E-Mails mit Hypermail archivieren

HTML BEVORZUGT

Was in der Inbox den Spam-Zähler um ein paar Zehntelpunkte erhöht, erweist sich als außerordentlich praktisch, um elektronische Post zu archivieren: das HTML-Format. Mit Hypermail fassen Sie Nachrichten in übersichtliche Archive zusammen und schaffen Platz in Ihren Mail-Ordnern.

Wer viele Kontakte per Mail pflegt oder gar Mailing-Listen abonniert hat, kennt das Problem: Die Mailbox quillt über, und trotz mehreren Ordnern finden Sie kaum etwas Wichtiges auf Anhieb. Eigentlich könnten Sie einmal richtig ausmisten und alte Nachrichten löschen. Das verhindert der Sammlerdrang – fast jeder hortet jahrealte Postkarten und Briefe seiner Lieben. Selbst wer nicht mit "Jäger-und-Sammler"-Genen vorbelastet ist, hat daheim mindestens einen Ordner mit Schriftstücken von Behörden, Banken und Versicherungen. So wie die alte Briefpost nicht immer griffbereit auf der Flurkommode liegt, sondern in Schubladen, Heftern und Aktenordnern verschwindet, lohnt es sich, auch alte E-Mails zu archivieren, zum Beispiel mit Hypermail von http://www.hypermail.org.

Das Programm erzeugt aus mbox-Dateien für jede Mail genau ein HTML-Dokument (Abbildung 1). Es enthält Verweise auf die vorherige Nachricht und die Antworten, die Sie auf eine Mail bekommen haben. Anhänge packt das Programm in Unterordner und setzt einen passenden Link in die HTML-Datei. Damit Sie auf Anhieb die richtige Mail finden, erstellt Hypermail mehrere Indexseiten. Auf diesen sortiert es die Nachrichten nach dem Betreff, dem Autor (Abbildung 2), dem Datum und nach Thread. Zusätzlich generiert Hypermail die Datei attachment.html. Dort finden Sie eine Liste aller Mail-Anhänge. So schaffen Sie Übersicht in Ihren Mail-Ordnern und haben über einen Browser trotzdem Zugriff auf alte Nachrichten.

Abbildung 1: Von Hypermail archivierte Mails enthalten den Nachrichtentext, ausgewählte Kopfzeilen und Verweise auf die vorherige und nächste Mail der Diskussion.
Abbildung 2: Hypermail erzeugt unter anderem einen Index, der die elektronische Post alphabetisch nach dem Autor sortiert.

Paket oder Handarbeit

Bei einigen Distributionen – wie Suse Linux Professional, dem Mandrake Power Pack oder Debian – gehört Hypermail schon zum Lieferumfang. Spielen Sie das Paket einfach über das Installationsprogramm der Distribution ein. Wer eine andere Distribution verwendet oder die aktuellste Version als Mail-Archivar beschäftigen möchte, greift zum Quellcode und übersetzt Hypermail selbst. Das Source-Archiv finden Sie entweder auf der Homepage des Projekts oder auf unserer Heft-CD. Die Anwendung ist genügsam: Sind die Pakete gcc, make und glibc-devel auf Ihrem System vorhanden, kompilieren und installieren Sie Hypermail mit den Befehlen ./configure, make und su -c "make install". Das Programm und seine Dateien kopiert der make install-Aufruf in die Verzeichnisse unterhalb von /usr/local.

Eine Frage des Formats

Als Eingabedatei akzeptiert Hypermail nur das mbox-Format. Was es damit auf sich hat, und wie Sie ein Mail-Format in ein anderes umwandeln, erfahren Sie im Artikel auf Seite 24 dieser Ausgabe. Manche Mail-Programme – wie Evolution und Mozilla – verwenden standardmäßig mbox-Dateien, um E-Mails zu speichern. Bei diesen Anwendungen reicht es aus, einen separaten Ordner für die zu archivierenden Nachrichten anzulegen. Die mbox-Datei heißt ebenso wie der Ordner im Mail-Programm. Bei Mozilla finden Sie sie unterhalb des Profilordners ~/.mozilla/default/xxxxxxx/Mail. Die xxxxxxx stehen für die zufällige Zeichenfolge, mit der Mozilla das Profil benennt. Dort liegt ein Verzeichnis mit dem Namen des Mail-Kontos, in dem Mozilla die einzelnen mbox-Dateien ohne Dateiendung speichert. Evolution verwahrt Ihre Post im Ordner ~/.evolution.

Auch wenn Ihr Mail-Programm Nachrichten in einem anderen Format verwaltet, bietet es trotzdem oft die Option, einen mbox-Ordner anzulegen oder zumindest eine Exportfunktion in dieses Format. KMail fragt beispielsweise beim Anlegen eines neuen Ordners nach dem gewünschten Format (Abbildung 3) und speichert ihn unterhalb des Verzeichnisses ~/Mail. Sylpheed-Nutzer greifen zur Funktion Exportiere in Mbox-Datei im Datei-Menü. Den Speicherort für die zu exportierenden Mails legen Sie im folgenden Dialog fest.

Abbildung 3: In KMail stellen Sie beim Anlegen eines Ordners das gewünschte Format ein.

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