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© Andrey Kuzmin, 123RF

Mit Task Coach behalten Sie Termine und Aufgaben im Blick

Komfortabel

Komplexe Projekte und parallele Aufgaben erfordern eine solide Planung. Task Coach hilft Ihnen beim koordinieren der Termine und liefert obendrein die Daten für die Abrechnung.

Effektives Zeitmanagement hilft nicht nur Privatpersonen: Gerade Freiberufler und Dienstleister, die ihren Kunden Arbeitszeit in Rechnung stellen, sind darauf angewiesen, diese Zeiten effizient einzuteilen. Das Programm Task Coach bietet aus einer Hand für alle Gruppen die maßgeschneiderte Lösung.

Es gibt noch nicht viele Distributionen, die Task Coach bereits in ihren Repositories führen. Deswegen müssen Sie das Programm aber nicht unbedingt aus dem Quelltext übersetzen: Der Entwickler offeriert vorkompilierte Binaries in den Formaten DEB und RPM unter anderem für Debian und dessen Ableger sowie OpenSuse und Fedora [1]. Darüber hinaus gibt es auch ein Ubuntu-PPA.

Damit Task Coach seinen Dienst auch versehen kann, müssen Sie vor der Installation gegebenenfalls noch Python in Version 2.6 oder neuer sowie WxPython in Version 2.8.9 ins System einspielen. Anschließend packen Sie die aktuelle Version der Software über die Paketverwaltung auf die Festplatte. Die Routine legt dabei einen Starter im Untermenü Büroprogramme an.

Erster Eindruck

Nach dem Start begrüßt Task Coach Sie mit einem zwar aufgeräumten, jedoch zunächst wenig intuitiv erscheinenden Fenster: Unterhalb einer einfachen Leiste mit Schaltflächen und einem Menü sehen Sie zwei vorerst noch leere Listen namens Aufgaben und Kategorien – sie bieten später eine Übersicht über die anstehenden und erledigten Aufgaben. Am unteren Bildschirmrand findet sich zusätzlich eine Statusleiste.

Die beiden als eigenständige Fenster angelegten, integrierten Listen verfügen zusätzlich am oberen Rand über eigene kleine Leisten mit Schaltflächen, über die Sie kontextsensitiv Grundfunktionen erreichen, ohne dazu das globale Menü zu verwenden (Abbildung 1).

Abbildung 1: Das Hauptfenster von Task Coach – hier mit einigen Terminen – wirkt aufgeräumt.

Ein erster Blick in die teils komplex aufgebauten Untermenüs zeigt, dass der Funktionsumfang des Programms weit über das einfache Verwalten von Terminen hinausreicht: Die Software erlaubt es, hierarchisch aufgebaute Aufgaben zu definieren und verschiedene Kategorien anzulegen. Außerdem beherrscht sie den Import und Export in standardisierten Formaten, sodass dem Austausch mit anderen Plattformen wie Smartphones nichts im Wege steht.

Präferenzen

Um die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen, empfiehlt sich, zunächst einen Blick in die umfangreiche Konfiguration zu werfen. Diese erreichen Sie über Bearbeiten | Einstellungen. Task Coach fasst hier die einzelnen Dialoge in Gruppen zusammen, die sich in verschiedenen Reitern befinden.

Die Reiter Fenster, Dateien und Sprache enthalten Optionen, die die grundlegende Konfiguration des Programms betreffen. In den Reitern Aufgabe Termine, Aufgabe Erinnerungen, Aufgabe Darstellung und Features nehmen Sie detaillierte Einstellungen zu den Kalendern und zum Verwalten der Termine vor.

Die grundlegenden Optionen für einen Terminkalender finden Sie im Reiter Features. Hier legen Sie im ersten Schritt fest, an welchem Wochentag die Arbeitswoche beginnt und während welches Zeitintervalls Sie tätig sind. Die Arbeitszeiten dürfen dabei nur zur vollen Stunde beginnen und enden.

Im Auswahlfeld Zeitintervall zwischen Vorschlagszeiten legen Sie im nächsten Schritt fest, in welchen Intervallen Sie den Kalender führen. Als Voreinstellung fungieren hier 15 Minuten, sodass die Software Vorschläge im Abstand von einer Viertelstunde unterbreitet.

Der Reiter Aufgabe Darstellung dient dazu, bei komplexen Kalendern durch optische Details für einen besseren Überblick zu sorgen. Hier legen Sie fest, in welchen Vorder- und Hintergrundfarben Statusanzeigen erscheinen. Durch zusätzliche Symbole und verschiedene Farben für die Schriften sehen Sie so auf einen Blick, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet.

Im Reiter Aufgabe Erinnerungen legen Sie fest, in welchen Zeitabständen das Programm Sie an vorgegebene Termine erinnert. Hier sind zahlreiche Parameter aktiviert; für Sie unnötige deaktivieren Sie durch Entfernen des Häkchens vor dem jeweiligen Eintrag.

Möchten Sie, dass das Programm Sie per Sprachausgabe an Termine erinnert, setzen Sie hinter der Option Sprachausgabe für Erinnerungen ein Häkchen. Prüfen Sie jedoch bitte, ob das Software-Repository der verwendeten Distribution ein Paket für Espeak [2] anbietet, da die Software dies voraussetzt (Abbildung 2).

Abbildung 2: Task Coach erinnert nach Vorgabe automatisch an fällige Aufgaben – wenn gewünscht, sogar per Sprachausgabe.

Im Reiter Aufgabe Termine legen Sie fest, welches Standarddatum und welche voreingestellten Zeiten die Software zum Verwalten der Termine nutzt. Diese ändern Sie durch Modifikation der Auswahl rechts im Fenster; sie sind jedoch für die meisten Anwender bereits sinnvoll justiert.

Im Auswahlfeld Anzahl Stunden, bis Aufgaben als 'bald fällig' angesehen werden stellen Sie zudem ein, wie früh vor Fälligkeit einer Aufgabe Task Coach Sie auf diese hinweist. Hier dürfen Sie wahlfrei selbst mehrere hundert Stunden als Wert eingeben.

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