Hinter dem Document Freedom Award stehen die Organisationen Free Software Foundation Europe (FSFE) und der Förderverein für eine Freie Informationelle Infrastruktur e.V. FFII. In den vergangenen Jahren haben sie beispielsweise Tagesschau.de für den Einsatz des freien Videoformats Ogg/Theora ausgezeichnet sowie das Auswärtige Amt der Bundesrepublik Deutschland, weil es das Open Document Format (ODF) verwendet.
Nominierungen für den Award 2012 nehmen die Veranstalter per Mail unter de-help [ät] ffii.org entgegen. Weitere Informationen zum Document Freedom Day gibt es auf einer eignen Webpräsenz.