Aus LinuxUser 02/2001

Termine richtig verwalten mit StarOffice Schedule 5.2, KOrganizer und GNOME Kalender 1.2

Wenn der Desktop zweimal klingelt

Sie sind in fast allen Office-Paketen und sogar in die Desktop-Umgebungen KDE und GNOME integriert: Die Rede ist von Organizern, den kleinen, fast unscheinbaren Helfern, die im Falle eines prallgefüllten Terminkalenders zu einer wahren Hilfe werden können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit den drei wichtigsten freien Terminplanern unter Linux Ihre Termine unter einen Hut bekommen und im richtigen Moment sogar automatisch daran erinnert werden.

Die Funktionsweise eines Organizers soll anhand eines Beispiels aus dem Leben von Kain Ahnung erklärt werden. Kain Ahnung ist Geschäftsführer eines namhaften Automobil-Konzerns und möchte seine geschäftlichen und privaten Termine mit dem Computer verwalten und organisieren. Dabei sollen die drei frei erhältlichen Organizer-Programme KOrganizer (Teil des KDE-Desktops), StarOffice Schedule (Teil des Office-Paketes StarOffice 5.2.) und GNOME Kalender 1.2 (Teil der GNOME-Desktopumgebung) zum Einsatz kommen.

Falls Sie KOrganizer einsetzten, so müssen Sie unterscheiden zwischen der etwas älteren Version 1.1.1, die noch für die alte KDE-Version 1.x entwickelt wurde und der neuen Version 2.0, die standardmäßig zusammen mit der KDE-Version 2 ausgeliefert wird. Nach Möglichkeit sollten Sie die leicht verbesserte, neue Version 2.0 verwenden.

Der grundlegende Aufbau eines Organizers, auch Terminplaner oder Personal Information Manager, kurz PIM genannt, ist in allen Fällen gleich: Jedes der hier vorgestellten Programme unterscheidet zwischen Terminen und Aufgaben. Während ein Termin immer an eine feste Zeit gebunden ist, wie z. B. Konferenz am Montagmorgen um 9 Uhr, wird eine Aufgabe (im GNOME Kalender To-do-Eintrag genannt) durch ihre Zeitunabhängigkeit gekennzeichnet, wie z. B. irgendwann Gerd wegen Gartenfest im Juli anrufen. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass sich der Benutzer vom jeweiligen Programm automatisch an einen Termin erinnern lassen kann.

Termine

Um den folgenden Workshop mitmachen zu können, sollten Sie zunächst die von Ihnen verwendete Anwendung starten. Unter StarOffice doppelklicken Sie dazu auf das Symbol Termine auf dem Desktop.

Der Schwerpunkt eines Organizer-Programms liegt auf der Verwaltung von Terminen. Dazu besitzt jedes Programm eine Kalenderansicht, die in der Regel direkt nach dem Start angezeigt wird. Hier lässt sich ein Tag, eine Woche oder ein Monat mit den vom Benutzer angelegten Terminen darstellen. Mit Ausnahme der Monatsansicht werden dabei die Tage auf der horizontalen, die Zeit dagegen auf der vertikalen Achse aufgetragen. In das so entstehende Tabellenraster können nun die entsprechenden Termine eingegeben werden. Zusätzlich wird meistens noch ein kleiner Kalender in einer der beiden oberen Ecken des Hauptfensters eingeblendet, auf dem der aktuell angezeigte Monat in Form einer kleinen Übersicht dargestellt erscheint.

Ansichtssache

Kain Ahnung hat erfahren, dass er am 22.Januar 2001 um 10 Uhr eine wichtige Sitzung mit dem Betriebsrat hat. Um diesen Termin einzutragen, wechseln Sie zunächst in die Tagesansicht. Unter StarOffice muss dazu zwingend die sogenannte Objektleiste (Ansicht/Symbolleiste/Objektleiste) eingeblendet werden. Klicken Sie nun auf das Symbol mit dem Kalenderblatt und der 1 im Vordergrund. Die Vorgehensweise beim KOrganizer verläuft analog. Beachten Sie aber hierbei, dass unter der alten Version 1.1.1 ein erneuter Klick auf die besagte Schaltfläche zwischen der Darstellung von nur einem, den fünf Werktagen und allen sieben Wochentagen wechselt. Unter der Nachfolgeversion 2.0 und bei StarOffice existieren für diese Darstellungsformen jeweils eigene Symbole. Beim GNOME Kalender können Sie die verschiedenen Ansichten über die Registerblätter unterhalb der Symbolleiste abrufen.

