Stammdaten

Im nächsten Schritt erfassen Sie alle Stammdaten, die Sie für eine möglichst weitgehende automatisierte Rechnungslegung benötigen. Um die Datensätze der Kunden anzulegen, klicken Sie links im Programmfenster in der Gruppe Kontakte auf den Button Kunden und anschließend rechts in der Kontaktliste oben mittig hinter Hinzufügen: auf die Schaltfläche Kunden. Im sich daraufhin öffnenden, grau hinterlegten Erfassungsdialog im Reiter Adressen geben Sie die grundlegenden Daten des Kunden ein.

Anschließend klicken Sie auf den Reiter Kontakt und geben nun Daten wie Telefon- und Faxnummern ein. Weitere Daten erfassen Sie in den Reitern Kontodaten und Info, wobei sich in Letzterem ein Freitext eingeben lässt, den Sie wahlweise später mit ausdrucken oder nur intern verwenden.

Im Segment Kontodaten fiel uns dabei eine Ungereimtheit auf: Nach wie vor fragt die Anwendung hier in allen Eingabedialogen der Kontakte-Gruppen nach der Kontonummer und Bankleitzahl, statt nach deren inzwischen allein gültigen Nachfolgern IBAN und BIC. Der Programmentwickler Andreas Weber teilte uns auf Anfrage mit, dass Sie hier im Feld Bankleitzahl die BIC-Nummer eintragen können und im Feld Kontonummer die IBAN. Für zukünftige Versionen des Programms kündigte Weber eine Anpassung der Feldnamen an die neuen Richtlinien an.

Im Reiter Einstellungen legen Sie bei Bedarf zusätzlich eigene Schlüssel an, wie beispielsweise Zahlungsbedingungen, die jedoch ausschließlich für den aktuellen Kunden gelten. Nach dem Fertigstellen der Einträge speichern Sie den Datensatz ab, indem Sie oben links im Programmfenster in der horizontalen Buttonleiste auf das Diskettensymbol klicken.

Gibt es es mehrere Adressen zu einem Kunden, wie es beispielsweise bei Filialbetrieben vorkommt, oder zählen verschiedene Abteilungen eines einzelnen Betriebs zu Ihren Kunden, so fügen Sie die entsprechenden Ansprechpartner oder Zusatzadressen unter der primären Anschrift hinzu, indem Sie auf den Schalter Adresse hinzufügen klicken und den daraufhin erscheinenden Dialog ausfüllen. Die neue Adresse hinterlegt Yabs anschließend ganz rechts im Programmfenster neben dem Anschriftenbereich in einem eigenen vertikal angeordneten Reiter.

Auf ähnliche Weise erfassen Sie Ihr Sortiment: Dazu klicken Sie links unten auf die Schaltfläche Produkte und danach auf den Button Neuer Artikel. Im rechten Bereich des Programmfensters öffnet sich nun ein Eingabedialog, in dem Sie die gewünschten Produkte erfassen. Dabei können Sie rechts im Eingabedialog auch einen längeren Freitext eingeben und unten links ein Bild des Produkts hinzufügen. Zusätzlich gestattet die Software über die entsprechenden Eingabefelder und Reiter auch eine automatisierte Kalkulation (Abbildung 3).

Abbildung 3: In der Produktmaske lassen sich auch umfangreiche Beschreibungen eingeben.

Yabs ermöglicht zudem die Eingabe von Dienstleistungen als Produkt. Dazu verwenden Sie links im Programmfenster den Schalter Neue Dienstleistung, der einen ähnlich aufgebauten Erfassungsdialog öffnet, in dem Sie alle nötigen Angaben eintragen. Anschließend speichern Sie die Daten durch einen Mausklick auf das Diskettensymbol.

Im Rahmen der herkömmlichen Produktverwaltung erleichtert das Programm außerdem die Lagerhaltung. So kann Yabs Sie warnen, wenn der Lagerbestand eines Artikels eine bestimmte Menge unterschreitet. Um diese Funktion einzurichten, öffnen Sie im Fenster des fraglichen Produkts den Reiter Inventar und geben im Bereich Lagerverwaltung den aktuellen Bestand sowie die Warnschwelle an, ab welcher die Software Sie über einen zu geringen Lagerbestand des Artikels informiert.

Zusätzlich lässt sich in diesem Statusfenster auch einen Lieferant für den Artikel definieren, wobei Sie diesen aus den hinterlegten Daten in der Gruppe Kontakte per Auswahlfeld übernehmen können. Dabei beherrscht Yabs auch den Umgang mit mehreren Lieferanten für einen Artikel.

Schriftliches

Die anfallenden Geschäftsvorgänge bündelt Yabs in der Gruppe Vorgänge. Hier finden Sie vom Angebot bis zur Rechnung alle relevanten Formulare, die im Geschäftsverkehr anfallen, Dabei bietet zusätzlich eine Journalfunktion einen schnellen Überblick über den Geschäftsverlauf während eines wahlfrei definierten Zeitraums. Außerdem gibt es in der Gruppe Vorgänge auch eine Ausgabetabelle, in der Sie Ausgaben nach Konten geordnet erfassen und verwalten.

Um einen Vorgang anzulegen, rufen Sie einfach im Kundenmenü über die Schaltflächen Neues Angebot, Neuer Auftrag oder Neue Rechnung die entsprechenden Erfassungsdialoge auf. Yabs öffnet daraufhin in einem gesonderten Reiter eine neue Erfassungsseite, in der Sie die entsprechenden Daten eingeben. Dabei funktioniert sowohl eine Freitexteingabe als auch das Übernehmen relevanter Daten aus dem Artikelstamm durch Eingeben einer Artikelnummer und einem anschließenden Klick auf den Schalter Suchen.

Über den Reiter Zusatzinfo integrieren sie gegebenenfalls in der Erfassungsmaske zusätzliche Informationen wie Freitext oder Bilder. Haben Sie das Formular fertig ausgefüllt, speichern Sie es mit einem Klick auf das Diskettensymbol (Abbildung 4).

Abbildung 4: Artikel übernehmen Sie beim Anlegen von Vorgängen bequem aus dem Artikelstamm.

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