Funktionsmonster perfekt im Griff

Die grafischen Grundlagen wurden bereits im vierten Teil dieses Workshops erläutert. Sie bilden die Basis für eine Arbeit mit Präsentationen unter Presentations. Wer bereits Erfahrung mit einem anderen Präsentationsprogramm gesammelt hat, sollte sich unter Presentations schnell zurechtfinden. Es verwendet dieselben Konzepte, die auch in anderen Programmen zum Einsatz kommen.

Wie schon in den Teilen zuvor, sollen auch hier die Funktionen an einem kleinen Beispiel erläutert werden. Kain Anunk, leitender Angestellter eines namhaften Automobilkonzerns, soll einem Geldgeber in einer kleinen Präsentation das Unternehmen vorstellen und anschließend die Geschäftszahlen des letzten Jahres vorlegen.

Bevor es an die Arbeit geht, sind ein paar Vorüberlegungen notwendig. Auch wenn Sie selbst eine Präsentation vorbereiten, sollten Sie sich schon im Vorfeld ein paar Gedanken über den Ablauf und die Struktur des Vortags machen. Dies kann Ihnen später einiges an Arbeit ersparen.

In Kain Anunks Fall soll zunächst ein Deckblatt mit dem Namen des Unternehmens angezeigt werden. Dann folgt eine kurze Übersicht über die Unternehmensstruktur sowie eine kleine Hierarchie der angeschlossenen Unternehmen. Zum Abschluss der Präsentation soll schließlich noch ein kleines Diagramm mit den Geschäftszahlen erscheinen.

Startschuss

Um das Beispiel selbst nachzuvollziehen, starten Sie nun "Presentations" und wählen Sie im PerfectExpert "Presentations – Präsentation". Nun öffnet sich ein Fenster, indem Sie sich ein Grund-Layout aussuchen können.

Abbildung 1: Die Wahl eines Grundlayouts.

Diese Grund-Layouts, unter Presentations als "Master-Layouts" bezeichnet, geben Ihnen einen grafischen Rahmen für Ihre Präsentation und schaffen gleichzeitig ein einheitliches Aussehen. Die Master-Layouts werden in verschiedenen Kategorien verwaltet. In der Liste Kategorie können Sie zwischen den einzelnen Kategorien hin und herwechseln. Möchten Sie eine Präsentation erstellen, die nur auf Papier erscheinen soll, sollten Sie die Kategorie Ausdruck verwenden. Wählen Sie für Kain Anunks Präsentation aber das voreingestellte Layout default aus der Kategorie Farbe. Wir werden später noch einmal ausführlicher auf diese Master-Layouts zurückkommen. Dort erfahren Sie dann auch, wie Sie eigene "Presentations-Master" erstellen können. Noch ein Tipp zum Schluss: möchten Sie keines dieser Layouts verwenden, so können Sie über das kleine "X" in der oberen Fensterleiste auch einfach das Fenster schließen. Presentations erstellt dann eine komplett leere Präsentation.

Buenos Dias

Eine Präsentation besteht immer aus einer Abfolge von einzelnen Seiten, oder im Falle einer Overhead-Präsentation aus einzelnen Folien. In Präsentationsprogrammen werden diese Seiten als Dias bezeichnet. Insbesondere wenn Sie Ihre Präsentationen mit einem Projektor direkt aus einem Computer an die Leinwand werfen, wird die Bezeichnung in Anlehnung an "echte" Dias deutlich. Die Größe der Dias können Sie unter Datei/Seite einrichten festlegen. Sollten Sie eine Präsentation direkt aus dem Computer erstellen wollen, so passt Presentations die Seitengröße automatisch an die des Bildschirms bzw. des ausgebenden Projektors an.

Nach der Auswahl des Grund-Layouts sollte jetzt das erste Dia angezeigt werden.

Abbildung 2: Das erste Dia nach dem Start.

