, indem Sie das zugehörige Registerblatt doppelt anklicken und dann in das auftauchende Fenster einen neuen Namen, wie z. B. "Einnahmen/Ausgaben 2000", eingeben.

Konzeptuell

Nach diesen Vorbereitungen soll nun die Tabelle mit Leben gefüllt werden. Wie alle anderen Tabellenkalkulationen, unterteilt auch KSpread ein Arbeitsblatt in einzelne Zellen. Die Zeilen werden dabei mit Zahlen von oben nach unten durchnumeriert, und die Spalten erhalten nach analogem Muster Buchstaben, wobei die Aufzählung hier mit "A" in der äußerst linken Spalte beginnt. Jede Zelle des Arbeitsplatzes kann somit eindeutig durch die Angabe der Zeilennummer und des Buchstabens wie bei einem Schachbrett identifiziert werden. Dazu ein Beispiel: Die Zelle, die sich in der zweiten Zeile und dritten Spalte befindet, trägt die Bezeichnung "C2".

In Abbildung 1 sehen Sie eine Zelle mit eine schwarzen Umrandung, die an der rechten unteren Ecke einen kleinen "Knubbel" aufweist. Das ist die gerade aktive Zelle, direkt nach dem Start des Programms normalerweise "A1". Hier befindet sich also der Cursor. Alle Eingaben und Funktionen, die im Folgenden ausgeführt werden, beziehen sich immer auf genau diese Zelle. Bewegen können Sie den Cursor entweder mit den Pfeiltasten auf der Tastatur, oder Sie klicken die gewünschte neue Zelle direkt mit dem Mauszeiger an. In dem Feld links neben dem X-Symbol in der untersten Symbolleiste lässt sich übrigens stets der Name der gerade aktiven Zelle ablesen.

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