Funktionsmonster perfekt im Griff

Ähnlich wie bei den beiden Artikeln über die Textverarbeitung möchte ich auch in diesem Artikel die Funktionen anhand eines kleinen Beispiels zum Mitmachen erläutern. Zunächst erstellen wir eine einfache Tabelle, auf die dann erweiterte Funktionen angewendet werden.

Kain Anunk, den Sie ja schon aus vergangenen Artikeln kennen dürften, ist ein führender Mitarbeiter eines namhaften Automobilkonzerns, der sich einen Überblick über die Gewinne und Verluste der vergangenen zwei Jahre machen möchte. Dazu liegen ihm zwei Tabellen mit den jeweiligen Monatsergebnissen vor. Die Zusammenfassung der beiden Jahre möchte er in einer dritten Tabelle automatisch errechnen lassen und die Ergebnisse grafisch darstellen.

Grundlegendes

Bevor wir diese Aufgabe im Folgenden Schritt für Schritt lösen werden, möchte ich zuvor noch kurz auf ein paar wichtige Begriffe eingehen. Unter Quattro Pro arbeiten Sie mit sog. Arbeitsmappen. Dies ist nichts anderes als eine Quattro Pro Datei und hat nichts mit der aus Microsoft-Produkten bekannten Sammelmappe zu tun. Eine solche Datei kann mehrere Tabellen aufnehmen, die als Arbeitsblätter bezeichnet werden. Sie können zwischen den einzelnen Arbeitsblättern mit den Registern am unteren Bildschirmrand schnell hin- und herspringen. Über Format/Blatt können Sie darüber hinaus detaillierte Einstellungen zum aktuell angezeigten Arbeitsblatt vornehmen. Unter anderem kann dort auch der Name des Blattes geändert werden. In jeder Arbeitsmappe existiert ein besonderes Arbeitsblatt. In diesem finden Sie keine Tabelle, sondern eine Übersicht über alle in der Arbeitsmappe vorhandenen Objekte. Meist handelt es sich dabei um Diagramme oder Grafiken. Diese Übersicht hilft, gerade wenn Sie mit vielen Arbeitsblättern gleichzeitig arbeiten, gesuchte Objekte schneller aufzufinden. Per Definition findet man dieses Arbeitsblatt immer am Ende aller Arbeitsblätter. Um schnell zu diesem Blatt zu springen, genügt ein Mausklick auf das Symbol mit der spitzen Klammer und dem Strich, ganz links unten am Fensterrand.

Aufbauarbeit

Nun aber zu unserem Beispiel. Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe (Datei/Neu). Die erste Tabelle mit der Bezeichnung "A" wird nun standardmäßig angezeigt. Zunächst sollten Sie diesen Namen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechend beschriftete Register am unteren Bildschirmrand klicken und aus dem auftauchenden Kontextmenü den Befehl Blattnamen bearbeiten wählen. Geben Sie nun "1998" als neue Beschriftung ein.

Als nächstes sollen die Daten für das Geschäftsjahr in die Tabelle eingegeben werden. Platzieren Sie dazu den Cursor in das Feld A1. Wie in allen anderen Tabellenkalkulationen werden auch hier die Spalten der Tabelle mit einem Buchstaben und die Zeilen mit Zahlen beschriftet. Eine Zelle kann also über die Kombination eines Buchstabens mit einer Zahl eindeutig identifiziert und somit auch lokalisiert werden. Diesen Beschriftungsmechanismus benötigen wir spätestens bei den Formeln. Falls Ihnen diese Konvention nicht gefällt, können Sie einer oder mehreren Zellen einen eigenen Namen zuweisen. Markieren Sie dazu die Zelle oder Zellen, die Sie neu benennen möchten, und wählen Sie aus dem Kontextmenü mit der rechten Maustaste den Befehl Zellen benennen. Im nun angezeigten Fenster können Sie einen Namen eingeben und erhalten gleichzeitig auch eine Übersicht über alle schon vergebenen Namen. Wichtig in diesem Zusammenhang: die alten Zellbeschriftungen bleiben zusätzlich weiter gültig.

Geben Sie nun in diese erste Zelle auf dem Arbeitsblatt das Wort "Monat" ein. Wie Sie sehen wird die Eingabe sowohl im Eingabefeld in der Symbolleiste als auch direkt in der Tabelle angezeigt. Sollten Sie über das Zellenende hinausschreiben, so wird das nächste Feld einfach überschrieben. Wenn Sie in diesem nächsten Feld nun ebenfalls eine Eingabe vornehmen, so wird der Text in der ersten Zelle abgeschnitten.

Tragen Sie nun in die nächsten beiden Felder (B1 und C1) die Begriffe "Einnahmen" und "Ausgaben" und in der ersten Spalte unterhalb von "Monate" die Monatsnamen ein. Dabei werden Sie zwangsweise einige Zellenbegrenzungen überschreiben. Um dies zu beheben, könnten Sie nun die Breite der betroffenen Spalten per Hand verändern. In unserem Fall aber überlassen wir Quattro Pro diese Arbeit. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kopf (das ist die "Zelle" mit der Beschriftung "A") der ersten Spalte. Dadurch wird die gesamte Spalte markiert und das Kontextmenü geöffnet. Wählen Sie hier Breite autom., woraufhin die Breite der gesamten Spalte automatisch so angepasst wird, dass sie den längsten Eintrag bequem aufnehmen kann. Wiederholen Sie dies mit allen Spalten, in denen die Breite nicht optimal ist. Übrigens: in der Textverarbeitung WordPerfect ist bei dort erstellten Tabellen dieselbe Funktion zugänglich.