Aus LinuxUser 06/2003

Organizer für den Desktop

Organisationstalente

Schnellebige Zeiten verlangen besondere Wege der Terminverwaltung. Der gute alte Tischkalender reicht da meistens nicht aus. Zeit, sich nach einem leistungsfähigen Software-PIM (Personal Information Manager) umzusehen.

Morgen früh müssen Sie zu einem Meeting in Kassel, für die Konferenz nächste Woche wollen Sie dem Vertriebsleiter der Region West noch eine Einladung zukommen lassen, und auch privat sieht es nicht viel besser aus: Onkel Heinz hat am Samstag Geburtstag, und spätestens bis Freitag sollten Sie ein Geschenk für Ihren Hochzeitstag besorgen. Das alles im Kopf zu behalten, erfordert einen wahren Gedächtniskünstler, und auch das Notizbuch hat viel von seinem Reiz verloren. Was man in dem einen Moment niedergeschrieben hat, will im nächsten abgetippt und per E-Mail verschickt werden. Wenn sowieso die ganze Kommunikation über den Rechner läuft, soll also auch ein Informations-Management-Programm mit von der Partie sein. Wie in allen Bereichen hat der Anwender unter Linux auch hier die Auswahl. Die populärsten Organizer-Programme, KOrganizer und Evolution, haben wir genauer unter die Lupe genommen.

Evolutionäre Verwaltung

Evolution [1] tritt mit dem Anspruch an, ein vollwertiger Outlook-Ersatz unter Linux zu sein. Folglich bietet Evolution nicht nur Kalender-, Todo-Listen- und Kontakt-Management, sondern steht darüber hinaus dem Benutzer auch noch als Mail-Programm [2] und Informationszentrale zur Verfügung. Den letztgenannten Punkt finden Sie, wenn Sie in der links liegenden Shortcut-Leiste auf den Punkt Zusammenfassung klicken. Voreingestellt ist eine Auflistung der zu lesenden und zu versendenden Mails, der anstehenden Termine und Aufgaben und der Informationen einiger Newstickers. Wie es sich für eine Informationszentrale gehört, wechselt man per Mausklick auf einen der Einträge zum entsprechenden Programmodul.

Termine im Griff

Am interessantesten für die Organisation der freien Zeit ist das Kalendermodul. Es zeigt in der Standardansicht nur den aktuellen Arbeitstag an, eine Einstellung, die man eventuell anpassen will, um die ganze Woche im Blick zu haben. Zu diesem Zweck existieren Buttons in der Symbolleiste, über die Sie festlegen, ob Sie die Termine einer ganzen Woche (Abbildung 1) oder gar das Arbeitspensum des Monats sehen wollen.

Abbildung 1: Wochenansicht des Kalendermoduls unter Evolution
Abbildung 1: Wochenansicht des Kalendermoduls unter Evolution

Zunächst gilt es jedoch, seine Termine einzutragen. Am einfachsten geht das durch einen Doppelklick auf den passenden Tag. Nutzt man die Tages- oder die Wochenansicht, klickt man direkt auf die gewünschte Uhrzeit. Im nun geöffneten Termin-Dialog (Abbildung 2) macht man alle notwendigen Angaben.

Abbildung 2: Komfortable Termineingabe unter Evolution
Abbildung 2: Komfortable Termineingabe unter Evolution

Unter dem Punkt Zusammenfassung geben Sie ein, was Evolution in der Kalenderübersicht anzeigen soll. Platz für längere Kommentare findet sich in dem weißen Eingabeblock in der Mitte, diese tauchen jedoch nicht in der Übersicht auf. Dennoch ist es sinnvoll, dort erläuternde Zeilen zu einem Termin zu hinterlegen, da Sie über Evolutions Suchfunktion Zugriff auf den Inhalt der Zusammenfassung haben. Datum und Zeit des Termins passen Sie ebenfalls hier an. Entweder tragen Sie das Gewünschte von Hand ein, oder Sie nutzen das Dropdown-Menü, das für den Datumseintrag einen praktischen Minikalender zur Navigation anbietet.

