Sammelstelle

Bäumchen wechsle dich

Ganz links im Programmfenster finden Sie grob kategorisiert die einzelnen Sammlungsgruppen vor, die Data Crow als Module bezeichnet. Um unterschiedliche Inhalte mit Data Crow zu erfassen und zu verwalten wollen, wählen Sie hier entweder ein passendes Modul aus oder entwerfen selbst eines.

Dabei bleiben die Bedienoberfläche und damit die Struktur der Sammlungsverwaltung über die Module hinweg stets weitgehend gleich, wobei jedoch jedes Modul sammlungsspezifische Eigenheiten berücksichtigt: So können Sie beispielsweise beim Erfassen der heimischen Bibliothek die Bücher im Internet per ISBN-Nummer lokalisieren und die dazugehörigen Daten wie Autor, Titel, Erscheinungsjahr, Verlag und Cover bequem abrufen. Sofern vorhanden, liefert Ihnen der gewählte Server auch Beschreibungen des Werks und Bewertungen von Lesern. Letztere realisiert Data Crow in Form einer Sternchenleiste, die insbesondere bei Fachbüchern ein erstes Kriterium für deren Qualität liefert (Abbildung 5).

Abbildung 5: Leserbewertungen aus dem Internet lieferen qualitative Anhaltspunkte zu einem Artikel.

Sofern Sie mit Data Crow antiquarische Werke verwalten möchten, die noch nicht über eine ISBN-Nummer verfügen, nehmen Sie die Suche mithilfe von Autorennamen oder Titeln vor. Im Test fanden wir über verschiedene Server von Amazon mit der Suchfunktion selbst rund 150 Jahre alte Kinderbücher, zu denen dann allerdings in der Regel weder aussagekräftige Beschreibungen noch Bewertungen vorlagen.

Personalisiertes

Ungewöhnlich für eine Sammlungsverwaltung ist das in der linken Modulspalte untergebrachte Symbol Kontakt Person. Data Crow bietet hier die Option, Daten von Personen zu erfassen und zu verwalten. Verleihen Sie gelegentlich Gegenstände aus Ihren Sammlungen, verknüpfen Sie die Daten der in der Sammlung erfassten Gegenstände mit denen der Personen und fragen somit jederzeit den Verleihstatus ab.

Um einen neuen Nutzer zu erfassen, klicken Sie oben links in der waagerecht im Programmfenster angeordneten Buttonleiste auf die Schaltfläche Eintrags-Assistent und geben die entsprechenden Daten im gesondert geöffneten Erfassungsfenster ein. Ein Klick auf Beenden speichert die Daten, sodass sie im gesamten Programm ab sofort zur Verfügung stehen. Wollen Sie mehrere Personen in einem Rutsch neu erfassen, so klicken Sie nach Ausfüllen des Eintragsassistenten auf Beenden und Neu (Abbildung 6).

Abbildung 6: Data Crow verwaltet sowohl mehrere Nutzer als auch beliebig viele Entleiher.

Wenn Sie nun einen Gegenstand aus Ihrer Sammlung an eine in Data Crow gelistete Person verleihen möchten, so klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den zu verleihenden Gegenstand und wählen aus dem sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Verleih Administration. In dem sich daraufhin öffnenden Dialog wählen Sie aus einer Liste den Entleiher aus und definieren mithilfe einer komfortablen Kalenderfunktion Anfangs- und Enddatum der Ausleihe. Dann speichern Sie die Daten mit einem Klick auf Verleih dieses Elementes. Sofern der gewünschte Gegenstand zum angegebenen Zeitpunkt nicht verfügbar ist – etwa weil er sich noch anderweitig in Ausleihe befindet – signalisiert Data Crow das über einen entsprechenden Hinweis.

Was Sie an eine Person verliehen haben, fragen Sie sehr bequem tagesaktuell ab. Dazu klicken Sie auf das Modul Kontakt Person und wählen den Eintrag des Betreffenden aus. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das dazugehörige Kontextmenü und aktivieren dort den Eintrag Kontakt Person öffnen. Im sich nun öffnenden Fenster klicken Sie oben rechts auf den Reiter Verleih Informationen. Daraufhin listet Data Crow alle an diese Person verliehenen Gegenstände auf, einschließlich der Verleihdaten und eventuell überschrittener Termine zur Rückgabe (Abbildung 7).

Abbildung 7: Data Crow zeit übersichtlich die die entliehenen Artikel samt deren Fälligkeitsdaten an.

Als besonders pingelig erweist sich Data Crow hinsichtlich überfälliger Rückgabetermine: Die präsentiert es gegebenenfalls gleich beim Programmstart in Form eine Liste aller verliehenen Artikel, in der es Gegenstände mit überschrittenem Verleihtermin rot hervorhebt. So erkennen Sie auf den ersten Blick, welche Sammlungsgegenstände Sie zur Rückgabe anmahnen müssen. Diese Funktion prädestiniert Data Crow geradezu für den Einsatz in Bibliotheken oder Mediatheken mit Verleihbetrieb.