Aus EasyLinux 03/2008

OpenOffice-Tipps

Besser arbeiten mit OpenOffice

In dieser Ausgabe setzen wir die OpenOffice-Tipps rund um die Grundfunktionen des Pakets fort. Diesmal beschäftigen wir uns schwerpunktmäßig mit der Textverarbeitung Writer und der Tabellenkalkulation Calc.

Tipp: OpenOffice-Vorlagen ergänzen

Von Haus aus kommt OpenOffice mit recht wenigen fertigen Vorlagen, die Ihnen beim Verfassen von Office-Dokumenten Arbeit abnehmen. Dennoch müssen Sie auf diese Helfer nicht verzichten: Im Internet gibt es jede Menge davon [1, 2]. Ein ganzes Vorlagenpaket finden Sie auf der Webseite des deutschen OpenOffice-Projekts [3]: vorlagen_de_opendoc.oxt. Bevor Sie das Paket benutzen können, müssen Sie es – im Unterschied zu einzelnen Vorlagen – zunächst in OpenOffice als Erweiterung hinzufügen. Laden Sie dazu die Datei auf Ihren Rechner und öffnen Sie in OpenOffice über das Menü Extras den Extension Manager. Klicken Sie dort auf Hinzufügen und wählen Sie über Ihren Dateimanager das Vorlagenpaket. Nun müssen Sie noch den Lizenztext über Akzeptieren bestätigen und den Extension Manager schließen. Anschließend stehen Ihnen die Vorlagen unter Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente zur Verfügung.

Tipp: Writer: Grammatikprüfung einbauen

Damit Sie auch für Zweifelsfälle deutscher Rechtschreibung gewappnet sind, unterstützt OpenOffice Sie im Menü Extras mit einer eingebauten Rechtschreibprüfung. Für abwechslungsreiches Schreiben durch die Verwendung sinnverwandter Wörter („Synonyme“) nutzen Sie dagegen den Thesaurus, den Sie über das Menü Extras / Sprache erreichen. Eine Grammatikprüfung bietet OpenOffice dagegen nicht. Dennoch müssen Sie darauf nicht verzichten. Auf der Webseite Languagetool [4] gibt es eine Open-Source-Erweiterung, die Sie ebenfalls über den Extension-Manager installieren (Abbildung 1). Nun können Sie mit der Grammatikerweiterung arbeiten. Erzeugen Sie dafür in OpenOffice ein leeres oder laden Sie ein vorhandenes Dokument. Die neue Funktion finden Sie dann im Menü Extras. Zusätzlich gibt es eine Schaltfläche in der Symbolleiste Standard, mit der Sie die Grammatikprüfung aufrufen können.

Abbildung 1: Über den Extension Manager können Sie Erweiterungen in OpenOffic einrichten, zum Beispiel eine Grammatikprüfung.
Abbildung 1: Über den Extension Manager können Sie Erweiterungen in OpenOffic einrichten, zum Beispiel eine Grammatikprüfung.

Tipp: OpenOffice-Installation ergänzen

Auch OpenOffice selber ist nach der Installation offen für Erweiterungen. Die erfolgen dabei einfach mit dem Paketmanager Ihrer Linux-Distribution. Dort fügen Sie beispielsweise das Paket openoffice.org-base hinzu, wenn Sie auch die Datenbank des freien Office-Pakets nutzen wollen. Auch das Mathematikmodul openoffice.org-math finden Sie bei den Programmen Ihrer Distribution, die nicht unbedingt zur Standardausstattung gehören. Das Paket openoffice.org-java-common benötigen Sie für einige spezielle Funktionen der Bürosuite, etwa für die Assistenten, die Sie im Datei-Menü finden. openoffice.org-evolution ermöglicht den Import von Adressbuchinhalten nach OpenOffice, was besonders beim Erstellen von Serienbriefen eine nützliche Sache ist. Mit openclipart-openoffice.org bereichern Sie die Galerie um eine Anzahl freier Grafiken. Das kleine Paket odt2txt schließlich ermöglicht das schnelle Konvertieren von OpenOffice-Dokumenten in das ASCII-Textformat.