Einen Hinweis auf Evolutions Stärke als Team-Spieler findet man in den Feldern Einstufung und Zeit zeigen als. Ersteres ist bei der Arbeit im Netzwerk von Bedeutung. So kann man über den Menüpunkt Datei / Ordner eines anderen Benutzers öffnen… die Termin- und Kontaktordner anderer Mitarbeiter anzeigen lassen, sofern diese ihren Kalender freigegeben haben. Haben auch Ihre Kollegen Zugriff auf Ihren Kalender, ist es sinnvoll, vertrauliche Termine auch als solche zu kennzeichnen. Die Punkte unter Zeit zeigen als dienen einem ähnlichen Zweck: Markieren Sie die Zeit eines Termins als Beschäftigt, können Mitarbeiter, die sich den Kalender anzeigen lassen, bei der Planung von Besprechungen abschätzen, wann diese sinnvollerweise anzusetzen sind. Auf der Registerkarte Erinnerung stellen Sie ein, ob, wann und in welcher Form Sie an einen Termin erinnert werden möchten. Neben der Erinnerung per Dialogbox oder Klang ist es auch möglich, stattdessen ein Programm ausführen zu lassen. Praktisch ist das, wenn man sich auf einen Termin vorbereiten muss und Evolution dafür sorgt, dass einem die relevanten Dokumente rechtzeitig vorgelegt werden. Um beispielsweise eine gewisse Zeit vor dem Termin noch eine PDF-Datei zu lesen, wählen Sie zunächst den Punkt Ein Programm ausführen aus dem Dropdown-Menü und legen die Details in dem Fenster fest, das sich bei einem Klick auf Optionen öffnet. Unter Programm ausführen: tragen Sie das Programm, also z. B. xpdf ein, das Feld Mit diesen Argumenten: ist der richtige Ort für den Namen des zu öffnenden Dokuments.

Alle Jahre wieder

Die dritte Registerkarte ist den Einträgen über sich wiederholende Termine vorbehalten. Nicht nur regelmäßig wiederkehrende Ereignisse wie Geburtstage oder den in zweiwöchigen Abständen stattfindenden Kegelabend verewigt man hier – es ist auch Platz für Ereignisse, die sich nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt regelmäßig wiederholen, etwa eine wöchentliche Projektbesprechung, die natürlich nicht mehr stattfindet, wenn die Arbeiten an dem Projekt abgeschlossen sind. Ein Klick auf Speichern und Schließen fügt den Termin Ihrem Kalender hinzu. Um nachträglich etwas zu verändern, müssen Sie nicht jedesmal erneut das Bearbeitungsfenster öffnen, Änderungen an der Zeitspanne nehmen Sie bequem durch Ziehen mit der Maus an den Rändern eines Termins vor.

Teamwork

Eine mächtige Funktion verbirgt sich hinter dem Button Besprechung im Terminfenster. Einmal per Klick aktiviert, erscheint eine weitere Registerkarte (Besprechung), auf der Sie über den Button Andere einladen Teilnehmer aus Ihrem Evolution-Adressbuch hinzufügen. Nach dem Speichern werden die Mails an die eingeladenen Teinehmer automatisch verschickt. Nutzt der Empfänger auch Evolution, kann er den Termin direkt über einen Button im Mail-Fenster annehmen oder ablehnen. Evolution kümmert sich daraufhin um den Versand der Antwort und die Aktualisierung des Kalenders des Eingeladenen. Auch die an Sie adressierte Annahme-Mail bietet eine Schaltfläche (Abbildung 3), mit der Sie den Status des eingeladenen Teilnehmers aktualisieren können.

Abbildung 3: Auf Knopfdruck aktualisiert Evolution Ihre Besprechungsinformationen
Abbildung 3: Auf Knopfdruck aktualisiert Evolution Ihre Besprechungsinformationen

Besonders pfiffig ist, dass Evolution in gewissem Sinne mitdenkt: Ändern Sie etwas an einem Besprechungstermin, fragt Evolution beim Speichern automatisch nach, ob die Teilnehmer über die Änderungen informiert werden sollen.

Aufgaben im Blick

Statt über die Shortcut-Leiste links extra zu dem Punkt Aufgaben zu wechseln, können Sie diese auch direkt in der Kalenderansicht verwalten. Das Aufgabenfenster befindet sich am rechten Bildschirmrand. Klicken Sie in die erste Zeile, öffnet sich ein Eingabefeld, wo Sie die Kurzbeschreibung eingeben. Ein Doppelklick auf das Registersymbol ganz links neben einer Aufgabe öffnet den Dialog für die Feineinstellungen. Dort legen Sie Punkte wie das Fälligkeitsdatum und die Priorität fest. In der Kalenderansicht kann man das Aufgabenfenster allerdings nicht auf eine beliebige Breite ziehen, so dass der Wechsel über die Shortcut-Leiste aus Gründen der Übersichtlichkeit vorzuziehen ist. Auch dort fehlt einem manche Funktion: Man kann weder die Aufgaben unterschiedlich einfärben, noch ist es möglich, die Einträge nach individuellen Kriterien, z. B. Priorität oder Fälligkeitsdatum, zu ordnen. Einen ähnlichen Effekt kann man mit der Suchfunktion erreichen, jedoch werden dann nur noch die Einträge angezeigt, die Übereinstimmungen mit der Suchanfrage enthalten.

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