Funktionsmonster perfekt im Griff

WordPerfect Office 2000 Workshop

01.10.2000
Das neue WordPerfect Office 2000 besitzt eine beachtliche Anzahl von Funktionen. Viele Anwender wissen deshalb gar nicht um viele Funktionen oder kennen sich in deren Bedienung nicht aus. Aus diesem Grund soll in diesem Workshop anhand von einführenden Beispielen Schritt für Schritt erläutert werden, wie man typische Aufgaben mit dem Office-Paket lösen kann.

Gleichzeitig sollen dem fortgeschritteneren Anwender noch ein paar hoffentlich nützliche Tipps mit an die Hand gegeben werden. Begonnen wird in diesem ersten Teil mit der Textverarbeitung WordPerfect, dem wohl zentralsten Element von WordPerfect Office 2000.

Workshop-Übersicht 

1. Textverarbeitung: Die Layout-Funktionen

2. Textverarbeitung: Serienbriefe und wissenschaftliche Texte

3. Tabellenkalkulation

4. Presentations: Grafik

5. Presentations: Präsentieren

Die Tücken der Installation 

Die Installation des Office-Paketes läuft denkbar einfach ab: der Benutzer hat nach dem Aufruf von setup.exe (?????) nur die Wahl zwischen einer vollständigen und einer minimalen Variante. Die vollständige Installation benötigt 450 MB Speicherplatz, wohingegen die minimale Variante mit immerhin noch 138 MB zu Buche schlägt. Als Verzeichnis schreibt das Setupprogramm übrigens /usr/lib/corel zwingend vor.

Darüber hinaus sollten Sie den Angaben im Benutzerhandbuch nicht trauen. Auch wenn dort eine "benutzerdefinierte" Installation beschrieben ist, können Sie einzelne Komponenten in dieser Linuxversion nicht nachinstallieren. Sollte eine Installation per Assistent wider Erwarten nicht funktionieren, so können Sie die einzelnen Pakete auch per "Hand" mit dem entsprechenden Paketmanager Ihrer Distribution einrichten. In der Datei README.HTML im Hauptverzeichnis der ersten CD, finden Sie eine Aufstellung dieser Pakete in der Reihenfolge, in der sie installiert werden müssen.

Schriften managen 

Alle Programme aus dem Office-Paket verwenden nur die Schriftarten, die zuvor im mitgelieferten "FontTastic Fontinstaller" registriert wurden. Dieser versteht neben Type1- und Speedo-Schriftarten auch die gerade unter Windows weit verbreiteten TrueType-Fonts.

Wie Sie sicherlich schon festgestellt haben, wird bei der Installation die Schriftart Times New Roman leider nicht mit installiert. Deshalb soll hier kurz beschrieben werden, wie man diese nachträglich in WordPerfect Office integriert. Sie haben zum einen die Möglichkeit, die unter Linux im Type1-Format vorliegende Schriftart Times zu verwenden. In der Regel finden Sie diese im Verzeichnis /usr/lib/X11/fonts/Type1. Sollte Times Ihrer Distribution in dieser Form nicht beiliegen, können Sie auch einfach die gleichnamige Schriftart aus Windows übernehmen. Dort liegt sie im Verzeichnis C:\WINDOWS\FONTS.

Egal, woher Sie die Schriftarten beziehen, das Vorgehen bei der Installation ist immer dasselbe. Wenn nötig, kopieren Sie zunächst die Schriftart in ein Verzeichnis Ihrer Wahl. Sie können z. B. das Verzeichnis .wpo2000/Fonts in Ihrem Heimatverzeichnis verwenden. Melden Sie sich nun als root in Ihrem System an und starten Sie den FonTastic Font Installer aus der "Utilities"-Gruppe. Sollte der Schriftenmanager nicht starten, rufen Sie zunächst eine beliebige Anwendung aus dem Office-Paket auf und versuchen Sie dann erneut, den Schriftenmanager zu starten. In einer Liste sollten nun alle installierten Schriften angezeigt werden. Der grüne Haken signalisiert, dass die Schrift in den einzelnen Programmen verwendet wird. Per Klick auf On/Off können Sie diesen Zustand für jede einzelne Schrift ändern. Um nun eine neue Schrift hinzuzufügen, klicken Sie auf Add..., wählen dann die neu zu installierende Schriftartendatei aus und klicken zum Schluss auf open. Die gewünschte Schrift sollte nun in der oben genannten Liste auftauchen und als "aktiviert" gekennzeichnet worden sein. Beim nächsten Start einer WordPerfect-Anwendung sollte sie Ihnen dann zur vollen Verfügung stehen.