Auf der linken Seite finden Sie eine Werkzeugleiste, die Ihnen schon aus dem letzten Teil dieses Workshops bekannt sein dürfte. Die Funktionen, die Sie dort angeboten bekommen, sind ganz normale Zeichenfunktionen, mit denen Sie Ihre einzelnen Dias grafisch aufpeppen können. Komplexe Abläufe lassen sich z. B. mit den angebotenen Pfeilen hervorragend visualisieren.

Zur Zeit ist nur ein Dia in Ihrer Präsentation vorhanden. Am unteren Bildschirmrand finden Sie auf der linken Seite Registerblätter und auf der rechten eine Liste, über die Sie später schnell zwischen den einzelnen Dias hin- und herspringen können.

Betrachten Sie nun das Dia: Sie sehen einen grünen Hintergrund und zwei Kästen davor. Jedes Dia besteht aus einem Hintergrund, einem Layout (das sind die zwei Kästen, auf die ich gleich noch näher eingehen werde), und dem eigentlichen Inhalt. Letzterer kann sowohl aus grafischen Elementen, als auch aus Texten bestehen. Verwechseln Sie den Hintergrund bitte nicht mit der Seitenfarbe. Diese Trennung in Hintergrund und Seitenfarbe scheint zwar auf den ersten Blick etwas merkwürdig, macht aber durchaus Sinn. Im Gegensatz zur Seitenfarbe erscheint der Hintergrund auf jedem Dia Ihrer Präsentation. Auf ihm sollten Sie also Dinge platzieren, die bei der Präsentation auf allen Seiten angezeigt werden sollen, also z. B. die Seitenzahlen. Auch in Kain Anunks Präsentation soll auf jeder Folie ein kleiner, zusätzlicher Farbverlauf zur optischen Auflockerung, Kain Anunks Name und das Datum des Vortrages erscheinen. Um den Hintergrund bearbeiten zu können, müssen Sie aus dem Menü Bearbeiten/Hintergundebene wählen.

Abbildung 3: Der angepasste Hintergrund.

Alles, was Sie nun auf die Zeichenfläche malen oder schreiben, erscheint später auf allen Dias als Hintergrund. Wählen Sie nun aus der Werkzeugpalette auf der linken Seite das Rechtecksymbol aus und malen Sie ein Rechteck auf die linke Seite der Zeichenfläche. Klicken Sie nun in der Werkzeugleiste auf das sechste Symbol von unten (der Eimer) und suchen Sie aus dem Fenster einen blauen Farbton aus. Klicken Sie danach das Eimersymbol direkt darunter an und wählen Sie einen Grünton. Über diesen beiden Eimersymbolen befindet sich ein ausgefülltes Rechteck. Klicken Sie dieses an und wählen Sie einen beliebigen, aber passenden Farbverlauf. Wählen Sie nun aus dem Menü Einfügen/Textzeile und klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf der Zeichenfläche. Geben Sie dort "Kain Anunk" ein. Klicken Sie anschließend mit der Maus auf eine freie Stelle Ihres Zeichenblattes. Die Schrift sollte nun automatisch markiert worden sein. Wählen Sie aus der Symbolleiste eine andere Schriftart und eine etwas kleinere Schriftgröße. Als Datum verwenden wir das aktuelle Datum. Dazu erstellen Sie auf dieselbe Weise eine neue Textzeile und wählen aus dem Menü Einfügen/Datum_Uhrzeit. Aus dem Fenster können Sie sich nun ein beliebiges Format aussuchen. Verändern Sie nun noch, auf dieselbe Weise wie schon den Namenstext, die Schriftgröße des Datums. Platzieren Sie dann per "Drag and Drop" die beiden Textobjekte am unteren Rand des Dias. Nachdem Sie nun den Hintergrund vollständig angelegt haben, kehren Sie zurück zur Dia-Ebene, indem Sie im Menü Bearbeiten/Dia-Ebene wählen.