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Fakturierung für kleine Unternehmen und Freiberufler

Kassenwart

Selbst Ein-Mann-Betriebe kommen heute kaum mehr ohne eine Fakturierung aus. Hier springt die für kleine und kleinste Unternehmen konzipierte, einfach zu bedienende Betriebsverwaltungssoftware Yabs in die Bresche.

Herkömmliche Unternehmenssoftware wendet sich in der Regel primär an größere Organisationen und umfasst daher viele Module, die kleine Betriebe nicht benötigen. Häufig wächst mit der Komplexität der Software auch der Verwaltungsaufwand, und so schrecken insbesondere kleine Unternehmen vor dem Einsatz solcher Lösungen zurück.

Das Programm Yabs ("Yet another Business Software") bietet dagegen speziell für die in jedem Unternehmen anfallenden Arbeiten der Rechnungslegung und der Kunden- sowie Artikelverwaltung eine schlanke und ballastfreie Lösung, ohne dabei den Bedienkomfort zu vernachlässigen. Yabs erhalten Sie als etwa 37 MByte umfassendes ZIP-Archiv bei Github [1], wo sich auch ein deutschsprachiges Handbuch, eine deutsche Sprachdatei sowie ein ZIP-Archiv mit Vorlagen finden. Die Sprachdatei müssen Sie gesondert installieren, ab Werk spricht die Software nur Englisch.

Da es sich bei Yabs um eine Java-Anwendung handelt, benötigen Sie zum Einsatz des Programms eine entsprechende Laufzeitumgebung. Dabei kooperiert die Software sowohl mit der proprietären Java-Umgebung von Oracle als auch mit der freien OpenJDK-Variante. Letztere lässt sich in aller Regel komfortabel per Paketmanager aus den Repositories der verwendeten Distribution einrichten. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob bereits eine Java-Umgebung auf Ihrem Computersystem läuft, prüfen Sie den Status durch Eingabe des Befehls java -version im Terminal.

Installation

Das ZIP-Archiv von Yabs entpacken Sie anschließend mithilfe eines Tools wie beispielsweise Ark oder Peazip in ein gesondertes Verzeichnis. Die Daten können Sie danach in ein Programmverzeichnis Ihrer Wahl verschieben, etwa das unter Linux für Programme von Drittanbietern übliche /opt/.

Nach dem Wechsel in das Programmverzeichnis starten Sie Yabs durch Eingabe des Befehls java -jar yabs.jar. Da die Software keinen Eintrag in der Menühierarchie des Desktops anlegt, müssen Sie, falls Sie die Software zukünftig bequem per Mausklick aus einem Menü starten möchten, einen entsprechenden Starter anlegen.

Beim ersten Programmstart öffnet Yabs einen Assistenten, den Sie ohne Veränderungen durchlaufen können, wenn Sie die Software auf einem Einzelplatzsystem nutzen. Yabs benötigt zum Betrieb im Gegensatz zu vielen größeren Unternehmensprogrammen kein gesondert zu installierendes Datenbank-Backend, sondern arbeitet mit Apache Derby, einer ebenfalls auf Java basierenden, leichtgewichtigen Datenbank. Bei Bedarf dürfen Sie aber auch andere Datenbanken nutzen. Die Datenbankstruktur legt der Installer automatisch an.

Nachdem Sie den Assistenten durchlaufen haben, öffnet sich das sehr eingängig aufgebaute Programmfenster. Unter einer am oberen Bildschirmrand horizontal angeordneten herkömmlichen Menüzeile finden Sie eine Werkzeugleiste, die den Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen ermöglicht. Im zweigeteilten Hauptbereich des Fensters gibt es links große Schaltflächen, die Yabs kontextsensitiv den Gruppen Contacts, Accounting, Products und Extras zuordnet.

Um zunächst die komplette Bedienerführung in die deutsche Sprache umzustellen, wählen Sie im Menü Tools den Eintrag Control Panel und klicken danach auf den Button Regional and Language. Im sich nun öffnenden Dialog geben Sie den Pfad zur heruntergeladenen deutschen Sprachdatei an. Es empfiehlt sich, die Sprachdatei ebenfalls im Programmverzeichnis abzulegen. Danach klicken Sie unten rechts im Dialog auf den Button Apply und starten das Programm nach einer Sicherheitsabfrage neu.

Grundkonfiguration

Nach dem nächsten Start erscheint Yabs mit deutschsprachiger Bedienerführung, sodass nunmehr die Schalter Kontakte, Vorgänge, Produkte und Extras die Hauptgruppen bilden. Beim Klick auf eine der Schaltflächen öffnet sich rechts im Fenster ein großer Eingabe- und Übersichtsbereich (Abbildung 1).

Abbildung 1: Das Programmfenster von Yabs ist übersichtlich aufgebaut.

Um die Erstkonfiguration mit Ihren Daten vorzunehmen, wählen Sie zunächst das Menü Werkzeuge | Einstellungen aus. Im Übersichtsbereich stellt Yabs nun im Reiter Einstellungen alle Optionen als farbige Symbole dar (Abbildung 2).

Abbildung 2: Die Einstellungsdialoge erreichen Sie über farbige Symbole.

Im Menü Firmeninformation tragen Sie zunächst Ihre Unternehmensdaten ein. Danach klicken Sie unten rechts auf Speichern und gelangen anschließend durch einen Klick auf den grünen Pfeil-Button wieder zurück in die Hauptansicht des Einstellungsmenüs. Eine weitergehende Konfigurationen ist zunächst nicht zwingend erforderlich, sodass Sie direkt mit dem Anlegen Ihrer Datenbestände beginnen können.

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