Um nun die Termine des 22. Januar 2001 anzeigen zu lassen, können Sie entweder die Symbole mit den Pfeilen verwenden oder direkt in dem kleinen Übersichtskalender auf den entsprechenden Eintrag klicken (im GNOME Kalender ist hierzu ein Doppelklick erforderlich). Dieser Kalender verfügt in der Regel über eigene Pfeil-Schaltflächen, mit denen sich ebenfalls der Monat wechseln lässt. Beachten Sie aber hierbei, dass StarOffice und KOrganizer den im großen Fenster angezeigten Tag automatisch an den so neu gewählten Monat anpassen. Des weiteren werden in diesem kleinen Kalender immer zwei Tage unterschiedlich markiert. Dies ist zum einen der aktuelle Tag, den die interne Uhr ihres Computers vorgibt und der Tag, der gerade im Hauptfenster angezeigt wird. Sollten Sie diesen Workshop nicht im Januar 2001 nachvollziehen, so liegt die erst genannte Markierung selbstverständlich in einem anderen Monat. Bei den meisten Organizern kann das Aussehen dieser Markierungen, wie z. B. ihre jeweilige Farbe, in den Programm-Einstellungen geändert werden.

In jedem Fall sollte nun der 22.Januar 2001, übrigens ein Montag, als einziger Tag groß in ihrem verwendeten Organizer angezeigt werden. Bevor wir Kain Ahnungs Termin eintragen noch ein Tipp zur Navigation: Falls Sie nicht mehr wissen, wo Sie sich befinden oder sich viele Klicks ersparen möchten, können Sie in allen Programmen mit einem einfachen Mausklick auf das Symbol Heute in der Symbolleiste zum aktuellen, von ihrer Computer-Uhr vorgegebenen Tag zurückspringen.

Abbildung 1: Hauptfenster vom GNOME Kalender
Abbildung 1: Hauptfenster vom GNOME Kalender
Abbildung 2: Hauptfenster vom KOrganizer 1.1.1
Abbildung 2: Hauptfenster vom KOrganizer 1.1.1
Abbildung 3: Hauptfenster vom KOrganizer 2
Abbildung 3: Hauptfenster vom KOrganizer 2

Neuer Termin

Um Kain Ahnungs Termin anzulegen, fahren Sie – falls nötig – mit den Bildlauf-Leisten zur 10-Uhr-Zeile. Doppelklicken Sie dort mit der Maus auf die dazugehörige leere Zelle. Falls Sie den GNOME-Kalender verwenden, müssen Sie zunächst den entsprechenden Termin markieren, indem Sie ihn einmal mit der Maus anklicken. Drücken Sie anschließend die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem auftauchenden Menü Neuer Termin. Unter StarOffice und KOrganizer in der Version 2.0 sollten Sie für den 10-Uhr-Termin zwei Zellen vorliegen haben. Verwenden Sie in diesem Fall die Oberen der beiden, da die untere dem um 10:30 Uhr beginnenden Termin zugeordnet ist.

Das von Ihnen eingesetzte Organizer-Programm sollte nun automatisch in den Eingabe-Modus umschalten, in dem Sie eine Beschreibung neu angelegten Termins eingeben müssen. In unserem Fall wäre dies Konferenz mit Betriebsrat in Zimmer 514. Schließen Sie die Eingabe ab, indem Sie die Eingabetaste betätigen. Unter KOrganizer 2.0 und dem GNOME Kalender ist die Vorgehensweise etwas anders: Hier öffnet sich ein Bearbeitungsfenster (darauf wird im Folgenden noch näher eingegangen), in das Sie die obige Beschreibung eingeben müssen. Klicken Sie anschließend auf OK um die Eingabe abzuschließen. Der neu angelegte Termin wird nun sichtbar hervorgehoben und in einigen Programmen gleichzeitig markiert (unter KOrganizer 1.1.1 ist diese Markierung an dem senkrechten, schwarzen Balken links zu erkennen).

Abbildung 5: Bearbeitungfenster vom GNOME Kalender
Abbildung 5: Bearbeitungfenster vom GNOME Kalender
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