Funktionsmonster perfekt im Griff

Zunächst also zur Serienbrieffunktion. Dazu benötigen wir als erstes einen Brief und eine Datenbank mit Adressen. Beginnen wir mit der Erstellung des Briefes als Grundlage. Starten Sie dazu WordPerfect mit einem neuen, leeren Dokument im DIN-A4-Format.

Tabula rasa

Da wir im folgenden mit Tabulatoren, unter WordPerfect als Tabstopps bezeichnet, arbeiten, sollten Sie zunächst das Lineal unter Ansicht/Lineal einschalten. Mit ihm gestaltet sich die Positionierung von Tabulatoren wesentlich einfacher. Tabulatoren sind Marken, die mit der Tabulatortaste angesprungen werden können. Mit ihnen lassen sich sowohl Einrückungen als auch komplexere Formatierungen realisieren.

Am Lineal befinden sich unterhalb der Skala kleine schwarze Dreiecke. Diese repräsentieren jeweils eine Marke, die per Tabulatortaste angesprungen werden kann. Die geometrische Form dieser Marken zeigt Ihnen dabei immer an, wie der Text an dieser Stelle ausgerichtet würde. Im voreingestellten Fall wird der Text linksbündig ausgerichtet.

Die Tabulatoren lassen sich für jede Zeile individuell festlegen. Wählen Sie hierzu einfach aus dem Menü Format/Zeile/Tab setzten. Hier finden Sie unter Tabstopptyp eine Liste aller Typen und deren Symbole auf dem Lineal. Beachten Sie auch hierbei wieder: Verknüpfungen steht für eine Linksausrichtung des Textes. Etwas ungenauer, aber schneller können Sie eine Marke mit der Maus erzeugen. Klicken Sie einfach unterhalb der Skala mit der linken Maustaste auf das Lineal an die Stelle, an der Sie einen neuen Tabstopp einrichten wollen. Halten Sie die linke Maustaste etwas länger gedrückt, erscheint eine Hilfslinie und zusätzlich in einem kleinen Fenster die extakten Maße. Möchten Sie die Ausrichtung ändern, klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste auf das Lineal unterhalb der Skala oder mit der linken Maustaste auf den kleinen Kasten ganz links neben dem Lineal. Sie bekommen dann eine Liste aller möglichen Tabstopptypen zur Auswahl angezeigt. Haben Sie sich hier für einen bestimmten Typ entschieden, so wird immer, wenn Sie mit der Maus einen neuen Tabstopp einfügen, dieser gewählte Typ verwendet.

Nachdem Sie für eine Zeile oder einen Absatz die Tabulatoren geändert haben, erscheint neben dem linken Rand ein Pfeil (Beachten Sie: falls die Seite vergrößert angezeigt wird, ist dieser Pfeil evtl. nicht sichtbar). Wenn Sie auf ihn klicken, werden direkt über der betroffenen Zeile die Positionen der Tabulatoren eingeblendet. Sie haben so die Möglichkeit, einen direkten Vergleich zwischen den Marken im restlichen Text (sichtbar im Lineal) und dieser Zeile zu bekommen.

Um eine Marke schnell zu löschen, fahren Sie mit der Maus über den betroffenen Kandidaten, lassen die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie ihn anschließend einfach nach unten weg.

Strukturiertes Gefüge

Nun aber zurück zu unserem Serienbrief. Kain Anunk soll für sein Unternehmen eine Einladung zu einer Autopräsentation an alle Kunden versenden. Denken Sie sich für diese Aufgabe einen Brieftext, ähnlich wie in Abbildung 1 dargestellt, aus und geben Sie ihn anschließend ein.

Abbildung 1: Der Brieftext für das Serienbriefbeispiel

Wie Sie aus der Abbildung entnehmen können, ist dort auch eine Gliederung mit der Tagesordnung der Veranstaltung enthalten. Um diese zu realisieren, könnten Sie die oben genannten Tabulatoren heranziehen. Unter WordPerfect geht dies mit der automatischen Gliederungsfunktion aber noch einen Schritt einfacher.

Wählen Sie aus dem Menü Einfügen/Gliederung/Symbole + Numerierung.... Hier können Sie nun eine Gliederungsart auswählen oder mit den entsprechenden Schaltern am unteren Rand sogar selbst eine eigene Vorlage erzeugen. Nach einem Klick auf OK, können Sie jetzt den ersten Punkt der Gliederung eingeben. Betrachten Sie die Symbolleiste: diese hat sich verändert und bietet nun Funktionen an, die sich speziell auf die Gliederung beziehen. Mit den dort enthaltenen Pfeilen lässt sich z. B. die Position des Gliederungspunktes verändern, in dem sich der Cursor gerade befindet. Alternativ können Sie hierzu auch die Tastatur verwenden: mit der Eingabetaste legen Sie einen neuen Punkt an und mit der Tabulatortaste verschieben Sie den aktuellen Punkt eine Ebene tiefer. Mit den Symbolen auf der rechten Seite können Sie das Aussehen der Gliederung beeinflussen. Dabei sind besonders die Symbole mit dem Plus- und dem Minuszeichen interessant. Mit ihnen lassen sich Unterpunkte ein- und ausblenden, was gerade bei langen und großen Gliederungen zu einer besseren Übersicht beiträgt.

Die Abstände zwischen der Gliederungsnummer und dem eigentlichen Gliederungspunkt können Sie übrigens mit den schon bekannten Tabulatoren auf dem Lineal verändern.

Haben Sie die Gliederung vollständig eingegeben, drücken Sie an einem neuen Gliederungspunkt einfach die Rückstelltaste.

Bevor die Adressen eingefügt werden, soll das Papier noch ein Wasserzeichen erhalten. Wählen Sie dazu Einfügen/Wasserzeichen und dann Erstellen. In dem neu geöffneten Fenster können Sie nun eine neue Seite frei nach Ihren Wünschen gestalten. Alles, was Sie auf diesem Blatt erstellen, wird später als Wasserzeichen hinter dem Brief erscheinen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie aus dem Menü Datei/Schließen.