Aus EasyLinux 01/2014

Gemeinsam Dokumente bearbeiten

Auf gute Zusammenarbeit!

Wenn Sie in einer Arbeitsgruppe Texte verfassen und bearbeiten möchten, dann sollten Sie ein paar Grundregeln beachten, damit am Schluss nicht viele verschiedene Dokumente vorliegen. LibreOffice Writer bietet eine Reihe von Hilfsmitteln fürs Teamwork an.

Der eine arbeitet im Kölner Büro, der andere in der Münchner Niederlassung, und der dritte Kollege sitzt im Homeoffice in Berlin. Wenn Sie als verstreutes Team gemeinsam Officedokumente bearbeiten und nicht auf Cloud-Dienste wie Google Docs [1], Zoho [2], Etherpad [3] und Co. zurückgreifen möchten, dann ist LibreOffice Writer vielleicht eine Alternative. Die Textverarbeitung bietet jede Menge Teamwork-Funktionen, die offline auf dem eigenen Rechner zur Verfügung stehen. Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ist, dass alle Mitarbeiter die gleiche Programmversion verwenden. Der Datenaustausch mit Microsoft Office und anderen Officeprogrammen klappt – gerade bei aufwendigen Formatierungen, Tabellen oder Kästen – eben nur eingeschränkt, auch wenn viele gern das Gegenteil behaupten.

Zuständigkeiten

Besonders wichtig ist zunächst einmal, zu klären, wer die finale Verantwortung für die Textformatierungen trägt. Es darf nicht passieren, dass ein Bearbeiter einzelne oder alle Formatierungen des Dokuments überschreibt, weil sie ihm persönlich nicht gefallen. Daher sollten Sie die Arbeit in Abschnitte unterteilen: Zuerst gilt es, den Inhalt zu erfassen und zu bearbeiten, und erst dann ist die formale Auszeichnung dran. Wenn das Layout steht, darf kein Mitarbeiter kreativ hineinpfuschen.

Selbst wenn sich alle Teammitglieder an diese Spielregeln halten, gibt es noch genügend Stolpersteine auf dem Weg zum fertigen Dokument. Wie alle Textverarbeitungen formatiert LibreOffice seine Dokumente abhängig vom Druckertreiber. Das bedeutet, dass ein Ausdruck auf verschiedenen Geräten immer zu anderen Seitenumbrüchen und zu einem anderen Layout führen kann. Writer arbeitet mit den Randeinstellungen und Druckbereichen des im Dokument aktiven Druckers. Verschobene Grafiken und andere Ärgernisse sind bei einem Gerätewechsel also vorprogrammiert.

Vermeiden können Sie solche Probleme, indem Sie im Vorfeld abklären, in welchem Format und auf welchem Drucker das Dokument später landen soll. Sie formatieren und speichern es dann auf Ihrem Rechner mit den Druckereinstellungen und -treibern des Ausgabegeräts (Datei / Druckereinstellung). Alternativ exportieren Sie die Endfassung in LibreOffice als PDF-Datei. Das Portable Document Format speichert die Dokumente unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardware.

Bilder einfügen

Bilder betten Sie in Writer entweder direkt in das Dokument ein oder Sie verknüpfen sie mit der Datei. Beides hat Vor- und Nachteile. In der Entwurfsphase ist es besser, die Bilder getrennt vom Text zu verwalten und sie einfach nur zu verknüpfen. Möchten Sie die Grafiken noch einmal ändern oder austauschen, dann ist es leichter, wenn diese in eigenen Dateien vorliegen und nicht ins Dokument eingebettet sind. In der Voreinstellung bettet Writer Bilder ein. Um ein Bild zu verknüpfen, wählen Sie Einfügen / Bild / Aus Datei, suchen im Auswahldialog die Grafik aus und aktivieren die Checkbox Verknüpfen (auf einigen Systemen Link).

Geben Sie ein solches Dokument weiter, vergessen Sie nicht, auch das Verzeichnis mit den Bildern beizulegen. Der Empfänger sollte zudem die Pfadangaben überprüfen, falls er anstelle der Bilder nur Rahmen als Platzhalter im Dokument sieht. Dazu öffnet er aus dem Menü Bearbeiten / Verknüpfungen den Dialog Verknüpfungen bearbeiten, markiert die gewünschten Links mit den Pfaden und klickt auf Ändern (Abbildung 1). Im folgenden Fenster wählt er das Verzeichnis mit den Grafiken aus und bestätigt über OK. Ein anschließender Klick auf Aktualisieren bringt alle Pfade auf den neuesten Stand.

