Aus LinuxUser 02/2004

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Viele Köche verderben den Brei?

Wenn mehrere Personen an einen Text Hand anlegen, steigt der Organisationsaufwand. Zum Glück bieten OpenOffice Writer und andere Textverarbeitungsprogramme Funktionen, die Arbeitsgruppen das Leben mit gemeinsamen Dokumenten erleichtern.

Ob in der Firma, in Projekten oder Vereinen – Dokumente haben oft nicht nur einen Autor oder eine Autorin, sondern gehen in mehreren Bearbeitungsschritten durch viele Hände. Das will gut organisiert werden, doch zum Glück greift moderne Office-Software – richtig eingesetzt – dem Bearbeitungsteam hier mit vielfältigen Funktionen unter die Arme. Unter Linux hat OpenOffice in dieser Hinsicht am meisten zu bieten. Alternative Programme können da – wie Kasten 1 zeigt – (noch) nicht mithalten.

Änderungen im Auge behalten

Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Besprechungsprotokoll erstellen, das hinterher von den anderen Versammlungsteilnehmerinnen und -teilnehmern verändert wird. Deren Veränderungen bestehen aus Ergänzungen, Streichungen und Umformulierung Ihres Textes. Da Sie jedoch das letzte Wort behalten, müssen die Korrekturen erkennbar bleiben, und Sie brauchen eine einfache Möglichkeit, um diese anzunehmen oder abzulehnen.

Zu diesem Zweck aktivieren Sie in OpenOffice Writer die Menüfolge Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen, sobald Sie das Protokoll geschrieben haben. Anschließend können Sie das gespeicherte Dokument weitergeben. Dazu senden Sie es entweder per E-Mail an den nächsten Bearbeiter oder speichern es im Netzwerk in einem Ordner, auf den die anderen Projektmitglieder auch Zugriff haben, zum Beispiel in einem vom Systemadministrator eingerichteten, gemeinsamen Projektverzeichnis, in dem die Projektgruppe Schreibrechte hat.

Vorsorge ist besser

Um zu vermeiden, dass einer der nachfolgenden Bearbeiter die Überarbeitungsfunktion abstellt, aktivieren Sie die Funktion Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnung schützen. OpenOffice fordert Sie dann wie in Abbildung 1 auf, für diesen Schutz ein Passwort einzugeben. Es wird bei der Eingabe nicht angezeigt und muss zweimal eingegeben werden, um sicherzustellen, dass es korrekt hinterlegt wurde. OpenOffice gibt sich hier nur zufrieden, wenn das Passwort mindestens fünf Zeichen lang ist, und unterscheidet Groß- und Kleinschreibung.

Abbildung 1: Überarbeitungsprotokoll mit Passwort schützen
Abbildung 1: Überarbeitungsprotokoll mit Passwort schützen

Nun ist der Menüpunkt Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen nicht mehr aktiv, so dass außer Ihnen niemand die Überarbeitungsfunktion deaktivieren kann. Um den Schutz wieder aufzuheben und aufgezeichnete Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, geben Sie das entsprechende Kennwort über dieselbe Menüfunktion ein. Vergessen Sie es auf keinen Fall – sonst fehlt Ihnen die Möglichkeit, die Überarbeitungsfunktion wieder auszuschalten und die Änderungen zu übernehmen.

Bearbeitet das nächste Projektmitglied das Dokument, zeigt OpenOffice dessen Änderungen standardmäßig rot an. Die Korrekturen der folgenden Bearbeiter erfolgen in anderen Farben. Wenn Sie die Maus auf eine der Änderungen positionieren, lässt sich wie in Abbildung 2 leicht nachvollziehen, welche Farbe welchem Bearbeiter entspricht. Deren Namen erfahren Sie allerdings nur, wenn die Kollegen und Kolleginnen beim Einrichten des Office-Pakets oder nachträglich unter Extras / Optionen … / OpenOffice.org / Benutzerdaten persönliche Daten hinterlegt haben.

Abbildung 2: Von wem welche Änderung stammt, lässt sich anhand von Farben und der "Ballon-Hilfe-Funktion" gut nachvollziehen
Abbildung 2: Von wem welche Änderung stammt, lässt sich anhand von Farben und der „Ballon-Hilfe-Funktion“ gut nachvollziehen

Das Menü Bearbeiten / Änderungen / Kommentar erlaubt es einem Bearbeiter, einen ergänzenden Kommentar zu einer korrigierten Textstelle zu verfassen. Diesen können auch die anderen Projektmitglieder über dasselbe Menü öffnen und wie in Abbildung 3 gezeigt nachlesen. Mit den dortigen Pfeiltasten navigieren Sie durch die verschiedenen Anmerkungen.

Abbildung 3: Kommentare erklären, warum welche Änderung eingefügt wurde
Abbildung 3: Kommentare erklären, warum welche Änderung eingefügt wurde

Schwere Entscheidungen

Wenn Sie möchten, dürfen Sie die Farben zur Kennzeichnung der Überarbeitungen auch individuell einstellen. Dazu öffnen Sie das Menü Extras / Optionen… und wählen die Option Textdokument / Änderungen. Sie erlaubt es, entweder Überarbeitungen verschiedener Personen farbig zu unterscheiden (Nach Autor) oder alle Änderungen einer Art in jeweils einer Farbe (oder gar nicht) zu markieren. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Einfügungen, Streichungen und Formatänderungen anhand verschiedener Schriftattribute zu unterscheiden. Mit der Einstellung aus Abbildung 4 beispielsweise zeigt OpenOffice alle Einfügungen (egal welchen Urhebers) grün und kursiv an.

Abbildung 4: Bestimmten Personen bestimmte Farben zuweisen kann OpenOffice nicht
Abbildung 4: Bestimmten Personen bestimmte Farben zuweisen kann OpenOffice nicht

Stören Sie die angezeigten Änderungen beim Lesen, blenden Sie diese durch Entfernen des Häkchens vor der Option Bearbeiten / Änderungen / Anzeigen einfach aus. Die Korrekturmarkierungen bleiben trotzdem erhalten und lassen sich über dieselbe Menüfolge wieder einblenden.

Die durchgeführten Änderungen können Sie nun nach eigenem Ermessen annehmen oder ablehnen. Dazu verwenden Sie das Menü Bearbeiten / Änderungen / Änderungen akzeptieren oder verwerfen. Das sich dabei öffnende Dialogfenster zeigt wie in Abbildung 5 eine Liste aller Überarbeitungen.

Abbildung 5: Überarbeitungen bearbeiten
Abbildung 5: Überarbeitungen bearbeiten

Wenn Sie auf einen dieser Einträge klicken, markiert OpenOffice die entsprechende Textstelle automatisch im Dokumentenfenster, das dabei jedoch im Hintergrund bleibt. Nun haben Sie die Qual der Wahl: Möchten Sie die Änderung mit der Schaltfläche Akzeptieren übernehmen oder durch Anklicken des Buttons Ablehnen verwerfen? Oder haben Sie das überarbeitete Dokument bereits komplett bezüglich der Änderungen gelesen und wollen nun mit Alle akzeptieren alles auf einmal übernehmen bzw. mit Alle ablehnen das Dokument wieder in den Urzustand versetzen? Diese Entscheidung liegt bei Ihnen, dem Besitzer des Dokuments.

Alternativ erlaubt es die Registerkarte Filter, nur bestimmte Änderungen anzusehen. Suchen Sie wie in Abbildung 6 die gewünschten Änderungen heraus, zum Beispiel die eines bestimmten Autors.

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