Aus EasyLinux 04/2014

Briefumschläge und Visitenkarten

Aushängeschilder

Im Netz tummeln sich etliche Anbieter, die mehr oder weniger preiswert Briefumschläge und Visitenkarten gestalten und drucken. Haben Sie mit LibreOffice Writer bereits das eigene Briefpapier erstellt, ist es ein Leichtes, auch eine passende Hülle und eine individuelle Karte zu basteln.

Das eigene Briefpapier, bedruckte Briefumschläge und schicke Visitenkarten gehören zum guten geschäftlichen Ton dazu, und auch viele Privatleute bevorzugen für ihre Korrespondenz einen professionellen Look. Wie Sie mit LibreOffice Writer Normbrief-Vorlagen erstellen, haben wir bereits in Ausgabe 02/2014 gezeigt [1]. Dieser Workshop hilft Ihnen dabei, zum Briefpapier passende Umschläge und ansprechende Visitenkarten zu gestalten.

Gut verpackt

In LibreOffice Writer erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Briefumschläge, die mit dem eigenen Briefpapier harmonieren. Die folgende Anleitung zeigt, wie Sie eine passende Hülle in eine Dokumentvorlage einbinden, so dass der Umschlag direkt mit dem Brief an den Drucker wandert:

  1. Rufen Sie über Datei / Neu / Vorlagen den Dialog zum Verwalten der Dokumentvorlagen auf. Unter Meine Vorlagen finden Sie Ihre eigenen Templates.
  2. Markieren Sie mit einem einfachen Mausklick die Vorlage, der Sie einen Umschlag hinzufügen möchten. Am oberen Rand erscheinen Schaltflächen zum Öffnen, Exportieren, Verschieben und Bearbeiten (Abbildung 1).

    Abbildung 1: Nachdem Sie eine Dokumentenvorlage ausgewählt haben, erscheint eine neue Symbolleiste mit dem Befehl "Bearbeiten".
    Abbildung 1: Nachdem Sie eine Dokumentenvorlage ausgewählt haben, erscheint eine neue Symbolleiste mit dem Befehl „Bearbeiten“.
  3. Wählen Sie Letzteres, öffnet Writer das Template. Verändern Sie nichts am Inhalt, sondern rufen Sie den Dialog zum Drucken von Umschlägen auf (Einfügen / Briefumschlag).
  4. Wechseln Sie zuerst zum Reiter Format, um die Größe auszusuchen. Für einen normalen DIN-A4-Brief eignet sich DL Umschlag, den Sie unten im Bereich Größe aus dem Drop-down-Menü Format auswählen (Abbildung 2).

    Abbildung 2: Für einen DIN-A4-Brief suchen Sie aus dem Drop-down-Menü "Format" den Eintrag "DL Umschlag" aus.
    Abbildung 2: Für einen DIN-A4-Brief suchen Sie aus dem Drop-down-Menü „Format“ den Eintrag „DL Umschlag“ aus.
  5. Die Positionswerte für Empfänger und Absender können Sie übernehmen. Um die Texte im Empfänger- und Absenderfeld besonders zu formatieren, finden Sie in den beiden Ausklappmenüs Format Möglichkeiten, die Zeichen und Absätze nach Ihren Wünschen zu gestalten.
  6. Wechseln Sie zum Reiter Drucker und kontrollieren Sie die Vorgaben und Einstellungen für Ihren Drucker, damit Sie beim Ausdruck keine Überraschungen erleben.
  7. Wenden Sie sich nun dem ersten Reiter Umschlag zu. Das Feld für den Empfänger lassen Sie leer. Bei Serienbriefen könnten Sie hier Datensätze aus einer Datenbank zuweisen; in unserem Fall ist es zweckmäßiger, die Anschrift im Brief selbst mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage zu kopieren und anschließend mit [Strg]+[V] ins Empfängerfeld zu übernehmen.
  8. Haben Sie in den Programmeinstellungen Ihren Namen und die Anschrift hinterlegt, können Sie diese ins Feld Absender übernehmen, indem Sie die gleichnamige Checkbox aktivieren. Alternativ tragen Sie andere Daten ein.
  9. Klicken Sie abschließend auf Einfügen, um den Umschlag vor Ihrem Brief als Seite 1 zu platzieren.

Die so erzeugte Briefhülle stellt ein ganz normales Textelement dar, das heißt, Ihnen stehen nach dem Einfügen die üblichen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. In Zukunft bietet Writer zu jedem Brief, den Sie mit dieser Vorlage erstellen, auch einen Umschlag zum Ausdruck an. Besitzt Ihr Drucker keine getrennten Papierfächer, bringen Sie die beiden Teile am besten getrennt zu Papier. Drucken Sie also zuerst die Seite 1 und danach den Rest des Dokuments.

Sollten Sie einmal einen alleinstehenden Umschlag ohne anhängendes Dokument gestalten möchten, dann folgen Sie der Anleitung bis zu Schritt 8 und klicken am Ende auf Neues Dokument. Das so entstandene Schriftstück enthält dann nur noch den Briefumschlag.