Auf diese Weise können Sie übrigens auch Ihre StarOffice-Schriften unter WordPerfect Office weiterverwenden. Noch mehr Schriften finden Sie übrigens sowohl auf den ersten beiden CDs von WordPerfect Office 2000. Beachten Sie aber hierbei, dass die mitgelieferten TrueType-Schriften mit ihren Type1-Namensvettern identisch sind.

Im Zusammenhang mit der Installation von neuen Schriftarten taucht noch ein Problem auf. So gibt es zu jeder Schriftart immer mindestens vier Dateien: eine mit der normalen Schrift, eine mit fetten Buchstaben (dem Namen nachgestelltes b), eine mit kursiven Buchstaben (dem Namen nachgestelltes i) und eine mit fetten und kursiven Buchstaben (dem Namen nachgestelltes bi). Beachten Sie, dass immer alle vier installiert sein müssen, da ansonsten die entsprechenden Attribute in den Programmen nicht verwendet werden können. Dies ist übrigens kein Fehler von WordPerfect, sondern die allgemein übliche Vorgehensweise unter Linux-Programmen.

Welche Probleme auftauchen und was man dagegen tun kann 

- Die Programme des Office-Paketes verhalten sich langsam: Besonders der erste Start einer Anwendung nach der Installation oder nach dem Anpassen der Schriftarten im FontTastic Font Installer dauert lange. Manchmal sind auch die Anzeichen eines Absturzes falsch. Oft arbeitet das Paket in einem solchen Fall nämlich noch im Hintergrund. Insbesondere beim Importieren eines Dokuments oder wenn Sie ein Bild aus der ClipArt-Bibliothek aufrufen wollen, kann einige Zeit vergehen, ehe das entsprechende Fenster angezeigt wird. In all diesen Fällen hilft einfach nur eins: Geduld bewahren! Eine mangelhafte Geschwindigkeit kann auch auftreten, wenn Sie über ein ZIP-Laufwerk verfügen. In einem solchen Fall müssen Sie eine Konfigurationsdatei anpassen. Die hierfür erforderlichen Informationen finden Sie in der Wissensdatenbank auf der Corel-Homepage.

- Grafikfehler: Hin und wieder kommt es vor, dass ein geöffnetes Menü einfach stehen bleibt. Hier hilft nur ein Neustart der betroffenen Anwendung. Bei Auswahllisten, z. B. bei der Wahl des Dateiformats beim Laden oder Speichern, sollten Sie nur langsam mit der Maus auf die entsprechenden Pfeile klicken oder alternativ die Pfeiltasten der Tastatur verwenden. Diese grafischen Probleme sind auf den Windows-Emulator WINE zurückzuführen.

- Schriftarten werden trotz aktiviertem Attribut nicht kursiv/fett angezeigt: Jede Schriftart besteht immer aus vier verschiedenen Schriftarten, die alle installiert sein müssen (vgl. auch Kasten "Schriftarten managen").

- Sollte ein Programm, z. B. nach einem Absturz, mit einer Fehlermeldung nicht mehr starten oder Funktionen nicht mehr so arbeiten, wie sie eigentlich sollten, versuchen Sie probehalber das in Ihrem Heimatverzeichnis versteckte Unterverzeichnis /.wpo2000 zu löschen. Sichern Sie aber vorher alle darin enthaltenen wichtigen Einstellungen. In den meisten Fällen sollte ein Löschen der Konfigurationsdateien ausreichen, um die Funktionsstörungen zu beheben.

- Die Farben stimmen nicht, oder Elemente sind nicht mehr lesbar: WordPerfect übernimmt die Einstellungen des KDE-Desktops. Wenn die Darstellung nicht Ihren Wünschen entspricht, sollten Sie die Hintergrundfarbe der Fenster unter KDE ändern. Meistens reicht es schon aus, als Fensterhintergrundfarbe weiß zu wählen.

- In der Hilfe unter Netscape fehlen Zeichen: Dieses Problem liegt an Netscape. Sie sollten in einem solchen Fall auf eine andere Netscape-Version umsteigen. Mit der WordPerfect beiliegenden Version sollte es keine Probleme geben.

- Noch ein Tipp zum Schluss: nehmen Sie die Warnung ernst und führen Sie die Programme nicht als Benutzer root aus.