Tipp: Calc: Verhalten der Eingabetaste festlegen

Tragen Sie in eine Calc-Tabelle zahlreiche Werte auf einmal ein, kann die Frage, wohin der Cursor nach Betätigen von [Eingabe] springt, wichtig sein: zum Anfang einer Tabellenzeile oder in die Zelle unter der gerade gefüllten? Dieses Verhalten können Sie selbst beeinflussen: Öffnen Sie in Calc über Extras / Optionen den Einrichtungsdialog. Wechseln Sie in das Register OpenOffice.org Calc / Allgemein. Hier können Sie nun bestimmen, welche Zelle nach dem Drücken von [Eingabe] aktiv ist. Die Option Eingabebestätigung setzt die Selektion nach ist in der Vorgabe eingeschaltet. Aktiv ist nach dem Drücken die Zelle darunter. Über das Listenfeld können Sie aber auch andere Richtung wählen. Möchten Sie mit Drücken der Eingabetaste zwischen Editier- und Aktivmodus wechseln, schalten Sie die Option Eingabetaste schaltet in den Editmodus an (Abbildung 2).

Abbildung 2: Im Beispiel haben wir die Vorgabeeinstellung so verändert, dass ein Drücken von <code>Eingabe</code> die Zelle rechts aktiviert.
Abbildung 2: Im Beispiel haben wir die Vorgabeeinstellung so verändert, dass ein Drücken von Eingabe die Zelle rechts aktiviert.

Tipp: Calc: Rechnen Sie mit dem Wochenende

Mit Calc erstellen Sie ganz leicht einen eigenen Kalender. Um dort herauszufinden, wann die Tage auf ein Wochenende fallen, verwenden Sie eine so genannte bedingte Formatierung. Beginnen Sie zunächst mit einem leeren Tabellendokument und tragen Sie in die Zelle A1 den Wert Januar ein. Die restlichen Monatsnamen fügen Sie einfach per Auto-Ausfüllen ein: Markieren Sie die Zelle B1, in die Sie den Monatsnamen Januar eingetragen haben. Ziehen Sie den Anfasser – das kleine Rechteck unten rechts – mit gedrückter linker Maustaste nach rechts, so dass alle fehlenden Monatsnamen erscheinen.

Auch das Einfügen der Tagesdaten können Sie automatisieren: Schreiben Sie in die Zelle A2 das Datum 01.01.08. Markieren Sie die Zelle und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung nach unten, bis Ihnen die Direkthilfe die Zahl 31.01.08 zeigt. Lassen Sie die Maustaste hier los, füllt Calc die Zellen automatisch mit den korrekten Daten. Wiederholen Sie das auch bei den übrigen Monaten. Calc „weiß“ zum Beispiel, dass der Februar 2008 als Schaltjahresmonat 29 Tage hat und dass es einen „32. Mai“, an dem laut Erich Kästner die Welt untergeht, nicht geben kann. Insofern können Sie den Autofunktionen von Calc in dieser Hinsicht voll vertrauen.

Nun hinterlegen Sie die Wochenendtage grau, um sie von den Wochentagen abzuheben. Öffnen Sie dazu aus dem Menü Format die Formatvorlagen. Sie landen automatisch im Bereich Zellenvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich des Fensters und wählen Sie über das Kontextmenü Neu…, um eine neue Formatvorlage zu erstellen. Geben Sie als Namen Wochenende ein. Wechseln Sie anschließend in das Register Hintergrund, wählen Sie dort Grau 20% und bestätigen Sie die Formatierung mit OK.