Hülle mit Ausblick

Wenn Sie Briefumschläge ohne Fenster verwenden und Ihr Firmenlogo dennoch prominent unterbringen möchten, fügen Sie die Grafik einfach hinter den Absenderangaben ein. So erkennt der Empfänger bereits beim Leeren des Briefkastens, von wem er Post erhalten hat. Achten Sie in dem Fall darauf, die Grafik richtig im Absenderfeld zu verankern. Wenn Sie das Bild über Rechtsklick und Umlauf / Im Hintergrund hinter den Text schieben, ist es stets sichtbar.

Benutzen Sie hingegen Briefumschläge mit Fenster, löschen Sie einfach die Absender- und Empfängerangaben und fügen Ihr Logo über dem Sichtfenster des Briefumschlags ein. Damit Sie keine Schwierigkeiten mit der Post bekommen, achten Sie darauf, nur die oberen 40 Millimeter des Umschlags für den Absender und das Logo zu benutzen. Auf der rechten Seite müssen Sie zudem einen Bereich von mindestens 74 mm Breite als „Freimachungszone“ (für Briefmarken) berücksichtigen und leer lassen.

Hier, meine Karte!

Auf zum fröhlichen Kartentausch – nicht nur auf Messen oder Konferenzen spielen Visitenkarten eine wichtige Rolle. Auch im privaten Umfeld sind die praktischen Kärtchen im Umlauf und informieren über Namen, Adresse, Telefonnummer und Ähnliches. Wer seine Karten nicht bei einer professionellen Druckerei oder einem Online-Dienstleister in Auftrag geben möchte, stellt seine eigene Vorlage mit Writer zusammen und ist damit jederzeit in der Lage, für Nachschub zu sorgen. Die zum Ausdrucken notwendigen vorgestanzten Visitenkartenbögen erhalten Sie im Handel, und Writer unterstützt Sie beim Gestalten mit dem Dialog Datei / Neu / Visitenkarten.

Wenden Sie sich zuerst dem Reiter Medium zu. Wählen Sie unter Marke und Typ das Format der gekauften Visitenkartenbögen aus (Abbildung 3). Danach aktivieren Sie die Checkbox Blatt, wenn Sie einzelne DIN-A4-Bögen haben, oder Fortlaufend, wenn Sie einen Endlosbogen bedrucken möchten. Sollte der passende Anbieter fehlen, suchen Sie eine Vorlage mit ähnlichen Abmessungen aus und nehmen die Feineinstellungen auf dem Reiter Format vor (Abbildung 4). Beim Eintragen der Maße sollten Sie äußerst sorgfältig sein, denn ein falscher Wert führt zu einer Verschiebung, die sich auf den gesamten Bogen auswirkt. Kontrollieren Sie die Abmessungen am besten mit einem Lineal und drucken Sie danach eine Testseite auf normalem Papier. Halten Sie den Ausdruck zusammen mit dem Visitenkartenbogen gegen das Licht; so können Sie erkennen, ob alles passt.

Abbildung 3: Im Drop-down-Menü "Marke" listet Writer die gängigen Hersteller von Visitenkartenbögen.
Abbildung 3: Im Drop-down-Menü „Marke“ listet Writer die gängigen Hersteller von Visitenkartenbögen.
Abbildung 4: Das Format für die Visitenkartenbögen stellen Sie auf diesem Reiter ein. Writer ermöglicht eine millimetergenaue Anpassung.
Abbildung 4: Das Format für die Visitenkartenbögen stellen Sie auf diesem Reiter ein. Writer ermöglicht eine millimetergenaue Anpassung.

Auf dem Reiter Privat tragen Sie Ihre persönlichen Angaben ein, wenn Sie eine Karte für den Privatgebrauch erstellen möchten. Alternativ bietet der Tab Geschäftlich Felder, die Sie für Businesskarten nutzen. Auf beiden Reitern füllt LibreOffice bereits einige Felder für Sie aus, wenn Sie die Angaben in den Programmeinstellungen hinterlegt haben.

Entscheiden Sie danach auf dem Tab Optionen, ob Sie eine einzelne Visitenkarte (und wenn ja, in welcher Spalte und Zeile des Blattes) oder eine ganze Seite ausdrucken wollen. LibreOffice aktiviert in letzterem Fall automatisch die Option Inhalte vergleichen. Sie sorgt dafür, das später im Dokument ein kleiner Dialog mit dem Button Etiketten synchronisieren erscheint. Bearbeiten Sie dann eine Karte und klicken Sie danach auf diesen Knopf, um alle Karten des Dokuments zu ändern. Über die Schaltfläche Einrichten im Bereich Drucker bestimmen Sie die Qualität des Ausdrucks.

Abschließend erzeugen Sie per Klick auf Neues Dokument eine Datei mit vielen oder einer Karte – je nachdem, was Sie bei Optionen eingestellt haben.

Maßgeschneidert

Den Inhalt der Karten können Sie im Dokument weiter anpassen. Am besten vergrößern Sie die Seitenansicht dazu, so dass Sie die Details der ersten Karte gut erkennen können. Fügen Sie nun eigenen Text hinzu, verändern Sie Schriftart und -größe oder legen Sie eine Grafik in den Hintergrund. Alle Formatierungsmöglichkeiten von LibreOffice Writer stehen zur Verfügung, so dass Sie schnell zu einer individuellen Karte gelangen. Haben Sie eine Karte fertig eingerichtet, übernimmt ein Klick auf die erwähnte Schaltfläche Etiketten synchronisieren (Abbildung 5) die Modifikation für die restlichen Visitenkarten im Dokument.

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