Die heutigen Office-Pakete werden immer umfangreicher. Viele Anwender nutzen aber in den meisten Fällen nur einen Teil der angebotenen Funktionen. In diesem Workshop sollen deshalb einige interessante Funktionen von WordPerfect Office anhand von einführenden Beispielen vorgestellt werden. Ich setze dabei voraus, dass Sie bereits mit einer Textverarbeitung gearbeitet haben und mit deren Bedienung zumindest etwas vertraut sind.

In diesem ersten Teil sollen Ihnen zunächst die Layout-Funktionen der Textverarbeitung anhand einer kleinen Einladung etwas näher gebracht werden. Zwei weitere Beispiele, bei denen es um die Erstellung von Serienbriefen und die Publikation einer kleine wissenschaftliche Arbeit in Buchform geht, werden wir dann im nächsten Teil besprechen.

Seitwärts

Zunächst also zu einer kleinen Einladung: Kain Anunk ist befördert worden und möchte zu diesem Anlass ein Gartenfest feiern. Seine neidischen Kollegen möchte er mit einer entsprechend gestalteten Karte einladen. Dazu öffnen Sie in WordPerfect 9 zunächst ein leeres Dokument und stellen sicher, dass im Menü Ansicht der Seitenmodus aktiviert ist. Dieser zeigt die Seite genau so an, wie sie später auch ausgedruckt wird. Der Entwurfsmodus empfiehlt sich, wenn Sie viel Text an einem Stück schreiben müssen. Die Ansicht Webseite dient ausschließlich zum Entwurf von Internetseiten. Beachten Sie, dass aufgrund einiger Restriktionen bei Internetdokumenten dort nur bestimmte Funktionen zugänglich sind. Legen Sie nun unter Format/Seite/Seite einrichten die Papiergröße auf DINA-4 fest. Die hier gemachten Einstellungen wirken sich normalerweise auf die aktuelle und alle nachfolgenden Seiten aus. Durch das Markieren des Punktes Folgende Seiten anders als aktuelle können Sie allen nachfolgenden Seiten direkt eine andere Größe zuordnen. Möchten Sie eine Seitengröße an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen oder eine neue erstellen, so wählen Sie einfach aus der Liste Optionen den geeigneten Eintrag.

Im Register Ränder/Layout finden Sie verschiedene Möglichkeiten, die Ränder festzulegen. WordPerfect unterscheidet hier zwischen den normalen Rändern, die vom Benutzer innerhalb der physikalischen Seitenränder beliebig verändert werden können und dem Heftrand. Letzterer verkleinert den bedruckbaren Bereich einer physikalischen Seite und wird dann eingesetzt, wenn z. B. das spätere Dokument an einer Seite zu einem Buch zusammengeleimt werden soll. Mit diesen Einstellungen kann dann verhindert werden, dass der Text im Falz verschwindet und somit nicht mehr lesbar wäre. Im unteren Bereich dieses Registerblatts können Sie im Falle eines Buchdrucks diesen Rand automatisch immer abwechselnd links und rechts auf den Seiten erscheinen lassen. Per Seite teilen lässt sich übrigens eine Seite in mehrere kleine aufteilen. Das kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn Sie zwei kleine DIN-A5-Seiten auf eine große DIN-A4-Seite drucken wollen.

Gerahmter Wortlaut

In unserem Beispiel sollten wir bei der voreingestellten DIN-A4-Seite bleiben. Kehren Sie in das Dokument zurück und erstellen Sie über Einfügen/Textbox das gleichnamige Objekt. Unter WordPerfect können Sie Kästen erstellen, die verschiedene Elemente, wie z. B. ein Bild, Text oder eine Formel enthalten können. Auf diese Boxen sind dann verschiedene, spezielle Funktionen anwendbar, die für normalen Text nicht gelten. Geben Sie in die erstellte Textbox den Text "Einladung" ein. Markieren Sie das Wort anschließend mit einem Doppelklick und wählen Sie aus der Liste mit den Schriftarten, ganz links in der Symbolleiste, eine andere aus. Durch die Echtzeitvorschau können Sie noch vor der eigentlichen Zuweisung direkt in Ihrem Dokument das Ergebnis überprüfen. Alternativ können Sie auch Format/Schrift aufrufen, wo Sie noch weitere, zusätzliche Einstellmöglichkeiten vorfinden. Wählen Sie eine ansprechende Schriftart, wie z. B. AmerType und weisen Sie dem Text anschließend eine Schriftgröße von 40 Punkten zu. Markieren Sie nun jeden Buchstaben einzeln und weisen Sie ihnen jeweils eine andere Farbe zu. Dies kann zum einen wieder über Format/Schrift geschehen oder, mit Unterstützung der Echtzeitvorschau, indem Sie das Symbol mit dem Eimer und dem Buchstaben in der Symbolleiste aktivieren.

Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf den Rahmen der Textbox, um diese einerseits zu markieren und um andererseits die Eingabe abzuschließen. Wie Sie feststellen können, hat sich die Symbolleiste verändert. Dort finden Sie nun Funktionen wieder, die der Manipulation von Boxen dienen. Klicken Sie erneut auf den Rahmen der Textbox, diesmal jedoch mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann aus dem sog. Kontextmenü den Punkt Inhalt. Hier finden Sie nun Funktionen vor, die den Inhalt der Box beeinflussen. In unserem Beispiel soll der Text um 270 Grad gedreht werden.

Abbildung 1: Die Textbox soll um 270 Grad gedreht werden.

Markieren Sie das entsprechende Feld und bestätigen Sie die Wahl mit OK. Sollten Sie den Text nachträglich noch einmal ändern wollen, klicken Sie ihn einfach direkt mit der linken Maustaste an. WordPerfect öffnet daraufhin ein spezielles Bearbeitungsfenster, das Sie wieder verlassen können, indem Sie Datei/Schließen aus dem Menü wählen. Sollte der Rahmen um den Text zu klein ausfallen, können Sie ihn nach dessen Auswahl durch Klicken und anschließendem Ziehen an den kleinen Kästchen vergrößern und verkleinern. Wem dies zu ungenau ist, kann alternativ im Fenster, das über das Kontextmenü der rechten Maustaste unter Größe... zu erreichen ist, die Werte auch bis auf den Millimeter genau eingeben. Wählen Sie nun die Textbox zur weiteren Bearbeitung erneut aus, indem Sie langsam mit der Maus an die Box heranfahren, bis der Mauszeiger irgendwann umkippt. Drücken Sie nun die rechte Maustaste und wählen Sie Box markieren.

Sie können einer Box neben einem Rand oder einem Hintergrund sogar einen Untertitel zuweisen. Dazu klicken Sie bei aktivierter Box die entsprechenden Symbole aus der Symbolleiste an oder wählen aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste den Punkt Box bearbeiten. Insbesondere bei Bildern ist eine Bildunterschrift in Form eines Untertitels häufig sinnvoll. Sie finden diesen im Kontextmenü unter dem Befehl Titel. Dort haben Sie dann die Gelegenheit, die Position des Untertitels zu bestimmen und den entsprechenden Text unter Bearbeiten einzugeben. Letzerer lässt sich übrigens wie ein normaler Text formatieren. Unter Titelnummerierart und Stile haben Sie weiterhin die Möglichkeit, das Erscheinungsbild der automatischen Nummerierung festzulegen. So zeigt z. B. die Nummer bei der Wahl von Abbildung die Erstellungsreihenfolge der Boxen an.

Verschieben Sie nun unsere Textbox an den rechten oberen Rand der Seite. Fahren Sie dazu mit dem Cursor wieder langsam an die ausgewählte Textbox heran, bis sich der Mauszeiger in ein Kreuz verwandelt. Ziehen Sie nun bei gedrückter Maustaste die Box an ihr Ziel. Während Sie die Box verschieben, wird am linken Rand eine Stecknadel angezeigt. Diese Stecknadel markiert den Absatz, mit dem die Textbox verbunden ist. Unter WordPerfect können eingefügte Elemente, wie z. B. unsere Textbox, mit einem Zeichen, einem Absatz oder einer ganzen Seite verbunden werden. Sie folgen dann, wie ein treuer Hund, dem Element, mit dem sie verbunden sind, überall hin. Würde man z. B. den Absatz, mit dem unsere Textbox verknüpft ist, auf die zweite Seite verschieben, so würde die Textbox ebenfalls automatisch mit auf die zweite Seite verschoben. Diese Verknüpfungen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn sich ein Textteil auf eine nebenstehende Grafik bezieht. Wird das Bild mit dem entsprechenden Absatz verknüpft, so ist sichergestellt, dass die Grafik immer neben diesem Absatz bleibt, egal welche Formatierungen man in späteren Bearbeitungsschritten durchführt. An welchem Punkt die Box ausgerichtet werden soll, kann man im Kontextmenü der Box unter Position... festlegen. Leider ist diese Funktion nur auf Boxen beschränkt. Möchten Sie einen Text zusammenhalten, müssen Sie die Funktion Format/Text zusammenhalten wählen.

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