Abbildung 1: Im Dialog "Verknüpfungen bearbeiten" verwalten Sie die Links zu den eingefügten Bildern.
Abbildung 1: Im Dialog „Verknüpfungen bearbeiten“ verwalten Sie die Links zu den eingefügten Bildern.

Beim Arbeiten im Team sollten Sie von solchen Eingriffen möglichst absehen, denn die Pfadänderungen führen dazu, dass die Verknüpfungen bei den anderen Mitarbeitern nicht mehr stimmen. Im schlimmsten Fall hat jeder Benutzer die Bilder mehrfach auf seinem Rechner und arbeitet unter Umständen mit der falschen Dateiversion oder mit falschen Grafiken. Besser ist es, wenn sich alle an eine einheitliche und vorgegebene Verzeichnisstruktur für das Dokument halten. Erst am Schluss – wenn alle Texte und alle Bilder stehen – sollte jemand die Grafiken ins Dokument einbetten, um Versionsfehler zu vermeiden.

Änderungen aufzeichnen

Wenn Sie mit mehreren Anwendern zusammen an einem Dokument arbeiten, dann möchten Sie sicherlich sehen, was diese verändern. Wer die finale Entscheidung zum Text trifft, sollte zudem Modifikationen gezielt annehmen oder ablehnen können. LibreOffice Writer unterstützt dieses Feature von Haus aus. Sie aktivieren es über Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen. Um zu vermeiden, dass jemand anders die Überarbeitungsfunktion abstellt, aktivieren Sie zudem die Funktion Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnung schützen. Writer fordert Sie nun auf, ein mindestens einstelliges Passwort einzugeben – Groß- und Kleinschreibung unterscheidet das Programm. Das Kennwort wiederholen Sie, um Vertipper auszuschließen (Abbildung 2). Nun kann nur derjenige die Überarbeitungsfunktion aufheben und Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen, der das Passwort richtig eingibt.

Abbildung 2: Ein Kennwort schützt die Überarbeitungsfunktion vor dem Ausschalten.
Abbildung 2: Ein Kennwort schützt die Überarbeitungsfunktion vor dem Ausschalten.

LibreOffice färbt die Änderungen der einzelnen Mitarbeiter unterschiedlich ein; das erste Teammitglied erscheint in Rot, für die weiteren Mitarbeiter wählt das Programm andere Farben aus der umfangreichen Palette aus. In der Voreinstellung zeigt die Textverarbeitung eingefügten Text unterstrichen, Gelöschtes durchgestrichen, geänderte Attribute in Fettdruck, und am Rand erscheinen Markierungen für modifizierte Zeilen. Wenn Sie möchten, können Sie die Farben zur Kennzeichnung der Änderungen individuell über Extras / Optionen / LibreOffice Writer / Änderungen einstellen. Es ist allerdings nicht möglich, bestimmten Personen explizit eine Farbe zuzuordnen.

Fahren Sie mit der Maus über eine Änderung im Dokument, präsentiert ein Infofenster den Namen des Bearbeiters, sofern er diesen unter Extras / Optionen / LibreOffice / Benutzerdaten hinterlegt hat. Alle Mitarbeiter dürfen zudem ergänzende Kommentare ins Dokument einfügen. Möchten Sie einen Kommentar abgeben, klicken Sie auf eine eingefügte Änderung und rufen Bearbeiten / Änderungen / Kommentar auf. Im folgenden Dialog hinterlegen Sie dann Ihre Anmerkungen, Erklärungen oder Hinweise. Mit den Pfeilschaltflächen im Kommentieren-Fenster navigieren Sie vorwärts und rückwärts durch die Änderungen.

Da viele Änderungen und Kommentare schnell den Lesefluss stören, können Sie diese einfach ausblenden, indem Sie aus dem Menü Bearbeiten / Änderungen / Anzeigen aufrufen und dadurch das Häkchen vor der Option entfernen. Alle Änderungsmarkierungen bleiben erhalten, und auf demselben Weg machen Sie diese wieder sichtbar.

Korrekturschleife

Wenn alle Mitarbeiter ihre Änderungen und Ergänzungen eingetragen haben, ist derjenige an der Reihe, der das Passwort für die Überarbeitungsfunktion kennt. Sind Sie das, dann heben Sie über Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnung schützen und Eingabe des hinterlegten Kennworts den Schutz auf. Anschließend öffnen Sie den Dialog Änderungen akzeptieren oder verwerfen über Bearbeiten / Änderungen / Akzeptieren oder verwerfen. Auf dem Reiter Liste sehen Sie Details zu allen Überarbeitungen. Klicken Sie einen Eintrag an, markiert LibreOffice die dazugehörige Änderung im Dokument (Abbildung 3). Der Dialog bleibt dabei stets im Vordergrund.

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