Im nächsten Schritt erstellen Sie nun eine bedingte Formatierung. Die verwendet Calc nur – der Name deutet es an –, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, hier: wenn der Wochentag zugleich auch ein Wochenendtag ist. Markieren Sie die Zelle A2. Wählen Sie Format / Bedingte Formatierung und schalten Sie Bedingung 1 ein, falls diese Option nicht bereits aktiv ist. Wählen Sie aus dem Listenfeld Zellwert ist die Option Formel ist. In das Eingabefeld daneben tragen Sie dann die Formel ein: WENN(WOCHENTAG(A2;2)>5). Damit kombinieren Sie eine Datumsformel und eine Funktion: WOCHENTAG ermittelt, auf welchen Wochentag ein Datum fällt. Mit der Zahl 2 als zweitem Parameter definieren Sie den Montag als ersten Tag der Woche, in der der Sonntag folgerichtig den Wert 7 erhält. Die Funktion WENN überprüft diesen Wert. Ist er größer als 5, der Wochentag also mithin Samstag oder Sonntag, wendet das Programm die bedingte Formatierung an (Abbildung 3). Allerdings müssen Sie dazu unter Zellvorlage noch die eben erstellte Vorlage Wochenende auswählen und das Ganze mit OK bestätigen.

Abbildung 3: So teilen Sie Calc mit, dass Tage, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, grau markiert werden.
Abbildung 3: So teilen Sie Calc mit, dass Tage, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, grau markiert werden.

Nun müssen Sie die Formel für die bedingte Formatierung noch auf alle anderen Tage des Jahres verteilen. Das erledigen Sie am besten mit dem Werkzeug Format übertragen, das sich in der Werkzeugleiste Standard hinter dem Pinsel verbirgt. Stellen Sie die Einfügemarke in die Zelle A2 und klicken Sie auf den Pinsel. Ziehen Sie anschließend mit gedrückter linker Maustaste eine Markierung über den gesamte Datumsbereich und lassen Sie die Maustaste los. Im Ergebnis enthält nun jede Zelle die Formel, was Sie daran erkennen, dass alle entsprechenden Tage als Wochenendtage gekennzeichnet sind.

Abbildung 4: Alle Wochenendtage sind durch die bedingte Formatierung grau hinterlegt.
Abbildung 4: Alle Wochenendtage sind durch die bedingte Formatierung grau hinterlegt.

Tipp: Karneval mit Calc: Wann ist Rosenmontag?

Wer Karneval (süddeutsch: Fasching oder Fastnacht) feiert, möchte natürlich möglichst früh wissen, wann Rosenmontag (oder Weiberfastnacht, Faschingsdienstag…) ist. Das lässt sich mit unserer Tabelle ganz leicht herausfinden. Zuerst benötigen Sie dafür eine Beschriftung: Markieren Sie die Zellen A35 und B35. Über Format / Zellen zusammenfassen / Zellen verbinden fügen Sie die beiden Zellen zu einer zusammen. Tragen Sie in diese Zelle Rosenmontag ein und formatieren die Zelle anschließend mit etwas größerer und farbiger Schrift, dem Schriftattribut Fett und einem orangenen Hintergrund. Markieren Sie nun das Feld daneben, in unserem Beispiel C35. Tragen Sie in die Eingabezeile über der Tabelle die Formel =OSTERSONNTAG(2008)-48 ein. Damit ermitteln Sie zunächst das Datum des diesjährigen Ostersonntags. Vom Ergebnis dieser Berechnung ziehen Sie den Wert 48 ab. Das Resultat ist ein Zahlenwert, hier 39482, mit dem Calc intern mit Datumsangaben rechnet. Um aus dieser Zahl das korrekte Datum zu erhalten, müssen Sie die Zelle passend formatieren: Wählen Sie über das Menü Format / Zellen das Register Zahlen. Wählen Sie dort Datum und eines der möglichen Datumsformate. Bestätigen Sie mit OK, dann sehen Sie das korrekte Datum.

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