Kategorien …

Haben Sie die Konfiguration Ihren Wünschen gemäß angepasst, geht es an das Erfassen der eigentlichen Aufgaben: Task Coach gruppiert Termine und Aufgaben in Kategorien, die zusätzlich in Untergruppen aufgeteilt sein dürfen. Die Software ermöglicht dabei ein sehr flexibles Handhaben der Kategorien und Teilaufgaben, sodass Sie stets den Überblick darüber behalten, wie weit die gesamte Aufgabe fortgeschritten ist.

Zunächst gilt es, die einzelnen Kategorien anzulegen, denen Sie die zu bewältigenden Aufgaben zuordnen. Dazu klicken Sie entweder im rechten Bereich des Programmfensters im Segment Kategorien auf die linke Schaltfläche Neue Kategorie... oder wählen im Menü Hinzufügen den gleichnamigen Eintrag. Im folgenden Dialog geben Sie den Namen für die neue Kategorie und bei Bedarf eine Bemerkung dazu ein. Zusätzlich dürfen Sie der jeweiligen Kategorie Anlagen hinzufügen (Abbildung 3).

Abbildung 3: Der Dialog zum Anlegen von Kategorien erlaubt es, diese mit einem kurzen Kommentar zu versehen, um deren Bedeutung zu verdeutlichen.

Sofern Sie in der neuen Rubrik Untergruppen definieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die soeben angelegte Kategorie und wählen im sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Neue Unterkategorie... aus. Alternativ wählen Sie den Weg über den Menüpunkt Hinzufügen und den gleichnamigen Eintrag. Im selben Dialog wie bei einer Hauptgruppe geben Sie nun die nötigen Informationen ein. Rechts im Programmfenster listet Task Coach anschließend alle Rubriken und Untergruppen in Form einer Liste auf.

Um eine Kategorie oder Unterkategorie zu modifizieren oder aus der Liste zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Eintrag und wählen im Kontextmenü Löschen respektive Bearbeiten.... Sie verschieben die Einträge über die Optionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Task Coach gestattet dabei ein wahlfreies Einfügen innerhalb einer Hierarchie.

Haben Sie eine komplexe Struktur an Kategorien aufgebaut, vereinfacht sich die Suche nach einzelnen Gruppen dank des Suchfelds oben rechts im Bereich Kategorien deutlich. Die Eingabe eines Begriffs öffnet den entsprechenden Dialog mit den Parametern der gesuchten Kategorie oder Untergruppe. Das ermöglicht es, diesen sofort zu modifizieren.

… und Aufgaben

Im nächsten Schritt legen Sie nun Aufgaben an und weisen diese den Kategorien zu. Dazu öffnen Sie den passenden Dialog über Hinzufügen | Neue Aufgabe... oder durch einen Klick auf den linken Button im Bereich Aufgaben.

Der Dialog zum Verwalten einer Aufgabe fällt erheblich umfangreicher aus als derjenige für Kategorien und umfasst insgesamt zehn Reiter. Hier können Sie nicht nur Aufgaben erfassen, sondern auch Zeiträume anhand vorgegebener Stundensätze unter Berücksichtigung von Einstandskosten finanziell abrechnen. Das macht die Task Coach für den Einsatz bei Freiberuflern und Dienstleistern interessant.

Zunächst geben Sie im Reiter Beschreibung eine Bezeichnung und wahlfrei einen kurzen Text ein, der die geplante Aufgabe beschreibt. Im nachfolgenden Reiter Termine erfassen Sie die zur betreffenden Aufgabe gehörigen Daten, bei Bedarf inklusive einer vom geplanten Startzeitpunkt abweichenden Zeitangabe.

Möchten Sie, dass die Software Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an die Aufgabe erinnert, tragen Sie diesen ebenfalls in diesem Reiter ein. Handelt es sich bei der Aufgabe um eine regelmäßig zu wiederholende Tätigkeit, definieren Sie hier außerdem entsprechende Zeitspannen und Intervalle (Abbildung 4).

Abbildung 4: Mit dem flexiblen Dialog Termine legen Sie für jede Aufgabe individuelle Parameter fest.

Weitere wichtige Optionen beim Erfassen einer Aufgabe finden sich in den Reitern Fortschritt und Kategorien. Wenn Sie eine Aufgabe eintragen, mit der Sie bereits begonnen haben, geben Sie im Reiter Fortschritt anhand eines Reglers den Prozentsatz an, zu dem die Aufgabe bereits erledigt ist.

Besteht eine Aufgabe aus mehreren Teilarbeiten, so definieren Sie hier zusätzlich, dass die Hauptaufgabe vollständig erledigt ist, sobald Sie alle Teilaufgaben absolviert haben. Im Reiter Kategorien weisen Sie der offenen Aufgabe eine oder mehrere Kategorien zu. Dabei dürfen Sie innerhalb einer Kategorie eine oder mehrere Unterkategorien auswählen.

Der Reiter Budget ist auf die Bedürfnisse von Freiberuflern und Dienstleistern zugeschnitten, die bei ihren Kunden erbrachte Leistungen nach festen Stundensätzen abrechnen. Sie tragen dazu im oberen Feld Budget das zu erwartende Zeitkontingent zum Erledigen des Auftrags ein. Task Coach zählt anschließend in den Feldern Aufwand und Restzeit den bereits entstandenen Zeitaufwand und die laut Budget noch offene Zeit.

Im unteren Bereich des Fensters tragen Sie im Feld Stundensatz Ihr Honorar ein, im Feld Festbetrag den Aufwand. Die Software zeigt darunter im Feld Umsatz den erzielten Umsatz an, wobei die Software diesen anhand des bereits entstandenen Zeitaufwands permanent errechnet (Abbildung 5).

Abbildung 5: Dank der Budget-Verwaltung sind Sie stets genau informiert, was ein Projekt an Einnahmen bringt.

Um bei vielen Aufgaben nicht den Überblick über den Zeitaufwand zu verlieren, finden Sie diesen in Form einer Liste im Reiter Aufwand. Hier erkennen Sie zu jeder Aufgabe das benötigte zeitliche Pensum, wobei Task Coach die abgelaufene Zeit bei einer gerade in Bearbeitung befindlichen Aufgabe in Echtzeit aktualisiert.

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